Bí quyết quản trị thời gian của người thành công

1
1 K e l le r W i l l i a m s U n i v e r s i t y
Bí quyết sử dụng thời
gian của ngƣời Thành
Công
Instructor Guide
Rebecca John

2
Tận dụng tốn đa thời gian để thành công
Acknowledgements
The author(s) gratefully acknowledge the assistance of the following
individuals in the creation of this course:
Jacque Smith
Quinn Gifford
Mimi Patrick
Bernice Ross
Mary Weaver
Bryon Ellington
Susan Harris
Dave Jenks Kim
Harryman
Valerie Vogler-Stipe
Heather Iarusso
Carol Peyton

3
NOTICES
While Keller Williams Realty International (KWRI) has taken due care in the preparation of all course materials, we cannot
guarantee their accuracy. KWRI makes no warranties either expressed or implied with regard to the information and
programs presented in the course or in this manual.
This manual and any course it’s used as a part of may contain hypothetical exercises
that are designed to help you understand how Keller Williams calculates profit sharing
contributions and distributions under the M.O.R.E. System, how Keller Williams
determines agents compensation under the Keller Williams Compensation System,
and how other aspects of a Keller Williams MarketCenter’sfinancialresults are
determinedandevaluated. Anyexercises are entirely hypothetical. They are not
intended to enable you to determine how much money you are likely to make as a Keller
Williams Licensee or to predict the amount or range of sales or profits your Market Center
is likely to achieve. Keller Williams therefore cautions you not to assume that the results
of the exercises bear any relation to the financial performance you can expect as a Keller
Williams Licensee and not to consider or rely on the results of the exercises in deciding
whether to invest in a Keller Williams Market Center. If any part of this notice is unclear,
please contact Keller Williams’ legal department.
Material excerpted fromthe Millionaire Real Estate Agent appears courtesy ofMcGraw
Hill Publishers. TheMillionaireRealEstateAgentiscopyrightRellekPublishing
Partners,2003.
Copyright notice
All materials are copyright 2004 Keller Williams Realty International.
No part of this publication and its associated materials may be reproduced or transmitted
in any form or by any means without the prior permission of Keller Williams Realty
International.

4
CHƢƠNG 1: CÓ TƢ DUY VÀ KIỂM SOÁT 11
Tập trung vào điều quan trọng nhất 12
Xác định Big Rocks 15
Thay đổi cách thực hiên 17
Bạn đã sẵn sàng 21
My Scorecard 22
CHƢƠNG 2: THIẾT LẬP MỤC TIÊU VỚI CÔNG CỤ TRÁCH NHIỆM23
Aim High 24
Thiết lập mục tiêu THÔNG MINH 26
Phân loại mục tiêu 27
Xây dựng tính chịu trách nhiệm 28
My Scorecard 30
CHƢƠNG 3: TẠO 4-1-1 .....................................................................31
Các yếu tố 4-1-1 32
Tạo 4-1-1 37
My Scorecard 42
CHƢƠNG 4: THỰC HIỆN 4-1-1.........................................................43
Phân bổ thời gian 44
Tối đa hoá năng suất 47
My Scorecard 51
CHƢƠNG 5: TỔNG KẾT ...................................................................52
Kế hoạch triệu phú năng lượng 53
Tổng kết nội dung đã học 54
Kế hoạch hành động 55

5
PHỤ LỤC ..........................................................................................56
Dạnh mục mục tiêu và phạm vi trách nhiệm 57
Mẫu Worksheet 4-1-1 61

7
Chương 1:
Có tư duy và kiểm soát
Trong chƣơng này, bạn sẽ…
[1] Tìm hiểu cách tập trung vào nhưng vấn đề thực sự quan trọng
[2] Xác định Big Rocks
[3] Tìm ra cách phát triển từ kinh doanh “cảm tính”
sang “có mục đích”
Tập trung vào điều quan trọng nhất
Trước khi thực hiện các thay đổi đối với các hoạt
động quản lý thời gian và thiết lập mục tiêu của
bạn, hãy để các nguyên tắc chính sau đây cung
cấp cho bạn một quan điểm mới và giúp định hình
thành công của bạn:
1. Tập trung vào những điều quan trọng nhất sử dụng nguyên tắc 80/20
2. Tầm quan trọng của Big Rocks
3. Vai trò của việc phát triển từ kinh doanh “cảm tính” sang “có mục đích”

8
Nguyên tắc 80/20
Nguyên tắc Pareto, hoặc Nguyên tắc 80/20, là một khái niệm hữu
ích có thể giúp định hình các hoạt động quản lý thời gian của bạn.
Nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto (1848-1923) đã phát hiện
Nguyên tắc 80/20 năm 1906. Trong khi đó, vào thế kỷ 19, khi
nghiên cứu những mô hình chung của sự giàu có, Pareto nhận
thấy rằng phần lớn thu nhập thuộc về số ít người. Sau khi ứng dụng
lý thuyết đó vào những lĩnh vực khác, Pareto kết luận rằng 80% kết quả sẽ đến
từ 20% hành động của chúng ta.
Như hình minh họa, điều ngược lại cũng được. Khi chúng ta tập trung
vào 80% không quan trọng, chúng tôi có xu hướng nhận được 20%
kết quả mà chúng ta mong muốn.

10
Tập trung vào điều quan trọng nhất trong số những điều
quan trọng
50/50 Fallacy
Vì vậy, nếu Nguyên tắc 80/20 phản trực giác, chúng ta thường làm gì?... chúng ta
thường làm theo 50/50 Fallacy, hay còn được gọi là lối nguỵ biện 50/50.
Định nghĩa lối nguỵ biện 50/50
Trong xã hội dân chủ, có thể chúng ta cho rằng mối quan hệ giữa nỗ lực và kết quả là
50/50.
Ví dụ, nhìn chung, chúng ta có xu hướng nghĩ như sau:
 Các sự kiện trong cuộc sống của chúng ta về cơ bản có cùng ý
nghĩa.
 Khách hàng đóng góp như nhau cho sự thành công của chúng ta.
 Mỗi khía cạnh của kinh doanh (sản phẩm, dịch vụ, lợi nhuận) cuối
cùng đều có giá trị ngang nhau.
 Cuộc gọi và cuộc hẹn phải được xử lý với mức độ ưu tiên như
nhau.
 Mỗi cơ hội đều ngang bằng nhau.
Lối nguỵ biện 50/50 là tư duy tiêu cực vì nó khuyến khích con người ta có
một cái nhìn không chính xác về các mối quan hệ nhân quả.
Ví dụ: Nếu bạn có một giờ, giữa việc thực hiện cuộc gọi tìm kiếm khách hàng tiềm năng
và tổ chức hệ thống lưu trữ dữ liệu thì bạn nghĩ bạn sẽ làm việc nào hiệu quả hơn? Cả
hai công việc đó đều có thể tạo ra kết quả có lợi cho công việc kinh doanh của bạn,
nhưng việc đầu tiên mang lại hiệu quả nhiều hơn.
Mấu chốt
Phân biệt giữa 20% việc quan trọng và 80% việc ít quan trọng trong mọi lĩnh vực trong
cuộc sống cho phép chúng ta sử dụng thời gian khôn ngoan hơn và tối đa hóa khả
năng của mình!
Làm
nhiều
việc cùng
một lúc
không
bao giờ
hữu ích
bằng làm
đúng
việc.

