Source: 21 Great Ways ... Brian Tracy.

1. 21 nguyên tắc để hoàn thành công việc hiệu quả
Cuốn Eat That Frog - 21 Great Ways to Stop
Procrastinating and Get More Done in Less Time của tác
giả Brian Tracy dịch sát nghĩa là Ăn ngay con ếch đó – 21
nguyên tắc tránh trì hoãn và hoàn thành nhiều việc
trong thời gian ngắn nhất.

2. 21 nguyên tắc để hoàn thành công việc hiệu quả
Cuốn Eat That Frog - 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in
Less Time của tác giả Brian Tracy dịch sát nghĩa là Ăn ngay con ếch đó – 21 nguyên
tắc tránh trì hoãn và hoàn thành nhiều việc trong thời gian ngắn nhất.
Nếu việc cần làm của chúng ta vào mỗi buổi sáng là ăn một con
ếch sống – điều kinh khủng nhất – thì chúng ta không nên trì
hoãn mà hãy thực hiện ngay để được hưởng trọn vẹn một ngày
thoải mái với ý nghĩa rằng điều không mong muốn kia đã được
thực hiện.
Như thế sẽ tốt hơn là chúng ta cứ để nó ảnh hưởng cả một ngày
còn lại của chúng ta.
Con ếch xấu xí, kinh khủng đó tượng trưng cho những nhiệm vụ
quan trọng nhất mà mỗi chúng ta phải ưu tiên thực hiện trong
kế hoạch làm việc của mình.

3. 21 nguyên tắc để hoàn thành công việc hiệu quả
Nguyên tắc số 1: Xác định mục tiêu
1/ Quyết định chính xác những mục tiêu.
2/ Viết ra giấy những mục tiêu và kế hoạch.
3/ Ấn định thời hạn chót để hoàn thành các mục tiêu.
4/ Liệt kê tất cả những việc cần làm để đạt được
những mục tiêu đề ra.
5/ Chuyển những việc cần làm thành các kế hoạch
hành động cụ thể.
6/ Thật sự hành động, thực hiện những việc trong kế
hoạch hành động.
7/ Tự cam kết mỗi ngày hoàn thành một phần nhiệm
vụ và tiến gần hơn đến mục tiêu.

4. 21 nguyên tắc để hoàn thành công việc hiệu quả
Nguyên tắc số 2: Lập kế hoạch làm việc
Chúng ta phải phân tích một công việc lớn thành nhiều
phần chi tiết, sắp xếp thứ tự ưu tiên, và xác định thời
hạn cụ thể.
Chúng ta cần ghi nhớ nguyên tắc 10/90, tức là dành 10%
thời gian để lên kế hoạch và tổ chức công việc trước khi
bắt tay vào thực hiện giúp chúng ta sử dụng 90% thời
gian còn lại hiệu quả hơn

5. 21 nguyên tắc để hoàn thành công việc hiệu quả
Nguyên tắc số 3: Vận dụng quy tắc Pareto 80/20
Chúng ta hãy vận dụng quy tắc 80/20 – bất cứ việc gì
cũng đều được cấu thành từ 20% thiểu số nhưng quan
trọng và 80% đa số nhưng ít quan trọng hơn.
Chúng ta phải tập trung tối đa thời gian, công sức vào
những nhiệm vụ trọng yếu này. Dù chúng có khó khăn
đến đâu, chúng ta cũng phải sẵn sàng đương đầu với
chúng – giống như chúng ta sẵn sàng tinh thần để nuốt
trọn con ếch vào mỗi buổi sáng vậy.

6. 21 nguyên tắc để hoàn thành công việc hiệu quả
Nguyên tắc số 4: Tiên đoán hậu quả để xác định việc
quan trọng
Suy nghĩ về hậu quả giúp chúng ta dự đoán, xác định
được mức độ quan trọng của một hành động hay một
nhiệm vụ.
Một tầm nhìn chiến lược dài hạn sẽ nâng cao hiệu quả
của những quyết định ngắn hạn.

