Practical advice for Re-Planning your project portfolio

1. Форс-мажорне перепланування
що варто зробити з проектами в непередбачуваних умовах
04-2020

2. Сергій Потапов
Capacity builder – досягати більшого, швидше!
15+ років управлінського досвіду.
CCPM в українському ІТ.
Скрам в українських реформах (Прозорро)
Продуктивність для бізнесу,
Допомога недержавним організаціям,
Розбудова громадського сектору,
Підтримка команд реформ,
через розбудову систем управління проектами.
Викладач в LvBS, KSE, A-DTEK і не тільки

3. Чудовий приклад «Чорного лебедя»:
малоймовірно ≠ неймовірно
• Чому не спрацював ризик-менеджмент?
малі імовірності
лавиноподібний вплив
• Чи витримає ваша бізнес-модель?
продаж квитків на концерти
виготовлення респіраторів
• Як змінились ваші стратегічні цілі?
5* готель чи Доставка їжі
• Як змінилось середовище?
місце вашого товару/послуги в карантинних
ланцюжках споживання
• Чи здатні ви швидко адаптуватись?
Ніхто не винний,
але треба щось робити!

4. Як зміни вплинули на Портфель ваших проектів?
• Як себе почувають ваші клієнти?
• Що робити не потрібно? Що додати негайно?
«якщо конячка здохла — злізай»
• Який реальний горизонт планування?
2 дні? 2 тижні? 2 місяці? Півроку!
• Як змінились вимоги до результатів?
чи потрібні ті саме об’єм та якість?
• Як змінились пріоритети?
що можна завершити якнайшвидше? Найпростіше?
максимізація cash-flow (з урахуванням штрафів)
• Чи продовжують працювати ваші підрядники?
користуємось пунктом про форс-мажор
Ре-Пріоритезований
Портфель Проектів +
ЗАМОРОЗКА!!!

5. Змінюємо Project Scope (ЩО?)
• Value Breakdown Structure (VBS)
що є Mandatory для створення Цінності проекту?
• Вимоги до ключових результатів (Deliverables)
що є Good Enough в умовах сьогодення?
• Мережева діаграма
Break dependencies – максимально паралельне виконання
Overlap tasks – достатньо проміжних результатів
Reduce Quality – там, де це не вплине на Цінність проекту
Add resources – інтенсифікуємо виконання задачі
• Перевірка гіпотез
Задачі з максимальною невизначеністю робимо «завтра»
• Здача/Введення в експлуатацію
Оновіть домовленості щодо DoR/DoD Перегляньте ЩО!

6. Змінюємо Ресурси (ХТО?) — 5 кроків роботи з обмеженням
• Від КОГО!!! залежить швидкість виконання?
якщо всі перевантажені, важко знайти обмеження
• 100% цінна робота
історія про «Блакитне Світло»
Матриця «Можу – Хочу»
• Максимальна допомога
які саме операції не можуть бути делеговані?
• Навичка важливіша за прізвище
чекаємо сіньора чи допомагаємо міддлу?
• Фокусуємось на швидкості
участь в мітінгах, частота відповідей на мейли
(мессенджери), однозадачність, моніторинг
залишку роботи (RDU), «як тобі допомогти?»
ХТО мають
бути
продуктивним
и, а не

7. Робота в карантині
• Які роботи не можуть виконуватись віддалено?
Значення офісів було значно переоціненим 
• Інфраструктура дозволяє працювати віддалено?
ІТ-архітектура має достатній захист та гнучкість
• Он-лайн взаємодія
Особисті відкриття: Discord, Miro
• Безпека та піклування про здоров’я
Додаткові заходи безпеки від працедавців
• Bus-factor ≠ 1
Вже зараз плануйте розподіл проектної експертизи між
різними виконавцями
Виділена команда – не краще рішення в карантині
ХТО мають
можливість
працювати безпечно

8. Змінюємо оцінки Часу (КОЛИ?)
• Перевірте складність задач по Cynefin
Очевидне; Ускладнене; Складне; Хаотичне
• Синхронізуйте кваліфікацію та комплексність
Очевидне – джун (делегування?) + інструкція
Ускладнене – міддл + ментор
Складне – група з паралельної перевірки гіпотез
• Переконайтесь в однозадачності виконавців
• Узгоджені DoD (Good Enough) та Full-Kit
Всі однозначно розуміють критерії завершення
Все необхідне для виконання готове заздалегідь
• 3-точкова оцінка та мінімізація ризиків
«Довгий хвіст» між медіаною та надійним часом
може бути скорочений на етапі підготовки
КОЛИ можна значно
скоротити!

9. Робота в карантині - 2
• Зменшити кількість нарад/зустрічей
групове чи індивідуальне обговорення?
• Гнучкість в роботі для працівників з дітьми
школа може і не дуже вчить, але розвантажує
• Асинхронні чи Синхронні канали комунікацій
структурований е-мейл чи потік свідомості в slack’у
• Групова робота над задачами
задача може бути декомпозована глибше і окремі
роботи поділені між різними кваліфікаціями
• Раннє виявлення проблем та ескалація
щоденний моніторинг залишку тривалості на
стендапах, негайне прийняття рішень щодо ескалації
Піклуйтесь про
продуктивність

10. Переглядаємо бюджет (СКІЛЬКИ?)
• Чи заплатять за проект? Коли?
Затримка оплати впливає на ваші рішення
• Чи потрібні додаткові закупівлі на стороні?
Оплата підрядникам зазвичай наступає раніше
• Чи можете ви сьогодні купити пришвидшення?
Сьогодні швидкість коштує набагато більше!!!
• Співставте VBS з вартістю Проекту
Якщо відкинути необов’язкові вимоги, як це
вплине на фінальну ціну?
• Пам’ятайте про «sunk costs»
«Видатки понесені в минулих періодах не
впливають на рішення щодо майбутнього!»
СКІЛЬКИ завтра ≠
СКІЛЬКИ через місяць

11. Підсумки
• Ре-Пріоритезація Портфелю Проектів (швидкість, кеш-флоу, цінність)
• Перегляд Змісту Проектів (необхідне, good enough, DoR/DoD)
• Визначення критичних ресурсів (100% blue light, навички, фокус на швидкості)
• Агресивна оцінка часу задач (cynefin, 3-points estimates, full-kit)
• Купівля пришвидшення виконання проектів
Заморожуємо непріоритетні проекти поки не досягаємо однозадачності!

12. Питання та відповіді?
Sergiy Potapov
s.potapov.gm@gmail.com
@potapovsergiy
@potapovsergiy
@spotapov
«Намагання переконатися, що
ваші ресурси не простоюють, -
найбільший генератор втрат!»
Еліяху Голдратт
Achieve more
Faster