11
Xác định Big Rocks của bạn là gì?
Câu chuyện The Big Rocks and the Jar – Nhưng viên đá lơn và chiếc bình
Sau khi nói chuyện với học sinh về việc lên kế hoạch cho tất cả các hoạt động của
mình, một giáo viên khoa học lấy một cái bình và đặt vài viên đá lớn vào trong đó. Sau
đó ông ấy hỏi, "Nó có đầy không?"
Cả lớp đồng thanh trả lời, "Có!"
Giáo viên sau đó lấy một xô sỏi và đổ nó vào bình. Những viên sỏi nhỏ lọt qua giữa
những viên đá lớn.
Sau đó ông ấy hỏi lớp, "Bây giờ cái bình đã đầy chưa?"
Hầu hết các học sinh trả lời, "Đầy rồi ạ". Một số đã miễn cưỡng đồng ý lần thứ hai.
Giáo viên sau đó lấy ra thêm lượng cát lớn đổ vào. Cát lấp đầy những khoảng trống
giữa sỏi và đá lớn. Lần thứ ba, thầy giáo hỏi, "Bình đầy chưa?"
Nhận thấy không có gì khác có thể nhét vào cái bình, nhiều học sinh trả lời, "Dạ rồi
thầy"
Sau đó, giáo viên lấy thêm một chiếc bình nước và đổ vào bình. Nước hòa vào cát và
bao bọc sỏi và đá. Lúc này, giáo viên lại hỏi lớp, "Bài học rút ra là gì các em?"
Một học sinh giơ tay lên và nói, "Dù lịch làm việc có nhiều, chúng ta luôn có thể làm
nhiều thứ hơn nữa.”
"Em có thể nghĩ như vậy," giáo viên trả lời, "Nhưng vấn đề ở đây là nếu chúng ta không
đặt những viên đá lớn vào bình đầu tiên, chúng ta sẽ không bao giờ đặt chúng vào
được nữa. Những viên đá lớn là những thứ quan trọng trong cuộc sống của chúng ta...
gia đình, bạn bè và sự nghiệp cá nhân phát triển. Nếu chúng ta lấp đầy cuộc sống của
mình với những thứ nhỏ nhặt, như sỏi, cát và nước, chúng ta sẽ không bao giờ có thời
gian dành cho những thứ quan trọng – Big rocks."

12
Xác định Big Rocks
Câu chuyện về những viên đá lớn và chiếc bình rất thực sự là một bài
tập hữu hiệu trong việc giúp bạn hình dung và đánh giá việc thời thời
gian có thể bị ăn mòn bởi những nhiệm vụ nhỏ (sỏi, cát và nước). Trước
khi bạn bắt đầu quá trình thiết lập mục tiêu 4-1-1, bạn phải xác định Big
Rocks, đó là điều quan trọng nhất với bạn và sẽ là 20% của bạn.
Bài tập
Big rocks
Hãy thực hành nào bạn của Tôi
1. Dành một chút thời gian để viết ra 1-2 Big rocks cá nhân và
1-2 Big rocks liên quan đến công việc kinh doanh (có thể
trùng nhau!).
2. Hãy gặp 1 bạn của bạn hoặc người thầy của bạn và chia sẻ
vơi họ
Big rocks cá nhân
Big rocks liên quan đến công việc kinh doanh
Thời gian: 10 phút và ít nhất 2-5 người

13
Thay đổi cách thực hiện để thành công
Phát triển từ kinh doanh “cảm tính” sang kinh doanh “có mục đích”
Chắc hẳn bạn đã từng nghe qua “Phát triển từ E đến P”, hay còn gọi là phát triển từ
kinh doanh “cảm tính” sang kinh doanh “có mục đích”. Điều đó có nghĩa là gì? Là việc
tối đa hoá năng suất và vươn đến mực tiêu, bạn cần thay đổi cách làm kinh doanh, từ
Entrepreneurial Style – Cảm tính thành Purposeful Style – có mục đích.
Khi làm việc cảm tính, bạn luôn có ý tưởng tuyệt vời. Những ý tưởng của bạn đến ngẫu
nhiên bất kỳ lúc nào. Đó là chuyện tốt! Bạn có thể có ý tưởng tốt, nhưng mặt trái là bạn
có thể không có kế hoạch thực hiện và kế hoạch theo dõi hiệu quả. Hoặc có thể để cho
mọi thứ thuận theo tự nhiên. Sự tự nhiên đó sẽ thúc đẩy công việc kinh doanh của bạn.
Cuối cùng, bạn nhận ra bạn đã dành được thành tựu nhất định trong lĩnh vực đó, tuy
nhiên, bạn không thể vượt qua được trần thành tích và không thể đi xa hơn được nữa.
Khác với khi làm việc có mục đích, bạn đặt mục tiêu rõ ràng và luôn sử dụng các hệ
thống hiệu quả. Những chiến lược này giúp bạn vượt qua trần thành tích và đạt mức độ
thành công cao hơn.
Xem minh hoạ E-P ở trang tiếp theo và cân nhắc xem bạn đang ở đâu. Và bạn muốn
kinh doanh “cảm tính” hay kinh doanh “có mục đích”?

14
Thay đổi cách thực hiện để thành công
Phát triển từ kinh doanh “cảm tính” sang kinh doanh “có mục đích” (tiếp theo)

15
(Xem trang tiếp theo)
Thay đổi cách thực hiện
Phát triển từ kinh doanh “cảm tính” sang kinh doanh “có mục đích” (tiếp theo)
Chuyển từ E đến P …. qua các giai đoạn
Chuyển từ kinh doanh cảm tính sang kinh doanh có mục đích không xảy ra trong chốc
lát. Ngay cả khi bạn cam kết thay đổi, nó vẫn có thể xảy ra theo từng giai đoạn. Ví dụ:
bạn có thể thấy rằng bạn có thể nhanh chóng thêm mục đích và cấu trúc vào hoạt động
tuyển dụng hoặc hoạt động quản lý tài chính. Nhưng bạn có thể thấy rằng hoạt động
tìm kiếm khách hàng tiềm năng của bạn vẫn được được thực hiện theo cách cảm tính
bẩm sinh của bạn. Bạn cần phải tập trung, mô hình, hệ thống và trách nhiệm vào việc
tìm kiếm khách hàng.
Tiến bộ theo từng giai đoạn và theo dõi vị trí của mình trong từng hoạt động kinh doanh
chính của mình. Một khi bạn có cách làm có mục đích trong mọi lĩnh vực, bạn sẽ cảm
thấy như mình được trao quyền và có động lực để làm những việc khác.
Mục đích của hệ thống mục tiêu hành động 4-1-1 là giúp chúng ta phát triển từ “Cảm
tính” thành “Có mục tiêu”!
Bài tập
Khám phá điểm khác biệt giữa làm việc cảm tính và làm việc có mục đích.
Bạn đã sẵn sàng
Hãy cùng xem lại! Trong chương này, bạn vừa bắt bầu điều chỉnh tư duy. Chúng ta vừa
mới thảo luận:
 Lợi ích của nguyên tắc 80/20 trong việc quản lý thời gian
 Tầm quan trọng của việc xác định Big Rocks
 Phát triển từ kinh doanh cảm tính sang kinh doanh có mục đích để vươn đến
mức độ thành công cao hơn

16
Bạn vừa thay đổi tư duy và học được cách kiểm soát thời gian để thực hiện các hoạt
động có mục đích.
Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để thiết lập mục tiêu cho chính mình!

