Langkah Penyusunan SOP AP

1. TAHAPAN PENYUSUNAN
SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
Benyamin I. A. Balukh, S.Kom
KEPALA SUB BAGIAN TATALAKSANA
PADA BIRO ORGANISASI SETDA PROVINSI NTT
Oleh :

2. Tahapan Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP)

3. 1. IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN
TUGAS DAN FUNGSI#1
1

4. 1. IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN
TUGAS DAN FUNGSI#1
a. Identifikasi Tugas dan Fungsi berdasarkan Peraturan Bupati
Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi
serta Tata kerja Perangkat Daerah.
b. Tugas dijabarkan dalam fungsi (uraian tugas) dan fungsi
tersebut dijabarkan dalam sub fungsi (rincian uraian tugas),
merumuskan output sub fungsi (rincian uraian tugas),
menentukan aspek-aspek dalam mencapai output,
menentukan judul SOP.
1

5. 1. IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN
TUGAS DAN FUNGSI#1
c. Identifikasi Output yaitu Output yang dihasilkan dari pelaksanaan
tugas dan fungsi yang dimiliki. Output tersebut tidak dibatasi periode
waktu (tahun anggaran ataupun tahun perencanaan) karena
output tersebut merupakan pencerminan tugas dan fungsi yang
selalu berulang pada periode-periode tertentu. Output yang
dihasilkan inilah yang menjadi dasar penentuan aspek dan judul
SOP (aspek + output + keterangan). Output yang teridentifikasi
inilah merupakan langkah awal dan strategis untuk mulai
penyusunan SOP. Keberhasilan penentuan output mempengaruhi
keberhasilan dalam penentuan judul SOP dan sekaligus
mempermudah dalam langkah identifikasi aktivitas (kegiatan), aktor
(pelaksana), dan mutu baku SOP.
1

6. 1. IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN
TUGAS DAN FUNGSI#1
d. Identifikasi Aspek, pada hakekatnya adalah mengidentifikasi
fungsi-fungsi manajemen (penyusunan, pelaksanaan,
pembuatan, pendistribusian, pelaporan, dll) yang akan
menjelaskan proses lebih lanjut dari output.
e. Merumuskan Judul, perumusan nama SOP AP ini merupakan
gabungan dari (aspek + output) bisa ditambah keterangan.
f. Untuk mempermudah identifikasi pergunakanlah Formulir
Identifikasi SOP AP Berdasarkan TUSI yang ada
1

7. FORMULIR IDENTIFIKASI SOP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI
Keterangan:
Kolom 1 Nomor diisi dengan nomor urut tugas (sebaiknya dengan Huruf Kapital A);
Kolom 2 Tugas diisi dengan Tugas berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan
yang ada dengan diberi nomor angka Arab, misal: 1,2,3,…);
Kolom 3 Fungsi diisi dengan Fungsi berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan
yang ada dengan diberi nomor huruf abjad kecil, misal: a, b, c,…);
Kolom 4 Sub-Fungsi (Kegiatan) diisi dengan Sub-Fungsi (Kegiatan) yang merupakan bagian dari Fungsi yang
ada dengan diberi angka Arab berkurung satu misal: 1), 2), 3), … (Hal ini bersifat opsional, sedangkan identifikasi
kegiatan merupakan hal yang harus dilakukan karena output bisa diidentifikasi dari adanya kegiatan;
Kolom 5 Output diisi dengan Output yang dihasilkan dari Fungsi/Sub-Fungsi yang ada (Output dapat lebih dari
satu, baik yang berupa produk (baru) ataupun berupa nilai tambah (lama/tiruan/copi) dari produk yang sudah
ada) dan diberi nomor huruf alfabet berkurung satu, misal: a), b), c), …;
Kolom 6 Aspek diisi dengan Aspek yang terkait dengan Output yang bersangkutan (Aspek ini biasanya berupa
fungsi manajemen, misal: penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi) dengan diberi
nomor angka Arab berkurung, misal: (a), (b), (c), …;
Kolom 7 Judul SOP diisi judul SOP yang terdiri dari unsur Output dan Aspek serta keterangan bila diperlukan ,
Misalnya: SOP Penyusunan Laporan Konsinyering di Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan
(Penyusunan aspek, Laporan Konsinyering Output, di Asdep Pengembangan Sisdur  Keterangan). Untuk
memudahkan dalam menghitung jumlahnya maka sebaiknya diberi angka berurutan dengan angka Arab dari SOP
nomor urut pertama (1) s.d. terakhir.
No. Tugas Fungsi Sub-Fungsi
(Kegiatan)
Output Aspek Judul SOP
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

