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創業108年の老舗刷毛メーカーで制服手配担当になった総務部新人女子のおかげでグループ企業全体のDXがめちゃくちゃ進み始めてしまい情シスDX推進担当の私は彼女に足を向けて寝れてないという話
kintone hive 2022 東京事例 kintone hive tokyo vol.15 ユーザー事例 株式会社マルテー大塚 西山 結衣 氏
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創業108年の老舗刷毛メーカーで制服手配担当になった総務部新人女子のおかげでグループ企業全体のDXがめちゃくちゃ進み始めてしまい情シスDX推進担当の私は彼女に足を向けて寝れてないという話
2.
1つの事例を通して 私が身につけたテクニック kintoneの導入推進で大事にしたいと感じたこと
3.
Profile 西山 結衣 (
Nishiyama Yui ) 出身 岩手県紫波郡紫波町 趣味 ダンス / 音楽鑑賞 / ライブ参戦 Work 社内ヘルプデスク / PCキッティング Garoon & kintone 運用管理 / 社内広報活動 業務改善提案
4.
社内広報活動ってどんな?
5.
広報活動ってどんな?
6.
マルテー大塚の紹介 創業 大正3年(1914年) 大塚刷毛製造を中核とした ホールディングス会社
7.
マルテー大塚の紹介
8.
家や橋などの建造物を カラフルに彩り守ります
9.
SFA/CRMとして営業部門メインに導入 情シスでも備品管理や業務フロー管理で徐々に利用定着 kintoneによる業務改善情報が目に入り好奇心が高まる “ガルキン連携”を理由にkintoneとも親交を深め始める 会社とkintone、それから私
10.
制服申請をデジタル化したいのですが 何か良いツールありませんか…? とある日に、総務部新人から相談が
11.
④発注 納品 ⑤納品物と受領書を郵送 制服申請のフローの確認 ①申請用紙を郵送 ②手書きで記入して返送 ⑥受領印を押して返送 全国の事業所 約120か所 (社員数620名ほど) ③回答をExcelに転記&集計 ⑦受領書を3年間保管 総務担当 メーカー
12.
制服申請のフローをデジタル化できたら ④発注 納品 ⑤納品物と受領書を郵送 ①申請用紙を郵送 ②手書きで記入して返送 ⑥受領印を押して返送 全国の事業所 約120か所 (社員数620名ほど) ③回答をExcelに転記&集計 ⑦受領書を3年間保管 総務担当 メーカー
13.
『 改善しがいしか感じない!!!!!』
14.
□ 全社員が申請できる デジタル化の際にはこうしたいのです…! □ 1人あたりの申請可能ポイント数の制限ができる 例)Yシャツ:1枚1ポイント
/ スカート:1枚1ポイント □ 事業所 / 制服の種類別で集計ができる □ 上司が申請内容を確認して承認できる
15.
申請フォームのイメージ
16.
試しにMicrosoft Formsで フォーム作成してみたのですが・・・ ポイントに関する 注意書き
17.
とりあえず過去にアンケートで使ったことのある ツールを思い浮かべてみた Microsoft Forms kintone フリーサービス 簡易的、CSV書き出しで集計
18.
kintoneならば? 数値の制限 グラフ集計 プロセス管理
19.
フリーサービス MicroSoft Forms □ 全社員が申請 □
ポイント制限 □ 事業所 / 種類別で集計 □ 上司が承認 kintone 機能を比較すると できそう
20.
kintoneライセンスの壁 営業部門以外の約100名はライセンス未所持… 半期に一度の制服申請のためだけに 月¥1,500×100ライセンスの稟議承認は難しいだろう…
21.
#ワタシ キントーン チョットデキル
22.
kViewer × FormBridge
で 解決できるよ
23.
連携イメージ kintoneアプリ kViewer レコード参照 FormBridge レコード追加 レコード編集
24.
『 だいぶ 無敵
じゃない!? 』
25.
