1つの事例を通して
私が身につけたテクニック
kintoneの導入推進で大事にしたいと感じたこと
Profile
西山 結衣 ( Nishiyama Yui )
出身 岩手県紫波郡紫波町
趣味 ダンス / 音楽鑑賞 / ライブ参戦
Work
社内ヘルプデスク / PCキッティング
Garoon & kintone 運用管理 / 社内広報活動
業務改善提案
社内広報活動ってどんな?
広報活動ってどんな?
マルテー大塚の紹介
創業 大正3年(1914年)
大塚刷毛製造を中核とした
ホールディングス会社
マルテー大塚の紹介
家や橋などの建造物を
カラフルに彩り守ります
SFA/CRMとして営業部門メインに導入
情シスでも備品管理や業務フロー管理で徐々に利用定着
kintoneによる業務改善情報が目に入り好奇心が高まる
“ガルキン連携”を理由にkintoneとも親交を深め始める
会社とkintone、それから私
制服申請をデジタル化したいのですが
何か良いツールありませんか…?
とある日に、総務部新人から相談が
④発注
納品
⑤納品物と受領書を郵送
制服申請のフローの確認
①申請用紙を郵送
②手書きで記入して返送
⑥受領印を押して返送
全国の事業所
約120か所
(社員数620名ほど)
③回答をExcelに転記&集計
⑦受領書を3年間保管
総務担当
メーカー
制服申請のフローをデジタル化できたら
④発注
納品
⑤納品物と受領書を郵送
①申請用紙を郵送
②手書きで記入して返送
⑥受領印を押して返送
全国の事業所
約120か所
(社員数620名ほど)
③回答をExcelに転記&集計
⑦受領書を3年間保管
総務担当
メーカー
『 改善しがいしか感じない!!!!!』
□ 全社員が申請できる
デジタル化の際にはこうしたいのです…!
□ 1人あたりの申請可能ポイント数の制限ができる
例)Yシャツ:1枚1ポイント / スカート:1枚1ポイント
□ 事業所 / 制服の種類別で集計ができる
□ 上司が申請内容を確認して承認できる
申請フォームのイメージ
試しにMicrosoft Formsで
フォーム作成してみたのですが・・・
ポイントに関する
注意書き
とりあえず過去にアンケートで使ったことのある
ツールを思い浮かべてみた
Microsoft Forms kintone
フリーサービス
簡易的、CSV書き出しで集計
kintoneならば?
数値の制限
グラフ集計
プロセス管理
フリーサービス
MicroSoft Forms
□ 全社員が申請
□ ポイント制限
□ 事業所 / 種類別で集計
□ 上司が承認
kintone
機能を比較すると
できそう
kintoneライセンスの壁
営業部門以外の約100名はライセンス未所持…
半期に一度の制服申請のためだけに
月¥1,500×100ライセンスの稟議承認は難しいだろう…
#ワタシ キントーン チョットデキル
kViewer × FormBridge で
解決できるよ
連携イメージ
kintoneアプリ kViewer
レコード参照
FormBridge
レコード追加
レコード編集
『 だいぶ 無敵 じゃない!? 』
アプリの用意
承認フローで使う情報
申請時期&個人情報
アイテムごとの申請内容
受領確認
チェック
自動配信メールで使う情報
一括取り込み用CSVの作成
申請時期と個人情報
自動配信メールで使いたい情報
総務担当
CSVをアプリに取り込みレコード作成
総務担当
『工夫を凝らさなければならない部分も多々…』
真似してみたくなる!?テクニック ShowTime!
❶ 無いデータの表示
❷ なんちゃってプロセス管理
❸ 公開期間の指定
❶ 無いデータの表示
kintoneのみ
全組織リスト
何も工夫していないグラフ
❶ 無いデータの表示 kintoneのみ
申請が無い
申請が無い
申請が無い
申請が無い
申請が無い
❶ 無いデータの表示 kintoneのみ
kintoneアプリ
初期値 “ハイフン” を入れる
全組織リスト
❶ 無いデータの表示 kintoneのみ
適用後のグラフ
❷ なんちゃってプロセス管理
×
kintone
kViewer FormBridge
❷ なんちゃってプロセス管理 ×
kintone
kViewer FormBridge
申請者
申請
上長
承認
総務担当
手配
申請者
受領
❷ なんちゃってプロセス管理
申請者 上長 申請者
総務担当
申請 承認 手配 受領
×
kintone
kViewer FormBridge
❷ なんちゃってプロセス管理
アプリは1つ ビューとフォームは3つ
申請用
承認用
受領確認用
×
kintone
kViewer FormBridge
❷ なんちゃってプロセス管理
kintoneアプリ
ステータス
承認者情報
×
kintone
kViewer FormBridge
❷ なんちゃってプロセス管理
1. ステータス変更のしくみ
×
kintone
kViewer FormBridge
❷ なんちゃってプロセス管理
申請フォームのフィールド設定
隠しフィールド
1. ステータス変更のしくみ
初期値 “承認待ち” を入れる
×
kintone
kViewer FormBridge
❷ なんちゃってプロセス管理
申請フォームの回答後自動処理
1. ステータス変更のしくみ
×
kintone
kViewer FormBridge
❷ なんちゃってプロセス管理
申請フォームの回答後自動処理
1. ステータス変更のしくみ
kintoneアプリ
×
kintone
kViewer FormBridge
❷ なんちゃってプロセス管理
2. 申請から受領確認まで
×
kintone