8. CONTOH
FORMULIR IDENTIFIKASI SOP BERDASARKAN
TUGAS DAN FUNGSI

9. No Tugas Fungsi Sub-Fungsi
(Kegiatan)
Output Aspek Judul SOP
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
A. Melaksanakan
urusan bidang
kepegawaian,
dan
kesjahteraan,
pendidikan dan
pelatihan
Melaksanakan
urusan kegiatan
kepegawaian
dan
kesejahteraan
a. Melaksanakan
urusan kegiatan
kepegawaian
b. Melaksanakan
urusan kegiatan
kesejahteraan
a) Laporan
Kehadir-an
Pegawai
Penyusunan a) Penyusunan
Laporan
Kehadiran
Pegawai
b) Surat Usulan
Kenaikan
Pangkat
c) dll.
Pembuatan b) Pembuatan
Surat Usulan
Kenaikan
Pangkat
a) Daftar Gaji
b) Pembayaran
Gaji Pegawai
c) dll,
Pembuatan
Pelaksanaan
a) Pembuatan
Daftar Gaji
b) Pelaksana-an
Pembayar-an
Gaji Pegawai
FORMULIR IDENTIFIKASI SOP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI
Jabatan : Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

10. Identifikasi dan merumuskan langkah/Aktivitas
 Tentukan kegiatan awal (input utama);
 Tentukan kegiatan utama (proses utama);
 Tentukan kegiatan akhir (output utama);
 Hubungkan Kegiatan Awal, Kegiatan Utama dan Kegiatan Akhir
dalam suatu “cerita” dengan S+P+O+K
 Hitung jumlah aktor/pelaksana kegiatan;
 Untuk mempermudah identifikasi pergunakanlah Formulir
Identifikasi Prosedur Kegiatan/Aktivitas SOP AP
IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN)
BERDASARKAN JUDUL SOP AP
2

11. Identifikasi Prosedur
Tentukan
Kegiatan
Awal
Tentukan
Kegiatan
Utama
Tentukan
Kegiatan
Akhir
Hubungkan
antar
kegiatan
dalam
bentuk
narasi
Rumusan: Subyek, Predikat,
Obyek, dan Keterangan

12. CONTOH IDENTIFIKASI PROSEDUR
KEGIATAN/AKTIVITAS
A. Tentukan Langkah Awal
 Sekretaris Dinas menugaskan Kasubag UmPeg untuk menyusun konsep Laporan Kehadiran Pegawai
B. Tentukan Langkah Utama
 Kasubag UmPeg menyusun konsep Laporan Kehadiran Pegawai dan menyerahkan kepada Sekretaris
Dinas.
C. Tentukan Langkah Akhir
 Pejabat pelaksana menggandakan, menyampaikan Laporan Kehadiran Pegawai kepada Gubernur
u.p. Kepala BKD dan mendokumentasikan Laporan Kehadiran Pegawai.
D. Hubungkan Langkah Awal, Langkah Utama dan Langkah Akhir dalam sebuah “cerita”
berurutan awal - akhir;
 1. Sekdis menugaskan Kasubag UmPeg untuk menyusun konsep Laporan Kehadiran Pegawai  2. Kasubag
UmPeg menyusun konsep Laporan Kehadiran Pegawai dan menyerahkan kepada Sekdis  3. Pejabat pelaksana
menggandakan, menyampaikan Laporan Kehadiran Pegawai kepada Gubernur u.p. Kepala BKD dan
mendokumentasikan LKP.