アプリの用意 承認フローで使う情報 申請時期&個人情報 アイテムごとの申請内容 受領確認 チェック 自動配信メールで使う情報
26.
一括取り込み用CSVの作成 申請時期と個人情報 自動配信メールで使いたい情報 総務担当
27.
CSVをアプリに取り込みレコード作成 総務担当
28.
『工夫を凝らさなければならない部分も多々…』
29.
真似してみたくなる!?テクニック ShowTime! ❶ 無いデータの表示 ❷
なんちゃってプロセス管理 ❸ 公開期間の指定
30.
❶ 無いデータの表示 kintoneのみ
31.
全組織リスト 何も工夫していないグラフ ❶ 無いデータの表示 kintoneのみ 申請が無い 申請が無い 申請が無い 申請が無い 申請が無い
32.
❶ 無いデータの表示 kintoneのみ kintoneアプリ 初期値
“ハイフン” を入れる
33.
全組織リスト ❶ 無いデータの表示 kintoneのみ 適用後のグラフ
34.
❷ なんちゃってプロセス管理 × kintone kViewer FormBridge
35.
❷ なんちゃってプロセス管理 × kintone kViewer
FormBridge 申請者 申請 上長 承認 総務担当 手配 申請者 受領
36.
❷ なんちゃってプロセス管理 申請者 上長
申請者 総務担当 申請 承認 手配 受領 × kintone kViewer FormBridge
37.
❷ なんちゃってプロセス管理 アプリは1つ ビューとフォームは3つ 申請用 承認用 受領確認用 × kintone kViewer
FormBridge
38.
❷ なんちゃってプロセス管理 kintoneアプリ ステータス 承認者情報 × kintone kViewer FormBridge
39.
❷ なんちゃってプロセス管理 1. ステータス変更のしくみ × kintone kViewer
FormBridge
40.
❷ なんちゃってプロセス管理 申請フォームのフィールド設定 隠しフィールド 1. ステータス変更のしくみ 初期値
“承認待ち” を入れる × kintone kViewer FormBridge
41.
❷ なんちゃってプロセス管理 申請フォームの回答後自動処理 1. ステータス変更のしくみ × kintone kViewer
FormBridge
42.
❷ なんちゃってプロセス管理 申請フォームの回答後自動処理 1. ステータス変更のしくみ kintoneアプリ × kintone kViewer
FormBridge
43.
❷ なんちゃってプロセス管理 2. 申請から受領確認まで × kintone kViewer
FormBridge
44.
❷ なんちゃってプロセス管理 総務担当 申請用ビューのURLを送信 HTTPS://~~ 申請者 2. 申請から受領確認まで × kintone kViewer
FormBridge HTTPS://~~
45.
申請用ビュー 2. 申請から受領確認まで ❷ なんちゃってプロセス管理 申請者 申請 × kintone kViewer
FormBridge
46.
2. 申請から受領確認まで ❷ なんちゃってプロセス管理 申請者 申請 × kintone kViewer
FormBridge 申請用ビュー
47.
❷ なんちゃってプロセス管理 申請用フォーム 申請者 申請 2. 申請から受領確認まで × kintone kViewer
FormBridge
48.
❷ なんちゃってプロセス管理 申請フォームの回答後自動処理 2. 申請から受領確認まで × kintone kViewer
FormBridge
49.
× kintone kViewer FormBridge ❷ なんちゃってプロセス管理 申請フォームの回答後自動処理 2.
申請から 申請完了メール 申請者
50.
❷ なんちゃってプロセス管理 申請フォームの回答後自動処理 2. 申請から受領確認まで × kintone kViewer
FormBridge
51.
× kintone kViewer FormBridge ❷ なんちゃってプロセス管理 申請フォームの回答後自動処理 2.
申請完了メールと承認依頼メール 承認依頼メール 上長
52.
