Документ описывает концепцию электронного документооборота, включая его определение, основные требования и правовые основы. Он подчеркивает важность иерархии, взаимосвязей между подразделениями и безопасность обработки документов. Также рассматриваются существующие платформы и решения для управления электронным документооборотом на предприятиях.

1. Практические вопросы
построения АСУП
Электронный
документооборот
Решетников Александр
areshetnikov@emzior.ru
1
13 октября 2011г.

2. Электронный документооборот: что это?
 В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения» документооборот – это движение
документов в организации с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправления. В этом определении упор
делается на словах «движение документов», то есть их путь из одного
подразделения или от одного сотрудника к другому
 Электронный документооборот (определение из Современного
экономического словаря) – это система ведения документации, при
которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых
документов поддерживается с помощью информационно-
коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в
сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования
и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается
использование бумажных документов, но приоритетным признается
электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в
компьютере.
2 Электронный документооборот 13.10.2011

3. Место СЭД в современном предприятии
 Устанавливает иерархию
(вертикальная структура)
 Связывает подразделения
(горизонтальный структура)
 Налаживает взаимоотношения
между организациями
 Повышает управляемость
3 Электронный документооборот 13.10.2011

4. Предпосылки создания
 Требование к безопасности работы с документами и
их надежного хранения
 Большое количество обрабатываемых сотрудниками
документов
 Территориально распределенная структура
предприятия
 Использование регламентов и корпоративных
стандартов в работе с документами
4 Электронный документооборот 13.10.2011

5. Основные требования
 < 2010
 Масштабируемость
 Расширяемость
 Безопасность
 > 2010
 Мобильность
 Интеграция
 Простота использования
5 Электронный документооборот 13.10.2011

6. Правовые основы
 ФЗ «О персональных данных» от 27 июля 2006 № 152-ФЗ -возможность использования
электронных документов и электронной цифровой подписи при оперировании персональными
данными.
 ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ
- возможность использования электронного документа и электронной цифровой подписи.
 признание электронного сообщения, подписанного аналогом собственноручной подписи, в
качестве электронного документа, равнозначного документу, подписанному
собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными
нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о
составлении такого документа на бумажном носителе.
 Обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано аналогом
собственноручной подписи в порядке, установленном соглашением сторон, рассматривается
как обмен документами.
 ФЗ "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ, определяющем условия
признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи (п. 1
ст. 4), а также регламентирующем применение при совершении сделок электронной цифровой
подписи (ЭЦП) и сертификатов ключей ЭЦП, выпускаемых удостоверяющими центрами.
 Арбитражном процессуальном кодекс РФ, устанавливающий, что документы, полученные
посредством электронной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой
подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных
доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным
нормативным правовым актом или договором (ч. 3 ст. 75), а также что письменные
доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим
образом заверенной копии (ч. 8 ст. 75).
6 Электронный документооборот 13.10.2011

7. Платформы и решения
 IBM Lotus Notes
 EMC Documentum
 MS SharePoint
 ЭОС «Дело»
 Докс – управление документами
 1C – документооборот
7 Электронный документооборот 13.10.2011

8. Практические вопросы
построения АСУП
Электронный
документооборот
Вопросы?
http://www.slideshare.net/areshetnikov
Решетников Александр
areshetnikov@emzior.ru
8
13 октября 2011г.