13. CONTOH
LEMBAR KERJA
IDENTIFIKASI PROSEDUR
KEGIATAN/AKTIVITAS

14. CONTOH
LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI PROSEDUR KEGIATAN/AKTIVITAS
A. Data Kegiatan
1. Nama SOP : Penyusunan Laporan Kehadiran Pegawai
2. Jenis Kegiatan : Rutin
3. Penanggung Jawab :
a. Produk : Kepala Dinas Pendidikan
b. Kegiatan : Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
4 Scope/ruang lingkup : Dinas Pendidikan Provinsi NTT

15. B. IDENTIFIKASI KEGIATAN
Nama Kegiatan : Penyusunan Laporan Kehadiran Pegawai
Langkah Awal : Sekdis menugaskan Kasubag UmPeg untuk menyusun
konsep Laporan Kehadiran Pegawai
Langkah Utama : Kasubag UmPeg menyusun konsep Laporan
Kehadiran Pegawai dan menyerahkan kepada Sekdis.
Langkah Akhir : Pejabat pelaksana menggandakan, menyampaikan
Laporan Kehadiran Pegawai kepada Gubernur u.p.
Kepala BKD dan mendokumentasikan LKP.

16. C. IDENTIFIKASI LANGKAH
Langkah Awal : 1 Sekdis menugaskan Kasubag UmPeg untuk mempersiapkan
konsep Laporan Kehadiran Pegawai
: 2 Kasubag UmPeg memerintahkan pejabat pelaksana untuk
mengumpulkan data Kehadiran Pegawai
3 Pejabat pelaksana mengumpulkan data Kehadiran Pegawai dan
Menyerahkan kepada Kasubag UmPeg
Langkah Utama : 4 Kasubag UmPeg menyusun konsep Laporan Kehadiran
Pegawai dan menyerahkan kepada Sekdis.
5 Sekdis memeriksa konsep Laporan Kehadiran Pegawai. Jika
setuju memberi paraf dan menyerahkan kepada Kadis. Jika
tidak setuju mengembalikan kepada Kasubag UmPeg untuk
diperbaiki.
6 Kadis memeriksa draft final Laporan Kehadiran Pegawai. Jika
setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Sekdis. Jika
tidak setuju mengembalikan kepada Sekdis untuk diperbaiki.

17. C. IDENTIFIKASI LANGKAH
: 7 Sekdis menyerahkan Laporan Kehadiran Pegawai
kepada Kasubag UmPeg untuk didokumentasikan.
8 Kasubag UmPeg memerintahkan pejabat
pelaksana untuk menindaklanjuti Laporan
Kehadiran Pegawai.
Langkah Akhir 9 Pejabat pelaksana menggandakan, menyampaikan
Laporan Kehadiran Pegawai kepada Gubernur u.p.
Kepala BKD dan mendokumentasikan LKP.

18. MERUMUSKAN FORMAT SOP AP
(BAGIAN FLOWCHART)
3

19. No Kegiatan
Pelaksana
Sekdis
Kasubag
UmPeg
Pejabat
Pelaksana
Kadis
1
Sekdis menugaskan Kasubag UmPeg untuk mempersiapkan konsep Laporan
Kehadiran Pegawai
X
2
Kasubag UmPeg memerintahkan pejabat pelaksana untuk mengumpulkan
data Kehadiran Pegawai
X
3
Pejabat pelaksana mengumpulkan data Kehadiran Pegawai dan
Menyerahkan kepada Kasubag UmPeg.
X
4
Kasubag UmPeg menyusun konsep Laporan Kehadiran Pegawai dan
menyerahkan kepada Sekdis.
X
5
Sekdis memeriksa konsep Laporan Kehadiran Pegawai. Jika setuju memberi
paraf dan menyerahkan kepada Kadis. Jika tidak setuju mengembalikan
kepada Kasubag UmPeg untuk diperbaiki.
X
6
Kadis memeriksa draft final Laporan Kehadiran Pegawai. Jika setuju
menandatangani dan menyerahkan kepada Sekdis. Jika tidak setuju
mengembalikan kepada Sekdis untuk diperbaiki.
X
7
Sekdis menyerahkan Laporan Kehadiran Pegawai kepada Kasubag UmPeg
untuk didokumentasikan.
X
8
Kasubag UmPeg memerintahkan pejabat pelaksana untuk menindaklanjuti
Laporan Kehadiran Pegawai.
X
9 Pejabat pelaksana menggandakan, menyampaikan Laporan Kehadiran
Pegawai kepada Gubernur u.p. Kepala BKD dan mendokumentasikan LKP. X
Menentukan Aktor/Pelaksana

