Koulutusmateriaali keväältä 2013. Perttu Tolvanen. North Patrol Oy. Materiaali käsittelee intranet-hankkeen konseptointia, teknologiavalintoja, kumppanivalintoja ja projektin läpivientiä.

1. Perttu Tolvanen
Web & CMS Expert, Partner
North Patrol Oy1
Sähköisen työpöydän rakentaminen
Koulutusmateriaali 2013 kevät

2. Verkkopalveluhankintojen neuvonantaja
North Patrol Oy2
North Patrolin ovat
perustaneet verkkopalvelujen
asiantuntijat Sami Kalanen ja
Perttu Tolvanen.
Lisätietoja verkossa:
www.northpatrol.com
Tunnemme hyvin verkon
mahdollisuudet, teknologiat ja
alan toimijat.
Riippumattomana konsultti-
yhtiönä voimme tukea
asiakkaitamme valitsemaan
omiin tarpeisiinsa parhaiten
sopivat ratkaisut.
North Patrol Oy tarjoaa tukea
verkkopalvelun tilaajalle internet-,
intranet- ja extranet-projekteissa.
Autamme asiakkaitamme
hankkeiden
suunnittelussa, vaatimusten
määrittelyssä sekä teknologia-
ja toimittajavalinnoissa.
Toimimme myös projektien
läpiviennin tukena ja
lopputulosten arvioijana.

3. North Patrol Oy3
Perttu Tolvanen
KTM Perttu Tolvanen on verkkopalvelukonseptien ja
julkaisujärjestelmien asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita
hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee
asiakkaita julkaisujärjestelmien ja toteuttajakumppaneiden
valinnassa. Hänen erityisalueitaan ovat mm. verkkopalvelukonseptien
kirkastaminen ja julkaisujärjestelmävalinnat.
Pertulla on kymmenen vuoden kokemus web- ja intranet-projekteista
mm. projektipäällikön ja konsultin rooleissa. Perttu on urallaan
toiminut mm. tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa
mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina suuressa IT-
alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina
omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu seminaariesiintyjä ja
bloggaaja. Perttu on päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi-
blogissa ja intranet-ammattilaisille suunnatussa Viides taso -blogissa.
linkedin.com/in/perttutolvanen

4. Perusteet
1. Mistä kaikesta puhutaan? (käsitesekamelskaan järjestystä & eri näkökulmat)
2. Millainen organisaatio tarvitsee intranetin?
3. Intranetin asema + tyypilliset kaverit
4. Mitä intranet omistaa?
5. Kuka omistaa intranetin?
6. Intranetin suhde organisaation johtoon
7. Tyypilliset intranet-konseptit
8. Kypsyystasot: johtamisviestintä & tietotyö
9. Suomen markkinoilla vahvat intranet-järjestelmät
10. Intranet-projektin vaikeusasteen arviointi
North Patrol Oy4

5. Valikoidut syventävät osiot
11. Järjestelmien tarkemmat kuvaukset + katsaukset toteuttajakumppaneihin
12. Hakukonevaihtoehdot
13. Projektimallit ja vaiheistus
14. Erityismateriaali: Ketterä kehitys ja ketteryyden soveltuvuuden arviointi
15. Yhteenveto ja erityisvinkit
North Patrol Oy5

6. North Patrol Oy6
Mistä kaikesta puhutaan?

7. Käsitesekamelska
North Patrol Oy7
”Intranet”
”Kollaboraatio”
”Sähköinen
työpöytä”
”Sosiaalinen layeri”
(sisäinen facebook)
Henkilöhakemisto (profiilit)
Uutiset
(sisäisen viestinnän pääkanava)
Raportit
(näkymät datamassoihin)
Projektityötilat
(myös ulkopuolisia jäseniä)
Hakukone
”Tärkeät
dokumentit”
Dokumenttien
yhteinen
työstäminen ja
jakaminen
Dokumenttienhallinta
(arkistointi, versionhallint
a)
Asiakirjahallinta
(records management)
Asianhallinta
Wikit ja blogit
Sivut (ohjeet, oppaat ym. ”intran perussisältö”)
Pikaviestintä
Laatujärjestelmä
(toimintajärjestelmä)
Integraatiot
Lomakkeet
Mobiili
Käyttäjähallinta

8. Eri näkökulmat
North Patrol Oy8
”Intranet”
”Kollaboraatio”
”Sähköinen
työpöytä”
Johdon sitouttaminen
Yhteistyö IT:n kanssa
Budjetointi
Yhteistyö HR:n kanssa
SharePoint
Tavoitteiden asettaminen
Teknologiavalinta
Toteutus-
kumppanin valinta
Muiden hyödyllisten
kumppaneiden
löytäminen
Määrittely ja suunnittelu Kilpailutus
Toimintatapamuutosten valinta ja läpivienti
Käyttöönoton johtaminen omassa organisaatiossa
Jatkokehitys
Hankkeen valmistelu
Projektimallit toteutukseen
Sisäinen resursointi

9. “Sähköinen työpöytä” -käsitteestä
• Hyvin epämääräinen ja ongelmallinen käsite, joka on paljon enemmän lähtöisin eri IT-
firmojen visioinnista kuin asiakkaiden todellisista tarpeista
• ”Yhden super-aloitussivun” –visio sinänsä on tavoittelemisen arvoinen asia – kukapa ei
haluaisi aloittaa aamuaan näkymällä joka tyylikkäästi kertoisi mitä pitää tehdä seuraavana ja
mikä on tänään tärkeintä...
• Yhteen näkymään koottu roolipohjainen työpöytä on kuitenkin kustannustehokas ja järkevä
yhtälö lähinnä hyvin prosessiohjautunutta työtä tekeville henkilöille, esim.
”liukuhihnamaisesti päätöksiä tekeville vakuutuspäätöskäsittelijöille” tai ”tehtaan
tuotantolinjan toimintaa tarkkaileville valvomopäälliköille”  Mitä enemmän työ on
itsenäistä tietotyötä, niin tärkeämmäksi muodostuvat hyvät yksittäiset työvälineet ja näiden
yhteistoiminta – ei illuusio yhdestä keskinkertaisesta superportaalista
• Realismi tuotteiden ja konseptien kohdalla on myös johtanut siihen, että käytännössä
”sähköinen työpöytä” –visiot jäävät visiotasolle ja projektit tuottavat ”intranetteja” ja
”työtiloja” ym. käytännön palveluita  siksi tämä koulutus käsittelee näitä
North Patrol Oy9

