1. FAME Inc adalah perusahaan manajemen artis musik klasik yang membutuhkan sistem baru untuk mengelola 500+ artisnya dan hubungannya dengan gedung konser. Sistem saat ini berbasis spreadsheet yang sulit dipertahankan. 2. Email dari pemilik FAME memberikan latar belakang perusahaan dan kebutuhan akan sistem yang mudah digunakan untuk melacak kinerja manajer, pendapatan masa depan, dan hubungan baru dengan artis muda. 3

1. 1. Case 1
FAME (Forondo Artist Management Excellence) Inc. adalah perusahaan manajemen artis yang
mewakili artis musik klasik (hanya solois) baik secara nasional maupun internasional. FAME
memiliki lebih dari 500 seniman di bawah manajemennya, dan ingin mengganti sistem berbasis
spreadsheet dengan sistem informasi terkomputerisasi yang baru.
Ide bisnis inti mereka sederhana: FAME menemukan peluang pertunjukan berbayar untuk
artis yang diwakilinya dan menerima royalti 10–30 persen untuk semua biaya yang
diperoleh artis (royalti bervariasi menurut artis dan didasarkan pada kontrak antara FAME
dan setiap artis ). Untuk mencapai tujuan ini, FAME membutuhkan dukungan teknologi
untuk beberapa tugas. Misalnya, perlu melacak calon artis. FAME menerima informasi
mengenai kemungkinan artis baru baik dari artis muda yang menjanjikan itu sendiri maupun
sebagai rekomendasi dari artis saat ini dan jaringan kritikus musik. Karyawan FAME
mengumpulkan informasi mengenai prospek yang menjanjikan dan menyimpan informasi
tersebut dalam sistem. Ketika manajemen FAME memutuskan untuk mengajukan kontrak
kepada calon pelanggan, pertama-tama ia akan mengirimkan kontrak tentatif kepada artis,
dan jika tanggapannya positif, kontrak akhir akan dikirimkan ke calon pelanggan. Kontrak
baru dikeluarkan setiap tahun untuk semua artis.
FAME memasarkan artisnya ke gedung opera dan gedung konser (pelanggan); dalam proses
ini, pelanggan biasanya meminta artis tertentu untuk tanggal tertentu. FAME mengelola
kalender artis dan merespons kembali berdasarkan ketersediaan artis yang diminta. Setelah
pertunjukan, FAME mengirimkan faktur kepada pelanggan, yang mengirimkan pembayaran
ke FAME (harap dicatat bahwa FAME memerlukan uang jaminan, tetapi Anda tidak perlu
menangkap aspek itu di sistem Anda). Terakhir, FAME membayar artis setelah dikurangi
biayanya sendiri. Saat ini, FAME tidak memiliki staf TI. Infrastruktur teknologinya terdiri dari
berbagai desktop, printer, laptop, tablet, dan smartphone yang semuanya terhubung
dengan jaringan kabel dan nirkabel sederhana. Perusahaan lokal mengelola infrastruktur ini
dan menyediakan dukungan yang diperlukan.
email dari Martin Forondo, Pemilik
Martin Forondo, pemilik FAME, telah menugaskan tim Anda untuk merancang dan
mengembangkan aplikasi database. Dalam emailnya yang meminta bantuan Anda, dia
memberikan informasi berikut:
“Nama saya Martin Forondo, dan saya adalah pemilik dan pendiri FAME. Saya telah
membangun bisnis ini selama tiga puluh tahun terakhir bersama dengan staf saya yang luar
biasa dan saya sangat bangga dengan perusahaan saya. Kami berada dalam bisnis untuk
menjembatani antara musisi klasik terbaik dan tempat konser terbaik dan gedung opera

2. dunia dan menemukan peluang terbaik bagi musisi yang kami wakili. Sangat penting bagi
kami untuk memberikan layanan terbaik kepada artis yang kami wakili.
Dulu mungkin untuk menjalankan bisnis kami tanpa teknologi apa pun, terutama ketika
jumlah artis yang kami wakili jauh lebih kecil daripada saat ini. Namun, situasinya berubah,
dan kami tampaknya membutuhkan bantuan teknis untuk kami. Saat ini kami memiliki
sekitar 500 artis yang berbeda dan masing-masing dari mereka sangat spesial bagi kami.
