Презентация Edisoft "Электронный юридически значимый документооборот"

1. УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ СЧЕТАМИ-ФАКТУРАМИ
Юридически
значимый
электронный
документооборот

2. Время электронных счетов-фактур
в России
С мая 2012 г. законодательно разрешено передавать электронные счета-фактуры.
Электронный счёт-фактура – юридически значимый оригинал как и его бумажный
аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем
или доверенным лицом и выставлен в течение пяти дней.
Электронный счёт-фактура так же должен быть зарегистрирован в журнале учёта и
книгах покупок и продаж и храниться в электронном виде в течение 5 лет.
Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС (в соответствии с
приказом Минфина №50-н от 25 апреля 2011 г.).

3. Преимущество электронных
счетов-фактур

4. Зачем бизнесу электронные
счета-фактуры
Увеличение эффективности работы бухгалтерии
45 % 65 % 30 % Внедрение электронных счетов-
фактур ведет к сокращению
Сокращение Уменьшение
затрат на времени на
Повышение времени и усилий, затрачиваемых
скорости
обработку
счетов
обработку
получения на обработку одного счёта.
платежей
Оптимизация прямых издержек и сокращение
времени доставки документов
Сокращение затрат на
хранение документов,
их печать и пересылку 110 т.р. 360 т.р. 76 р. 1-2%
традиционно считается Общая
В месяц на В год на На отправку 1
одной из существенных бумагу, ведение и комплекта
экономия от
всего оборота
выгод от внедрения картриджи и
принтеры
обслуживание
архива
документов
контрагенту
компании от
внедрения ЭДО
электронных счетов-
фактур.

5. Схема архитектуры решения
электронного обмена документами

6. Электронный обмен документами
между контрагентами
EDISOFT сегодня:
Доверенный оператор электронного документооборота.
Согласно Порядку (утвержден Приказом МФ России от 25.04.2011 №50н),обмен
электронными счетами-фактурами производится только через оператора электронного
документооборота.
Оператор:
• фиксирует даты выставления и получения ЭСФ,
• обеспечивает безопасность передачи документов,
• гарантирует их юридическую значимость,
• является независимой третьей стороной при обращениях в суд,
• гарантирует достоверность информации о контрагентах и уполномоченных лицах.

8. Присоединение к регламенту и
регистрация участника ЭДО
Присоединение к регламенту
Регламент является соглашением о применении
электронной цифровой подписи (ЭЦП). Все
организации-участники, присоединяясь к Регламенту,
уведомляют о своем согласии признавать электронные
документы, подписанные ЭЦП, равнозначными
бумажным документам с собственноручной подписью.
Компания, подключившись к оператору ЭДО, должна
направить ему заявление об участии в электронном
документообороте. Оператор в течение трёх дней
обязан на основе этого заявления сформировать
информационное сообщение, в котором указать
реквизиты организации и идентификатор оператора
ЭДО.
Такое информационное сообщение оператор обязан
направить в налоговый орган по месту учета компании.
Таким образом, налоговый орган узнает, что у компании
есть электронные документы, которые можно
истребовать в электронном виде, в также через какого
оператора они передаются.

9. Предоставление документов в налоговую
инспекцию и регистрация участника ЭДО
в ФНС
В апреле 2011 г. Приказом ФНС РФ от 17.02.2011
№ ММВ-7-2/168@ был утвержден Порядок
представления документов по телекоммуникационным
каналам связи, регламентирующий предоставление
документов в налоговые органы.
Этот порядок однозначно указывает на возможность
представлять первичные документы по истребованию
в налоговый орган в электронном виде:
«Истребуемый документ, составленный в электронном
виде по установленным форматам и содержащий
реквизиты принятого Требования о представлении
документов (информации), подписывается ЭЦП
налогоплательщика и представляется
по телекоммуникационным каналам связи в адрес
налогового органа».

10. Ведение журнала учета счетов-фактур
Организации будут
вести один журнал
учёта счетов-фактур,
состоящий из двух
частей:
выставленные счета-
фактуры (часть 1)
полученные счета-
фактуры (часть 2).
Налогоплательщики
получили право
вести Журнал, равно
как и книги,
в электронном виде
вне зависимости
от наличия
в налоговом
периоде
электронных счетов-
фактур.
*Согласно Постановлению Правительства от 26.12.2011 №1137

11. Ведение книги покупок и продаж
В книге покупок
(продаж)
регистрируются
счета-фактуры, в том
числе
корректировочные,
исправленные,
полученные
(выставленные) как
на бумажном
носителе, так
и в электронном виде.
Правила регистрации
счетов-фактур
в книгах одинаковы
как для бумажных, так
и для электронных
документов.

12. Электронная цифровая подпись
Наличие ЭЦП – обязательное условие для обмена юридически значимыми документами
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – служит для:
1. Контроля изменений и защиты от подделки
(любое изменение документа сделает ЭЦП не
действительной)
2. Идентификации лица, подписавшего документ.
ЭЦП на электронном документе, является равнозначной
собственноручной подписи уполномоченного лица и печати
Компания сама определяет (внутренними документами) кто имеет право подписывать
электронные документы.
Процесс передачи права подписи документов уполномоченному лицу происходит так же,
как и в случае с бумажными документами: выписываются юридически значимые
доверенность или приказ, в которых указывается, что данный сотрудник компании
уполномочен подписывать определённые электронные документы своей ЭЦП.