10. Tulevaisuudesta
• Intranettienkin evoluutiossa usein on järkevää tehdä erilaisia toiminto- tai roolikohtaisia
ponnistuslautoja/kojelautoja, mutta nämä ovat organisaatiokohtaisia – ja usein vain hyvin
tehtyjä intran osa-alueita, kuten ”Johdon raportit” tai ”Automyyjän aloitussivu” –tyyppisiä
koosteosioita intrassa – eivät mitään monimutkaisia ”Johdon työpöytä” –tyyppisiä
roolipohjaisia etusivuja (”Sähköinen työpöytä” –supervisio ei siis toimi, muuten tavoite hyvä)
• Sosiaalisuus on nouseva merkittävä alue, ja osittain sosiaalisuuden roolista käydään kovaakin
taistelua tällä hetkellä eri teknologiatoimittajien visioissa  toiset uskovat sosiaalisuuteen
omana ”sosiaalisena layerina” (IBM Connections, Yammer, Salesforce Chatter), toiset näkevät
sosiaalisuuden osana intranettia vahvemmin (ns. ”sosiaalinen intranet”)
•  Selvää on, että monista järjestelmistä tulee sosiaalisia ja esim. kommentointia tapahtuu
tulevaisuudessa lähes kaikissa järjestelmissä – mutta onko tämän sosiaalisuuden
keskipisteenä intranet?  Ei ole vielä mitenkään yksiselitteistä, ja ei välttämättä edes
todennäköistä, koska intranetin rooli on monessa organisaatiossa vakiintunut luotettavan
tiedon lähteeksi, ei välttämättä avoimeksi keskustelualueeksi.
North Patrol Oy10

11. North Patrol Oy11
Millainen organisaatio tarvitsee intranetin?

12. Milloin intranetin rooli on huomattava?
North Patrol Oy12
Jatkuvia muutoksia
toiminnassa
Hajautetut ja
monialaiset
organisaatiot
Paljon itsenäistä
työtä tekeviä
henkilöitä

13. Milloin intranetin rooli on huomattava?
North Patrol Oy13
Jatkuvia muutoksia
toiminnassa
Hajautetut ja
monialaiset
organisaatiot
Paljon itsenäistä
työtä tekeviä
henkilöitä
 Tarve viestiä
uudesta
suunnasta, muutoksis
ta, tarve näyttää
esimerkkiä
 Tarve viestiä
laajalti eri puolille
organisaatiota,
tehokkaasti ja
tarkasti
 Tarve sitouttaa
organisaation
yhteisiin työtapoihin
ja yhteishenkeen

14. North Patrol Oy14
Intranetin asema + tyypilliset kaverit

15. Intranet osana organisaatioiden
tietojärjestelmäpalettia
North Patrol Oy15
HR:n
tietojärjestelmät
(SAP, Oracle, jne.)
Toiminnan-
ohjausjärjestelmät (SAP,
tuotetietojärjestelmät ja muut
tuotantoa tai prosesseja
ohjaavat tietojärjestelmät)
CRM
(asiakkuudenhallinta
& myynnin tuki)Dokumenttien-
hallinta & työtilat
tiimeille
Asiahallinta
(asiakirjahallinta &
päätöstenhallinta, sop
imushallinta ym.)
Intranet
(omistaa uutiset,
työsuhteeseen liittyvän
ohjeiston,
puhelinluettelon ym.
”navigaatiotietoja”)
Puhelin-
luettelo

16. Sisäiset järjestelmät + ulkoiset
Extranet
(kumppaneille)
Internet-
sivusto
(markkinointi &
viestintä)
Extranet
(asiakkaille)

17. North Patrol Oy17
Mitä intranet omistaa?

18. Intranet & sisäiset järjestelmät + ulkoiset
Extranet
(kumppaneille)
Internet-
sivusto
(markkinointi &
viestintä)
Extranet
(asiakkaille)

19. Intranet tyypillisesti
North Patrol Oy19
HR:n
tietojärjestelmät (SAP,
Oracle, jne.)
Toiminnanohjaus
(operatiiviset
järjestelmät)
CRM
(asiakkuudenhallinta
& myynnin tuki)
Dokumenttien-
hallinta
Asiahallinta
(asiakirjahallinta &
päätöstenhallinta,
sopimushallinta ym.)
Intranet
- uutiset
- työsuhdeasioiden ohjeet
- hakukone
- johdon linjaukset
- ruokalistat
- linkit järjestelmiin
- laatujärjestelmä /
toimintakäsikirja
Puhelin-
luettelo

20. Intranetin roolin muutos
North Patrol Oy20
HR:n
tietojärjestelmät
(SAP, Oracle, jne.)
Toiminnan-
ohjausjärjestelmät
(SAP, tuotetietojärjestelmät ja
muut tuotantoa tai prosesseja
ohjaavat tietojärjestelmät)
CRM
(asiakkuudenhallinta
& myynnin tuki)Dokumenttien-
hallinta & työtilat
tiimeille
Asiahallinta
(asiakirjahallinta &
päätöstenhallinta,
sopimushallinta ym.)
Intranet
(omistaa uutiset,
työsuhteeseen liittyvän
ohjeiston,
puhelinluettelon ym.
”navigaatiotietoja”)
Puhelin-
luettelo