Kami memiliki sekitar 20 manajer artis yang bertanggung jawab atas jumlah artis yang
berbeda; beberapa dari mereka hanya memiliki 10, tetapi beberapa mengelola sebanyak 30
artis. Manajer artis benar-benar menjaga bisnis ini berjalan, dan masing-masing dari mereka
memiliki tanggung jawab utama untuk artis tempat mereka bekerja. Setiap manajer
memiliki asisten administrasi untuk membantunya melakukan pekerjaan rutin sehari-hari
para manajer berfokus pada membangun hubungan dan menemukan bakat baru untuk
perusahaan kami. Para manajer melapor kepada saya tetapi mereka sangat independen
dalam pekerjaan mereka, dan saya sangat senang bahwa saya jarang sekali berurusan
dengan masalah operasional yang berkaitan dengan pekerjaan para manajer. Omong-
omong, saya juga memiliki artis saya sendiri (hanya beberapa tetapi, tentu saja, yang terbaik
di dalam perusahaan, jika boleh saya katakan demikian).
Seperti yang saya katakan, kami menemukan peluang pertunjukan bagi para seniman dan,
dalam praktiknya, kami mengatur seluruh kehidupan profesional mereka—tentu saja, sesuai
dengan mereka. Sumber pendapatan utama kami terdiri dari royalti yang kami dapatkan
ketika kami berhasil menemukan peluang pertunjukan untuk artis: Kami mendapatkan
hingga 30 persen dari biaya yang dibayarkan kepada artis (ini disepakati secara terpisah
dengan setiap artis dan merupakan bagian utama kontrak kami dengan artis). Tentu saja,
kami mendapatkan uang hanya setelah artis berhasil menyelesaikan pertunjukan; jadi, kalau
artis harus membatalkan pertunjukan, misalnya karena sakit, kita tidak akan mendapatkan
apa-apa. Di dalam perusahaan kebijakannya sangat jelas: Seorang manajer mendapat 50
persen dari royalti yang kami peroleh berdasarkan karya seniman yang dia kelola, dan 50
persen sisanya akan digunakan untuk menutupi biaya administrasi (termasuk gaji asisten
administrasi). ), sewa, listrik, sistem komputer, jasa akuntansi, dan, tentu saja, keuntungan
sederhana saya. Setiap manajer membayar biaya perjalanan mereka sendiri dari 50 persen
mereka. Melacak pendapatan oleh manajer dan artis adalah salah satu masalah terpenting
dalam menjalankan bisnis ini. Saat ini, kami menanganinya secara manual, yang terkadang
menyebabkan kesalahan yang tidak menguntungkan dan banyak pekerjaan ekstra untuk
mencari tahu apa masalahnya. Sungguh menakjubkan betapa sulitnya hal-hal sederhana
kadang-kadang bisa menjadi.
Ketika memikirkan hubungan antara kita dan artis yang kita wakili, penting untuk diingat
bahwa artis pada akhirnya bertanggung jawab atas banyak pengeluaran langsung yang kita

3. bayarkan saat bekerja untuk mereka, seperti pamflet, foto, cetakan foto, iklan , dan surat
publisitas. Namun, kami tidak mengenakan biaya untuk panggilan telepon yang dilakukan
atas nama artis tertentu, tetapi ini adalah bagian dari biaya umum. Kami ingin
menyelesaikan akun dengan masing-masing artis sebulan sekali sehingga kami membayar
mereka apa yang kami bayar setelah pengeluaran kami dikurangkan dari bagian biaya
mereka atau mereka membayar kami, jika pengeluaran lebih tinggi dari biaya bulan tertentu
. Para seniman mengurus sendiri biaya perjalanan, makan, dll.
Dari sudut pandang saya, manfaat terpenting dari sistem baru adalah peningkatan
kemampuan untuk mengetahui secara real-time bagaimana manajer saya melayani artis
mereka. Apakah mereka menemukan peluang untuk mereka dan seberapa bagus
peluangnya, berapa bayaran yang diperoleh artis mereka dan apa yang diproyeksikan, dll.
Selanjutnya, semakin baik sistem dapat memprediksi pendapatan masa depan perusahaan,
semakin baik untuk saya. Apa pun yang dapat kami lakukan dengan sistem untuk
menumbuhkan hubungan baru antara seniman muda yang menjanjikan dengan lebih baik,
itu akan sangat bagus. Saya tidak terlalu paham komputer; dengan demikian, sangat penting
bahwa sistem akan mudah digunakan.