17
Chương 2:
Thiết lập mục tiêu
với công cụ trách nhiệm
[1] Xem lại Aim High có nghĩa là gì
[2] Giải thích cách đặt mục tiêu THÔNG MINH
[3] Thảo luận tầm quan trọng của việc phân loại mục tiêu
[4] Xem lại cách chịu trách nhiệm trong quá trình

18
Aim High
Mục tiêu là điểm mấu chốt, là vạch đích. Và chúng ta phải làm gì khi vượt qua vạch
đích? Chúng ta dừng lại.
Điều bạn phải cẩn thận khi thiết lập mục tiêu là tránh để mục tiêu trở thành trần thành
tích cho tương lai của mình. Cách tốt hơn là đặt vạch đích ở xa, rất xa và sau đó bạn sẽ
tạm dừng để lấy hơi hoặc ăn mừng tiến trình của mình trên đường đua.
Big Goal – là mục tiêu mà chúng ta mong muốn đạt được vào Một ngày nào đó –
Chúng ta luôn luôn di chuyển và chinh phục mục tiêu tiềm năng cao nhất có thể.
Bài tập
Tự đánh giá: Một ngày nào đó của bạn là khi nào, mục tiêu 5 năm, 3 năm, 1 năm?
Hƣớng dẫn:
1. Chọn mục tiêu chính của công việc kinh doanh của bạn, ví dụ, thu nhập ròng hay
cấu trúc của tổ chức (mọi người).
2. Một ngày nào đó để hoàn thành mục tiêu chính là khi nào? (Tương lai của bạn
sẽ ở đâu/như thế nào)
3. Đi sâu hơn một chút, mục tiêu 5 năm của bạn là gì?
4. Mục tiêu 3 năm của bạn là gì?

19
5. Mục tiêu 1 năm của bạn là gì?
Thời gian: 5 phút

20
Thiết lập mục tiêu THÔNG MINH
Cho dù mục tiêu của bạn là gì, chúng sẽ hiệu quả hơn
nếu chúng là mục tiêu “THÔNG MINH”. Đây là bước đầu
tiên để làm việc thông minh hơn, không khó hơn:
S – Specific – Riêng biệt - Hãy đặt mục tiêu hữu hình và
chính xác. Mục tiêu chung chung không thu hút.
M – Measurable – Đo lƣờng - Đặt mục tiêu có thể định
lượng. Bạn cần biết bạn có thể hoàn thành mục tiêu.
A – Action-Oriented – Định hƣớng hành động - Những
mục tiêu tốt nhất thúc đẩy bạn hành động và làm một cái
gì đó cụ thể.
R – Realistic – Thực tế - Đặt mục tiêu thực tế nhưng
không bi quan. Các mục tiêu lớn đòi hỏi phải có quá trình
mới hoàn thành được. Hãy tự hỏi xác suất hoàn thành
từng mục tiêu là gì. Cơ hội 50/50 là tốt nhất, không quá
khó cũng không quá dễ.
T – Time Bound – Khung thời gian – Bạn cần có giới
hạn thời gian hoặc deadline hoàn thành mục tiêu rõ ràng
và cụ thể.
Bài tập nhóm
Làm thế nào để mục tiêu ở cột bên trái “THÔNG MINH
HƠN”?
Mục tiêu ví dụ Mục tiêu thông minh hơn
1 Thuê 2 người mới. (Hàng năm) Thuê chuyên gia tìm kiếm
người mua tìm năng và
chuyên gia tìm kiếm người
bán tiềm năng
2 8 giỏ hàng bán. (Hàng tháng)
3 Tham gia các khoá đào tạo của
học viện KW. (Hàng năm)
4 Tuyển dụng, thuê và đào tạo
chuyên gia người mua mới.
(Hàng tháng)
5 Đi du lịch châu hàng. (Hàng
năm)
6 Nhận phản hồi từ ACL. (Hàng
tuần)
7 Thực hiện kế hoạch 33 Touch.
(Hàng tuần)
8 Dán lại nhận tất cả các tệp trong
tủ hồ sơ. (Hàng tuần)

21
PHÂN LOẠI MỤC TIÊU
Để chuẩn bị tạo bảng kế hoạch hành động 4-1-1, bạn nên bắt đầu tập trung vào phân
loại mục tiêu các loại mục tiêu quan trọng nhất. Khi phân loại mục tiêu, bạn sẽ tập trung
năng lượng vào 20% mục tiêu hàng đầu của mình và chúng sẽ đóng vai trò giữ chủ
chốt trong 4-1-1. Từ các danh mục mục tiêu phân loại, bạn sẽ có mục tiêu hàng năm,
hàng tháng và hàng tuần rõ ràng. Ví dụ: Mega agent nên đặt mục tiêu hàng năm, hàng
tháng và hàng tuần thành 8 danh mục chính.
9 danh mục mục tiêu của Mega Agent
1. Khách hàng tiềm năng
2. Giỏ hàng
3. Soạn hợp đồng
4. Chốt hợp động
5. Tiền
6. Người
7. Hệ thống và công cụ
8. Giáo dục
Để biết ví dụ về các loại mục tiêu và trách nhiệm của nhóm Mega Agent và Market
Center hãy xem Phụ lục ở cuối sách.

22
Xây dựng tính chịu trách nhiệm
Theo kinh nghiệm của KW, chịu trách nhiệm là yếu tố quyết định chính trong việc đạt
được mục tiêu. Khi bạn dành thời gian để báo cáo cho người khác về cách thức và
những gì bạn đã làm để chinh phục mục tiêu, điều đó sẽ giúp bạn tập trung và có động
lực hơn cho các hành động của mình.
Hãy suy nghĩ về vai trò của bạn trong công việc kinh doanh và ai là người chịu trách
nhiệm cho công mục tiêu của bạn. Bạn có phải là solo Mega Agent, người có chuyên
gia tư vấn hoặc TL để thảo luận về 4-1-1 mỗi tuần không? Bạn có phải là TL báo cáo
mục tiêu và quá trình cho OP không?
Đừng quá lo lắng về việc phải chịu trách nhiệm. Hãy sử dụng 4-1-1 như là một công cụ.
Và đừng quên rằng, cho đến cuối cùng, trách nhiệm luôn luôn cải thiện hiệu suất.
Quá trình chịu trách nhiệm
1. Trách nhiệm là quá trình bạn làm với người khác. Theo thời
gian, rất khó để tự mình giữ cho mình trách nhiệm với các
mục tiêu khó khăn. Tự chịu trách nhiệm là đảm bảo thực
hiện các hoạt động với một người có quan sát khách quan.
2. Bạn phải theo dõi các con số của bạn. Con số mục tiêu có
thể là đích đến, nhưng chúng sẽ trở nên vô nghĩa nếu bạn
không thực hiện các phép đo lường thường xuyên. Tại bất
kỳ thời điểm nào trong một trò chơi, bạn phải biết được điểm
số và khoảng cách phía trước hoặc phía sau bạn là bao xa;
nếu không, bạn sẽ không bao giờ biết mình đang ở đâu và
thực hiện các điều chỉnh có ý nghĩa.
3. Trách nhiệm là về việc nhận và sử dụng thông tin phản hồi.
Bạn phải dành thời gian thường xuyên, theo kế hoạch để
gặp bất cứ ai đang khiến bạn chịu trách nhiệm, nhìn vào số
liệu của công việc kinh doanh và tập trung vào những nỗ lực
của bản thân.