21. Intranetin roolin muutos
North Patrol Oy21
HR:n
tietojärjestelmät
(SAP, Oracle, jne.)
Toiminnan-
ohjausjärjestelmät (SAP,
tuotetietojärjestelmät ja muut
tuotantoa tai prosesseja
ohjaavat tietojärjestelmät)
CRM
(asiakkuudenhallinta
& myynnin tuki)Dokumenttien-
hallinta & työtilat
tiimeille
Asiahallinta
(asiakirjahallinta &
päätöstenhallinta,
sopimushallinta ym.)
Intranet
(omistaa uutiset,
työsuhteeseen liittyvän
ohjeiston,
puhelinluettelon ym.
”navigaatiotietoja”)
Puhelin-
luettelo

22. Intranetin roolin muutos
North Patrol Oy22
HR:n
tietojärjestelmät
(SAP, Oracle, jne.)
Toiminnan-
ohjausjärjestelmät (SAP,
tuotetietojärjestelmät ja muut
tuotantoa tai prosesseja
ohjaavat tietojärjestelmät)
CRM
(asiakkuudenhallinta
& myynnin tuki)Dokumenttien-
hallinta & työtilat
tiimeille
Asiahallinta
(asiakirjahallinta &
päätöstenhallinta,
sopimushallinta ym.)
Intranet
(omistaa uutiset,
työsuhteeseen liittyvän
ohjeiston,
puhelinluettelon ym.
”navigaatiotietoja”)
Puhelin-
luettelo

23. Iso linjavalinta
North Patrol Oy23
A
Usean palvelun
yhteistoiminta
B
Yhtenäinen
”superkokonaisuus”

24. North Patrol Oy24
Kuka omistaa intranetin?

25. Intranetin “omistajat”
• Johto ja HR ovat intranetin keskeiset omistajat tyypillisesti.
• Intran pyörittäminen ja kehityksestä vastaaminen on silti yleensä viestinnällä.
• Johto pystyy tukemaan intranetin avulla strategiamuutoksia ja vuorovaikuttamaan
henkilöstön kanssa.
• Johto voi myös hyödyntää intranettia operatiivisen tehokkuuden parantamisessa – yleensä
yhdessä IT:n kanssa, joka voi olla myös keskeinen hyvästä intranetista hyötyjä saava taho.
• HR pystyy intranetin avulla tehostamaan mm. perehdytystä, esimiestyötä ja vähentämään
muutospyyntöjä & pitämään tietonsa paremmin ajan tasalla.
• Intranetin rooli voi vaihdella organisaatioissa a) perustyön tukijärjestelmästä aina b)
strategiseksi vuorovaikutuskanavaksi ja seurantavälineeksi.
• Yhteistä ns. ”hyville intraneteille” on se, että ne toimivat aina jonkinlaisena organisaation
”sisäisenä majakkana” opastaen työntekijöitä oikeisiin paikkoihin ja keskittymään oikeisiin
asioihin.
North Patrol Oy25

26. Haasteet omistajuudessa
• Viestintä on vahvin ”stakeholder” ja viestinnälle intranet voi tarjota myös keinon nostaa
omaa rooliaan organisaation sisäisessä hierarkiassa – ja yleensä viestinnän asema
organisaation hierarkiassa korreloi myös vahvasti intranetin aseman kanssa
• HR on aina erittäin tärkeä sidosryhmä, mutta myös haasteellinen yhteistyökumppani
• HR on usein myös alhaalla organisaatiohierarkiassa, ja usein HR on myös varsin sisäänpäin
kääntynyt yksikkö joka ei ole tottunut laaja-alaiseen yhteistyöhön
• HR saattaa myös tehdä omia ratkaisujaan – ja lähteä jopa tekemään ”omaa intranet –
juttuaan” – tai esim. henkilöhakemistoa tai ”työntekijän portaalia” – ja tähän kannustavat
myös valitettavasti monet HR-yksiköiden käyttämät tietojärjestelmätuotteet (SAP, Oracle,
jne.)
• Toimivien ja tasaisesti päivittyvien intranettien takana on usein viestinnän ja HR:n hyvä
yhteistyö – intranet voikin parhaimmillaan yhdistää viestintää ja HR:aa ja nostaa kummankin
asemaa organisaation hierarkiassa – ja tämä on usein edellytys myös siihen, että ylin johto
ryhtyy kiinnostumaan intranetista johtamisvälineenä
North Patrol Oy26

27. North Patrol Oy27
Intranetin suhde organisaation johtoon

28. Intranet osana johtamisjärjestelmää
• TASO 1: Majakka = huomiovalo työntekijöille, opastuspalvelu työsuhteeseen liittyviin
muutoksiin ja itsepalveluun, strateginen työväline lähinnä HR:lle, IT:lle ja ylimmälle johdolle
• TASO 2: Kahvihuone = sisältää myös keskusteluja päivittäisen työn ongelmapisteistä ja
ajankohtaisista asioista, uutisointi kattaa myös rivityöntekijän elämää koskettavia asioita
• TASO 3: Jatkuva kehityspäivä = johto on jalkautunut intranettiin ja keskustelee siellä
keskenään ja työntekijöiden kanssa tulevaisuuden haasteista ja parannuskohteista
North Patrol Oy28
Käyttöaste työntekijöiden keskuudessa
Strateginen merkitys
Majakka
Kahvihuone
Jatkuva kehityspäivä

29. North Patrol Oy29
Mitä johto voi tehdä intranetilla?

30. North Patrol Oy30
Tietotyöläiset = osallistuvat, työstävät
dokumentteja, jakavat tietoa
Prosessityöntekijät = pääosin lukevat tietoa,
ohjeita, raportteja, hakevat tietoa
Roolit + tavoitteet
Huom. Tässä kuvassa prosessityöntekijät viittaavat
organisaation ”ydintoimintaa” tekeviin henkilöihin –
tämä voi olla sairaanhoitotyötä, opetusta tai
kaavoituksen suunnittelua. Tietotyöläiset viittaa taas
kehitys/hallintohenkilökuntaan. (*Tietoa, hiljaista ja
äänekästä, on kaikilla!)

