Выступление Натальи Храмцовской о документообороте в 2010 на Национальном форуме «Информационное общество, электронное государство, электронное правительство», DOCFLOW DAY - «Аналитическая секция, посвященная наиболее актуальным вопросам электронного документооборота и автоматизации управления», октябрь 2009 Dr Natasha Khramtsovsky's presentation “Year 2010: Records management issues are now at the "center of the epicenter"" at DOCFLOW DAY forum, Moscow, October 2009.

1. 2010 год - документооборот
в «центре эпицентра»
Храмцовская Наталья Александровна
Ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы»,
член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

2. Особенности текущей ситуации
• Законодательство о персональных данных
• Законодательство об обеспечении доступа к информации
государственных, муниципальных и судебных органов
• Ужесточение требований к коммерческим структурам
• Повышенное внимание руководства страны к построению
«электронного правительства» и к организации реального
межведомственного электронного взаимодействия

3. Законодательство
о персональных данных
• С 1 января 2010 года в полной мере вступают в силу
положения закона «О персональных данных». Закон
затрагивает не только электронные системы!
• Операторам, помимо требований закона, нужно исполнять
требования, установленные ФСБ и ФСТЭК
• Штрафы и санкции по итогам проверок, многочисленные
судебные разбирательства
• Возможность использования закона как средства давления
на организацию

4. Проблемы управления документами
• Возникает новый объемный пласт документации,
возникающей в процессе исполнения требований закона
– Внутренние нормативные документы, регламентирующие порядок
работы с ПД
– Документы, подтверждающие правильность регулярных процессов
обработки ПД
– Установленные законом согласия, извещения и т.д.
• С точки зрения интересов организации, подобное
документирование важнее самой защиты ПД!

5. Проблема со сроками хранения документов
• Впервые установлено ограничение «сверху» на срок хранения:
три дня после завершения обработки
• В большинстве случаев содержащие ПД документы
необходимо достаточно долго хранить во исполнение других
законодательно-нормативных требований
• Неудачная формулировка целей обработки ПД ведет к
конфликту с контролирующими органами и к судебным
разбирательствам

6. Ужесточение требований
к коммерческим структурам
• Новая статья 13.25 «Нарушение требований законодательства
о хранении документов» КоАП РФ, ужесточает требования к
организации хранения документов в коммерческих
организациях
• Организация может быть оштрафована на 200-300 тысяч
рублей - например, за отсутствие номенклатуры дел
• Распространяется как на АО, участников рынка ценных бумаг,
ООО, государственные и муниципальные унитарные
предприятия

7. Персональная ответственность
высшего руководства организации
за отсутствие документов
• ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные
акты Российской Федерации» от 28.04.2009 № 73-ФЗ
ужесточил требования по обеспечению сохранности
документов
• Соответствующие нормы внесены в три федеральных закона:
– «О банках и банковской деятельности»,
– «О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций»
– «О несостоятельности (банкротстве)»
• Изменения уже вступили в силу в начале июня 2009 г.

8. Законодательство о доступе
к государственной информации
• Нужно хорошо налаженное
управление документами
• «Законодательство о доступе к
информации может работать
лишь настолько хорошо,
насколько качественны
документы, к которым оно
открывает доступ»
• «Подобные права не слишком полезны,
– если изначально не были созданы надёжные документы;
– если эти документы невозможно найти, когда они нужны;
– если неадекватно организована работа по отбору документов на архивное
хранение и на уничтожение»
Комиссия по информатизации Канады, 2000 год

9. «Электронное правительство»
и межведомственное электронное
взаимодействие
• В своей практической реализации «электронное
правительство» - это на 95% электронный документооборот
• Права государства, граждан и организаций должны
документироваться в электронном виде не менее надежно,
чем на бумаге
• Решение правовых и организационных проблем не должно
отставать от решения технических проблем

10. Реализация программы «Электронная Россия»
в 2009 году
• Департамент контроля и проверки выполнения решений
правительства РФ провел проверку деятельности
Минкомсвязи и Росинформтехнологии по развитию
информационно-коммуникационных технологий и
информатизации
• «Программа «Электронная Россия» в текущем году
практически не реализуется, предусмотренные
федеральным бюджетом средства на формирование
«электронного правительства» не используются»
http://www.bit.prime-tass.ru/news/show.asp?id=68261&ct=news

11. Создание
«электронного правительства»
• Из 9 пунктов Плана мероприятий
…, 5 пунктов не выполнены
• … Не представлены проекты
нескольких законодательных и
нормативных актов,
необходимых для исполнения
плана мероприятий по
формированию «электронного
правительства»
• … Не подготовлены изменения в
закон «Об информации …» и не
представлен проект закона «Об
электронной подписи»

12. Состояние дел на осень 2009 года
• Ведется разработка нового закона об электронной подписи
(проект уже обсуждается в недрах Минкомсвязи)
• В Государственную Думу внесен законопроект о ведении
первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур в
электронном виде
• Начато нормативное регулирование межведомственного
электронного документооборота (МЭДО)
• А ОГИЦ «и ныне там» …
• Вопрос создания государственных электронных архивов пока
даже не рассматривается

13. Электронный документооборот между
ведомствами обещан к 1 июля 2010 г.
• Вице-премьер правительства России, глава аппарата
правительства С.Собянин на встрече с Президентом РФ
Д. Медведевым 16 сентября 2009 года:
– «Электронный документооборот между министерствами и
ведомствами РФ в полной мере будет запущен к 1 июля 2010
года»
– «До конца этого года проект будет реализован по десяти
ведомствам и до 1 июля 2010 г. - по всем ведомствам, то есть
мы получим реальное электронное взаимодействие между
всеми ведомствами, правительством и всеми ведомствами»

14. Нормативное регулирование МЭДО
• «Правила делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти» (утв. постановлением Правительства РФ
от 15 июня 2009 г. № 477)
• «Положение о системе межведомственного электронного
документооборота» (утв. постановлением Правительства РФ
от 22 сентября 2009 г. № 754)
• «Технические требования к организации взаимодействия
системы МЭДО с СЭД федеральных органов исполнительной
власти» (утв. распоряжением Правительства РФ от 2 октября 2009
г. № 1403-р)
• «О внесении изменений в Типовой регламент взаимодействия
федеральных органов исполнительной власти» (утв.
постановлением Правительства РФ от 05.10.2009 № 805) - виды
документов пересылаемых через МЭДО

15. Проблемы и новые возможности
для отрасли
• Объемы работы увеличатся, придется активнее осваивать
современные технологии
• Усложняются законодательные и нормативные требования
• Можно ожидать роста спроса на квалифицированных
специалистов в области управления документами
• Плохое делопроизводство будет наказываться
существенными штрафами и прочими неприятностями

16. Вопросы?