Caspar Almalander: Een open overheid met een open standaard. De centrale rol van het archier binnen de Zweedse overheid

1. Een open overheid met een open standaard
De centrale rol van het archief binnen de Zweedse overheid
Caspar Almalander
Projektmanager - IT-archivaris

2. Introduktie
• Hej!
• Ik vertrek vertrok naar Zweden
• Een ander beroep, een andere taal
• ...en de impertinente zaken
- salaris
- bankgegevens
- kenteken
- 6
KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

4. Eskilstuna
- de trotse Vrijstad
• 90 km ten westen van Stockholm • industrie en dienstverlening
• groeigemeente, 97.000 inwoners • 350 jaar jong

5. Agenda
• Zweedse wetgeving
• E-delegationen
• Het eARD projekt
• Sambruk en SKL
• Het belang van samenwerking
• Wat gebeurt nu?
KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

6. Zweedse wetgeving
• Offentlighetsprincipen (wet): openbaarheid heeft voorrang
- Democratisch recht (bewijswaarde)
- Ten dienste van inwoners
• Archiefwet
- Archiefplicht gemeentes / provincies / rijksoverheden
- Archief is ”toezichthouder” informatiestromen
- (Archiefwet staat boven gemeentewet)
• Bescherming persoonlijke levenssfeer
- Sociale dienst
- Patientgegevens
- Persoonsgegevens
KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

7. Nieuwe eisen
• Stijgende behoefte aan overheidsinformatie vanuit burgers/bedrijfsleven
- snel (nu !)
- makkelijk
- betrouwbaar
• Uitwisseling van informatie tussen overheden
• Een effectievere overheid
• Internationale eisen coördinatie (EU).
• Nieuwe technieken creëren nieuwe mogelijkheden
KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

8. E-delegationen
• regeringsinitiatief
• coördinatie, effectivisering bij ontwikkelen van e-diensten binnen en
tussen overheden
• e-dienstverlening makkelijk en eenvoudig voor iedereen
• voorbeelden
- Mijn pagina
- Mijn lopende zaken
- Mijn volmachten
- Single sign on (e-legitimatie)
- Nationaal interoperabiliteits raamwerk
KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

9. eARD projekt
Visie
het gemakkelijk kunnen archiveren, zoeken en hergebruiken van
informatie waarover overheidsinstanties beschikken, ongeacht waar en
hoe deze informatie is/wordt opgeslagen
KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

10. eARD projekt
• Verzoek van E-delegationen aan Riksarkivet te starten met planering
en uitvoer van de in een voorstudie gedane voorstellen, in afwachting
van regeringsbesluit
• Besluit van rijksarchivaris Björn Jordell: start projekt in samenwerking
met gemeentelijke, provinciale en rijksoverheden, conform voorstellen
in voorstudie
• Richtlijnen eARD projekt vastgelegd en bekrachtigd door
leidinggevenden Riksarkivet
• 3 jarig projekt, afsluiting in 2014
KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

11. Huidige informatiestromen
Overheid A
Overheid CC
Förvaltning
Ambtenaar Inwoner/bedrijf
Allmänhet
Tjänsteman
Overheid BB
Förvaltning Tjänsteman
Ambtenaar Inwoner/bedrijf
Zoekservice
Söktjänster
Zoekservice
Söktjänster
Eind-
Slutarkiv Inwoner/bedrijf
Allmänhet
Ambtenaar
Tjänsteman
archief
Aktueel
Aktuella
hos Eget E-
E-depot
eigen
arkivmyndig
informatie
Förvaltnings eigen
arkiv
beheer of
het (egen Aktueel
system
systeem Aktuella beheer
hos
driftdienst
als eller Zoekservice
Söktjänster informatie
Förvaltnings of als
systeem
-system förvaltnin
som tjänst) dienst
gen (egen
Ambtenaar Förvaltningens- drift eller
Tjänsteman överföring till som
slutarkiv Ambtenaar Myndighetens tjänst)
Tjänsteman
överföring till
e-arkiv
Slutarkiv
Eind-
archief
hos
Aktueel
Aktuella eigen
arkivmyndi
informatie
Förvaltnings beheer of
ghet (egen
systeem
-system als dienst
drift eller
som
tjänst)
Förvaltningens
Tjänsteman
Ambtenaar överföring till
slutarkiv
KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

12. Doelbeeld
4(20)
Ambtenaar Inwoner/bedrijf
Tjänsteman Allmänhet
Söktjänster Zoekmogelijkheden
Postboek
Diarieförings-
system/ÄHS Digitaal archief Eindarchief bij
van afdeling of archiefdienst
dienst (eigen beheer)
Systeem 1 (eigen beheer)
Ambtenaar
Verksamhets- E-arkiv vid Slutarkiv hos
system 1 myndighet arkivmyndighet
(egen drift eller (egen drift eller
som tjänst) som tjänst)
Tjänsteman Systeem 2
Verksamhets-
System 2
Archivering Myndighetens Överlämnande till Leverantie aan
binnen afdeling överföring till arkivmyndighetens archiefdienst
e-arkiv e-arkiv
Föreslås att ett första steg tas genom utarbetande av förvaltningsgemensamma speci-
fikationer för e-arkiv och e-diarium, att e-delegationen tillsätter ett utskott för att
driva arbetet, samt att arbetet sker i samverkan mellan statliga myndigheter, kom-
muner och landsting.
En förvaltningsgemensam specifikation är en strukturerad beskrivning av funktionella och
tekniska krav som speglar ett behov som delas av hela eller delar av förvaltningen. Specifi-
kationerna syftar till att säkerställa önskad funktion och interoperabilitet såväl inomjuni 2012
KVAN Middelburg - 11+12 för-