31. North Patrol Oy31
Tietotyöläiset = osallistuvat, työstävät
dokumentteja, jakavat tietoa
Prosessityöntekijät = pääosin lukevat
tietoa, ohjeita, raportteja, hakevat tietoa
Suunnan
näyttämistä ja
muutoksista
viestimistä
Roolit + tavoitteet

32. North Patrol Oy32
Tietotyöläiset = osallistuvat, työstävät
dokumentteja, jakavat tietoa
Prosessityöntekijät = pääosin lukevat tietoa,
ohjeita, raportteja, hakevat tietoa
Suunnan
näyttämistä ja
muutoksista
viestimistä
Tavoitteellista
vuorovaikutusta
hajallaan olevan
organisaation
”yhteisfiiliksen”
rakentamiseksi
Roolit + tavoitteet

33. Roolit + tavoitteet
North Patrol Oy33
Tietotyöläiset = osallistuvat, työstävät
dokumentteja, jakavat tietoa
Prosessityöntekijät = pääosin lukevat tietoa,
ohjeita, raportteja, hakevat tietoa
Suunnan
näyttämistä ja
muutoksista
viestimistä
Tavoitteellista
vuorovaikutusta
hajallaan olevan
organisaation
”yhteisfiiliksen”
rakentamiseksi
Asenteen ja
motivaation
kehittämistä
työyhteisön
lujittamiseksi

34. Mitä johto voi tehdä intran avulla?
North Patrol Oy34
Suunnan
näyttämistä
Tavoitteellista
vuorovaikutusta
Asenteen ja
motivaation
kehittämistä
... kertoa tarinoita (blogata, keskustella,
kommentoida)...
... sitouttaa henkilöstöä tuleviin
päätöksiin (tiivistelmät kokouksista)...
... opettaa ymmärtämään eri
liiketoiminnan alueita (blogit,
ihmisten esittelyt, johdon esittelyt)
... näyttää esimerkkiä
avoimuudesta
(luvut, päätökset, ”keskeneräi
set asiat”)...
... näyttää esimerkkiä
neuvotteluasenteesta...
... näyttää esimerkkiä
asiakaspalveluasenteesta...
... julkaista videoita johdon
tilaisuuksista...
... osallistua
keskusteluun...
... johtajien väliset
keskusteluketjut
yleensä luetuimpia
kohteita...
... julkaista tehtävälistoja
esim. muutoshankkeissa..
... kysymys-vastaus-
palstat...
... johtajat esiin myös
ihmisinä, ei vain
johtajina...

35. North Patrol Oy35
Tyypilliset intranet-konseptit

36. “Iso jako”
North Patrol Oy36
Tietotyöläiset = aktiivisia kuluttajia ja
sisällöntuottajia
Prosessityöläiset = säännöllisiä lukijoita,
satunnaisia ”kevytosallistujia”

37. Tyypilliset intranet-
konseptit
North Patrol Oy37
Tietotyöläiset = aktiivisia osallistujia ja kuluttajia,
odottavat työvälineitä oman työnsä tueksi myös
Prosessityöläiset = pääasiallisesti lukijoita, ”kevytosallistujia”
Viestinnällinen
intranet
(uutispainotteinen, sisältää
pääosin ohjeistusta ja linkkejä,
voi myös sisältää esim.
puhelinluettelon ym. päivittäistä
työtä helpottavia hakemistoja)

38. Tyypilliset intranet-
konseptit
North Patrol Oy38
Tietotyöläiset = aktiivisia osallistujia ja kuluttajia,
odottavat työvälineitä oman työnsä tueksi myös
Prosessityöläiset = pääasiallisesti lukijoita, ”kevytosallistujia”
Viestinnällinen
intranet
(uutispainotteinen, sisältää
pääosin ohjeistusta ja
linkkejä, voi myös sisältää esim.
puhelinluettelon ym. päivittäistä
työtä helpottavia hakemistoja)
Sosiaalinen
intranet
(viestinnällinen intranet
jossa ”kahvihuone”-
tyyppistä keskustelua ja
”sosiaalinen
puhelinluettelo”)

39. Tyypilliset intranet-
konseptit
North Patrol Oy39
Tietotyöläiset = aktiivisia osallistujia ja kuluttajia,
odottavat työvälineitä oman työnsä tueksi myös
Prosessityöläiset = pääasiallisesti lukijoita, ”kevytosallistujia”
Viestinnällinen
intranet
(uutispainotteinen, sisältää
pääosin ohjeistusta ja linkkejä,
voi myös sisältää esim.
puhelinluettelon ym. päivittäistä
työtä helpottavia hakemistoja)
Sosiaalinen
intranet
(viestinnällinen intranet
jossa ”kahvihuone”-
tyyppistä keskustelua ja
”sosiaalinen
puhelinluettelo”)
”Sähköinen työpöytä”
(viestinnällisen intranetin rinnalla/yhdessä
kiinteästi työtilat, dokumenttienhallinta,
tehtävälistat ja raporttinäkymiä muista
järjestelmistä)
Työtilat
(”uusi
dokumenttien
-hallinta”)

40. Tyypilliset intranet-
konseptit
North Patrol Oy40
Tietotyöläiset = aktiivisia osallistujia ja kuluttajia,
odottavat työvälineitä oman työnsä tueksi myös
Prosessityöläiset = pääasiallisesti lukijoita, ”kevytosallistujia”
Viestinnällinen
intranet
(uutispainotteinen, sisältää
pääosin ohjeistusta ja linkkejä,
voi myös sisältää esim.
puhelinluettelon ym. päivittäistä
työtä helpottavia hakemistoja)
Sosiaalinen
intranet
(viestinnällinen intranet
jossa ”kahvihuone”-
tyyppistä keskustelua ja
”sosiaalinen
puhelinluettelo”)
”Sähköinen työpöytä”
(viestinnällisen intranetin rinnalla/yhdessä
kiinteästi työtilat, dokumenttienhallinta,
tehtävälistat ja raporttinäkymiä muista
järjestelmistä)
Työtilat
(”uusi
dokumenttien
-hallinta”)
”Prosessityöläisten
sähköinen työpöytä”
(harvinaisempi
konsepti, mutta selkeästi
erillinen silti, yleensä
hyvin raporttivetoinen
”dashboard” -malli)