kViewer FormBridge
❷ なんちゃってプロセス管理
総務担当
申請用ビューのURLを送信
HTTPS://~~
申請者
2. 申請から受領確認まで
×
kintone
kViewer FormBridge
HTTPS://~~
申請用ビュー
2. 申請から受領確認まで
❷ なんちゃってプロセス管理
申請者
申請
×
kintone
kViewer FormBridge
2. 申請から受領確認まで
❷ なんちゃってプロセス管理
申請者
申請
×
kintone
kViewer FormBridge
申請用ビュー
❷ なんちゃってプロセス管理
申請用フォーム
申請者
申請
2. 申請から受領確認まで
×
kintone
kViewer FormBridge
❷ なんちゃってプロセス管理
申請フォームの回答後自動処理
2. 申請から受領確認まで
×
kintone
kViewer FormBridge
×
kintone
kViewer FormBridge
❷ なんちゃってプロセス管理
申請フォームの回答後自動処理
2. 申請から
申請完了メール
申請者
❷ なんちゃってプロセス管理
申請フォームの回答後自動処理
2. 申請から受領確認まで
×
kintone
kViewer FormBridge
×
kintone
kViewer FormBridge
❷ なんちゃってプロセス管理
申請フォームの回答後自動処理
2. 申請完了メールと承認依頼メール
承認依頼メール
上長
❷ なんちゃってプロセス管理
承認用ビュー
上長
承認
2. 申請から受領確認まで
部下全員分をまとめて確認できる
×
kintone
kViewer FormBridge
❷ なんちゃってプロセス管理
上長
承認
2. 申請から受領確認まで
×
kintone
kViewer FormBridge
承認用ビュー
❷ なんちゃってプロセス管理
上長
承認
承認用フォーム
2. 申請から受領確認まで
×
kintone
kViewer FormBridge
❷ なんちゃってプロセス管理
申請者
申請
上長
承認
総務担当
手配
申請者
受領
×
kintone
kViewer FormBridge
❷ なんちゃってプロセス管理 ×
kintone
kViewer FormBridge
申請者
申請
上長
承認
総務担当
手配
申請者
受領
➌ 公開期間の指定
×
kintone kViewer
➌ 公開期間の指定
×
kintone kViewer
決められた期日を過ぎたらページにアクセス不可
➌ 公開期間の指定
×
kintone kViewer
通常であれば・・・
➌ 公開期間の指定
×
kintone kViewer
kViewerとFormBridgeの設定は情シスのみ
なので期間変更の都度
総務担当から連絡をもらって変更しなければならない
総務担当
➌ 公開期間の指定
×
kintone kViewer
kintoneアプリ
開始日と終了日
➌ 公開期間の指定
×
kintone kViewer
レコードの絞り込みで絞り込んじゃう!
申請開始日 ≦ 今日 ≦ 申請終了日
➌ 公開期間の指定
×
kintone kViewer
kintoneアプリ
総務担当
アプリで日付を入れるだけ!個別対応も可能
以上、紹介したテクニックはごく一部
回答後自動処理の数
136個
なんとびっくり
まさに鬼の所業
□ 全社員が申請できる
デジタル化の際にはこうしたいのです…!
□ 1人あたりの申請可能ポイント数の制限ができる
例)ベスト1枚:1ポイント、スカート1枚:1ポイント
□ 事業所 / 制服の種類別で集計ができる
□ 上司が申請内容を確認して承認できる
ちなみにですが
ノーコード
ライセンス追加
制服担当1本
kintone化による業務改善効果 その1
④発注
納品
⑤納品物と受領書を郵送
①申請用紙を郵送
②手書きで記入して返送
⑥受領印を押して返送
全国の事業所
約120か所
(社員数620名ほど)
③回答をExcelに転記&集計
⑦受領書を3年間保管
総務担当
メーカー
kintone化による業務改善効果 その1
年間およそ600枚の紙
オフィスコスト削減
封筒・郵送費・ホチキス
2人でおよそ100時間
作業時間削減
kintone化による業務改善効果 その1
1人でおよそ8時間
1
10 程度
kintone化による業務改善効果 その2
他改善案件についても
現場から声が上がるように…!
会社説明会アンケート
仕出し弁当注文
緊急連絡先管理 車両管理
スムーズにkintone化できたワケを振り返る
現場担当が積極的だったこともあり
kintoneの基本的な部分からサポートしながら進めた
改善に向けた提案やマニュアル作成を
現場担当が自主的に実施してくれていた
kintoneの導入推進で
大事にしたい
現場と一緒にゴールを目指す
現場主体の業務改善(0-01)
現場とIT部門のチーム(1-08)
現場代表(4-33)
今後の構想
業務改善のタネ探し
小さな単位で現場と向き合う
繰り返す
業務改善のタネ探し
小さな単位で現場と向き合う
繰り返す
今後の構想
Garoonとの連携も視野に
全社員kintoneライセンス保持で
業務改善のタネ探し
小さな単位で現場と向き合う
繰り返す
今後の構想
Garoonとの連携も視野に
全社員kintoneライセンス保持で
チームワークあふれる会社を目指す

創業108年の老舗刷毛メーカーで制服手配担当になった総務部新人女子のおかげでグループ企業全体のDXがめちゃくちゃ進み始めてしまい情シスDX推進担当の私は彼女に足を向けて寝れてないという話