Digitaal werkenis leuk...maar hoe dan?Slim documentbeheer,digitalisering en ontsluitenvan informatie als voorwaarde       ...
Agenda   Trends & ontwikkelingen   “Het Nieuwe Werken”   Infra, Data & Document   Van Papier naar Digitaal
Jan HollemanSue, Daniel & Lisa | 6 jaar Ricoh | 45 |Bedrijfskundig | Electrotechniek | ConsultativeSelling | 20 jaar Healt...
“It is not the strongest ofthe species that survives,nor the most intelligent,but the one mostresponsive to change”.      ...
Trends & ontwikkelingLocatie en tijdstip van     Technologische trends         Het nieuwe werken creëertwerken zijn niet m...
De wereld verandert… De wereld gaat sneller   – We leven in een snelle exponentiële periode   – Jongeren & Hoogopgeleiden...
De winst van Het Nieuwe Werken… Het Nieuwe Werken is flex: de werknemer bepaalt zelf wanneer en waar hij werkt, dus ook va...
Kostenreductie de drijfveer?Deloitte: Besparing vastgoedkosten grote drijfveer voor Het Nieuwe WerkenHet Nieuwe Werken is ...
Belangrijkste markt veranderingenGemeenteradenstappen over op                                •   DigitaliseringiPads      ...
Of ook andere effecten? • KPN       : Reductie van 42% op               huisvestingskosten • IBM       : Besparing van € 5...
Alles gaat anders:
Waarom het nieuwe werken?   Omdat u bestellingen thuis ook wilt kunnen goedkeuren en    plaatsen (en uiteraard ook de fac...
Om klanten    Ik wil al mijndocumenten gewoon                                                               sneller van di...
HNW 0.1 – Data / infra
HNW 0.1 - Documenten
Het Nieuwe Werken is niet      meer persé gaan werken.
Bij Het Nieuwe Werken gaathet nog steeds om werken
Infrastructuur     Data Documenten
Voorwaarde om digitaal te gaanDocumenten dienen digitaal beschikbaar zijno Backlog scanning –relevante documenten  digital...
Van papier naar digitaal…          Microsoft Office?               Change Management?                    Email?Welke docum...
IPO Model…           Document intensieve proces oplossingenBron            Document Intensieve Processen                  ...
Document Management           Input Document intensieve proces oplossingen                                Proces          ...
Document Management   Uniforme werkwijze voor afhandeling van               Kostenreductie    (werk-) processen          ...
Scanning decentraal;Slim scannen                      Stappen van decentraal scanning                       (One Action F...
Positie Document ManagementPrimaireproces                DMSBackofficeProcessen                Back                office ...
“Drukknoppenmodel”                      Viewer                Mobile /                                                    ...
Wat is nu het nieuwe werken?       •   Tijd & plaats onafhankelijk       •   Altijd toegang tot systemen       •   Altijd ...
Omdat dit de toekomst is
En is het leuk?
20121120 digitaal werken is leuk... maar hoe dan
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

20121120 digitaal werken is leuk... maar hoe dan

815 views

Published on

Slim documentbeheer, digitalisering en ontsluiten van informatie als voorwaarde
voor " het nieuwe werken"

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
815
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
12
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