23
1. Lập Mục
tiêu
2. Thực hiện
các hoạt
động chính
3. Đo lường
kết quả
4. Đánh giá
tiến trình
5. Điều chỉnh

24
My Scorecard
Bài tập
Hƣớng dẫn:
Chúc mừng bạn vừa hoàn thành xong chương này! Trước khi bắt đầu chương tiếp
theo, hãy dành 5 phút và cầm viết chì lên viết xuống về nội dung chương này theo cách
hiểu của bạn:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………

25
Chương 3:
Tạo 4-1-1
[1] Xác định các yếu tố trong bảng mục tiêu hành động 4-1-1
[2] Tạo 4-1-1

26
Các yếu tố 4-1-1
Format Worksheet
Quá trình 4-1-1 là một hệ thống thực tế thúc đẩy việc thiết lập
mục tiêu và giúp bạn sắp xếp thời gian để chinh phục những
thành tựu lớn hơn.
Worksheet mục tiêu hành động 4-1-1 được định dạng để hướng
dẫn bạn xác định mục tiêu trong 1 năm, 1 tháng và 4 tuần trong
các danh mục Công việc, Kinh doanh, Tài chính cá nhân và
Cuộc sống cá nhân.

27
WORKSHEET MỤC TIÊU HÀNH ĐỘNG 4-1-1
Tên:
MỤC TIÊU HÀNG NĂM NĂM____________
Công việc Kinh doanh Tài chính cá nhân Cuộc sống cá nhân
1)
2)
Ghi Big Rocks công
việc mục tiêu hàng năm
vào đây.
1)
2)
Ghi mục tiêu kinh
doanh chính vào đây.
1)
2)
Ghi mục tiêu tài chính
cá nhân hàng năm vào
đây.
1)
2)
Ghi mục tiêu cuộc sống
cá nhân vào đây, không
giới hạn các mục tiêu
giáo dục cá nhân hàng
năm.
MỤC TIÊU HÀNG THÁNG THÁNG__________
1)
2)
Ghi Big Rocks mục tiêu
công việc hàng tháng
và kế hoạch hành động
vào đây.
1)
2)
Ghi mục tiêu kinh
doanh chính hàng
tháng và kế hoạch
hành động vào đây.
1)
2)
Ghi mục tiêu tài chính
cá nhân hàng tháng
vào đây.
1)
2)
Ghi mục tiêu cuộc sống
cá nhân vào đây, không
giới hạn các mục tiêu
giáo dục cá nhân và kế
hoạch hành động hàng
tháng. Bạn muốn đầy
năng lượng, không
muốn kiệt sức!
MỤC TIÊU HÀNG TUẦN
Ngày Ngày Ngày Ngày
Công việc
1.
Kinh doanh
1.
Tài chính cá nhân
1.
Cá nhân
1.
Những hoạt động cụ
thể phải làm để thực
hiện Big Rock?
Công việc
1.
Kinh doanh
1.
1.
Cá nhân
Công việc
1.
Kinh doanh
1.
1.
Cá nhân
Công việc
1.
Kinh doanh
1.
1.
Cá nhân
Ghi chú:
1.
Ghi chú:
1.
Ghi chú:
1.
Ghi chú:
1.

28
Các loại mục tiêu 4-1-1
Mục tiêu hàng năm:
Bạn nên dành ra 1-3 ngày mỗi năm để suy nghĩ và hình thành các mục tiêu
trong năm.
Một lần nữa, bạn phải xác định rõ Big Rocks. Từ đó, xác định 5-7 mục tiêu
chính mà bạn phải hoàn thành để bạn cảm nhận được là bạn có một năm
thành công. Chúng được viết như là “thước đo”. Thước là những mục tiêu
hoạt động như kết quả dự kiến của bạn. (ví dụ: Tôi muốn tăng gấp đôi công
suất năm ngoái)
Mục tiêu hàng năm phản ảnh được mỗi một lĩnh vực chính của cuộc đời bạn.
Cần rất nhiều danh mục, nhưng chúng tôi nhận ra những danh mục dưới đây
mới thực sự hữu ích:
 Công việc – Bạn sẽ làm gì?
 Kinh doanh – Doanh nghiệp hoặc nhóm của bạn sẽ làm những gì?
 Tài chính cá nhân - Bạn mong muốn cải tiến giá trị ròng như thế nào
(giảm nợ phải trả, tăng đầu tư, tăng tài sản, v.v)?
 Cá nhân – Bạn mong muốn chuyện gì sẽ xảy ra với cá nhân bạn? (sức
khỏe, gia đình, tâm linh, giáo dục,..)?
Các mục tiêu hàng tháng:
Bạn nên dành 1-3 giờ mỗi tháng để nghĩ lại và xác định kết quả mục
tiêu tháng.
Tập trung vào phương pháp hoàn thành: Bạn sẽ xác định vị trí của
mình như thế nào trong việc theo đuổi các mục tiêu năm? Bắt đầu
phân chia mục tiêu năm thành các mục tiêu hàng tháng. Thêm vào
đó, viết xuống những hoạt động quan trọng để có được kết quả hàng
tháng.
Khi quyết định các mục tiêu hàng tháng, hãy nhớ làm việc đầu tiên
trước. Những mục tiêu tạo nền tảng thì được ưu tiên trước. Bạn
không nên lập quá 5- 7 mục tiêu tháng. Không lên kế hoạch thêm một
tháng nữa.

29
Các loại mục tiêu 4-1-1 (tiếp theo)
Mục tiêu tuần
Bạn nên dành ra nửa đến một giờ mỗi tuần để hành thành
các mục tiêu sắp tới trong tuần. Lập kế hoạch một tuần một
lần, tính đến trong tuần trước đó đã được hoàn thành được
những gì.
Mục tiêu tuần là “đòn bẩy” cho hành động và hoạt động. Đòn
bẩy là những mục tiêu có các cơ chế hoặc cách thực hiện cụ
thể để đạt được thành tích (ví dụ: Tôi sẽ liên lạc 10 người mỗi
ngày). Những mục tiêu tuần là các bước để bạn tiến gần đến
mục tiêu tháng và mục tiêu năm. Đòn bẩy là phương tiện để
kết thúc.
Mục tiêu tuần cũng giống mục tiêu tháng và mục tiêu năm, đó
không phải là danh sách việc cần làm mà là danh sách việc
phải làm. Quyết định những gì bạn phải làm trong tuần để đạt
được mục tiêu tháng và hãy nhớ làm việc đầu tiên trước. Và
giới hạn số lượng mục tiêu tuần không quá 6-8 hoạt động.

30
Các loại mục tiêu 4-1-1 (tiếp theo)
Câu hỏi tự vấn:
Trước khi bắt đầu điền vào kế hoạch 4-1-1, bạn nên tập trung
vào các mục tiêu quan trọng nhất với bạn. Ở đây có một vài câu
hỏi:
 Bạn muốn đạt được những gì?
Bạn hãy suy nghĩ về những thứ cụ thể mà bạn muốn;
mục tiêu mơ hồ sẽ mang lại kết quả không phù hợp.
 Bạn sẽ làm nhƣ thế nào để đạt đến mục tiêu?
Bạn nên có ý tưởng cụ thể về những hoạt động và chiến
lược nào sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu. Nếu bạn không chắc chắn, nhờ người
khác tư vấn và hỗ trợ giúp để tìm ra.
 Bạn dự định khi nào sẽ hoàn thành những mục tiêu đó?
Khung thời gian nên được đặt ra trên lịch của bạn. Phân bổ thời gian là chìa
khóa để tránh sự xao lãng và tập trung năng lượng vào công việc. Chúng tôi sẽ
thảo luận về phân bổ thời gian trong chương 4.
MẪU
Xem thêm phụ lục để biết thêm các mẫu 4-1-1 cho các vai trò khác nhau trong KW

31
TẠO 4-1-1
Bài tập
Tạo Worksheet 4-1-1
Hƣớng dẫn:
1. Cân nhắc 20% và chọn Big rock cho bài tập này.
2. Xem Bảng 4-1-1 trống ở trang tiếp theo.
3. Xác định mục tiêu hàng tuần, thàng tháng, hàng năm
liên quan đến Big rock.
4. Đừng quên ghi lại mục tiêu THÔNG MINH
5. Nếu bạn cần khoảng trống nhiều hơn, hãy sử dụng mặt sau của trang.

