Van inktpot naar iPad, een digitale wandeling door de @eerstekamer

1. Van inktpot naar iPad

2. @EersteKamer
Vergader-App
Een wandeling door de 'digitale keuken' van de @EersteKamer
Peter Kranendonk
Communicatieadviseur digitale media Eerste Kamer der Staten-Generaal

4. Staten-Generaal
Tweede Kamer: Eerste Kamer:
• 150 leden • 75 leden
• Full-time • Partime-time (1 dag)
• 600 medewerkers • 50 medewerkers

5. Ambtelijke organisatie

8. Aanleiding
• Al jaren voornemens tot „papierarm
parlement‟
• Tijd is rijp, door de stand van de techniek
• Duurzaamheid, bezuinigen, slimmer
werken met ICT

9. Innovaties Eerste Kamer
Eerste Kamer behoort tot voorhoede
•1988: Memocom-proef PTT met elektronische post
•1989: Viditelloket Eerste Kamer
•1994: Eerste Kamer in de Digitale Stad Amsterdam, als eerste
overheidsinstelling
•1997: Livegang www.eerstekamer.nl
•1997: Webwijzer-award voor www.eerstekamer.nl
•Kamerstukken digitaal? Via Parlando
•2008: 2e prijs Webradar (na Defensie.nl)
•2009: Officiële Publicaties digitaal
•2011: Papierloos vergaderen op basis van elektronische integrale
verspreiding Vergaderstukken
•2012: Lancering vernieuwde website (HTML-5)

10. Doel
• Realiseren mogelijkheid tot elektronische
raadpleging van integrale agenda met
vergaderstukken;
• Gepersonaliseerd en digitaal aanbieden
van de integrale stukkenstroom middels
een tablet.

11. Voor- en nadelen
Voordelen:
• Minder papier
• Lagere productiekosten
• Lagere verspreidingskosten
• Overal raadpleegbaar
• Eerder beschikbaar
Nadelen:
• Meer afhankelijk van techniek?
• Anders werken

12. Privacy en beveiliging
• De vergader-app gebruikt algemene
informatie
• Persoonlijke notities worden opgeslagen
in de app achter beveiligd inloggedeelte

13. 13 september 2011
Het uur i
Eerste Kamer e-parliament
=
efficiënt parlement

17. Hoe werkt het?
• Invullen login en wachtwoord

27. iAnnotate Goodreader

32. Als de iPad niet werkt
• Via website van de Eerste Kamer kunnen
de Leden - middels besloten gedeelte -
alle (vergader)stukken raadplegen

34. Reactions
“It‟s great (..) a relief to
have a meeting without
all the paper.”
H. Dupuis, senator

35. Daily Press
Senators ditch pen and paper for iPads
New York Post
Dutch Senate Goes Digital Thanks to iPads
The Boston Globe
Dutch legislators get iPads, go fully digital
IPEX
Dutch Senate replaces printed parliamentary documents with iPad
Global Centre for ICT in Parliament
Senate of the Dutch Parliament replaces printed parliamentary
documents with iPad
Padvance
Dutch Senators Rule the Netherlands...with iPads
Simplyzesty
Dutch Senate Goes Digital as iPads Replace Paper Documents
TMCNET
Dutch Senators Now Using iPads in Historic Meeting Hall

36. Dantri – Vietnamese Newspaper
CHiều Thượn viện Hà Lan bỏ giấy bút dùng iPad.
Theo Các thành viên của Thượng viện Hà Lan giờ đây không phải
mang hàng cặp tài liệu đi làm nữa vì tất cả họ
đều làm việc trên các máy tính bảng iPad của hãng Apple.
Thượng viện Hà Lan bỏ giấy bút dùng iPad Các nghị sĩ HàLan sử
dụng iPad. Cách đây 2 tuần khi các thượng nghị sĩ nhóm họp trở lại
sau kỳ nghỉ hè, họ đã được thông báo rằng họ chỉ còn một tuần để
làm việc với các tài liệu in. Sau đó, họ phải ngừng in các tài liệu và
học các sử dụng chương trình làm việc mới của Thượng viện trên
chiếc iPad được phân phát cho mỗi người