41. Tyypilliset intranet-
konseptit
North Patrol Oy41
Tietotyöläiset = aktiivisia osallistujia ja kuluttajia,
odottavat työvälineitä oman työnsä tueksi myös
Prosessityöläiset = pääasiallisesti lukijoita, ”kevytosallistujia”
Viestinnällinen
intranet
(uutispainotteinen, sisältää
pääosin ohjeistusta ja linkkejä,
voi myös sisältää esim.
puhelinluettelon ym. päivittäistä
työtä helpottavia hakemistoja)
Sosiaalinen
intranet
(viestinnällinen intranet
jossa ”kahvihuone”-
tyyppistä keskustelua ja
”sosiaalinen
puhelinluettelo”)
”Sähköinen työpöytä”
(viestinnällisen intranetin rinnalla/yhdessä
kiinteästi työtilat, dokumenttienhallinta,
tehtävälistat ja raporttinäkymiä muista
järjestelmistä)
Työtilat
(”uusi
dokumenttien
-hallinta”)
”Monimutkainen
viestinnällinen
intranet”
(useita kieliversioita ja useita
maasivustoja sisältävät
intranetit, usein myös
monimutkainen
organisaatiorakenne, lisäksi
erityishaaste jos paljon
prosessityöläisiä JA
tietotyöläisiä, esim. isot kaupungit)
”Prosessityöläisten
sähköinen työpöytä”
(harvinaisempi konsepti,
mutta selkeästi erillinen
silti, yleensä hyvin
raporttivetoinen
”dashboard” -malli)

42. North Patrol Oy42
Kypsyystasot: johtamisviestintä & tietotyö

43. Kypsyystaso: johtamisviestintä
North Patrol Oy43
Käyttöaste työntekijöiden keskuudessa
Strateginen merkitys
TASO 3: Jatkuva kehityspäivä
- Johto on jalkautunut kasvollisesti intranettiin
- Johtoryhmän muistiot julkaistaan intranetissa
- Keskustelut kohdistuvat niin strategiaan kuin
päivittäisasioihin (koko organisaation työtila)
TASO 2: Tiedon keskipiste
- Luotettavan tiedon keskipiste, mutta myös ajankohtaisen
ja lyhytkestoisen tiedon ensisijainen välityskanava
- Etenkin hajanaisessa organisaatiossa uusi ”kahvihuone”
TASO 1: Suuntaa näyttävä majakka
- Huomiovalo ja opastuspalvelu työntekijöille
- ”Luotettavan tiedon” pölyyntyvä varasto

44. Kypsyystaso: johtamisviestintä
North Patrol Oy44
Käyttöaste työntekijöiden keskuudessa
Strateginen merkitys
TASO 3: Jatkuva kehityspäivä
- Johto on jalkautunut kasvollisesti intranettiin
- Johtoryhmän muistiot julkaistaan intranetissa
- Keskustelut kohdistuvat niin strategiaan kuin
päivittäisasioihin (koko organisaation työtila)
TASO 2: Tiedon keskipiste
- Luotettavan tiedon keskipiste, mutta myös ajankohtaisen
ja lyhytkestoisen tiedon ensisijainen välityskanava
- Etenkin hajanaisessa organisaatiossa uusi ”kahvihuone”
TASO 1: Suuntaa näyttävä majakka
- Huomiovalo ja opastuspalvelu työntekijöille
- ”Luotettavan tiedon” pölyyntyvä varasto
Etenkin
hajanaiset
organisaatiot
joissa johto ei
ehdi kaikkialle
Hajanaiset
organisaatiot
joissa itsenäisiä
työntekijöitä
Organisaatioille
joissa tapahtuu
usein muutoksia

45. Kypsyystasot: tietotyö
North Patrol Oy45
Tietotyön tehokkuus
TASO 1: Sähköpostikivikausi
- Organisaation tiedotusta paljon sähköpostilla, dokumentteja liikkuu sähköpostitse
- Sähköposti = työlista, sähköposti on käytännössä ainut ryhmätyön todellinen väline
TASO 2: Dokumenttikasojen aikakausi
- Dokumentteja omilla koneilla, verkkolevyillä, intrassa, ryhmätyötiloissa ja ties missä
- Yksiköillä omia ratkaisuja ja käytänteitä dokumenttienhallintaan
TASO 3: Pikaviestinnällä kiihdytetty kaaos
- Pikaviestintä nopeuttaa viestintää ja tuo läsnäolotiedot koko organisaatioon
- Tiedostojen tallennus ei kuitenkaan edelleenkään hallinnassa, päinvastoin
TASO 4: Ryhmätyötiloilla kaaosta haltuun (projektit ja tiimit)
- Pysyvät ryhmät ja projektit keskittävät dokumenttinsa ryhmätyötiloihin, haku kattaa nämä kaikki
- Ryhmätyötiloihin sovitaan pelisääntöjä ja näiden kasvua ja kehitystä hallitaan systemaattisesti
TASO 5: Ryhmätyötiloilla kaaosta haltuun (liiketoimintayksiköiden omat ponnistuslaudat)
- Liiketoimintayksiköille aletaan rakentamaan omia ”ponnistuslautoja” ja dokumenttivarastoja
- Kaikki ovat osa kokonaisuutta, mutta eri liiketoiminnot saavat vain omia ”sähköisiä työpöytiä”
1990
-luku
2020
-luku
2013