32
TẠO 4-1-1
Mẫu Worksheet 4-1-1
Tên:
MỤC TIÊU HÀNG NĂM NĂM____________
1)
2)
1)
2)
1)
2)
1)
2)
1)
2)
1)
2)
1)
2)
1)
2)
Công việc
1.
2.
Kinh doanh
1.
2.
1.
2.
Cá nhân
1.
2.
Công việc
1.
2.
Kinh doanh
1.
2.
1.
2.
Cá nhân
1.
2.
Công việc
1.
2.
Kinh doanh
1.
2.
1.
2.
Cá nhân
1.
2.
Công việc
1.
2.
Kinh doanh
1.
2.
1.
2.
Cá nhân
1.
2.
Ghi chú: Ghi chú: Ghi chú: Ghi chú:

33
TẠO 4-1-1
Ngƣời thành công luôn tuân thủ bảng 4-1-1
4-1-1 là công cụ quản lý thời gian tuyệt vời và cũng là công cụ thiết lập mục tiêu, nhưng
tiến trình dường như không được tự nhiên. Như chúng ta đã đề cập, 4-1-1 là sự
chuyển đổi từ từ kinh doanh cảm tính sang kinh doanh có mục đích, từ những gì đến tự
nhiên đến những gì không tự nhiên, từ sự may mắn đến thành công có hệ thống.
Tránh các lỗi phổ biến:
Xem xét và tìm hiểu để tránh những lỗi sai phổ biến khi tạo bảng 4-1-1:
1. Mục tiêu tuần không liên kết với các mục tiêu tháng.
2. Mục tiêu tháng không liên kế với các mục tiêu năm.
3. Mục tiêu không THÔNG MINH (Cụ thể, có thể đo lường được, định hướng hoạt
động, thực tế, và giới hạn thời gian)
4. Mục tiêu tuần là những việc để làm, không phải là việc phải làm
5. Lên kế hoạch các mục tiêu tuần hoặc các hoạt động sớm hơn một tuần
6. Mục tiêu năm gần giống với mục tiêu “một ngày nào đó” (đó là bởi vì, chúng
không thực tế trong khoảng 12 tháng)
7. Sửa lại mục tiêu vào các tuần hoặc tháng đầu tiên – ví dụ như suy nghĩ đến mục
tiêu mới hoặc làm lỡ mất mục tiêu.

34
TẠO 4-1-1
Bài tập
Hãy cùng xem lại worksheet 4-1-1 với một cái nhìn nghiêm túc
Hƣớng dẫn:
1. Xem lại 4-1-1 ở trang tiếp theo. Có ít nhất 5 cách để 4-1-1 trở nên thông minh
hơn, làm cho nó trở thành công cụ hiệu quả hơn. Xem lại các đặc điểm của mục
tiêu THÔNG MINH.
2. Xác định (ít nhất) 5 vấn đề của 4-1-1 và cách khắc phục.
3. Xác định người đại diện của nhóm. Giảng viên sẽ yêu cầu đại diện nhóm phát
biểu.
Mega Agent 4-1-1:
A. Mục tiêu công việc hàng năm – “100 Giỏ hàng của người bán” là mục tiêu mong
muốn nhiều hơn mục tiêu hành động. Làm thế nào các agent làm điều đó?
“Tuyển dụng chuyên gia người mua” gợi ý agent sẽ tuyển dụng cả năm nhưng
sẽ không bao giờ thuê. “Tham gia các lớp học” và “Lến kế hoạch tiếp thị” không
THÔNG MINH. Những lớp nào? Khi nào? Có bao nhiêu kế hoạch tiếp thị?
B. Mục tiêu công việc hàng tháng – “8 giỏ hàng của người bán” là quá thấp. Nhắc
nhở học viên lấy mục tiêu hàng năm chia cho 10 để xác định con số mục tiêu
hàng tháng. “Lead” không phải là mục tiêu THÔNG MINH. Số mục tiêu là gì?
“Tham gia lớp học” không phải là mục tiêu THÔNG MINH. Lớp nào? Khi nào?
C. Mục tiêu kinh doanh hàng tháng - “Có 4 thỏa thuận người mua”… Mega Agent
có dự tự làm? Chuyên gia người mua chưa được thuê. Mục tiêu 4 thoả thuận là
thấp. Chia số mục tiêu hàng năm (50) cho 10 để có số mục tiêu hàng tháng hợp
lý.
D. Mục tiêu công việc hàng tuần – “Thêm 10 người đã biết” là một mục tiêu không
tương quan với các mục tiêu hàng tháng hoặc hàng năm. “Có hai thoả thuận
đăng bán” là mục tiêu thấp. “Cung cấp cho 2 khách mua tiềm năng”…cho ai?
Chuyên gia chưa có và chưa làm gì.

35
Tạo 4-1-1
4-1-1 của Mega Agent (lỗi)
Tên: Mandy - Mega Agent
MỤC TIÊU HÀNG NĂM NĂM_2005_
1) 100 giỏ hàng
bán
2) Tuyển dụng
chuyên gia
người mua
3) Tham gia lớp
học
4) Lên kế hoạch
hành động
1) Thuê 2 Trợ lý
2) Có 50 thoả
thuận người
mua
1)
2)
1) Mất 15 pound
2) Hoàn thành
khoác học ở
Tây Ban Nha.
1) 8 Giỏ hàng bán
2) Tuyển dụng
chuyên gia
người mua
3) Tìm kiếm
khách hàng
tiềm năng
4) Tham gia lớp
học
1) Có 4 thoả
thuận người
mua
1)
2)
1)
2)
Công việc
1. Thêm 10 liên
hệ đã biết vào
CSDL
2. Có 2 thoả
thuận đăng bán
3. Cung cấp 2
khách mua tìm
năng
Cá Nhân
Tham gia jazz M-W
Gọi MCC liên quan đến
khoá học ở Tây Ban
Nha vào tháng 3
Công việc
Kinh doanh
Cá nhân
Công việc
Kinh doanh
Cá nhân
Công việc
Kinh doanh
Cá nhân
Ghi chú: Ghi chú: Ghi chú: Ghi chú:
A
B C
D

36
My Scorecard
Bài tập
Hƣớng dẫn:
theo, hãy dành 5 phút và dung viết chì để đánh giá xem bạn đã hiễu rõ nội dung trong
chương này chưa:
………………………………………………………………………………………………………

37
Chương 4:
Thực hiện 4-1-1
Trong chương này, bạn sẽ…
[1] Khám phá những lợi ích của phân chia thời gian
[2] Kiểm tra cách tối đa hóa năng suất