7. 21 nguyên tắc để hoàn thành công việc hiệu quả
Nguyên tắc số 5: Sử dụng phương pháp ABCDE để
hoạch định công việc
Phương pháp ABCDE là kỹ thuật lựa chọn mục tiêu theo trình tự ưu tiên:
A là những công việc quan trọng phải thực hiện nếu không muốn gánh chịu
những hậu quả đáng tiếc. Đây là những con ếch mà bạn phải “ăn” từng ngày.
Nếu có nhiều công việc loại A, chúng ta đặt tên chúng là A-1, A-2, A-3 để phân
loại tầm quan trọng của chúng.
B là những việc nên làm, tuy nhiên những công việc này chỉ mang lại lợi ích
tương đối. Đừng bao giờ bắt tay vào một việc B khi vẫn còn một việc A nào đó.
C là những việc vô thưởng vô phạt, làm hay không làm cũng không mang lại
hiệu quả, khác biệt gì lớn.
D là những việc mà chúng ta có thể giao phó. Nhưng phải giao phó cho đúng
người.
E là những công việc có thể gạt bỏ. Chúng ta không bao giờ bận tâm, tốn thời
gian cho những việc E này.

8. 21 nguyên tắc để hoàn thành công việc hiệu quả
Nguyên tắc số 6: Tập trung vào các lĩnh vực trọng yếu
Tất cả mọi nghề nghiệp, công việc đều có những lĩnh vực
trọng yếu. Ví dụ, công việc trọng yếu của một viên chức
quản lý là lập kế hoạch, sắp xếp tổ chức nguồn nhân lực,
phân công nhiệm vụ, giám sát hoạt động, đánh giá kết
quả và lập báo cáo.
Công việc của một nhân viên bán hàng gồm có: xác định
khách hàng tiềm năng, tiếp cận khách hàng, xây dựng
mối quan hệ và sự tin tưởng, tìm hiểu nhu cầu của khách
hàng, giới thiệu thuyết phục sản phẩm hay dịch vụ, giải
đáp thắc mắc, phục vụ khách hàng…
Tư đánh giá bản thân trong từng lĩnh vực trọng yếu và
chú ý đặc biệt đến lĩnh vực mà chúng ta còn yếu kém và
nỗ lực để khắc phục những điểm yếu đó. Làm tốt các lĩnh
vực trọng yếu, chúng ta sẽ tạo ra kết quả vượt trội.

9. 21 nguyên tắc để hoàn thành công việc hiệu quả
Nguyên tắc số 7: Tập trung tạo hiệu quả
Luật tập trung hiệu quả: “Chúng ta không bao giờ có đủ
thời gian để làm mọi việc, nhưng chúng ta luôn đủ thời
gian để làm việc quan trọng nhất”.
Trả lời 3 câu hỏi sau: “Hoạt động nào của tôi có giá trị
nhất?”, “Công việc nào chỉ tôi và một mình tôi thực hiện
và hoàn thành xuất sắc để thực sự tạo ra một sự khác
biệt?”, “Công việc nào tốt nhất cho thời gian của tôi?”,
chúng ta sẽ xác lập được trình tự ưu tiên cho những
công việc có giá trị nhất mà chúng ta cần tập trung vào
để hoàn thành.

10. Nguyên tắc số 8: Chuẩn bị đầy đủ trước khi bắt đầu
Để vượt qua trạng thái chần chừ, ngần ngại để đạt hiệu
quả cao, chúng ta cần phải chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng
cho công việc trước khi bắt đầu. Khi đã chuẩn bị sẵn
sàng, chúng ta như súng đã lên nòng, hay cung đã gương
tên, chỉ cần một lực đẩy nhỏ, chúng ta sẽ lập tức khởi
động nhiệm vụ quan trọng của mình.
Hãy dọn dẹp bàn làm việc, không gian phòng làm việc,
chuẩn bị đầy đủ mọi “vật liệu” cho công việc của mình,
ngồi vào bàn và bắt đầu cho đến khi công việc hoàn tất.