20. No.
Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan
Sekdis Kasubag
UmPeg
Pejabat
pelaksana
Kadis Kelengkapan Waktu Output
1. Menugaskan Kasubag UmPeg untuk mempersiapkan
konsep Laporan Kehadiran Pegawai
2. Memerintahkan pejabat pelaksana untuk
mengumpulkan data Kehadiran Pegawai.
3
Mengumpulkan data Kehadiran Pegawai dan
Menyerahkan kepada Kasubag UmPeg.
4. Menyusun konsep Laporan Kehadiran Pegawai dan
menyerahkan kepada Sekdis.
5. Memeriksa konsep Laporan Kehadiran Pegawai. Jika
setuju memberi paraf dan menyerahkan kepada Kadis.
Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kasubag
UmPeg untuk diperbaiki.
6. Memeriksa draft final Laporan Kehadiran Pegawai. Jika
setuju menandatangani dan menyerahkan kepada
Sekdis. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Sekdis
untuk diperbaiki.
7. Menyerahkan Laporan Kehadiran Pegawai kepada
Kasubag UmPeg untuk didokumentasikan..
8. Memerintahkan pejabat pelaksana untuk
menindaklanjuti Laporan Kehadiran Pegawai
9 Menggandakan, menyampaikan Laporan Kehadiran
Pegawai kepada Gubernur u.p. Kepala BKD dan
mendokumentasikan LKP.
Tidak
Tidak
Ya
Ya
FLOWCHART PROSEDUR PENYUSUNAN LAPORAN KEHADIRAN PEGAWAI

21. Contoh Mutu Baku dan Keterangan
Mutu Baku
Keterangan
Kelengkapan Waktu Output
Agenda Kerja 15 menit Disposisi
Disposisi 15 menit Disposisi
Disposisi 1 hari Bahan Laporan,
Disposisi
Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan,
Disposisi
Konsep Laporan 1 jam Draft Laporan,
Disposisi
Draft Laporan 1 jam Laporan, Disposisi
Laporan 10 menit Laporan
Laporan 10 menit Laporan
Laporan 15 menit Laporan, Bukti
Dokumentasi
Berkaitan dengan SOP
Penanganan Surat Keluar

22. No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan
Sekdis Kasubag
UmPeg
P.Pel. Kadis Kelengkapan Waktu Output
1. Menugaskan Kasubag UmPeg untuk
mempersiapkan konsep Laporan Kehadiran
Pegawai
Agenda Kerja 15 menit Disposisi
2. Memerintahkan pejabat pelaksana untuk
mengumpulkan data Kehadiran Pegawai.
Disposisi 15 menit Disposisi
3
Mengumpulkan data Kehadiran Pegawai dan
Menyerahkan kepada Kasubag UmPeg.
Disposisi 1 hari Bahan Laporan,
Disposisi
4. Menyusun konsep Laporan Kehadiran
Pegawai dan menyerahkan kepada Sekdis.
Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan,
Disposisi
5. Memeriksa konsep Laporan Kehadiran
Pegawai. Jika setuju memberi paraf dan
menyerahkan kepada Kadis. Jika tidak setuju
mengembalikan kepada Kasubag UmPeg
untuk diperbaiki.
Konsep
Laporan
1 jam Draft Laporan,
Disposisi
6. Memeriksa draft final Laporan Kehadiran
Pegawai. Jika setuju menandatangani dan
menyerahkan kepada Sekdis. Jika tidak setuju
mengembalikan kepada Sekdis untuk
diperbaiki.
Draft Laporan 1 jam Laporan,
Disposisi
7. Menyerahkan Laporan Kehadiran Pegawai
kepada Kasubag UmPeg untuk
didokumentasikan..
Laporan 10 menit Laporan
8. Memerintahkan pejabat pelaksana untuk
menindaklanjuti Laporan Kehadiran Pegawai
Laporan 10 menit Laporan
9 Menggandakan, menyampaikan Laporan
Kehadiran Pegawai kepada Gubernur u.p.
Kepala BKD dan mendokumentasikan LKP.
Laporan 15 menit Laporan, Bukti
Dokumentasi
Berkaitan dg SOP
Penanganan
Surat Keluar
Tidak
Tidak
Ya
Ya
FLOWCHART PROSEDUR PENYUSUNAN LAPORAN KEHADIRAN PEGAWAI