38
Phân Bổ Thời Gian
Xin chúc mừng! Bạn đã tạo 4-1-1 được một cách cẩn thận để xác định mục tiêu hàng
năm, hàng tháng, hàng tuần!…. Và bây giờ chúng ta sẽ làm gì?
Bạn phải đặt những mục tiêu và những hành động này vào trạng thái hoạt động sử
dụng năng suất và phương pháp quản lý thời gian. Thách thức lớn nhất là quản lý các
hoạt động không biết phải làm gì và thay vào đó là làm nó.
Phân bổ thời gian là gì?
Phân bổ thời gian là phương pháp tổ chức thời gian và tập trung
20% vào phần quan trọng nhất. Phân bổ thời gian là thói quen giúp
bạn sắp xếp các cuộc hẹn để quản lý thời gian hiệu quả hơn.
 Cẩn thận nhầm lẫn phân bố thời gian với việc điền bừa bãi
các sự kiện trên lịch. Hãy nhớ bạn là người làm kinh doanh
chứ không phải là người bận rộn
 Phân rõ những công việc quan trọng nhất. (20% của bạn)
 Đừng cố gắng phân thời gian từng phút trong ngày hoặc
trong tuần.
 Phân chia những khoảng thời gian không thương lượng
trong tuần hoặc tháng để tập trung vào Big Rocks cá nhân.
Nhớ lại câu chuyện Big Rocks
Nếu bạn đã theo sát sự tuyệt vời của quy trình 4-1-1, bạn sẽ nhận
ra Big Rocks của bạn (ví dụ: 20% của bạn) và 4-1-1 của bạn ảnh
hưởng lên nó. 80% hoạt động còn lại đã được ủy quyền, gạt bỏ,
hoặc ghi chú là những việc để làm.
Khi bạn bắt đầu phân bố thời gian, bạn cần nhớ ghi những việc
quan trọng lên lịch trước khi bạn điền những công việc ít quan trọng
hơn hoặc những việc phát sinh trong ngày. Cụ thể như những yêu
cầu đột xuất, những việc bình thường, khẩn cấp.
Ví dụ, bạn có thể muốn chia thời gian 2 giờ mỗi ngày để tìm khách
hàng, 2 giờ mỗi ngày để hẹn với khách hàng, và một giờ để đào tạo
và tư vấn. Những hoạt động khẩn cấp khác xuất hiện sẽ phù hợp
với những khoảng thời gian còn lại. Bên cạnh đó, đừng quên thêm
vào những khoảng thời gian nghỉ ngơi, thư giãn trong ngày. 15 phút
nghỉ giải lao sau một vài giờ có thể giúp bạn lấy lại năng lượng đã
mất.

39
Phân bổ thời gian
Phân bổ thời gian (tiếp theo)
Phân bổ thời gian là chìa khóa để thành công
1. Liệt kê các mục trên lịch có mục đích.
Xem xét 20% khi bạn phân chia thời gian trên lịch. Ví dụ, bạn muốn chia thời gian hằng
ngày để gặp khách hàng (hoặc các thành viên trong nhóm), sau đó cho khách hàng cơ
hội gặp bạn theo đúng lịch trình. Thay vì hỏi, “Bạn muốn gặp nhau khi nào?” hay là
“ngày nào phù hợp với bạn?”, bạn có thể hỏi giờ gặp cụ thể theo như lịch bạn đã sắp
xếp. Cho khách hàng lựa chọn 2 khung giờ. Không cần giải thích tại sao những khoảng
giờ khác lại không được – để họ biết rằng bạn là người nổi tiếng, bạn khá là bận rộn và
là một người quản lý thời gian tuyệt vời. Nếu khách hàng vẫn chưa chọn được thời
gian, hãy đưa ra một sự lựa chọn khác. Bây giờ bạn có thể tự quản lý thời gian của
mình mà không cần phụ thuộc vào khách hàng.
2. Hãy cẩn trọng với mỗi hoạt động nào đƣợc thực hiện vào khoảng thời gian
nào
Nghiên cứu và ghi chú những khoảng thời gian nào trong ngày được dùng nhiều nhất
và khoảng thời gian nào trong ngày bị ngắt quãng nhiều nhất. Gọi điện thoại vào buổi
sáng? Các công việc vặt làm tốn thời gian buổi chiều? Lên chiến lược về phân chia
thời gian để thực hiện các hoạt động nhất định.
3. Hãy siêng năng, đừng để bất cứ điều gì lấy mất thời gian mà bạn đã định
trƣớc cho các hoạt động khác.
Bảo vệ thời gian bạn đã sắp xếp cho những hoạt động cụ thể và tránh thực hiện các
hoạt động ngoài lề quá nhiều.
4. Xóa … và thay thế
Sẽ có trường hợp khẩn cấp xảy ra trong những khung giờ bạn đã định sẵn. Bạn sẽ cần
phản hồi lại. Điều quan trọng ở đây là việc thay thế thời gian. Nếu bạn sử dụng một giờ
để giải quyết việc đó, ngay lập tức thay thế khung giờ đó bằng một khung giờ khác để
làm lại việc bị lỡ mất.
5. Đủ nhất quán để thành thói quen
Ví dụ, dành một giờ buổi sáng cho một việc cụ thể. Thử làm việc này trong những một
vài ngày hay một vài tuần để kiểm tra lịch trình. Chỉnh sửa lại vài chỗ, sau đó nếu nó đã
hợp lý, hãy để nó trở thành thói quen của bạn. Thông báo cho người khác về lịch trình
mới của bạn.

40
Phân bổ thời gian quý hơn vàng nên chúng ta hãy tận dụng
triệt để nào các bạn…………….
Bài tập
Phân chia thời gian cho các hoạt động.
Hƣớng dẫn:
Hãy nghĩ về 4-1-1. Mục tiêu tuần nào của bạn mà bạn đã liệt kê ra đã chạm đến 20%
của bạn? Ghi lại phân chia thời gian cho mỗi công việc vào bảng tuần dưới đây.
Buổi sáng Buổi chiều
8:00 1:00
9:00 2:00
10:00 3:00
11:00 4:00
12:00 5:00
Bảng phân chia thời gian ở trên rất dễ. Giờ hãy áp dụng nó lên lịch của bạn. Thử thách
thực sự là cam kết với hệ thống bằng cách bảo vệ thời gian bạn đã phân chia và sử
dụng nó với sự tập trung tuyệt đối.
Thời gian: 10 phút và viết ra….

41
Tối đa hóa năng suất
Trở thành hiệu suất thực sự là một vấn đề tạo ra thói quen năng suất. Thói quen là một
công việc bạn làm mỗi ngày. Trước khi một công việc hàng ngày trở thành thói quen,
nó sẽ bắt đầu như một quyết định thận trọng.
Bạn định hình công việc thường ngày để tạo thói quen – thói quen sẽ dẫn bạn đến
thành công.
Xác định khả năng độc nhất của bạn
Để tối đa hóa thành công và sự hài lòng, bạn phải biết và phát triển được khả năng độc
nhất của bạn. Hãy nhớ là bạn làm những việc bạn làm tốt nhất và ủy quyền phần còn
lại. Sử dụng đòn bẩy (người, hệ thống, công cụ,...) để duy trì khả năng đó.
Xác định khả năng của bạn có thể tốn một chút thời gian. Tuy nhiên, sau khi bạn làm
việc này, bạn sẽ muốn tạo ra một danh sách không cần làm cho tất cả công việc đã tiêu
tốn thời gian của bạn. Đừng làm chúng! Xác định những gì có thể xử lý với công nghệ
cao hơn và những gì bạn có thể ủy quyền.
Chỉ nói “Không”
Trong thời đại làm hài lòng mọi người này, thật khó để nói “không”. Tuy nhiên, nếu bạn
không nói “không”, có thể bạn sẽ bị làm việc quá sức, bị căng thẳng quá độ và mất thời
gian.
Những yêu cầu bất ngờ định kỳ cho thời gian của bạn có thể khiến bạn mất cảnh giác,
làm cho bạn không thể nói “không”. Rất khó để bạn dừng lại và dành chút thời gian để
suy nghĩ trước khi trả lời.