11. Nguyên tắc số 9: Luôn sẵn sàng bằng cách học hỏi và
hoàn thiện kỹ năng
Nguyên tắc số 10: Phát triển và tận dụng những tài
năng đặc biệt của mình
Hãy luôn tự hỏi bản thân mình: “Tôi thật sự giỏi lĩnh vực
nào?”, “Điều gì giúp tôi thành công trong quá khứ?”, “Tôi
thích làm điều gì nhất?”, “Nếu để tôi chọn, tôi sẽ chọn
công việc gì?”.
Chúng ta hãy tập trung năng lực đặc biệt của mình vào
những việc mà chúng ta có thể làm tốt nhất.

12. Nguyên tắc số 11: Xác định những trở ngại chính yếu
Sẽ luôn có những khó khăn, trở ngại trên đường đi đến
mục tiêu. Hãy tự hỏi và trả lời những câu hỏi: “Điều gì
đang kìm hãm sự thành công của mình?”, “Điều gì làm
giảm tốc độ phát triển?”, “Điều gì làm chúng ta còn chần
chừ, ngại ngần?”, “Tại sao chúng ta vẫn chưa đạt mục
tiêu đã đề ra?” để tìm ra những yếu tố trở ngại.
Thông thường, 80% các yếu tố trở ngại là nội tại, và 20%
là ngoại tại, khách quan. Tháo gỡ, cải thiện các yếu tố cản
trở này sẽ giúp chúng ta về đích, đạt mục tiêu trong thời
gian sớm hơn.

13. Nguyên tắc số 12: Thực hiện công việc theo từng bước
Để thực hiện những công việc lớn, những mục tiêu cao,
chúng ta hãy chia những công việc lớn này thành nhiều
bước nhỏ, và lên kế hoạch để thực hiện từng bước. Lần
lượt hoàn thành từng bước nhỏ này, chúng ta sẽ đạt
được công việc ớn, hoàn thành mục tiêu cao.
Nguyên tắc số 13: Tạo áp lực cho chính mình
Chúng ta phải trở thành những “nhà lãnh đạo bản thân”
– tự mình có thể làm việc với hiệu suất cao, có thể tự
hoàn thành nhiệm vụ mà không cần sự giám sát, quản lý,
đốc thúc của bất kỳ ai.
Hãy tạo áp lực lên chính mình, và chúng ta sẽ thấy hài
lòng hơn về bản thân.

14. Nguyên tắc số 14: Tối đa hóa nguồn năng lượng cá nhân
Một quy luật thông thường của sinh học là năng suất làm
việc của chúng ta sẽ giảm nhanh chóng sau 8-9 giờ làm
việc. Chúng ta cần phải tạm dừng công việc đúng lúc để
nghỉ ngơi, ăn uống, tập thể dục, vui chơi… thì mới có thể
tái tạo nguồn năng lượng để tiếp tục làm việc lâu dài, và
hoàn thành những mục tiêu của cuộc đời.
Nguyên tắc số 15: Tạo động lực thúc đẩy hành động
Để thực hiện công việc hiệu quả, chúng ta phải làm chủ
suy nghĩ của bản thân và trở thành người lãnh đạo,
người động viên cho chính bản thân mình. Cách thức
chúng ta tự nhủ - nói chuyện với bản thân – quyết định
cảm xúc tích cực hay tiêu cực của chúng ta.

15. Nguyên tắc số 16: Hãy trì hoãn một
cách sáng tạo, hiệu quả
Trì hoãn đúng sẽ làm tăng hiệu suất cá
nhân. Rõ ràng chúng ta không thể tự
mình làm tất cả mọi thứ, do đó việc trì
hoãn các hoạt động có giá trị thấp là
việc chúng ta nên làm.
Chúng ta phải biết thiết lập các ưu tiên:
cái gì cần làm trước và tập trung nhiều
hơn, cái gì sẽ làm sau và làm ít hơn.

