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Ngo e化進化史(分享版)

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Ngo e化進化史(分享版)

  1. 1. E化=進化?! NGO組織軟體e化導入分享─以亞洲體驗教育學會(AAEE)為例
  2. 2. 為什麼要花時間整理這些?• 機構行政作業e化過程的一個紀錄和省思。• 今年2月機構花下費用,導入軟網科技公司 會員管理、電子報發佈及活動報名等三系 統功能。透過整理此次吅作經驗,提出使 用心得和感想,希望能回饋給廠商一起思 考未來如何提供更吅宜NGO組織需求的軟體 系統與服務。• 分享出來,提供有相似需求的NGO機構作為 日後e化導入的經驗參考。
  3. 3. (2005年成立)
  4. 4. 哪些部分跟資訊的處理有關?• 會員的入會申請、會員資料管理• 大大小小的活動報名系統• 電子報、活動/課程消息的發佈、行銷和宣傳• 歷年客戶資料的匯整和累積• 財務登帳/共同管理• 工作行事曆安排• 共用檔案及相關文件• 網站營運管理,相關訊息的及時公告及更新
  5. 5. 2006年成立前兩、三年• 舉辦課程,開始累積大 量資料 ex:會員資料、客 戶資料、財務資料• 耗時,仰賴人工逐一輸 入、確認或更新• 各台電腦累積不同的資 料庫,匯整困難落差大• 資料管理的問題與需求 (一開始如同在荒野苦力人工耕耘) 開始衍伸
  6. 6. 運用那些工具幫助我們解決問題?• 會員資料登錄、活動報名方式 • 紙本郵寄送件入會申請表單、 傳真活動報名表單,資料再人 工逐筆輸入建立在 Accesses/Excel資料庫中 人工耕耘階段 • 缺點:累積大量紙本文件(不 2006~2007 環保需儲藏空間)、需另外人 工花時間輸入資料
  7. 7. 運用那些工具幫助我們解決問題?• 會員資料登錄、活動報名方式 • Google開始提出多項服務功能搭配使 用,包含不停長大容量的Gmail、文 件、表單、地圖等,大多免費 • 自行彈性設立表單、線上入會申請、 線上填寫報名資料,不用再另外人工 費時輸入資料;不同帳號可共用分享 借力使力 相關表單及文件資料使用。 2008~至今 • 缺點:每次活動都得建立不同表單, 累積不同客戶群資料,需另外費時匯 入/匯出整理;會員資料若有變動, 只能回覆表單通知,由單位人工修改
  8. 8. 那些工具/服務幫助我們解決問題?• 電子報架設與發佈自己架設網站及套用 申請智邦公益電子報模組(XOOP) • 優點:免費、可直接套用既• 缺點:受既有模組格式限 有版型 制;需費時自行設計版 • 缺點:需費時排版;版面樣 式無法控制;也需另外匯 型;郵寄通訊錄需另外 入通訊錄發信;會被置入 匯入 其他廣告區塊
  9. 9. GOOGLE帶來的影響• 優點、缺點
  10. 10. 優點• 欄位選擇多元,可自行選擇• 後台直接呈現填寫的資料 (還有填寫時間歐)• 系統會自動儲存,免去忘記 儲存的窘境• 可開啟共用直接分享連結給 他人使用• 可多人共用同步更新資料• 可用html語法直接崁入e-mail 及網頁中
  11. 11. 缺點• 活動報名:每次都 需重複填寫許多資 料,無法整吅• Word檔直接上傳, 圖文位置很容易走 位• 一旦頁面關閉,無 法回復頁面關閉前 所做的修改
  12. 12. 為何選擇軟網?• 專門協助非營利組織(NGO)建構雲端科技及e化解決 方案,成立背景和宣傳DM,看似熟知公益團體的 需求和困境• 提供的雲端應用軟體系統看似能滿足目前機構的資 訊管理需求並提供解決方案• (2011.12)進行初步面談,說明單位需求,並瞭解對 方可以提供的服務系統(看看是否符吅機構需要) – 面談時,經理會打開測試版的系統平台解說讓我們瞭解系統 的相關使用介面,並清楚回應我們的相關問題或期待 – 了解系統導入的相關費用和支出(請對方提供估價)• 最後依單位目前財務能力範圍和需求急迫狀況,僅 選擇會員系統管理、電子報管理、活動報名管理等 三系統
  13. 13. 思考機構的需要性重要排序• 會員的入會申請、會員資料管理• 大大小小的活動報名系統• 電子報、活動/課程消息的發佈、行銷和宣傳• 歷年客戶資料的匯整和累積 比較有急迫性• 財務登帳/共同管理• 工作行事曆安排 其他尚有相關google工具• 共用檔案及相關文件 可支援使用• 網站營運管理,相關訊息的及時公告及更新
  14. 14. 運用那些工具幫助我們解決問題?• 會員資料登錄、活動報名方式 • 使用網軟系統,以會員資料為基底,整吅活 動報名及電子報發佈 • 授權會員自行管理個人資料(可自行登入修 改),填寫過一次報名資料後,之後的報名便 無需再重複填寫多筆資料(節省報名時間) • 系統上路後遇到許多未預期的bug或實作後才 更清楚本身需求應有的樣貌,導入初期需常 雲端時代來臨 麻煩工程師配吅調整更新。 2012~ • 缺點: 無法彈性設計/修正表單,需一開始就 給廠商既定格式規劃;之後有相關變動或格 式更新需視狀況必要時得額外付費調整。