42
Tối đa hóa năng suất
Xác định khả năng độc nhất của bạn (Tiếp theo)
Bốn bước để nói “Không”:
1. Làm rõ bằng cách đặt câu hỏi. Để chắc chắn bạn hiểu những yêu cầu
2. Nếu bạn muốn/cần nói “không”, hãy làm như vậy, bạn chỉ cần thể hiện sự lịch sự
và kiên quyết.
3. Nhớ là “không” là một câu hoàn chỉnh. Bạn không cần phải nói rõ lí do của bạn.
4. Đề xuất lựa chọn thay thế khả thi.

43
Mọi thứ sẽ
thay đổi
nếu bạn
thay đổi
cách nhìn.
Tối đa hoá năng suất
Ủy Quyền
Như chúng ta đã đề cập, một phần của việc học để tận dụng hệ
thống, công cụ và mọi người đang học là cách phân công nhiệm
vụ. Nếu ai đó có thể thực hiện nhiệm vụ nhanh hơn, tốt hơn và
hiệu quả hơn bạn, hãy ủy quyền cho họ.
Mỗi lần bạn bắt đầu nhiệm vụ mới, hãy tự hỏi bản thân bạn,
“Những ai có thể làm những việc này?”. Nếu có, chuyển qua cho
người đó làm. Công việc của bạn là phát triển kỹ năng ủy quyền
của bạn. Bạn làm việc này là vì:
 Chọn đúng người cho công việc
 Đưa ra người bạn ủy quyền hoàn toàn, hướng dẫn ngắn
gọn và đào tạo nếu cần thiết.
 Nhận ra người bạn ủy quyền có thể cần một khóa học để định hướng.
 Chỉ định hạn chót
 Giải thích lý do và vấn đề
 Cho phép người được ủy quyền làm chủ vấn đề.
 Phát triển hệ thống để theo dõi liên lạc thường xuyên
 Luôn sẵn sàng hỗ trợ
 Tránh bị ủy quyền ngược lại
 Chia sẻ phần thưởng/tín chỉ.
 Chúc mừng khi công việc hoàn thành.

44
Tối đa hoá hiệu suất
Bài tập
Bạn uỷ quyền nhƣ thế nào?
Hƣớng dẫn: Xếp hạng các tình huống sau bằng cách sử dụng các trạng từ chỉ sự
thường xuyên.
Luôn luôn Thông
thường
Nửa ngày Thỉnh
thoảng
Không
bao giờ
Xếp hạng
5 4 3 2 1
Tôi nhận ra rằng ủy thác là một nhiệm vụ khó khăn nhưng có thể _________
tạo ra một cơ hội đào tạo tuyệt vời.
Tôi không quản lý toàn bộ, thay vào đó, tôi cung cấp hỗ trợ khi cần thiết. __________
Tôi yêu cầu báo cáo tiến độ để tôi tránh được các vấn đề. __________
Khi ủy thác, tôi phân chia nhiệm vụ cẩn thận sao cho nhiệm vụ phù hợp __________
với người được uỷ thác.

45
My Scorecard
Bài tập
Hƣớng dẫn:
theo, hãy dành 5 phút và dung cây viết chì để đánh giá xem bạn đã hiễu rõ nội dung
trong chương này chưa:
……………………………………………………………………………………………………..

46
Chương 5:
TỔNG KẾT
Trong chương này, bạn sẽ…
[1] Xem lại Kế Hoạch Triệu phú năng lƣợng
[2] Xem lại những điều bạn đã học
[3] Tạo kế hoạch hành động.

47
Kế Hoạch Triệu phú năng lượng
Bắt đầu một ngày bằng sự tập trung vào kế hoạch triệu phú năng lượng sẽ tạo ra động
lực tích cực và sáng tạo cho bạn suốt cả một ngày.
Sánh bước cùng thế giới bằng cách bắt đầu sớm và hướng tới năm điểm này.
Kế Hoạch Triệu phú năng lƣợng
1. Suy niệm và Cầu nguyện – Năng lượng Tâm Linh
2. Tập thể dục và Ăn uống – Năng lượng Vật Lý
3. Ôm, Hôn và Cười – Năng lượng Cảm Xúc
4. Kế hoạch và Lịch trình – Năng lượng Trí tuệ
5. Tìm kiếm khách hàng – Năng lượng Kinh doanh
Làm hết tất cả những điều này trước 11 giờ sáng mỗi ngày!
Triệu Phú Môi Giới Bất Động Sản, trang 308

48
TỔNG KẾT NỘI DUNG ĐÃ HỌC
Chương Nội dung
1. Có tư duy và kiểm soát a. Tìm hiểu cách tập trung vào nhưng
vấn đề thực sự quan trọng
b. Xác định Big Rocks
c. Tìm ra cách phát triển từ kinh doanh
“cảm tính” sang “có mục đích”
2. Thiết lập mục tiêu với công cụ trách
nhiệm
a. Xem lại Aim High có nghĩa là gì
b. Giải thích cách đặt mục tiêu
THÔNG MINH
c. Thảo luận tầm quan trọng của việc
phân loại mục tiêu
d. Xem lại cách chịu trách nhiệm
trong quá trình
3. Tạo 4-1-1 a. Xác định các yếu tố trong bảng
mục tiêu hành động 4-1-1
b. Tạo 4-1-1
4. Thực hiện 4-1-1
a. Khám phá những lợi ích của phân
chia thời gian
b. Kiểm tra cách tối đa hóa năng suất
5. Tổng kết a. Xem lại Kế Hoạch Triệu phú năng
lượng
b. Xem lại những điều bạn đã học
c. Tạo kế hoạch hành động.

49
KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
Bây giờ bạn đã đến phần quan trọng nhất của khóa đào tạo này. Đây là thời gian để
bạn thực hiện cam kết với chính mình. Bạn sẽ sử dụng 4-1-1? Bạn sẽ tập trung vào
20% của bạn? Bạn sẽ bảo vệ Big Rocks của bạn? Chỉ có bạn mới có thể trả lời những
câu hỏi này, nhưng sẽ không làm một mình. Trong bài tập dưới đây, bạn sẽ làm việc
với bạn cặp, họ sẽ giúp bạn có trách nhiệm với Big Rocks và các mục tiêu bạn đã xác
định trong khóa học này.
Bài tập
Hƣớng dẫn:
Bây giờ chúng tôi đã kết thúc khóa học này! Trước khi chúng tôi kết luận, hãy dành 20
phút để phát triển kế hoạch hành động để hoàn toàn làm chủ vấn đề này.
1. Tham khảo bảng Kế hoạch hành động ở mặt sau sách.
2. Chọn bạn cặp ngang hàng và trao đổi thông tin liên lạc.
3. Sử dụng My Scorecard để xem xét lại những chỗ bạn còn vướn mắc.
4. Trong cột “Big Rocks” của kế hoạch hành động, hãy liệt kê các lĩnh vực chính
mà bạn cần cải thiện.
5. Trong cột “Kế hoạch hành động” của Nhóm, hãy liệt kê 3 đến 4 nhiệm vụ cụ
thể mà bạn sẽ hoàn thành để đưa bản thân lên mức độ thành thạo.
6. Dưới “ngày chịu trách nhiệm”, ghi lại ngày bạn cặp của bạn sẽ gọi để kiểm tra
tình trạng của bạn.
7. Nhập thông tin bạn cặp trách nhiệm vào thông tin ở cuối kế hoạch của bạn.
8. Trên bản copy của kế hoạch hành động, hãy liệt kê Big Rocks và thông tin
liên lạc của bạn và đưa kế hoạch này cho bạn cặp trách nhiệm.