20121120 digitaal werken is leuk... maar hoe dan

  1. 1. Digitaal werkenis leuk...maar hoe dan?Slim documentbeheer,digitalisering en ontsluitenvan informatie als voorwaarde Klant XXXvoor " het nieuwe werken" Naam XXX Datum & Plaatsnaam XXX 22 november 2012
  2. 2. Agenda Trends & ontwikkelingen “Het Nieuwe Werken” Infra, Data & Document Van Papier naar Digitaal
  3. 3. Jan HollemanSue, Daniel & Lisa | 6 jaar Ricoh | 45 |Bedrijfskundig | Electrotechniek | ConsultativeSelling | 20 jaar Healthcare ICT | Race / ATB |France | Italy | South Africa | UK | USA |4x4 | Travel | Food & Drink | Gadgets Jan.holleman@ricoh.nl http://www.jasu.nl twittter.com/jan_holleman nl.linkedin.com/in/holleman +31 6 488 77577
  4. 4. “It is not the strongest ofthe species that survives,nor the most intelligent,but the one mostresponsive to change”. Charles Darwin
  5. 5. Trends & ontwikkelingLocatie en tijdstip van Technologische trends Het nieuwe werken creëertwerken zijn niet meer hebben effect op hoe een verschuiving in hetrelevant. Medewerkers bedrijven werken. gebruik van informatie enworden output gedreven. Cloud / SaaS gaan van de het printen. DigitalisatieMedewerkers worden incubatie naar de maturity zal versnellen door dezekenniswerkers die fase. Infrastructuur en het trends, printen zalinformatie en documenten gebruik van tablets (iPad) afnemen.zonder zoeken in de zorgt voor een veranderingjuiste proporties hoe bedrijven enaangereikt willen krijgen medewerkers werken.
  6. 6. De wereld verandert… De wereld gaat sneller – We leven in een snelle exponentiële periode – Jongeren & Hoogopgeleiden adopteren nieuwe IT Technologie ontwikkelt zich razendsnel – Radio , TV, Internet, Mobiel, Tablet Mensen (werknemers) veranderen – Digital Immigrant vs Digital Natives Digital immigrant Bedrijfsleven verandert +30 – Nieuwe Werken in opkomst – “Week van het Nieuwe Werken” Digital native -30
  7. 7. De winst van Het Nieuwe Werken… Het Nieuwe Werken is flex: de werknemer bepaalt zelf wanneer en waar hij werkt, dus ook vanuit huis. Als in2015 20 procent van de beroepsbevolking dat één dagper week zou doen, levert dit de samenleving een winst op van twee miljard. PricewaterhouseCoopers
  8. 8. Kostenreductie de drijfveer?Deloitte: Besparing vastgoedkosten grote drijfveer voor Het Nieuwe WerkenHet Nieuwe Werken is over vijf jaar de standaard voor het grootste gedeeltevan de organisaties in Nederland. Dit heeft een substantiële impact op deverhoudingen in de kantorenmarkt en de manier waarop vastgoedbeleggersin de toekomst naar deze markt kijken. Het Nieuwe Werken richt zichnaast werknemertevredenheid steeds meer op kostenreductie.Dit zijn de belangrijkste resultaten uit een enquête die Deloitte hieldnaar het belang van Het Nieuwe Werken (HNW) voor bedrijven waarondercommerciële organisaties, gemeenten, zorg- en onderwijsinstellingen encorporaties.
  9. 9. Belangrijkste markt veranderingenGemeenteradenstappen over op • DigitaliseringiPads minder post, 10% minder papieren facturen, 4000% meer tabletsDe gemeenteraad van Nijmegen heeftunaniem besloten keihard op zichzelf • Cloudte bezuinigen: alle raadsleden wisselen steeds meer diensten, 20% hogerestapels papier in voor een iPad, tenzij adoptie, pay-per-use, geenze dat niet willen. De bezuiniging bestaat commitment, sneleruit dat raadsleden nu bergen papiermoeten doorwerken, die in de toekomst • Sustainabilityvooral digitaal worden aangeleverd. van nice naar need-to-have naarDat bespaart de gemeente € 106 per harde KPI’sgebruiker per jaar. Maximaal zijn dat er70, dus moet de besparing ruim € 7000 • Disruptive Technologyper jaar bedragen. iPads zorgen voor een fundamenteel andere wijze van werkenhttp://duurzaamkantoor.blogspot.com/2011/02/gemeente-nijmegen-stapt-over-op-ipad.html
  10. 10. Of ook andere effecten? • KPN : Reductie van 42% op huisvestingskosten • IBM : Besparing van € 500.000 per jaar door teleconferencing • Finext : Stijging van medewerker- tevredenheid naar 8,5 • Rabobank : Beste werkgever (Intermediair 2009) • Microsoft : Productiviteitstijging van gemiddeld 28 minuten per dag per medewerker
  11. 11. Alles gaat anders:
  12. 12. Waarom het nieuwe werken? Omdat u bestellingen thuis ook wilt kunnen goedkeuren en plaatsen (en uiteraard ook de factuur) Omdat ook uw klanten recht hebben op een actuele versie van hun offerte, dus moet uw bedrijfsinformatie altijd en overal te raadplegen zijn. Omdat uw medewerkers nu zo’n 30% van hun tijd op zoek zijn naar bedrijfsinformatie, dus documenten moeten altijd en overal snel vindbaar zijn. Omdat u geen stapels papier meer wilt meenemen als u niet op kantoor bent, deze moeten digitaal beschikbaar zijn, altijd en overal, dag en nacht.