2. Case 2
Martin sangat terkesan dengan rencana proyek Anda dan telah memberi Anda izin untuk proyek
tersebut. Dia juga menunjukkan kepada Anda bahwa dia memiliki email dari beberapa anggota
staf kunci yang akan membantu dengan desain sistem. Yang pertama dari Alex Martin (asisten
administrasi Pat Smith, seorang manajer artis). Pat sedang berlibur dan Martin telah berjanji
bahwa perspektif Pat akan diberikan di kemudian hari. Dua lainnya dari Dale Dylan, artis yang
dikelola Pat, dan Sandy Wallis, event organizer. Teks email ini disediakan di bawah ini.
email dari alex Martin, asisten administrasi
Nama saya Alex Martin, dan saya adalah asisten administrasi Pat Smith. Sementara peran Pat
adalah untuk menciptakan dan memelihara hubungan dengan klien kami dan penyelenggara
acara, saya bertanggung jawab untuk menjalankan pertunjukan di tingkat operasional. Saya
menangani panggilan telepon Pat saat Pat sedang dalam perjalanan, menanggapi pertanyaan
dan menyampaikan yang mendesak kepada Pat, menulis surat kepada penyelenggara dan artis,
mengumpulkan informasi tentang calon artis, mengirim tagihan ke penyelenggara acara dan
memastikan mereka membayar tagihan mereka, mengurus akun artis, dan mengatur perjalanan
Pat (dan melacak biaya perjalanan). Sebagian besar pekerjaan saya saya kelola dengan Word
dan spreadsheet Excel sederhana, tetapi akan sangat berguna untuk dapat memiliki sistem yang
akan membantu saya melacak biaya acara yang telah disepakati, acara yang telah berhasil
diselesaikan , pembatalan (dalam sistem saat ini, saya terkadang tidak mendapatkan informasi
tentang pembatalan dan akhirnya saya mengirim faktur untuk konser yang dibatalkan—sangat
memalukan), pembayaran yang perlu dilakukan kepada artis, dll. Pat dan manajer lainnya

4. tampaknya berpikir bahwa akan lebih baik jika mereka dapat melacak biaya perjalanan mereka
dengan lebih baik dan dampak biaya tersebut terhadap pendapatan mereka.
Kami tidak memiliki sistem yang sangat baik untuk mengelola akun artis kami karena kami
memiliki spreadsheet terpisah untuk melacak pendapatan artis tertentu dan pengeluaran yang
dikeluarkan, dan kemudian pada akhir setiap bulan kami secara manual membuat pernyataan
sederhana untuk masing-masing para seniman. Ini banyak pekerjaan, dan akan jauh lebih masuk
akal untuk memiliki sistem komputer yang akan menjadi hal besar bagi saya adalah untuk
melacak artis yang dikelola Pat. Kami perlu menyimpan banyak informasi tentang mereka di
database kami—nama, jenis kelamin, alamat (termasuk negara, karena mereka tinggal di
seluruh dunia), nomor telepon, instrumen, email, dll. Kami juga mencoba melacak apa yang
mereka lakukan dalam hal ulasan yang mereka dapatkan, dan dengan demikian kami
berlangganan layanan kliping yang memberi kami artikel tentang artis yang kami kelola. Untuk
beberapa artis, jumlah materi yang kami dapatkan sangat besar, dan kami ingin menguranginya.
Bagaimanapun, kami setidaknya ingin dapat memiliki gagasan yang lebih baik tentang apa yang
kami miliki di arsip kami tentang artis tertentu, dan dengan demikian kami mungkin harus mulai
mempertahankan semacam daftar item berita yang kami miliki untuk beberapa waktu. artis
tertentu. Saya tidak tahu apakah ini sepadan tetapi akan sangat berguna jika kita bisa
menyelesaikannya.
Penjadwalan, tentu saja, membuat saya pusing. Meskipun Pat dan para seniman
menegosiasikan jadwal akhir, saya, dalam praktiknya, pada saat ini memiliki buku jadwal besar
untuk setiap artis yang kami kelola. Anda tahu, seseorang harus memiliki salinan pusat. Ini
berarti Pat, artis, dan penyelenggara acara menelepon saya sepanjang waktu untuk
memverifikasi situasi saat ini dan membuat perubahan pada jadwal. Terkadang ada yang salah
dan kami tidak mendapatkan perubahan terbaru pada kalender pusat (misalnya, seorang artis
menjadwalkan liburan dan lupa memberi tahu
kami — seperti yang dapat Anda pahami, ini dapat menyebabkan situasi yang cukup sulit). Akan
sangat menyenangkan untuk mendapatkan kalender terpusat yang dapat diakses oleh Pat dan
para seniman; mungkin, bagaimanapun, lebih baik jika Pat (dan manajer lain untuk artis lain,
tentu saja) adalah satu-satunya orang selain saya yang memiliki hak untuk mengubah kalender.