46. Kypsyystasot: tietotyö
North Patrol Oy46
Tietotyön tehokkuus
TASO 1: Sähköpostikivikausi
- Organisaation tiedotusta paljon sähköpostilla, dokumentteja liikkuu sähköpostitse
- Sähköposti = työlista, sähköposti on käytännössä ainut ryhmätyön todellinen väline
TASO 2: Dokumenttikasojen aikakausi
- Dokumentteja omilla koneilla, verkkolevyillä, intrassa, ryhmätyötiloissa ja ties missä
- Yksiköillä omia ratkaisuja ja käytänteitä dokumenttienhallintaan
TASO 3: Pikaviestinnällä kiihdytetty kaaos
- Pikaviestintä nopeuttaa viestintää ja tuo läsnäolotiedot koko organisaatioon
- Tiedostojen tallennus ei kuitenkaan edelleenkään hallinnassa, päinvastoin
TASO 4: Ryhmätyötiloilla kaaosta haltuun (projektit ja tiimit)
- Pysyvät ryhmät ja projektit keskittävät dokumenttinsa ryhmätyötiloihin, haku kattaa nämä kaikki
- Ryhmätyötiloihin sovitaan pelisääntöjä ja näiden kasvua ja kehitystä hallitaan systemaattisesti
TASO 5: Ryhmätyötiloilla kaaosta haltuun (liiketoimintayksiköiden omat ponnistuslaudat)
- Liiketoimintayksiköille aletaan rakentamaan omia ”ponnistuslautoja” ja dokumenttivarastoja
- Kaikki ovat osa kokonaisuutta, mutta eri liiketoiminnot saavat vain omia ”sähköisiä työpöytiä”
1990
-luku
2020
-luku
2013
Johdon tukea
tarvitaan:
Intra tärkeimmäksi
tiedotuskanavaksi
ja ”tärkeiden
dokumenttien”
tallennuspaikaksi.
Johdon tukea
tarvitaan:
Sähköpostia
vähennetään
systemaattisesti.
Ryhmätyöhön
laaditaan
pelisäännöt.

47. North Patrol Oy47
Intranet-järjestelmät Suomessa 2013

48. Soveltuvuus eri skenaarioihin
• Soveltuvuus skenaarioon viittaa siihen kuinka paljon tuote tarjoaa
tarvittavia toiminnallisuuksia suoraan paketista tai hyvin pienellä
käyttöönottotyöllä.
• Kokonaiskustannus käyttöönotosta tarkoittaa projektikustannusta
ja ylläpitokustannusta kolmelle vuodelle.
• Arvioissa on huomioitu myös osaavien kumppaneiden saatavuus.
North Patrol Oy48
Soveltuvuus skenaarioon
Kokonaiskustannus käyttöönotosta
Korkea kustannus, vähän
sisältöä
Isolla rahalla saa mitä
haluaa (Oracle, IBM, jne.)
Maltillinen kustannus
suhteessa saatavaan
sisältöön
LiferayConfluence
SharePoint Drupal
Alfresco
EPiServer (Web CMS)

49. Viestinnällinen intranet
• Viestinnälliset intranetit ovat projektina hyvin samankaltaisia kuin isot
verkkosivustoprojektit. Kyse on uutisten ja sivujen julkaisemisesta.
• Erityishaasteita tulee lähinnä käyttäjähallinnasta, monikielisyyshallinnasta ja
eri liiketoimintojen / toimipisteiden huomioimisesta.
• SharePoint lienee yleisin järjestelmä Suomessa, vaikkakin SharePointin
ominaisuudet jäävät pitkälti hyödyntämättä tässä skenaariossa yleensä.
North Patrol Oy49
Soveltuvuus skenaarioon
Kokonaiskustannus käyttöönotosta
Korkea kustannus, vähän
sisältöä
Isolla rahalla saa mitä
haluaa (Oracle, IBM, jne.)
Maltillinen kustannus
suhteessa saatavaan
sisältöön
Viestinnällinen
intranet
(uutispainotteinen, sisältää
pääosin ohjeistusta ja
linkkejä, voi myös sisältää esim.
puhelinluettelon ym. päivittäistä
työtä helpottavia hakemistoja)
Lähes mikä tahansa laadukas
web-julkaisujärjestelmä
(EPiServer, Crasman Studio, jne.)
Confluence
SharePoint 2013
Liferay Drupal
Wordpress
SharePoint intranet-
paketoinnit
Oracle / IBM

50. Sosiaalinen intranet
• Yleensä viestinnällisiä intranetteja joissa on ”kahvihuone”-tyyppistä
keskustelua mukana joko omana keskustelualueenaan, sivuihin liittyvänä
kommentointina tai profiilisivujen kautta tapahtuvana.
• Käyttöönotot haasteet eivät ole teknisiä vaan toimintatapahaasteita.
• SharePoint ja Confluence tarjoavat suoraan paketista tähän toimintoja,
tosin varsin eri tavoilla. Drupalin päälle voi koodata oman ideansa.
North Patrol Oy50
Soveltuvuus skenaarioon
Kokonaiskustannus käyttöönotosta
Korkea kustannus, vähän
sisältöä
Isolla rahalla saa mitä
haluaa (Oracle, IBM, jne.)
Maltillinen kustannus
suhteessa saatavaan
sisältöön
Jokin laadukas web-
julkaisujärjestelmä
(EPiServer, Crasman
Studio, jne.)
Confluence
SharePoint 2013Liferay
Drupal
Wordpress
SharePoint intranet-
paketoinnit
Oracle / IBM
Sosiaalinen
intranet
(viestinnällinen intranet
jossa ”kahvihuone”-
tyyppistä keskustelua ja
”sosiaalinen
puhelinluettelo”)
EPiServer
Relate+

51. Sähköinen työpöytä
• SharePoint-filosofian mukainen sähköinen työpöytä sisältää viestinnällisen
intranetin, työtilat, dokumenttienhallinnan, hakukoneen ja käyttäjien omat
profiilisivut. Tällaisessa skenaariossa SharePoint on ylivoimainen.
• Confluence esimerkiksi tarjoaa hyvät työtilat ja sosiaaliset toiminnot, mutta
ei sisällä järkevää dokumenttienhallintaa.
• Oraclen ja IBM:n järjestelmät kilpailevat SharePointin kanssa ja tarjoavat
jopa parempaa skaalautuvuutta ja toimintoja, mutta kovemmalla hinnalla.
North Patrol Oy51
Soveltuvuus skenaarioon
Kokonaiskustannus käyttöönotosta
Korkea kustannus, vähän
sisältöä
Isolla rahalla saa mitä
haluaa (Oracle, IBM, jne.)
Maltillinen kustannus
suhteessa saatavaan
sisältöön
Jokin laadukas web-
julkaisujärjestelmä (EPiServer,
Crasman Studio, jne.)
Confluence
SharePoint 2013
Liferay + Alfresco
Drupal
Wordpress
SharePoint intranet-
paketoinnit
Oracle / IBM
”Sähköinen työpöytä”
(viestinnällisen intranetin rinnalla/yhdessä
kiinteästi työtilat, dokumenttienhallinta,
tehtävälistat ja raporttinäkymiä muista
järjestelmistä)
Työtilat
(”uusi
dokumenttien
-hallinta”)