  13. 13. Om klanten Ik wil al mijndocumenten gewoon sneller van dienst te zijnop m’n iPad kunnen moet ik direct inzicht Wijzien als ik onderweg hebben geen hebben in hun ben. overzicht van dossier. We hebben een geëxplodeerde een project bij Help, ik sharedrive en ik kan een klant. ben mijn documenten niks vinden daarop. Kunnen we die kwijt. post niet gewoon scannen?
  14. 14. HNW 0.1 – Data / infra
  15. 15. HNW 0.1 - Documenten
  16. 16. Het Nieuwe Werken is niet meer persé gaan werken.
  17. 17. Bij Het Nieuwe Werken gaathet nog steeds om werken
  18. 18. Infrastructuur Data Documenten
  19. 19. Voorwaarde om digitaal te gaanDocumenten dienen digitaal beschikbaar zijno Backlog scanning –relevante documenten digitalisereno Nieuwe aanwas bij bron digitaliseren – centraal en/of decentraalo Documenten digitaal beschikbaar te hebben o Primaire applicatie o Eigen applicatie o Intra- en internet (bijv SharePoint portal) o Mobile devices (mobile, tablet)o Archivering (authentiek, langere termijn, wet- en regelgeving)o Document workflow & collaboratie
  20. 20. Van papier naar digitaal… Microsoft Office? Change Management? Email?Welke documentsoorten? Hoe scannen? Ontsluiten voor medewerkers? Waar scannen? Inkoopfacturen? Autorisaties? Onderhoud digitaal archief?Primair proces, ondersteunend? Dossier 100% open? Volledig papier: Volledig digitaal:  Fysieke dossiers  Digitale dossiers  Fysieke documentstromen  Minimaal fysieke document- (in proces) stromen (in proces) Wie scannen? Businesscase? Proces ondersteuning?Tablets/PC/Mobile? Workflow - adhoc? Alleen dossiers? Correspondentie?Hoe raadplegen? Wettelijke (niet) bewaarplicht? Inkoop? Interfacing met systemen? (De)centraal scannen?
  21. 21. IPO Model… Document intensieve proces oplossingenBron Document Intensieve Processen Bestemming Knelpunten Monitoring & Business Intelligence Input Proces Output Input Proces Output
  22. 22. Document Management Input Document intensieve proces oplossingen Proces Output Productie Input Fax & E-mail Primaire processen Output Print Fax & E-mail Formulierverwerking Productie Print  Scannen primair procesPost Portal Post  Digitalisering Archieven Portal Ontvangst, Overplaat- Ontvangst, Overplaat- scannen, scannen, naar sen naar sen Primair Primair OntvangstOntvangst Produceren Produceren extractie, extractie, ERP ECM, ECM, ERP proces proces data data & leveren & leveren valideren en WFM valideren en WFM MFP MFPMFP Secundaire processen MFP Web  Inkoop- en Output man.. factuurverwerking Digitaal archiveren Output Web  HR-dossiers management & terugplaatsen  Digitalisering Correspondentie
  23. 23. Document Management Uniforme werkwijze voor afhandeling van Kostenreductie (werk-) processen Documentauthenticiteit Minimaliseren van handmatige werkzaamheden Beveiliging documenten Versnellen van bedrijfsprocessen Gebruiksgemak Documenten veilig opslaan voor een lange periode Eenvoudige en snelle toegang tot documenten Voldoen aan wettelijke bepalingen voor dossier opslag Service naar (interne) klanten Volledige controle en grip op de processen Interfacing met (primaire-) Systemen Ontsluiting via (primaire-) Systemen Correspondentie (intern en extern), In- en uitgaande facturen, Personeel, Vastgoed, Klant- /leverancier, Contract, Medicatie, Inkoop, Kwaliteit, Medisch, Cliënten, E-mail
  24. 24. Scanning decentraal;Slim scannen  Stappen van decentraal scanning (One Action Flow)  Documenten inscannen op afdelings MFP  Controle verificatie via het doel- systeem  Document volgt voorgedefinieerde route naar archief  Opslag document in voorgedefinieerde formaat
  25. 25. Positie Document ManagementPrimaireproces DMSBackofficeProcessen Back office DMS
  26. 26. “Drukknoppenmodel” Viewer Mobile / Intranet Sharepoint Internet EXTERN syst Tablet Kwaliteits- Papierloos- Invoice Personeels Patiënten / Post hanboek vergaderen Processing Zaken Cliënten Output managementInput management Registratie Creatie Agenda Registreren Registreren Registreren Distributie Expiratie Creatie Coderen Creatie Versiebeheer Annotatie Distributie Distributie Annotatie Distributie Distributie Matching Autorisatie Autorisatie Autorisatie Autorisatie Autorisatie Archieven Interfacing, Autorisatie, Wet & regelgeving, Infrastructuur, Logging, Admin & Systeembeheer
  27. 27. Wat is nu het nieuwe werken? • Tijd & plaats onafhankelijk • Altijd toegang tot systemen • Altijd toegang tot data • Altijd toegang tot documenten - Slim documentbeheer - Ontsluiten van informatie • Kortom " het nieuwe werken" is volledig digitaal Infrastructuur, Data & Documenten
  28. 28. Omdat dit de toekomst is
  29. 29. En is het leuk?

×