❷ なんちゃってプロセス管理 承認用ビュー 上長 承認 2. 申請から受領確認まで 部下全員分をまとめて確認できる × kintone kViewer
FormBridge
53.
❷ なんちゃってプロセス管理 上長 承認 2. 申請から受領確認まで × kintone kViewer
FormBridge 承認用ビュー
54.
❷ なんちゃってプロセス管理 上長 承認 承認用フォーム 2. 申請から受領確認まで × kintone kViewer
FormBridge
55.
❷ なんちゃってプロセス管理 申請者 申請 上長 承認 総務担当 手配 申請者 受領 × kintone kViewer FormBridge
56.
❷ なんちゃってプロセス管理 × kintone kViewer
FormBridge 申請者 申請 上長 承認 総務担当 手配 申請者 受領
57.
➌ 公開期間の指定 × kintone kViewer
58.
➌ 公開期間の指定 × kintone kViewer 決められた期日を過ぎたらページにアクセス不可
59.
➌ 公開期間の指定 × kintone kViewer 通常であれば・・・
60.
➌ 公開期間の指定 × kintone kViewer kViewerとFormBridgeの設定は情シスのみ なので期間変更の都度 総務担当から連絡をもらって変更しなければならない 総務担当
61.
➌ 公開期間の指定 × kintone kViewer kintoneアプリ 開始日と終了日
62.
➌ 公開期間の指定 × kintone kViewer レコードの絞り込みで絞り込んじゃう! 申請開始日
≦ 今日 ≦ 申請終了日
63.
➌ 公開期間の指定 × kintone kViewer kintoneアプリ 総務担当 アプリで日付を入れるだけ!個別対応も可能
64.
以上、紹介したテクニックはごく一部
65.
回答後自動処理の数 136個 なんとびっくり まさに鬼の所業
66.
□ 全社員が申請できる デジタル化の際にはこうしたいのです…! □ 1人あたりの申請可能ポイント数の制限ができる 例)ベスト1枚:1ポイント、スカート1枚:1ポイント □
事業所 / 制服の種類別で集計ができる □ 上司が申請内容を確認して承認できる
67.
ちなみにですが
68.
ノーコード
69.
ライセンス追加 制服担当1本
70.
kintone化による業務改善効果 その1 ④発注 納品 ⑤納品物と受領書を郵送 ①申請用紙を郵送 ②手書きで記入して返送 ⑥受領印を押して返送 全国の事業所 約120か所 (社員数620名ほど) ③回答をExcelに転記&集計 ⑦受領書を3年間保管 総務担当 メーカー
71.
kintone化による業務改善効果 その1 年間およそ600枚の紙 オフィスコスト削減 封筒・郵送費・ホチキス
72.
2人でおよそ100時間 作業時間削減 kintone化による業務改善効果 その1 1人でおよそ8時間 1 10 程度
73.
kintone化による業務改善効果 その2 他改善案件についても 現場から声が上がるように…! 会社説明会アンケート 仕出し弁当注文 緊急連絡先管理 車両管理
74.
スムーズにkintone化できたワケを振り返る 現場担当が積極的だったこともあり kintoneの基本的な部分からサポートしながら進めた 改善に向けた提案やマニュアル作成を 現場担当が自主的に実施してくれていた
75.
kintoneの導入推進で 大事にしたい 現場と一緒にゴールを目指す 現場主体の業務改善(0-01) 現場とIT部門のチーム(1-08) 現場代表(4-33)
76.
今後の構想 業務改善のタネ探し 小さな単位で現場と向き合う 繰り返す
77.
業務改善のタネ探し 小さな単位で現場と向き合う 繰り返す 今後の構想 Garoonとの連携も視野に 全社員kintoneライセンス保持で
78.
業務改善のタネ探し 小さな単位で現場と向き合う 繰り返す 今後の構想 Garoonとの連携も視野に 全社員kintoneライセンス保持で チームワークあふれる会社を目指す