13. Gemeenschappelijke overheidsspecificatie (FGS)
• FGS zijn een verzameling van algemene functies, zoals overheid,
burgers en het bedrijfsleven zijn overeengekomen en worden
beschouwd als nuttig voor een uitgebreide en verbeterde
communicatie en informatie-uitwisseling
• Alle eisen en definities worden verzameld in "gebundelde" FGS, die
kunnen worden gebruikt binnen een bepaald gebied en zodoende een
specificatie voor gemeenschappelijke kenmerken vormen
• FGS is gebaseerd op standaarden, maar is zelf niet per se een
standaard
• Worden generisch gecreëerd (op basis van diverse informatievormen)
KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

14. Generische paketstruktuur
Basisdefinitie SIP
Definitie van SIP Definitie van SIP Definitie van SIP
voor postboek voor financieel voor informatie-
systeem systeem X
Gemodificeerde
SIP informatie-
systeem X
KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

15. Voorbeelden informatietypes
• Postboek (case management)
• Personeelsgegevens
• Journalen (bv gezondheidszorg)
• Financieel
• Registers en databases
• Webb - WARC (teknik)
• Aanbesteding en inkoop
• Geografische informatie
• etc etc
KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

16. Interoperabiliteit
Politieke inrichting en sturing
Politieke inrichting en sturing
Juridische interoperabiliteit
Organisatorische interoperabiliteit
Semantische interoperabiliteit
Technische interoperabiliteit
KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

17. Projektindeling
Juridiek Juridiek
DP4
DP3
e-arkiv
Juridiek e-arkiv Juridiek
functionele
FGS
eisen
DP7
DP1 test (kwaliteit,
begrippen Juridiek Juridiek houdbaarheid)
met pilots
DP6
DP5
e-registratie
e-registratie
functionele
FGS
eisen
Juridiek Juridiek
DP2
DP8
nuttoeffecten
beheer-
en gebruikers-
organisatie
onderzoek
KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

18. E-registratie (DP5)
• E-registratie betreft de registratie en de basisfuncties van document-
en workflowmanagement-systemen in de breedste zin van het woord
• FGS
- Structurele basisniveaus
- Basisinformatie bij registratie
- Basisfuncties
- Technisch del (uitwisselingsformaat) volgt later
• Moreq
- Analyse van services en mogelijkheden in MoReq2010 in verhouding
tot functionele Zweedse basiseisen
- Vergelijken MoReq2010 met andere standaarden
- Hjälp !
KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

19. uppgifter.
Gemeentes
I projektets andra etapp ingick dessutom följande delprojekt:
Leverans från verksamhetssystem
Metadata och filformat
Marknadskartläggning (genomfördes i anslutning till arbetet
med kravspecifikation)
• Sambruk projekt Elektronisch archiveren
Checklista
Juridiska förutsättningar och konsekvenser
- 47 deelnemende gemeentes Gemensamt elektroniskt arkiv
Definition mellanarkiv
- eisenpakket bij aanbesteding
I projektet ingick inte upphandling av e-arkiv, anpassning till
enskilda kommuners verksamhet, pappersarkiv eller
- handleiding aanleveren digitale informatie
skanning/digitalisering av pappershandlingar samt kostnads- och
nyttoanalys.
- checklijst (dank aan LOPAIarbetet NAA)
Projektet har under en med slutrapporten sammanställt en
ordlista. Tanken är att ordlistan ska fungera som en brygga mellan
- onderzoek gemeenschappelijk gemeentelijk e-depot
de olika dokumenten i projektet. Här förklaras de ord som används
i olika sammanhang. Målgrupp är alla som läser projektets
dokument, både slutrapporten och de dokument som riktar sig till
specialister inom olika områden (se Bilaga 1). Läs mer om hur
projektet har genomförts i Projektredovisningen.
• Voortzetting voor alle gemeentes onder regie Sveriges kommuner och
landsting (Zweedse ”VNG” inclusief provincies)
KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

20. Ny roll för SKL kräver mobilisering för att nå resultat
Center för eSamhället
Gemensamt kansli och programkontor
Näringsliv Samhälls- Kultur,
eHälsa Skola byggnad, fritid och Demokrati
och arbete och
trafik och besöks-
miljö näring delaktighet
Smarta öppna gemensamma processer
T.ex. eArkiv, eHandel, Mina sidor, Mina fullmakter, Mina ärenden
Grundläggande strukturella förutsättningar
Lagar & regler, Informationsstruktur & begrepp, Infrastruktur & informationssäkerhet
KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

21. Andere initiatieven
• Digisam
- Coördinatie digitalingsprojekten ABM sektor
• Forum iFörvaltning
- Kennispunt voor standaarden en informatie
• Eskilkällan (bron van Eskilstuna)
- Samenwerking Eskilstuna stadsarchief, -bibliotheek en -museum
- URL èn IRL
KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

22. Lokaal initiatief
• Gemeentes Västerås, Eskilstuna, Enköping, Strängnäs
• Samenwerking
- Samen sterk
- Gemeenschappelijk e-depot (op termijn)
- Studie informatiestromen en - processen
- Opslag intranät (één werkpunt)
• Haalbaarheidsanalyse
- direkte winsten
- nog meer: indirekte winsten
KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

23. Vragen
Caspar Almalander
E-post caspar.almalander@eskilstuna.se
Tel. +46 73 - 950 42 10
Skype Caspar Almalander of +46 8-55 922 932
Twitter eArkivSverige
KVAN Middelburg - 11+12 juni 2012

24. Välkommen till Eskil"una