Tietohallinnon haasteita on hankkia oikea järjestelmä oikeata tarvetta varten. Miten varmistetaan, että tietojärjestelmä sopii meidän arkkitehtuuriin?

1. CIO, vältä erokriisi
eli miten onnistun järjestelmähankinnassa?

2. Tietojärjestelmän hankinta tietohallinnolle on vähän kuin elinkumppanin valit-
seminen sinkulle. Ensin mietitään omia tarpeita ja tehdään listaa kumppanin ominai-
suuksista. Sen jälkeen silmäillään ympärilleen ja kartoitetaan, mitä kivaa markkinoilla
olisi tarjolla. Tarkastellaan nettisivuja ja tutkitaan potentiaalisia vaihtoehtoja ja jatketaan
keskusteluja kiinnostavampien ehdokkaiden kanssa. Ensitreffien jälkeen alkaa tarjouksia
sadella ja kirjeenvaihto etenee. Jännitys on käsin kosketeltavaa, kun aloitellaan sopi-
musneuvotteluja. Ensimmäinen vaihtoehto lupaa kuut ja tähdet taivaalta. Toinen kandi-
daatti ei paljon turhia puhu, mutta kollega antoi vahvat suositukset. Kolmas ratkaisu on
kovassa kansainvälisessä nosteessa ja muutenkin mielenkiintoinen pakkaus.
Tietohallintojohtaja, miten varmistat, että yhteiselämä jatkuu alkuihastuksen jäl-
keenkin molempia osapuolia tyydyttävänä kumppanuutena? Oletko käynyt läpi ne
asiat, joita sinun tulisi miettiä vakavasti ennen kumppanuuden sopimista järjestelmätoi-
mittajan kanssa?
2 IMS Business Solutions Oy

3. 3 IMS Business Solutions Oy
Roolit ja tarpeet
Olethan jo keskustellut liiketoiminnan ihmisten kanssa heidän tarpeistaan ja toiveistaan?
Itse asiassa tietojärjestelmäpalveluiden kehitystarpeiden tulisi aina tulla liiketoiminnalta.
Tämä siis siinä tapauksessa, jos kyseessä ei ole puhtaasti tietohallinnon käyttöön tuleva
järjestelmä. Mitkä tulevat olemaan käyttäjien roolit? Ovatko he tiedostaneet ongelmat
ja varmasti haluavat apua?
Aikataulutus ja käyttöönotto
Ovatko käyttäjät sitoutuneet käyttöönoton suunnitteluun? Onko heille varattu riittävästi
aikaa käyttöönoton onnistuneeseen toteuttamiseen? Ihmisten sitoutumisella käyttöön-
ottoon on merkittävä vaikutus järjestelmän jalkautukseen. Varmista, että käyttöönot-
tosuunnitelma on käyttäjien toiveiden mukainen, realistinen ja tarpeeksi kattava.
Päällekkäisyydet
Olet myös kartoittanut liiketoiminnan nykyiset järjestelmät ja niiden ominaisuudet. Onko
siellä jo olemassa olevia järjestelmiä, jotka tukevat toiminnan tarpeita? Tai onko järjes-
telmiin saatavilla lisäosia, joilla nämä toiminnallisuudet saadaan toteutettua? Mitä vä-
hemmän järjestelmiä, sitä vähemmän ylläpidettävää tietoa ja sitä vähemmän integraati-
oita. Lopputuloksena selkeämpi tietojärjestelmäarkkitehtuuri.

4. 4 IMS Business Solutions Oy
Kyvykkyydet
Järjestelmällä ei ole mitään virkaa, jos sitä ei käytä kukaan. Korkea käyttöaste ja hyöty
saavutetaan, kun käyttäjät hallitsevat järjestelmän. Onko järjestelmän tulevilla käyttäjil-
lä kyvykkyyksiä käyttää ja hyödyntää järjestelmää? Miten kyvykkyyksiä lisätään? Millä
aikataululla ja resursseilla kyvykkyyksien nostaminen toteutetaan?
Integraatiot
Mitä tietoa tuleva tietojärjestelmä hyödyntää? Pitääkö tieto syöttää käsin vai tukeeko se
integraatioita joihinkin toisiin järjestelmiin? Määritä selkeästi missä masterdata sijaitsee
ja kuka sitä ylläpitää. Avoimet ja standardisoidut rajapinnat mahdollistavat integraatiot
järjestelmien välillä hyvinkin kevyesti ja nopeasti.
Vuoden 2015 tilastojen mukaan ensimmäinen avioliitto päättyi eroon 39 prosentin todennäköisyydellä. Empiirisen
kyselyn perusteella tietohallintojohtajien mielestä tämä olisi osuva luku myös tietojärjestelmähankinnoissa. Eli
iso osa hankinnoista epäonnistuu. Tämä syö turhaan resursseja niin tietohallinnon kuin toiminnan ihmisten ajas-
ta, puhumattakaan turhista investoinneista ohjelmistoon ja teknologiaan. On ilmiselvää, että yrityksillä olisi paljon
parannettavaa järjestelmähankintoja suorittaessa. Haasteena on monesti, se että tietojärjestelmä- ja teknolo-
gia-arkkitehtuuria ei ole nähtävissä. Tämä helpottaisi huomattavasti organisaation tavoitetilan simulointia. Moder-
nilla kokonaisarkkitehtuurilla voidaan etukäteen nähdä tietojärjestelmän, palveluiden ja käyttäjien väliset suhteet
ja riippuvuudet. Interaktiiviset yhteyskaaviot auttavat käyttäjää hahmottamaan, miten järjestelmä tulee tukemaan
käyttäjien tarpeita ja miten muut järjestelmät keskustelevat sen kanssa. Kokonaissuunnittelulla pyritään rakenta-
maan mahdollisimman tehokas, yksinkertainen ja toimiva organisaatio, jossa turhia resurssien hukkaajia ei ole.

5. Kirjoittaja on onnellisesti naimisissa ja työskentelee päivittäin Suomen osaavimpien
tietohallintojohtajien kanssa löytäen ratkaisuja, joilla tehdään heidän toimintaympäristö
hallittavammaksi ja soveltuvaksi muutoksille.
Timo Kumpulainen
Puh. 045 141 6423
timo.kumpulainen@ims.fi
Lisää tietoa modernista kokonaisarkkitehtuurista ja kokonaisuuden hallinnan työkaluista
löydät osoitteesta www.ims.fi
Artikkeli päivitetty 31.1.2017