13. Электронная цифровая подпись
Закрытый и открытый ключи ЭЦП
Удостоверяющий центр при выдаче электронной
цифровой подписи генерирует уникальные закрытый и
открытый криптографические ключи ЭЦП.
Закрытый ключ – элемент, с помощью которого
производится шифрование документов и формируется
подпись. Это случайная последовательность чисел,
уникальная для каждого пользователя ЭЦП. Закрытый
ключ – это собственность пользователя и выдаётся ему
на отдельном носителе (etoker) и держится в секрете от
других пользователей.
Открытый ключ используется для проверки ЭЦП получаемых документов. Владелец
должен обеспечить наличие своего открытого ключа у всех, с кем он собирается
обмениваться подписанными документами. Дубликат открытого ключа направляется в
Удостоверяющий Центр, где создана библиотека открытых ключей ЭЦП/

14. Для начала работы с электронными
счетами-фактурами на платформе
Эдисофт необходимо:
 Необходимо наличие действующей Электронной Цифровой подписи (до 1 июля 2013
г. может быть пользована ЭЦП, полученная для сдачи налоговой отчетности).
 Для подписания документов при помощи Электронной Цифровой Подписи (ЭЦП)
пользователю EdiWeb понадобится установить программу КриптоПро CSP
КриптоПро CSP можно купить на официальном сайте:
http://www.cryptopro.ru/products/csp/overview
 Для корректной работы КриптоПро CSP через разные веб-обозреватели (Internet
Explorer, Firefox, Chrome, Opera, Safari, etc.) нужно установить плагин
Плагин можно скачать по ссылке:
http://www.cryptopro.ru/products/cades/plugin/get
 Установить на свой компьютер, где установлена программа КриптоПро, личный
сертификат ключа Электронной Цифровой Подписи и доверенный сертификат
Удостоверяющего Центра, который выдал личный сертификат ЭЦП
 Подписать «Регламент применения ЭЦП на платформе Эдисофт»

15. Возможности платформы «Эдисофт»
Создание и отправка документов
С помощью платформы «Эдисофт» можно
передавать документы любого типа и формата.
Вы можете создавать счета-фактуры,
корректировочные, исправленные счета-
фактуры, товарные накладные, акты и другие
документы.
Платформа сама конвертирует счета-фактуры в установленный ФНС формат и
автоматически создает все технологические файлы, обеспечивающие документооборот.
Связи между документами
Платформа «Эдисофт» позволяет устанавливать связи не
только между счетом-фактурой, корректировочным и
исправленным счётом, товарной накладной ТОРГ-12 и т.д.,
но и даёт возможность построить связи и перекрёстные
проверки внутри всей цепочки документооборота: начиная
от формирования заказа, до выставления счета-фактуры.

16. Преимущества работы с «Эдисофт»
Интеграция
Благодаря платформе «Эдисофт» вы можете отправлять
электронные счета-фактуры и другие документы из Вашей
учётной системы в систему контрагента – платформа успешно
интегрирована с более чем 60 различны учётными системами
(1С, SAP, Oracle, AXAPTA и др.).
Юридическая значимость
Электронные документы обладают полной юридической
значимостью, не требуя наличия бумажного аналога.
«Эдисофт» гарантирует подтверждение факта передачи
электронных документов и подлинность электронной
подписи.

17. Преимущества работы с «Эдисофт»
Безопасность
«Эдисофт» предоставляет физическую охрану серверов и
гарантирует передачу документов по защищенным каналам
связи, исключающим кражу, искажение и подмену.
Мы используем дублированные интернет-каналы и источники
бесперебойного питания.
Роуминг данных
Мы предоставляем соединение с другими доверенными
операторами электронного документооборота: вы можете
отправлять электронные документы партнёру, даже если он
не подключен в вашему оператору.
Роуминг данных не влияет на стоимость документов.

18. Преимущества работы с «Эдисофт»
Техподдержка
Клиенты компании «Эдисофт» всегда получают
гарантированную техническую помощь – специалисты нашего
call-центра ответят на ваши вопросы 24 часа в сутки, 7 дней в
неделю.
Хранение документов
Платформа «Эдисофт» – это безопасное хранилище вашей
документации, обеспечивающее максимальную степень
надёжности и сохранности документации в течение 5 лет и
более.

19. Контактная информация
Компания ООО «Эдисофт»
Почтовый адрес
ул. Уральская, д. 4, лит. Б, 12 этаж, Санкт-Петербург, 199155, Россия
Веб:
www.ediweb.ru
Отдел развития:
Павел Тюлькин –
Руководитель направления
Юридически значимый документооборот
pavel.tyulkin@ediweb.ru
Телефон:
В Санкт-Петербурге
+ 7 (812) 309-35-79
+ 7 (921) 404-23-27
В Москве
+ 7 (499) 703-04-34
Спасибо за внимание!