Документ исследует внедрение электронного документооборота (ЭДО) в России и за рубежом, охватывая нормативные основы, международный опыт и преимущества перехода на ЭДО. Рассматриваются страхи бухгалтеров и преимущества использования ЭДО, такие как снижение затрат и ускорение обработки документов. Подчеркивается важность юридической силы электронных документов и необходимость взаимодействия с контролирующими органами.

1. Электронный документооборот –
точка зрения аудитора,
пользователя и руководителя
Татьяна Севастьянова
Генеральный директор ЗАО АФ «Аудит-Классик»

2. 1. Зарубежный опыт.
2. Нормативная база применения электронного
документооборота в России.
3. Позиция контролирующих органов по
признанию электронных документов, в том
числе счетов-фактур.
4. Типичные опасения бухгалтера при переходе
на электронный документооборот.
5. Преимущества от внедрения ЭД.
2

3. Товар – Деньги – Товар ~
3

4. 4

5.  Многие европейские страны подписали соглашение о
возможности выставления электронных счетов из частного
сектора в государственный.
 Еврокомиссия запустила ряд проектов, поддерживающих
распространение электронных счетов (e-invoicing).
 Дания - имеет достаточный опыт в реализации электронного
документооборота, экономит около 100 млн. евро в год.
 Греция, Португалия, Испания отказались от бумажного
документооборота не только в целях экономии затрат, но и
для ускорения оборачиваемости денежных потоков.
5

6.  в Европе уже созданы условия для
перехода на систему ЭДО малого и
среднего бизнеса;
 в Австрии в случае неиспользования
электронных документов государство
взимает специальный сбор, составляющий
от 0,9 до 1,5% суммы сделки;
 В Корее отказ выпустить электронный счет-
фактуру приведет к штрафу в размере 2%
от суммы операции, а отказ от передачи
электронного документа – к штрафу в
размере 1% от суммы операций.
6

7.  в США активное использование
электронных счетов все еще
ограничивается компаниями
списка Fortune 1000;
 в Мексике при превышении суммы заказа 2000 песо
законодательство обязывает поставщика выставлять электронный
счет; с 1 января 2011 года компании должны теснее сотрудничать с
Налоговой службой; Мексика опережает Европу по темпам
распространения электронных счетов.
7

8.  С января по июль 2009 года в Москве прошел «пилотный»
проект обмена электронными счетами-фактурами;
 общее впечатление – положительное;
 НО - были вынуждены дублировать счета-фактуры на бумаге,
поскольку электронные форматы документов на тот момент
не были официально утверждены.
8

9. Для гражданско-правовых целей:
•Гражданский кодекс РФ;
•Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об
электронной подписи" и Федеральный закон от 10 января
2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"
(прекращает действие с 01.07.2012).
9

10. Для целей бухгалтерского учета:
• Федеральный закон от 21.11.1996
N129-ФЗ "О бухгалтерском учете"
(действует до 31.12.2012) – п. 6 ст. 13;
• Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском
учете" (действует с 01.01.2013) – ст. 9, 10, 29.
10

11. Для целей налогообложения:
•Налог на прибыль - ст. 252 НК РФ
•НДС – ст. 169 НК РФ
а также подзаконные акты:
•Приказом МФ РФ от 25.04.2011 N 50н утвержден Порядок
выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по
телекоммуникационным каналам связи;
•11 апреля зарегистрирован в Минюсте Приказ ФНС России
от 05.03.2012 №ММВ-7−6/138@ «Об утверждении форматов
счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных
счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных
листов книги покупок и книги продаж в электронном виде».
11

12. Письмо ФНС РФ от 05.10.2011 N ЕД-4-3/16368@
"Об отдельных вопросах применения
электронных документов"
«Федеральная налоговая служба сообщает, что легитимно
составленные первичные учетные документы на бумажном
носителе и в электронном виде с использованием
электронной цифровой подписи являются равнозначными
(имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают
идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной
деятельности. Указанное учитывается налоговыми органами
и в целях применения налогоплательщиками положений
пункта 1 статьи 252 НК РФ».
12

13. Письмо Минфина РФ от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1
«В соответствии со ст. 93 НК РФ в случае, если истребуемые у
налогоплательщика документы составлены в электронном
виде по установленным форматам, налогоплательщик
вправе направить их в налоговый орган в электронном виде
по телекоммуникационным каналам связи…
Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в
электронном виде не по установленным форматам,
представление документа производится на бумажном
носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с
отметкой о подписании документа квалифицированной
электронной подписью (электронной цифровой подписью)».
13