37. HELSINGIN SANOMAT - FINLAND
Hollannin ylähuone vaihtoi paperikasat taulutietokoneisiin
Hollannin parlamentin ylähuone siirtyi tänä syksynä kertarysäyksellä
paperittomuuteen. Kun 75 senaattoriapalasivat pari viikkoa sitten
lomaltaan, heilleannettiinupouudet taulutietokoneet
räätälöityinesenaattiohjelmistoineen ja
neuvottiinlopettamaaasiakirjojen tulostaminen tykkänään. Ylähuoneen
pääsihteerin mukaan senaattorit ovat olleet tyytyväisiä. "Aiemmin
meille kärrättiin joka viikko valtavat kasat papereita, mutta nyt voimme
joka perjantai-iltapäivä avata senaattiohjelman, josta löytyvät kaikki
seuraavan viikon asiakirjat", kertoi pääsihteeri Geert Jan Hamilton.
Koneiden hankinta maksoi parlamentille noin 150 000 euroa, mutta
Hamiltonin mukaan tulostamiskuluista ja kuriirimaksuista kertyy joka
vuosi säästöä melkein saman verran, 140 000 euroa. Koneiden ylläpito
ja satunnaiset tulostamiset maksavat noin 35 000 euroa vuodessa. Edes
tietoturva ei ole ongelma, sillä senaattorien käsittelemät asiakirjat ovat
useimmiten julkisia.

38. Myfox9.com – U.S.A.
Lawmakers Swap Paper for iPad
Dutch Parliament Swaps Paper for iPads
Soon, the paper recycling bins of Netherlands' lawmakers will be empty now
that they are going green by switching to iPads. The Dutch Senate
parliament claims to be the first legislature in Europe to completely eliminate
paper. The total cost for iPads and the lawmaking applications was just
$250,000, but the savings are estimated at $194,000 in the first year alone.
Read more: Dutch Parliament Swaps Paper for iPads
http://www.myfoxtwincities.com/dpp/news/politics/dutch-parliament-swaps-
paper-for-ipads-sept-13-2011#ixzz1cvntisRp

39. Kostenoverzicht
Kosten per jaar
•Papieren Vergaderstukken:
•Printen vrijdag-enveloppe € 33.200,-
•Verspreiding vrijdag-enveloppe € 80.000,-
•Aanleveren Kamerstukken € 65.000,-
€ 178.200,-
•Elektronische verzending:
•Bouw iPad-applicatie (eenmalig) € 104.000,-
iPads 2 + data-abonnementen (jaarlijks, incl. afschrijving) € 35.514,-
Besparing per jaar (na eerste jaar): € 142 686,-
Conclusie: binnen 12 maanden investeringskosten eruit gehaald, maandelijkse
kosten op lange termijn stukken lager.

40. Partners
• PDC (Parlementair Documentatie Centrum) www.pdc.nl
• KOOP (Kenniscentrum Officiële Overheidspublicaties)
www.de-werkmaatschappij.nl
Sogeti Nederland BV

41. Ervaringen
• Drastische wijziging van werkwijze
• Cold Turkey werkte
• Enorme vermindering van papierstromen
• Op vrijdagmiddag al toegang tot stukken
• Tevredenheid bij Senatoren
• PR-effect: Eerste Kamer af van stoffig imago

42. Aandachtspunten
• Eerst de basis – één centraal CMS – in orde
• Betrek alle (intern) betrokkenen tijdig bij het
project
• Durf te starten en wacht niet tot een
“perfecte” App
• Zorg voor goede “ICT-helpdesk” en wees
duidelijk wat je wel/niet ondersteunt

43. Social media
@eerstekamer

45. Debat volgen
www.eerstekamer.nl/livedebat

51. Dank voor uw aandacht!
Peter Kranendonk (peter.kranendonk@eerstekamer.nl)
Communicatieadviseur digitale media