Etică și comunicare personală

1. CIRCULATIA
CORESPONDENTEI

2. Importanţa corespondentei
Corespondenţa oficială cuprinde totalitatea
scrisorilor şi actelor care circulă între persoane juridice
sau între o persoană fizică şi o persoană juridică, în scopul
stabilirii unor relaţii între ele.
Actele emise de o autoritate (persoană juridică) sunt
considerate acte oficiale.
Noţiunea de corespondenţă include forma scrisă pe
care o iau relaţiile dintre două sau mai multe persoane (de
obicei sub forma unor scrisori). După cum scrisorile se
adresează unor persoane juridice sau fizice, acestea
alcătuiesc obiectul corespondenţei oficiale sau private.

3. Importanţa corespondenţei
Importanţa
activităţii de
corespondenţă
constă în faptul
că
B
E
C
D
A
permite
constituirea unui
ciclu de
corespondenţă
Este un element de bază pentru stabilirea relaţiilor între unităţile
economice, între persoanele fizice şi persoane juridice
constituie un
element de
înregistrări
contabile;
devine o bogată sursă
de documentare, prin
constituirea unui fond
arhivistic
serveşte ca probă
in justiţie

4. www.themegallery.com Company Name
Clasificarea corespondenței
I. după
domeniul de
activitate
B
E
C
D
A
corespondenţa
diplomatică
corespondenţa juridică
corespondenţa
administrativă
corespondenţa
comercială corespondenţa
protocolară

5. 1.2. Circulaţia corespondenţei
Circulaţiei corespondenţei, atât în interiorul unei
instituţii, cât şi în afara ei, i se acordă o atenţie deosebită,
tocmai datorită importanţei pe care o reprezintă scrisorile
pentru orice instituţie. Scrisoarea poate circula astfel:
 în plic închis, sigilat şi transmis prin poştă sau curier;
 transmisă prin intermediul curierului sau predată-preluată
personal. Nu este sigilată în plic (se exclud din această
categoriile scrisorile cu regim special de confidenţialitate);
 scrisoarea depusă la serviciul de registratură sau secretariat
al destinatarului şi primirea unui bon cu numărul de
înregistrare. Se utilizează frecvent în modul de lucru al
autorităţilor publice cu cetăţenii;
 transmisă prin intermediul unei alte persoane ca mesager.

6. Sistemul de înregistrare a corespondenţei, organizarea
circulaţiei corespondenţei într-o unitate este impusă de
necesitatea cunoaşterii în orice moment a locului unde se
găsesc documentele, a persoanelor care le deţin, precum şi a
modului de rezolvare a lor.
Corespondenţa pătrunde într-o instituţie prin Registratură
sau în cazul firmelor mici prin secretariat. La Registratură
au loc următoarele operaţii:
Corespondenţa primită

7. La Registratură au loc următoarele operaţii:
 verificarea corespondenţei primite
 deschiderea plicurilor (plicurile pe care scrie ,,personal,
,,confidenţial nu se deschid)
 sortarea corespondentei
 înregistrarea si datarea corespondentei
 întocmirea condicii interne de distributie
 predarea corespondentei

8. În scopul păstrării unei evidențe clare a corespondenței
care intră în unitate, precum și a celei emise, secretariatul
înregistrează fiecare document într-un registru de
corespondență care are formatul următor:

9. (Denumirea instituției)
REGISTRUL DE EVIDENȚĂ A DOCUMENTELOR
INTRĂRI
Nr.
Înr.
Data
înre-
gistră
-rii
Nr.
data
docu-
men-
tului
intrat
Expe
-
ditor
Conți-
nutul
suc-
cint al
docu-
mentu-
lui
Nr.
file
Direc-
ția
căruia
i s-a
rep.
doc.
Sem-
nătu-
ra de
primi
-re
Menți
-uni
de
rezol-
vare
docu
ment
1 2 3 4 5 6 7 8 9

10. www.themegallery.com Company Name
(Denumirea instituției)
REGISTRUL DE EVIDENȚĂ A DOCUMENTELOR
IEȘIRI
Nr.
Înregistra-
re
Data
înregistră-
rii/
expedierii
Destinatar Conținutul
succint al
documen-
tului
Mențiuni
de primire
a
răspunsu-
lui
1 2 3 4 5

11. 1.3. Cerințe actuale față de corespondența
oficială
Corespondenţa se supune la rândul ei unor
reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris
rămâne.
Dintre acestea amintim:
Promptitudinea răspunsurilor implică
operativitate în rezolvarea problemelor ce fac
obiectul corespondenţei. Orice scrisoare trebuie să
primească un răspuns.

12.  Elaborarea corespondenţei la costuri
avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea
subestimate. Dacă alegem scrisoarea, pentru
reducerea costurilor, trebuie să ţinem seama de
următoarele aspecte:
- propoziţii scurte şi clare;
- folosirea modelelor de scrisori, modulelor de
texte (şabloanelor), astfel de accesări fiind mult
uşurate de calculator;
- redactarea corectă şi completă a scrisorilor pentru
a evita astfel neînţelegerile şi implicit revenirile.

13.  Stabilirea obiectivului este important să
stabilim de la început obiectivul scrisorii, ceea ce
dorim, deoarece în funcţie de aceasta vom aborda
diferit destinatarul;
 Adecvarea la nivelul ierarhic presupune
diferenţierea şi limitarea corespondenţei pe paliere
ierarhice. Genuri ale corespondenţei care sunt
atribuite exclusiv nivelului ierarhic superior sunt:
ordinul, decizia, normative şi regulamente, circulare
etc. Corespondenţa de la nivelul ierarhic inferior la
unul superior – cuprinde următoarele genuri de
corespondenţă: raportul, darea de seamă, referatul.