14. В настоящее время утверждены
электронные форматы:
 товарной накладной ТОРГ-12;
 акта приемки-сдачи работ (услуг)
(Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@);
 счета-фактуры - 11 апреля был зарегистрирован в
Минюсте Приказ ФНС России от 05.03.2012
№ ММВ-7−6/138@.
14

15. • необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным"
миром - в особенности с контролирующими органами,
судами и иными лицами, запрашивающими юридически
значимые документы предприятия;
• проблема обмена корреспонденцией между организациями,
использующими различные системы электронного
документооборота (СЭД);
• незнание особенностей функционирования СЭД, а
следовательно, опасения по таким вопросам, как
обеспечение корректной передачи электронных документов,
конфиденциальности, сохранности ЭД в течение длительного
периода времени,
• консерватизм персонала, опасения нового-непонятного.
15

16. Оператор электронного документооборота:
 гарантирует достоверность информации об организациях в
системе;
 гарантирует юридическую значимость всех документов в
системе;
 независимо фиксирует все действия со счетом-фактурой как
со стороны покупателя, так и со стороны продавца;
 обеспечивает хранение электронных документов в соответ-
ствии с требованиями законодательства;
 предоставляет пользователям круглосуточную и профессио-
нальную техподдержку;
 гарантирует безопасность передачи документов, качество и
бесперебойность работы самых систем.
16

17. ??? Какова цена
перехода
на системы
электронного
документооборота
17

18. Эффективность = Результат/Затраты
пути повышения эффективности деятельности организации:
сокращение затрат и/или увеличение результата
18

19. СНИЖЕНИЕ ЗАТРАТ:
1) сокращение затрат на бумажные документы, в том числе:
• снижение затрат на ведение архива документов на бумажном
носителе (затраты на бумагу, печать, аренду площадей для архива
и т.д.);
• сокращение косвенных (неочевидных) затрат (на копирование и
дублирование документов, на почтовые услуги, уплата штрафов и
пени за несвоевременную оплату счетов, судебные издержки и
т.п.);
• согласно требованиям действующего законодательства при
проведении налоговых проверок (как выездных, так и встречных)
бумажные дубликаты электронных счетов-фактур и иных
электронных документов не требуются – сокращение расходов как
на бумагу, так и рабочего времени сотрудников.
19

20. СНИЖЕНИЕ ЗАТРАТ:
2) сокращение непроизводительных затрат рабочего времени
сотрудников, в том числе:
• оптимизация внутренних бизнес-процессов (экономия времени
и ресурсов, достигаемая за счет устранения
непроизводительного труда, позволяет совершенствовать
бизнес-процессы и наращивать дополнительный приток
денежных средств).
По оценкам западных консалтинговых компаний выполнение
рутинных, непроизводительных операций над документами
может составлять до 20-30% всего рабочего времени.
20

21. ПОВЫШЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТА:
1) ускорение информационных потоков, в том числе:
• оперативный поиск нужного документа (все счета-
фактуры будут храниться систематизировано в
электронном архиве);
• скорость передачи (для того чтобы выставить счет-фактуру
контрагентам, территориально удаленным друг от друга,
потребуются минуты).
21

22. ПОВЫШЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТА:
2) ускорение оборачиваемости денежных средств за счет:
• оптимизации налогообложения, в первую очередь НДС и
налога на прибыль (своевременное наличие счетов-
фактур и других документов снижает налоги и позволяет
работать без штрафов);
• ускорение оплаты счетов через повышения прозрачности
и контроля над денежными потоками - ЕЩЕ ОДНО
РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМЫ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ!
22

23. Зарубежные компании отмечают также:
СЭД обеспечивают необходимый уровень
прозрачности в целях осуществления
финансового контроля со стороны государства
и общества (аудит) (через внедрение
соответствующих опций в корпоративное ПО).
23

24.  Необходимость
не подвергается
перехода на
сомнению
использование СЭД
 Возможность перехода
на законодательном обеспечена
уровне
 Преимущества от
очевидны
перехода
24

25. МАНИЕ
СП АСИБ О ЗА ВНИ
25