50
Phụ lục
[1] Danh mục mục tiêu và phạm vi trách nhiệm
[2] Mẫu worksheet 4-1-1

51
Danh mục
hoạt động như
một nơi chứa
đựng. Khi có
danh mục
trước khi bắt
đầu lập mục
tiêu hoặc
đánh giá tiến
trình, bạn khó
có thể quên
hay lờ đi
những điểm
mà bạn cần
quan tâm.
Danh Mục Mục Tiêu và Phạm Vi Trách Nhiệm
Để giúp bạn tập trung năng lượng vào 20%, hãy xem lại danh mục
mục tiêu dưới đây. Chúng sẽ giúp xác định những mục tiêu năm,
tháng, tuần và sẽ hữu ích cho 4-1-1 của bạn.
Vai Trò của nhóm Mega
8 danh mục mục tiêu cho Mega Agent
Biết con số bạn! Để thành công như một Triệu Phú Môi Giới Bất
Động Sản, bạn và nhóm phải vận hành công việc kinh doanh bằng
các con số - Theo dõi chi phí và kết quả bạn đã nỗ lực đạt được.
Xem lại 8 danh mục mục tiêu chính.
Danh mục Theo dõi
1. Khách hàng a. Tìm kiếm khách hàng
b. Nguồn khách hàng
c. Tỷ lệ chuyển đổi
2. Tài sản a. Thực hiện cho người bán
b. Thực hiện cho người mua
3. Viết hợp đồng a. Số mục đã viết
b. Tổng số lượng đã viết
c. Tổng thu nhập đã viết
4. Chốt hợp đồng a. Số mục đã chốt
b. Tổng số lượng đã chốt
c. Doanh thu từ hoa hồng môi giới (GCI)
5. Tiền a. Doanh thu từ hoa hồng môi giới (GCI)
b. Ngân sách (Chi phí bán hàng và chi phí vận hành)
c. Thu nhập ròng
6. Mọi người a. Tuyển dụng
b. Đào tạo
c. Tư vấn
7. Hệ thống và Công cụ a. Những hệ thống và công cụ nào chúng ta cần thêm vào?
b. Những hệ thống và công cụ nào chúng ta cần cải thiện và
nâng cấp?
8. Đào tạo a. Những kiến thức nào tôi cần học? tôi được yêu cầu những
kiến thức gì?
b. Những kiến thức cá nhân nào mà các nhân viên của tôi
cần phải học? Những kỹ năng họ nên có là gì?

53
8 danh mục mục tiêu cho Quản lý tiếp thị và Admin
Quản lý tiếp thị và Admin sẽ hỗ trợ mục tiêu của Mega Agent. Cuối cùng, những mục
tiêu này sẽ mở rộng để bao gồm nhóm admin.
Danh mục mục tiêu Theo dõi
1. Khách hàng tiềm năng 1. Tìm nguồn và theo dõi khách hàng tiềm năng
2. Theo dõi tỉ lệ chuyển đổi
a. Có cuộc hẹn
b. Chuyển đổi cuộc hẹn thành giỏ hàng
c. Chuyển đổi giỏ hàng thành giao dịch được chốt
2. Giỏ hàng 1. Quản lý giỏ hàng người bán
2. Quản lý giỏ hàng người mua
3. Giao dịch 1. Chốt giao dịch
2. Theo dõi GCI
4. Ngân sách và tài khoản 1. Theo dõi và quản lý thu chi
2. Theo dõi thu nhập ròng
5. Giao tiếp Dịch vụ khách hàng tiêu chuẩn cho giao tiếp trong
và ngoài (điện thoại, voicemail, email, fax, viết
phản hồi, etc.)
6. Con người Nếu giám sát nhóm…
1. Tuyển dụng
2. Đào tạo
3. Tư vấn
4. Quản lý
7. Hệ thống và công cụ Tạo,thực hiện, quản lý hệ thống:
 Hệ thống đặt mục tiêu, quản lý thời gian
và theo dõi kết quả
 Hệ thống thông tin liên hệ và CSDL khách
hàng
 Hệ thống MLS và CMA
 Mẫu tư vấn khách hàng (người bán,
người mua)
 Hệ thống giao dịch
 Hệ thống điện thoại và Internet
 Hệ thống quản lý tài khoản và tài chính
 Gói thông tin giỏ hàng
 Checklish nhà mở
 Kế hoạch tiếp thị
 Quá trình định vị nghề nghiệp
 Họp đội ngũ nhân viên
 Kế hoạch 8x8
 Kế hoạch 33 Liên hệ
 Kế hoạch địa phận
8. Giáo dục cá nhân 1. Tôi cần học những kiến thức gì? Những
kỹ năng nào tôi cần có được?
2. (Nếu là phần của quản lý đội ngũ) Các cá

54
nhân trong đội ngũ cần học hỏi kiến thức
gì? Những kỹ năng nào họ cần có được?
Vai trò trong Market Center
7 Phạm trách nhiệm của Team Leader
Phạm vi trách
nhiệm
Chiến dịch Phát triển Thành tựu
Tuyển
dụng
1 Số agent Hơn 20 Hơn 60 Hơn 100
2 Agent mix 60% Full-cappers
(12)
30% Half-cappers
(6)
10% Quarter-
cappers/ New
(2)
60% Full-cappers
(12) 30% Half-
cappers (6) 10%
Quarter-
cappers/ New
(2)
60% Full-cappers
(12) 30% Half-
cappers (6) 10%
Quarter-
cappers/ New
(2)
$Mgmt 3 Thu nhập
hàng tháng
Ít hơn 30% GCI Ít hơn 15% GCI Ít hơn 10% GCI
Tƣ vấn 4 Số giỏ
hàng
2 giỏ
hàng/tháng/agent
1 giỏ
hàng/tháng/agent
1/2 giỏ
hàng/tháng/agent
5 Doanh
thu/hiệu
suất
Hơn 2 triệu
đô/tháng
Hơn 5 triệu
đô/tháng
Hơn 10 triệu
đô/tháng
ALC 6 Nhóm chủ
chốt, ALC
và agent
đã chấp
nhận Đề
xuất giá trị
và văn hóa
của MC
Nhóm chủ chốt
tuyển dụng > 5
người
Mỗi thành viên
trong hội đồng
ALC tuyển dụng
> 5 agent mỗi
năm.
Đây là yêu cầu
cho đến khi bạn
đạt 60 agent
trong MC.
20% agent tiêu
biểu tuyển dụng
hơn >5 agent
mỗi năm.
Đào tạo 7 Đào tạo >6 lớp mỗi tuần >8 lớp mỗi tuần >12 lớp mỗi tuần

55
3 Phạm vi trách nhiệm của OP
Phạm vi trách nhiệm Chiến dịch Phát triển Thành tựu
1 Lợi nhuận Lead với doanh
thu
Hoà vốn hoặc lợi
nhuận 1$
>100.000$
2 Tuyển dụng,
Đào tạo,
Tư vấn,
Duy trì RTCK và
TL
Sử dụng tuyển
dụng nhân tài để
tìm TL tài giỏi
Giữ chân TL tài
giỏi
Giữ chân TL tài
giỏi
3 TL chịu trách
nhiệm
Giữ cho TL chịu trách nhiệm với 7 phạm vi trách nhiệm

56
Mẫu worksheet 4-1-1
Mẫu worksheet 4-1-1 cho Triệu phú môi giới bất động sản

57
Mẫu worksheet 4-1-1 cho quản lý tiếp thị và admin

58
Mẫu worksheet 4-1-1 cho TL

59
Mẫu worksheet 4-1-1 cho OP

Bí quyết quản trị thời gian của người thành công

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Bí quyết quản trị thời gian của người thành công

Similar to Bí quyết quản trị thời gian của người thành công (20)

Bí quyết quản trị thời gian của người thành công