52. Sähköinen työpöytä prosessityöläisille
• ”Johdon työpöytä”-filosofiasta ponnistava portaalimainen sähköinen
työpöytä on tyypillinen esim. tuotanto-organisaatioissa, joissa useista eri
järjestelmistä halutaan koostaa dataa”kojelauta”-tyyppisiin näkymiin.
• Perinteiset portaalityökalut ovat tässä mallissa soveltuvimpia.
• SharePoint tarjoaa tähän myös työkaluja, mutta ei ole keskittynyt tähän.
• Liferay on vallannut alaa IBM:ltä ja Oraclelta mm. finanssimaailmassa.
North Patrol Oy52
Soveltuvuus skenaarioon
Kokonaiskustannus käyttöönotosta
Korkea kustannus, vähän
sisältöä
Isolla rahalla saa mitä
haluaa (Oracle, IBM, jne.)
Maltillinen kustannus
suhteessa saatavaan
sisältöön
Jokin laadukas web-
julkaisujärjestelmä
(EPiServer, Crasman
Studio, jne.)
Confluence
SharePoint 2013
Liferay
Drupal
Wordpress
Oracle / IBM
”Prosessityöläisten
sähköinen työpöytä”
(harvinaisempi konsepti,
mutta selkeästi erillinen
silti, yleensä hyvin
raporttivetoinen
”dashboard” -malli)

53. Monimutkaiset intranetit
• Useissa maissa toimivat organisaatiot joilla on useita erilaisia liiketoimintoja
ovat intranet-konseptoinnin ”rosvosektori”, eli näiden problematiikkaan on
hyvin vähän elegantteja teknisiä ratkaisuja – jos ollenkaan.
• On myös hyvin vaikeata – ellei mahdotonta – tehdä intranet-konseptia joka
palvelisi hyvin prosessityöläisiä JA tietotyöläisiä. Käyttötilanteet ja tarpeet
ovat kaukana toisistaan – ja lopputuloksena on usein sekavia palveluita.
• Järjestelmät tarjoavat hyvin vähän valmisratkaisuja näihin tilanteisiin.
North Patrol Oy53
Soveltuvuus skenaarioon
Kokonaiskustannus käyttöönotosta
Korkea kustannus, vähän
sisältöä
Isolla rahalla saa mitä
haluaa (Oracle, IBM, jne.)
Maltillinen kustannus
suhteessa saatavaan
sisältöön
Jokin laadukas web-
julkaisujärjestelmä (EPiServer,
Crasman Studio, jne.)
Confluence SharePoint 2013
Liferay
Drupal
Wordpress
Oracle / IBM
”Monimutkainen
viestinnällinen
intranet”
(useita kieliversioita ja useita
maasivustoja sisältävät
intranetit, usein myös
monimutkainen
organisaatiorakenne, lisäksi
erityishaaste jos paljon
prosessityöläisiä JA
tietotyöläisiä, esim. isot kaupungit)

54. Yhteenveto
North Patrol Oy54
Tietotyöläiset = aktiivisia osallistujia ja kuluttajia,
odottavat työvälineitä oman työnsä tueksi myös
Prosessityöläiset = pääasiallisesti lukijoita, ”kevytosallistujia”
Viestinnällinen
intranet
(uutispainotteinen, sisältää
pääosin ohjeistusta ja linkkejä,
voi myös sisältää esim.
puhelinluettelon ym. päivittäistä
työtä helpottavia hakemistoja)
Sosiaalinen
intranet
(viestinnällinen intranet
jossa ”kahvihuone”-
tyyppistä keskustelua ja
”sosiaalinen
puhelinluettelo”)
”Sähköinen työpöytä”
(viestinnällisen intranetin rinnalla/yhdessä
kiinteästi työtilat, dokumenttienhallinta,
tehtävälistat ja raporttinäkymiä muista
järjestelmistä)
Työtilat
(”uusi
dokumenttien
-hallinta”)
”Monimutkainen
viestinnällinen
intranet”
(useita kieliversioita ja useita
maasivustoja sisältävät
intranetit, usein myös
monimutkainen
organisaatiorakenne, lisäksi
erityishaaste jos paljon
prosessityöläisiä JA
tietotyöläisiä, esim. isot kaupungit)
”Prosessityöläisten
sähköinen työpöytä”
(harvinaisempi konsepti,
mutta selkeästi erillinen
silti, yleensä hyvin
raporttivetoinen
”dashboard” -malli)
SharePoint
Drupal
Confluence
Liferay
Liferay
SharePoint
Drupal
Alfresco
Wordpress
EPiServer
Relate+
SharePoint intranet-
paketoinnit
Confluence
Mikä tahansa laadukas web-
julkaisujärjestelmä (esim.
EPiServer, Crasman Studio)
SharePoint-
paketoinnit
Confluence
Liferay
SharePoint

55. North Patrol Oy55
Intranet-projektin vaikeusaste

56. Intranet-projektin “vaikeutta” lisääviä tekijöitä
North Patrol Oy56
Rajallinen
budjetti
Useita työkieliä
Toimintaa
useissa eri
toimipisteissä
Useita erilaisia
liiketoiminta-
alueita
Tietotyötä JA
”tehdastyötä”
Heterogeeninen
IT-arkkitehtuuri

