RISNET Masterclass 20 februari 2014

1. BVP PROJECT
UITVOERINGSFASE
“VERBREDEN/VERDIEPEN KANAAL”
Best Value Consulting

2. Inleiding
2




Project: Verbreden + verdiepen kanaal over
12,5 km
Uitvoeringsfase: Looptijd sept 2012 – juli 2014
Budget: 25 mln
Doelstellingen:
- Omgevingshinder beperken;
- Optimale inspanning opdrachtgever;
- Minimaliseren levensduurkosten;
- Oplevering uiterlijk binnen contractuele mijlpaal

3. Rolopvatting beoogd ON
3




Omslag van Opdrachtgever in de lead naar
Opdrachtnemer
Opdrachtgever faciliteert, observeert, luistert,
stelt vragen, verschaft informatie
Opdrachtnemer initieert, coördineert,
analyseert
Eerst een plan, dan luisteren, dan praten

4. Pre-award fase
4





8 weken doorlooptijd
Onderbouwing/verduidelijking van de inschrijving
Duidelijk beeld krijgen van de verwachtingen en
de wijze waarop risico’s rondom het project
worden geminimaliseerd
Prestatie-indicatoren verder verduidelijken en de
meting operationaliseren
Komen tot een gedeeld plan van aanpak tussen
beoogd opdrachtnemer en opdrachtgever

5. Documenten pre-award
5





Projectmanagement-plan inclusief benodigde
activiteiten van opdrachtgever;
Detailplanning inclusief benodigde activiteiten van
opdrachtgever;
Risico-dossier bestaande uit alle geïdentificeerde
opdrachtgevers- en opdrachtnemersrisico’s en
voorzien van adequate beheersmaatregelen om
de risico’s te managen en minimaliseren;
Termijnstaat en planning betaalposten.
What’s in/What’s out

6. Uitvoeringsfase
6
“Het succes van het project wordt in hoge mate bepaald door houding
en gedrag van zowel het team van OG als het team van ON. Door
open en transparant te zijn, door het pro-actief te handelen, door
zorgvuldig te communiceren en door het geven en nemen van
verantwoordelijkheid ontstaat wederzijds vertrouwen. De intentie
moet er zijn om elkaars belangen te onderkennen en daar met eigen
handelen op te anticiperen. Belangrijk is om verwachtingen naar
elkaar uit te spreken”

7. Uitgangspunten uitvoeringsfase
7





ON is in de lead om diens plan uit te voeren
Transparantie reduceert risico’s
Risicomanagement is verantwoordelijkheid ON
Gezamenlijk risicodossier op projectniveau
beheerd door ON
Wekelijkse Rapportage (risicosturing) incl. KPI’s

8. Communicatie
8





Detailplanning met contactmomenten OG
Documentenregister met geplande
interventiemomenten OG
Contractoverleg/projectoverleg 4 wekelijks
WR
VGR (OM,TM,KM,RM + OG rol, knelpunten)

9. WR
9






Wekelijks toegepast vanaf start uitvoering
21 risico’s
Behoudens uitzonderingen binnen 8 weken beheerst
Openstaande items van invloed op contractuele mijlpaal
Voortschrijdend inzicht mbt stappenplan van
risicobeheersing (varianten, ontwerp wijzigingen)
Score verloop

10. Kpi proces
10
Aanbesteding
Onderbouwing
Uitvoering
Verifieerbare
Plan onderbouwen met
Meten!
prestatie-informatie
verifieerbare prestatieinformatie
bij inschrijving
Evt. prestatie indicatoren Prestatie-indicatoren
noemen in aanbieding
ontwikkelen c.q.
verfijnen
Actie ondernemen
wanneer nodig
Indien nodig indicatoren
verbeteren of veranderen

11. Kpi toepassing
11




Tijdens pre-award KPI’s geformuleerd
Koppeling aan risico-dossier,
projectdoelstellingen
Maandelijkse monitoring & rapportering in
bijlage WR
Gedurende het proces en uitvoeringsfase kpi’s
toegevoegd

12. Risico-management
12






Uitvoering door ON
Format Risicoregister in afstemming met OG
Bij start ca 65 risico’s
Maandelijkse rapportage top 10 + inzicht status
risicobeheersing, rol OG
Risico’s bij inschrijving deels opgetreden
2 wekelijks intern overleg ON

13. Lessons Learned
13







Groei in actieve rol ON (oplossingsvarianten,
afwegingen e.d.)
Traditionele rol ligt op de loer (€)
Continuïteit teambezetting
Berusten in rol, rolvastheid
Scherper zetten van basisafspraken
Renderen van expertise
Belang van projectbijeenkomsten

14. Casus
14




Ongewenste gebeurtenis
Opgenomen in risicodossier pre-award
Beheersmaatregelen afgestemd tussen
ON/OG
Impact ca 20% projectbudget
Risico treedt daadwerkelijk op. En nu?
 Rol ON?
 Rol OG?