Infosessie Dag van de Architectuur 2015

1. Dag van de Architectuur 2015
Briefing

2. Infosessie partners 18/06/2015
1. Dag van de Architectuur 2015
2. Projecten
3. Vlaams Architectuurinstituut
4. Partner
5. Host
6. Contracten en verzekeringen
7. Reservatiesysteem
8. Promotie

3. 1. Dag van de Architectuur 2015
• Belangrijkste architectuurevenement voor
brede publiek
• Hedendaagse architectuur
• Focus op de meerwaarde van architectuur
• Kwalitatief omkaderd aanbod
• In heel Vlaanderen en Brussel

4. 1. Dag van de Architectuur 2015
• Thema:
– Architectuur mee maken/meemaken
• Architectuur als gedeelde opdracht
• Architectuur als beleving
– Samenwerken VAi en Vlaams Bouwmeester
• Open Oproep in de kijker

5. 2. Projecten
Opengestelde gebouwen en Activiteiten
• Alle mogelijke activiteiten over architectuur en
ruimtelijke ordening
• een cultureel karakter hebben dat geen commercieel
doel dient;
• passen in het thema;
• haalbaar zijn;
• publieksgericht zijn (al dan niet betalend).

6. Opengestelde gebouwen
• De gebouwen zijn slechts gedeeltelijk vrij te
bezoeken.
• sommige gebouwen reservatie verplicht. Zie
website.
• Het vrije bezoek is meestal gratis en kan
tussen 10u en 18u. Tenzij anders vermeld.

7. Opengestelde gebouwen
• De gebouwen zijn slechts gedeeltelijk vrij te
bezoeken.
– Organisator is verantwoordelijk voor lokale
organisatie
– Organisator zorgt voor lokale promotie
– Toelating + verzekering pas in orde na
ondertekening contract (zie dia 21)

8. • Rondleidingen
– Door architect/bouwheer/architectuurgids
– Startuur ingeven op website
– Gratis tenzij anders vermeld
– Reserveren verplicht of niet?
– Maximum aantal deelnemers?
– Dag zelf kunnen bezoekers nog aansluiten

9. Activiteiten
• Verschillende soorten
– Fietstocht
– Wandeltocht
– Bustocht
– Tentoonstelling
– Festival
– …
• Reserveren verplicht

10. 3. Vlaams Architectuurinstituut
• Concept Dag van de Architectuur 2015
• Oproep en selectie partners
• Algemene coördinatie
• Informatiedoorstroom partner/bezoeker
• Algemene promotiestrategie
• Contracten met partners/eigenaars/hosts
• Verzekering gebouwen/vrijwilligers

11. 4. Partner
• Aanspreekpunt van het VAi
• Organiseert de activiteit ter plaatse
• Aanleveren noodzakelijke informatie
• Zoeken naar gids(en)
• Organiseert lokale promotie
• Implementeren huisstijl in eigen
promotiemiddelen

12. 4. Partner
• Aanleveren noodzakelijke informatie:
– het invullen van de projectfiche
www.dagvandearchitectuur.be/2015/partners
• rechtenvrije afbeeldingen en teksten
• Alle informatie die nodig is voor de praktische
organisatie en de campagne

13. 4. Partner
• Projectfiche invullen voor 1/7:
www.dagvandearchitectuur.be/2015/partners
– Gebouwen:
• Naam gebouw, adres, prijs? reservatie verplicht?, uren
rondleidingen?, omschrijving, architectenbureau(s),
verantwoordelijke gebouw (degene die toestemming
voor de openstelling moet geven), foto
– Activiteiten
• Naam activiteit, adres, uur, prijs?, omschrijving,
reserveren verplicht?, foto.

14. 4. Partner
• Financieel:
– Geen bijdrage verschuldigd aan het VAi
– Kosten voor lokale organisatie en promotie zijn
voor partner
– Inschrijvingsgelden 100% voor de partner

15. 5. HOSTS ALGEMEEN
• Aangestuurd door de partner
• Vrijwilligers uit pool tegen betaling (60 Euro)
• Onthaal en begeleiding publiek
– Vb. De meeste gebouwen zijn toegankelijk voor
rolstoelgebruikers.
De VAi-host moet indien nodig assistentie
verlenen aan mensen die daarom vragen.