Hmmm . . . Saya kira akan lebih baik jika para artis dapat memblokir waktu istirahat jika mereka
memutuskan bahwa mereka perlu jika untuk tujuan pribadi (namun mereka tidak diizinkan
untuk memesan pertunjukan apa pun tanpa mendiskusikannya terlebih dahulu dengan kami).
Satu hal lagi: Saya perlu memiliki sesuatu yang akan mengingatkan saya tentang perubahan
kontrak artis yang akan datang. Kontrak setiap artis harus diperbarui setiap tahun, dan
terkadang saya lupa mengingatkan Pat untuk melakukan ini dengan artis. Biasanya ini bukan
masalah besar, tetapi kadang-kadang kami memiliki situasi di mana kurangnya kontrak yang
valid menyebabkan masalah yang tidak menguntungkan dan tidak perlu. Tampaknya kita perlu
mempertahankan beberapa jenis daftar kontrak dengan tanggal mulai, tanggal akhir, persentase
royalti, dan catatan sederhana yang terkait dengan masing-masing kontrak.

5. Ini adalah pekerjaan yang cukup sibuk, dan saya tidak punya waktu untuk mendapatkan
pelatihan komputer sebaik yang saya inginkan. Saya pikir saya masih melakukannya dengan
cukup baik. Sangat penting bahwa apa pun yang Anda kembangkan untuk kami, itu harus mudah
digunakan karena kami selalu terburu-buru dan kami tidak dapat menghabiskan banyak waktu
untuk mempelajari perintah yang rumit.
email dari Dale Dylan, didirikan
Hai! Saya Dale Dylan, seorang pianis dari Austin, TX. Saya telah mencapai kesuksesan yang wajar
selama karir saya dan saya sangat bersyukur bahwa saya dapat bekerja dengan Pat Smith dan
Mr. Forondo
selama lima tahun terakhir. Mereka sangat pandai menemukan peluang pertunjukan yang cocok
untuk saya, terutama setelah saya memenangkan kompetisi piano internasional di Amsterdam
beberapa tahun yang lalu. Dibandingkan dengan beberapa orang lain yang pernah bekerja
dengan saya, Pat sangat teliti dan bekerja keras untuk saya.
Selama beberapa bulan terakhir, FAME dan basis klien manajernya telah tumbuh cukup banyak,
dan sayangnya saya telah melihat ini dalam layanan yang dapat mereka berikan kepada saya.
Saya tahu bahwa Pat dan Alex tidak bermaksud jahat, tetapi tampaknya mereka memiliki terlalu
banyak hal yang harus dilakukan, terutama dalam menjadwalkan dan memberikan bayaran
kepada saya. Kadang-kadang hal-hal tampaknya mudah hilang akhir-akhir ini, dan kadang-
kadang saya telah menunggu uang saya selama 2-3 bulan. Ini tidak pernah terjadi sebelumnya
tetapi sudah cukup khas selama setahun terakhir ini. Tolong jangan katakan apa pun kepada Pat
atau Alex tentang ini; Saya tidak ingin menyakiti perasaan mereka, tetapi sepertinya mereka
memiliki terlalu banyak hal untuk dilakukan. Apakah menurut Anda sistem baru Anda dapat
membantu mereka?