16. Nguyên tắc số 17: Thực hiện những công việc khó khăn nhất
trước tiên
Đây là nguyên lý khó khăn nhất, bởi vì chúng ta phải tự “ăn
sống” những con ếch kinh khủng.
7 bước sau sẽ giúp ta thực hiện nguyên tắc số 17 này:
1/ Vào cuối ngày, lập danh sách tất cả mọi thứ phải làm vào
ngày hôm sau.
2/ Phân chia công việc theo sự phối hợp của phương pháp
ABCDE và quy luật 80/20.
3/ Hãy chọn công việc A1 – con ếch lớn nhất, xấu nhất – để tiến hành xử
lý.
4/ Xem lại danh sách công việc bằng cách sử dụng phương pháp ABCDE
kết hợp với quy luật 80/20.
5/ Chuẩn bị tất cả mọi thứ cần thiết để bắt đầu và hoàn thành nhiệm vụ.
6/ Chuẩn bị khu vực làm việc cho công việc A1.
7/ Tập thói quen thức dậy, sẵn sàng và bắt đầu công việc mà không bị
gián đoạn bởi yếu tố nào khác.
Hãy làm những việc trên trong 21 ngày liên tục để tạo thành thói quen.

17. Nguyên tắc số 18: Chia nhỏ công việc
Làm thế nào để ăn hết một con voi? Câu trả lời là
chúng ta phải ăn từng miếng một. Công việc cũng
vậy. Chúng ta phải biết cách chia nhỏ một công
việc lớn ra từng công việc nhỏ.
Về mặt tâm lý, chúng ta dễ dàng thực hiện từng
công việc nhỏ hơn là thực hiện toàn bộ công việc
lớn. Sau khi làm xong một việc, chúng ta có tâm lý
thỏa mãn và muốn thực hiện tiếp công việc khác.
Cứ thực hiện từng công việc nhỏ, chúng ta sẽ lần
lượt hoàn thành toàn bộ công việc lớn.

18. Nguyên tắc số 19: Phân bổ thời gian cho những
nhiệm vụ lớn
Để công việc tiến triển một cách hiệu quả, chúng
ta cần phân bổ những khoảng thời gian đủ lớn.
Việc cần làm là chúng ta phải hoạch định kế
hoạch trong ngày và dành ra những khoảng thời
gian cho nhiệm vụ lớn của mình.
Trong những khoảng thời gian đó, chúng ta phải
tập trung toàn bộ trí lực va làm việc không ngừng
nghỉ để có thể hoàn thành công việc một cách
hiệu quả và đúng tiến độ.

19. Nguyên tắc số 20: Ý thức khẩn trương
Ý thức khẩn trương là nguồn độc lực và mong
muốn nội tại giúp chúng ta muốn bắt tay vào công
việc ngay lập tức, và hoàn thành nhiệm vụ trong
thời hạn sớm nhất.
Ý thức khẩn trương tạo cho chúng ta khả năng
định hướng hành động: lập kế hoạch công việc
theo mức độ ưu tiên, tập trung vào hành động, và
bị cuốn vào “dòng chảy” của công việc, của hiệu
quả và năng suất làm việc.

20. Nguyên tắc số 21: Chuyên tâm với từng công
việc
Các nghiên cứu cho thấy việc dừng công việc rồi
bắt đầu lại có thể tiêu tốn thời gian lên đến 5 lần
so với việc chúng ta hoàn toàn chuyên tâm vào
công việc từ lúc bắt đầu cho đến khi thành công.
Khi hình thành tinh thần kỷ luật bản thân để
chuyên tâm làm việc không ngừng nghỉ trên một
nhiệm vụ duy nhất, chúng ta có nhiều cơ hội đạt
được mức làm việc hiệu quả sớm nhất, và khi đó
chúng ta có thể hoàn thành những công việc khó
khăn với chất lượng cao và trong thời gian ngắn
nhất.

21. 21 nguyên tắc để hoàn thành công việc hiệu quả
Cuốn Eat That Frog - 21 Great Ways to Stop
Procrastinating and Get More Done in Less Time của tác
giả Brian Tracy dịch sát nghĩa là Ăn ngay con ếch đó – 21
nguyên tắc tránh trì hoãn và hoàn thành nhiều việc
trong thời gian ngắn nhất.