16. Taken: HOSTS OPENGESTELDE
GEBOUWEN
• 1 host per gebouw
• ter plaatse half uur voor de opening
• bespreek met de verantwoordelijke van het
gebouw:
– organisatie van het onthaal
– aanbrengen van de stickers en affiches
– Welke delen toegankelijk zijn voor vrij bezoek
– Aanbrengen bewegwijzering

17. Taken: HOSTS OPENGESTELDE
GEBOUWEN
• TAKEN
• Aanspreekpunt voor bezoekers
• Organiseren rondleidingen:
– groepen verzamelen voor start rondleiding
– Sticker geven aan deelnemers (herkenbaarheid)
– controle op inschrijving en betaling
– bezoekers laten aansluiten bij rondleiding indien nog plaats
(naam noteren)
• tellen van alle binnenkomende bezoekers
• invullen van evaluatieformulier VAi (online formulier)

18. Taken: HOSTS ACTIVITEIT
• 1 host per activiteit
• ter plaatse half uur voor start
• bespreek met de verantwoordelijke :
– organisatie van het onthaal
– aanbrengen van de stickers en affiches
– Aanbrengen bewegwijzering

19. HOSTS ACTIVITEITEN
TAKEN
• Aanspreekpunt voor bezoekers
• Organiseren rondleidingen:
– groepen verzamelen voor start rondleiding
– Sticker geven aan deelnemers (herkenbaarheid)
– controle op inschrijving en betaling
– bezoekers laten aansluiten bij rondleiding indien nog
plaats (naam noteren)
• tellen van alle binnenkomende bezoekers
• invullen van evaluatieformulier (online formulier)

20. Taken: HOSTS ACTIVITEITEN
• Begeleide uitstap: wandel-, fiets- of busroute
– Groepen verzamelen voor start
– Sticker geven aan deelnemers (herkenbaarheid)
– Controle op inschrijving en betaling

21. 6. Contracten en verzekeringen
• Overeenkomst tussen VAi en vrijwilligers
– alle VAi-medewerkers zijn verzekerd tegen
volgende risico’s: alle ongevallen die gerangschikt
worden onder de categorie ‘arbeidsongevallen’ of
‘beroepsziekten’ in het kader van een
arbeidsovereenkomst + burgerlijke
aansprakelijkheid indien u onopzettelijk schade
toebrengt aan een gebouw

22. 6. Contracten en verzekeringen
• Vrijwilligerswerk ≠ loon
• Wel: forfaitaire onkostenvergoeding:
• 30 euro/dag (ongeacht het aantal uur)
Dag briefing + DAGA = 60 Euro
• Vrij van belastingen en taksen
• Betaling per bankoverschrijving na het
inleveren van evaluatieformulier en saldo
kassa’s

23. 6. Contracten en verzekeringen
Gebouwen
• VAi sluit een polis voor schade aan gebouwen
tijdens Dag van de Architectuur
• NIET voor inboedel

24. 6. Contracten en verzekeringen
Activiteiten
• Organisator is een organisatie (vzw, bvba,
overheid, …)
– Verzekering BA van de organisator
• Organisator is particulier
– Verzekering BA van VAi
– Familiale verzekering
• Niet verzekerd: schade door deelnemers aan
zichzelf

25. 7. Reservatiesysteem
• De bezoeker kan reserveren via de website
www.dagvandearchitectuur.be
• Indien volzet, contacteren we de partner voor
eventuele extra rondleiding
• Op zaterdag 10 oktober 2015: formulier
downloaden met aantal inschrijvingen

26. BETALINGSSYSTEEM
• De bezoeker betaalt online met bankkaart
– Gebruik wordt niet aangerekend
• De partner maakt een factuur op aan het VAi
• VAi stort het betaalde bedrag door
– VB: 20 Reservaties voor bustour West-Vlaanderen.
– Organisator stuurt na de Dag een factuur van
20x20 Euro (=400 Euro) aan VAi,
– VAi betaalt binnen 30 dagen volledige inkomsten
aan organisator

27. 8. PROMOTIE
• Dag van de Architectuur
– Website: www.dagvandearchitectuur.be
– Programmakrant
– Folder en affiche
– Social media (FB, Twitter)
– Knack WE: krant 135,000 ex (2/10/15)
– UITin Vlaanderen
– Radio 2
– Vakpers: A+, NAV, Architectura

28. Vragen?
Veel gestelde vragen:
http://www.vai.be/nl/veelgestelde-vragen-over-
de-dag-van-de-architectuur-2015
Hulpinfo in formulier
www.dagvandearchitectuur.be/2015/partners
Contactpersoon VAi:
Stefan.Siffer@vai.be , 03/242 89 63
Bart.Biesbrouck@vai.be , 03/242 89 70