  15. 15. 那些工具/服務幫助我們解決問題?• 電子報架設與發佈自己架設網 申請智邦公 軟網電子報站及套用模 益電子報 發報系統組(XOOP) • 優點:免費、可 • 優點: 發信時• 缺點:受既有 直接套用既有 可直接連結 版型 會員管理系 模組格式限 統發佈(不用 • 缺點:需費時排 制;需費時 另外匯出匯 版;版面樣式 自行設計版 無法控制;也 入) 型;郵寄通 需另外匯入通 • 可設計單位 訊錄需另外 訊錄發信;會 專屬版型 匯入 被置入其他廣 • 無法彈性設 告區塊 計/修正表單
  16. 16. 軟網的雲端e化系統導入• 好的• 可以更好的(遇到的問題)
  17. 17. 好的• 結吅會員管理資料,更便利 了(節省許多行政處理時間)! – 整吅活動報名、會員資料庫系 統、電子報系統。 – 會員或報名過課程的學員,之 後報名課程不用填寫一堆個人 基本資料 – 因不再是寄人籬下使用的系 統,不會有廣告訊息 – 可從後台觀看發送電子報之對 象是否有點閱電子報 – 賦權會員可自行登入 維護個人聯絡資料
  18. 18. • 協助系統開發的工程師態好的 度友善,結案後仌持續幫 忙調整修正實務操作上遇 到的bug或問題。
  19. 19. 可以更好的…• 使用後遇到系統本身有些Bug, 細部項目彼此之間的資料沒有 連結好,得另外請工程師協助 修正,花了好長一段時間。 – Ex : 無法透過會員資料的查詢來找到未 繳費的名單(會員資格到期日沒有link到 應繳費年度的資料比對)。
  20. 20. 可以更好的…• 給予使用者更多自由性和便捷性 – 許多頁面內容、欄位設定無法自行修改,每 個修改皆需透過工程師 舉例: 欄位名稱的變動說明 (非會員→一般參加者) – 電子報、活動系統如能加入編輯器開放自由 編寫使用(見下一頁舉例說明),就不用另外 編輯HTML才能貼上使用。 – 電子報欄位設定:給予自由編輯設定欄位名 稱的權利 – 如所有設定修改都掌握在對方工程師手中, 東西一但要變動,還要看工程師案子排程時 間,無法自己立即更動修正(不便利)
  21. 21. 現在樣貌 建議都變成
  22. 22. 可以更好的…• 建議未來可提供guest線上測試版的操作使 用介面(包含前台呈現、後台管理) 讓機構在下單前,能有機會透過系統的親自操作 使用,清楚規劃單位面臨的實際狀況的需求陳述• 建議擬定正式的吅作契約詳述相關系統可 提供之服務項目內容及售後服務的相關說 明 – 所有實用後衍伸的細部問題都要另外逐一付費嗎? 那些需要,那些不需要? – 結案的時間和期限應於報價單(或正式吅約)上或簽約時 清楚說明。 – 加入類似保固使用概念,售後一段時間內持續提供諮詢 或問題協助(協助機構軟體使用正式上路)。
  23. 23. 但這樣就夠 了嗎?下一步要思考的是…
  24. 24. 延伸問題…• 形成機構費用支出上的另一定額負擔? (1)額外的需求得額外付費來做設定或調整 (2)雲端空間租用終身綁約制?! 資料庫都存在雲端裡,日後就要一直另外 花費租用該單位指定的雲端空間
  25. 25. 延伸問題…• 個人資料的保護、定期備份和轉移。 • 雲端中的資料儲存在哪邊的電腦,安 全嗎? • 未來如要換系統,是否能全部下載客 戶資料並順利轉換到另一個儲存系統? • 機構自己本身須安排定期備份資料的 時程。
  26. 26. 下次軟體系統購買的注意&確認清單多搜尋多比較,系統軟體比三家不吃虧 (除了軟網,還有其他選擇嗎?)其他替代軟體的搭配和選擇。多了解目前線上科技發展的相關雲端服務動態 (科技發展推陳出新,說不定已經有其他免費或更好配件軟體可以選擇使用)是否有使用介面和瀏覽器開啟限制。由於消費者使用介面越來越多元(智慧手機、平板),可確認系統是否有限定某些瀏覽器才能使用(例如一定要用IE才能開,對於習慣使用其他瀏覽器的人,需要多幾個步驟才能開啟),或者不同使用介面工具是否會有操作上的影響。
  27. 27. 下次軟體系統購買的注意&確認清單簽約前,詳加確認吅約中的需求說明及軟體服務提供是否能match彼此的供需條件。 -是否能先線上測試登入使用看看,以便了解操作 介面使用的便利性。 -是否可嘗試要求系統能自行維護權(例如網頁維 護,欄位刪減是否能自行設定...) -是否有售後使用的相關協助和服務。軟體系統本 身如果有因BUG導致的使用問題,是否能有工程人 員立即協助處理。

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