23. BAGIAN IDENTITAS SOP-AP

25. Nomor SOP : SOP.01/ PK/2019
Tanggal Pembuatan : 28 JANUARI 2016
Tanggal Revisi : 19 MARET 2019
Tanggal Efektif : .... (Diisi Sesuai tanggal Penetapan Pergub)
PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Disahkan oleh : Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Provinsi Nusa Tenggara Timur,
Drs. Benyamin Lola, M.Pd
NIP. 19610923 198603 1 012
Judul SOP : Penyusunan Laporan Kahadiran Pegawai
Dasar Hukum :
1. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi
Birokrasi 2010-2025.
2. Peraturan Daerah Nomor 1 tahun 2019 tentang Perubahan atas Peraturan
Daerah ProvinsiNusa Tenggara Timur Nomor 9 Tahun 2016 tentang
Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Nusa Tenggara
Timur;
3. Peraturan Gubernur Nomor 28 Tahun 2017 tentang Petunjuk Teknis
Penyusunan dan Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Administrasi
Pemerintahan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Timur.
Kualifikasi pelaksana :
1. Memahami struktur organisasi dan tatakerja Dinas Pendidikan dan
Kebudayaan;
2. Memahami tugas pokok dan fungsi Dinas Pendidikan dan Kebudayaan;
3. Memahami dan menguasai teknologi dan informasi;
Keterkaitan :
1. SOP Penanganan Surat Keluar
Peralatan/perlengkapan :
1. ATK dan Lembaran Daftar Hadir;
2. Komputer , printer dan Server;
Peringatan :
Jika SOP Penyusunan Laporan Kehadiran Pegawai tidak dibuat maka
akan menghambat proses pengusulan pembayaran Tunjangan
Perbaikan Penghasilan PNS
Pencatatan dan pendataan :
1. Disimpan dalam bentuk soft copy dan hard copy

26. HALAMAN JUDUL
1) Judul SOP AP.
2) Nama Perangkat daerah atau Unit Kerja.
3) Tahun pembuatan
4) Informasi lain yang diperlukan.
4

27. CONTOH
LEMBAR HALAMAN JUDUL/COVER

28. Halaman Judul/Cover
SOP
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI
PEMERINTAHAN PADA DINAS PENANAMAN MODAL
DAN PELAYANAN TERPADU SATU PINTU
PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR
DINAS PENANAMAN MODAL DAN PELAYANAN TERPADU SATU PINTU
PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR
JALAN BASUKI RAHMAT NO. ….
TELEPON……, EMAIL……
TAHUN 2017

29. ASESORIS SOP
Peraturan Gubernur NTT
Nomor..Tahun…
GUBERNUR NUSA TENGGARA TIMUR
PERATURAN GUBERNUR NUSA TENGGARA TIMUR
NOMOR 42 TAHUN 2017
TENTANG
……………………….

30. DAFTAR ISI
Kata Pengantar…………………………………………………………………………………… I
Latar Belakang……………………………………………………………………………………. ii
Tujuan………………………………………………………………………………………………. iii
Penjelasan Singkat Penggunaan……………………………………………………………. iv
Daftar Isi…………………………………………………………………………………………… v
Daftar SOP AP Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu…………1
SOP AP ......................................... (diisi judul SOP) .......................................................... 5
SOP AP ......................................... (diisi judul SOP) .......................................................... 7
SOP AP ......................................... (diisi judul SOP) .......................................................... 9
SOP AP ......................................... (diisi judul SOP) .......................................................... 17
ASESORIS SOP
Daftar Isi dan Penjelasan Singkat Penggunaan

31. TERIMA KASIH