Apa yang ingin saya lihat dalam sistem baru—jika Anda akan mengembangkannya untuk
mereka—hanyalah fasilitas sederhana yang akan membantu mereka melakukan lebih baik lagi
apa yang selalu mereka lakukan dengan cukup baik (kecuali baru-baru ini): mengumpulkan uang
dari penyelenggara konser dan memberikannya kepada saya dengan cepat (mereka,
bagaimanapun juga, mengambil 20 persen dari uang saya—setidaknya mereka harus
memberikan sisanya kepada saya dengan cepat) dan menjaga jadwal saya. Saya membawa
laptop atau setidaknya smartphone/iPad saya sepanjang waktu saat saya di jalan, jadi saya pasti
bisa memeriksa jadwal saya di Web. Sekarang saya selalu perlu menelepon Alex untuk
mendapatkan perubahan di menit-menit terakhir. Tampaknya sangat konyol bahwa Pat harus
menghubungi Alex sebelum perubahan apa pun dapat dilakukan pada kalender; Saya merasa
bahwa saya harus diizinkan untuk membuat perubahan sendiri. Secara alami, saya akan selalu
beri tahu Pat tentang apa pun yang berubah (atau mungkin sistem dapat melakukannya untuk
saya). Sistem kalender harus dapat memberi saya setidaknya daftar sederhana dari acara yang
akan datang dalam urutan kronologis untuk periode waktu yang saya inginkan. Selain itu, saya
ingin dapat mencari acara menggunakan kriteria tertentu (lokasi, jenis, dll.).

6. Selain itu, kami tentu saja mendapatkan ringkasan tahunan dari FAME mengenai biaya yang
telah kami peroleh, tetapi alangkah baiknya jika informasi ini lebih sering. Saya tidak
membutuhkannya di atas kertas tetapi jika saya dapat mengakses informasi itu di Web, itu akan
sangat, sangat bagus. Tampak bagi saya bahwa Alex melakukan banyak pekerjaan dengan
laporan-laporan ini secara manual; jika Anda bisa membantunya dengan pekerjaan rutin yang
dia lakukan, saya yakin dia akan sangat senang. Mungkin saat itu dia dan Pat akan punya lebih
banyak waktu untuk menyelesaikan semuanya seperti yang selalu mereka lakukan sebelumnya.
e-mail dari sandy Wallis, Event Organizer
Saya Sandy Wallis, direktur eksekutif Greater Tri-State Area Concert Halls, dan senang memiliki
hubungan kerja yang baik dengan Pat Smith di FAME selama bertahun-tahun. Pat telah memberi
saya dan rangkaian konser tahunan saya beberapa artis luar biasa setiap tahun, dan saya
percaya bahwa kerja sama kita memiliki potensi untuk berlanjut di masa mendatang. Namun, ini
mengharuskan Pat untuk dapat terus memberi saya layanan terbaik di industri ini selama tahun-
tahun mendatang.
Bisnis kami sebagian besar didasarkan pada kepercayaan pribadi, dan aspek terpenting dari
kerja sama kami adalah bahwa saya dapat mengetahui bahwa saya dapat mengandalkan
seniman yang dikelola oleh Pat. Saya tidak tertarik dengan teknologi yang digunakan Pat, tetapi
penting bagi kami bahwa hal-hal praktis seperti penagihan dan penjadwalan bekerja dengan
lancar dan teknologi itu tidak menghalangi kami untuk membuat keputusan dengan cepat, jika
perlu. Kami tidak ingin ditagih untuk acara yang dibatalkan dan tidak pernah dijadwalkan ulang,
dan kami sangat tidak senang jika kami perlu menghabiskan waktu untuk jenis teknis ini.
Terkadang, kami membutuhkan artis pengganti untuk menggantikan musisi yang sakit atau batal
karena alasan lain, dan semakin cepat kami mendapatkan informasi tentang ketersediaan
pemain kelas dunia dalam situasi ini, semakin baik bagi kami. Ya, kami bekerja dalam situasi ini
secara langsung dengan Pat, tetapi kami telah melihat bahwa kadang-kadang semua informasi
yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang cepat tidak tersedia, dan ini adalah sesuatu
yang sulit untuk kami pahami. Kami ingin dapat mengasumsikan bahwa asisten Pat yang
mampu, Alex, harus dapat memberi kami informasi mengenai ketersediaan artis tertentu pada
tanggal tertentu di telepon tanpa masalah. Tidak bisakah informasi ini tersedia di Web juga?
Tentu saja, kami tidak ingin ada yang tahu sebelumnya siapa yang kami pesan sebelum kami
mengumumkan program tahunan kami; oleh karena itu, keamanan sangat penting bagi kami.
Saya harap Anda mengerti bahwa kami menjalankan banyak tempat tetapi kami pasti masih
ingin diperlakukan sebagai satu pelanggan. Dengan beberapa agensi kami telah melihat masalah
konyol yang memaksa mereka untuk
kirimi kami faktur dengan beberapa nama dan nomor pelanggan yang berbeda, yang tidak
masuk akal dari sudut pandang kami dan menyebabkan masalah praktis dengan sistem kami.

7. 3. Case 3