57. Harjoitus: 1 piste / väite
1. Useita eri liiketoiminta-alueita tai tuotelinjoja, jotka toimivat kohtuullisen itsenäisesti
2. Toimintaa useassa eri toimipisteessä
3. Useita työkieliä organisaation sisällä
4. Toimintaa useassa eri maassa
5. Monimuotoinen kielipolitiikka (ei selkeätä master-kieltä, paikallisia eroavaisuuksia)
6. Monimuotoista toimintaa samassa organisaatiossa (tietotyötä JA prosessityötä)
7. Heterogeeninen IT-arkkitehtuuri, ei selkeitä masterdata-sääntöjä
8. Sähköposti isossa roolissa, myös tiedottamisessa
9. Uudistat samalla kertaa ryhmätyön käytänteitä ja organisaatiosi käyttämän
dokumenttienhallinnan ratkaisun
North Patrol Oy57

58. Tulokset
• 8 pistettä, tai enemmän= edessäsi on kaupallinen rosvosektori ja poliittinen
viidakko, varmista että projektijohtajasi voi keskittyä hankkeeseen täysipäiväisesti ja sitouta
johto hyvissä ajoin hankkeen taakse.
• 5 pistettä, tai enemmän = edessäsi on erittäin haastava intranet-projekti, mutta
panostamalla esiselvitykseen ja sisältösuunnitteluun pystyt viemään hankkeen läpi
ennakoitavalla budjetilla ja aikataululla – mikäli saat oman organisaatiosi sitoutumaan
muutosprosessiin.
• 2-4 pistettävä = edessäsi on mukava intranet-projekti, johon pystyt löytämään kokeneen
toimittajan joka hoitaa projektin mallikkaasti yhteistyössä maaliin – voit ehkä jopa hoitaa
muita työtehtäviä samalla kun projektipäälliköit hanketta!
• 0-1 pistettä = edessäsi on varsin suoraviivainen verkkosivustoprojekti, jonka voit melkein
toteuttaa vaikka jonkun digitoimiston avustuksella.
North Patrol Oy58

59. North Patrol Oy59
Järjestelmien kuvaukset

60. Sisällönhallintajärjestelmät
North Patrol Oy60

61. SharePoint
• SharePoint = viestinnällinen intranet ja dokumenttienhallinta + ryhmätyötilat + hakukone +
profiilisivut + keskustelut.
• Viimeisin versio on vienyt SharePointtia yhä enemmän tuoteratkaisun suuntaan. Myös
pilvivaihtoehto (Office 365) vie SharePointtia yhä enemmän valmisratkaisuksi.
• SharePoint sopii viestinnällisiin intranetteihin ja sähköisen työpöydän konsepteihin. Uudessa
2013 versiossa on myös varsin kypsä näkemys yhdenlaisesta sosiaalisesta intranet –
kokonaisuudesta – joskin ”newsfeed” ei vielä kata esim. kaikkia sisältöjä.
• Projektien kokoluokat 60 000 – 200 000 euroa (projektikustannukset). Tuhansien käyttäjien
organisaatioissa myös projektikustannukset yleensä yli 200 000 euroa.
• Lisenssit ja järjestelmän ”filosofia” kannustaa ottamaan käyttöön laajasti koko
organisaatiossa ja hyödynnettäväksi kaikkine ominaisuuksineen.
• Suunniteltu erittäin voimakkaasti käytettäväksi yhdessä muiden Microsoft-tuotteiden kanssa.
• Huom. Office 365 kiinnostava vaihtoehto alle 300 hengen organisaatioille kevyeen käyttöön.
North Patrol Oy61
”Tietotyö-elefantti”

62. Suuret (SharePoint-)integraattorit
• Tieto
• Digia
• Logica
• Accenture/Avanade
• Capgemini
• Fujitsu
• Affecto
North Patrol Oy62
Vinkki: Suurista
toimittajista yleensä
kannattaa poimia
vain ne joiden
kanssa muutenkin
yhteistyötä.

63. Keskikokoiset SharePoint-toimijat
• Aktiiviset SharePoint-talot
– atBusiness
– Sininen Meteoriitti
• Ruotsalaisten IT-talojen Suomen tytäryhtiöt
– HiQ
– KnowIT
• Keskikokoiset suomalaiset integraattorit/IT-talot
– Solita
– Innofactor
– Appelsiini
North Patrol Oy63
Vinkki: Keskikokoiset
pystyvät yleensä
tarjoamaan
uskottavimman
toteutus&ylläpito-
yhdistelmän, koska näistä
moni on paljon enemmän
erikoistunut SharePointtiin
kuin edellisen sivun
sekatavarakaupat.

64. Pienet SharePoint-toimijat
• SharePoint-toteutuksia tekevät pienet toimittajat:
– Systems Garden
– Visual Web
– Digital Illustrated Finland
– Solu Digital
– Tietotalo
– JPPsoft (Lahti)
– Javerdel
• Pienet konsulttitalot:
– Sulava
– OnSight
North Patrol Oy64
Vinkki: Yli 100 000
euron toteutuksissa
kannattaa
hyödyntää pieniä
taloja auditointi &
sparraus –roolissa.

65. SharePoint-paketoinnit (intranet)
• Useat toimittajat ovat tehneet tuotteistettuja intranet-ratkaisuja SharePointin
päälle. Esimerkiksi:
– Sinisen Meteoriitin Valo (on-premise –versio ja Office 365 –versio)
– Systems Gardenin Verso
• Kiinnostaville toimittajille kannattaa tehdä kyselykierros heidän SharePoint-
osaamisestaan ja painottaa, että haluaa tietoa myös heidän tuotteistetuista
ratkaisuistaan.
• Osa paketoinneista on SharePointin päälle rakennettuja, täysin suljettuja, palveluna
tarjottavia tuotteita (esim. Cloudrivenin Sydän).
• Parhaimmillaan SharePoint-tuotteistukset ovat kokoelmia hyviä käytänteitä
yhdistettynä vakioituun projektitoimitusmalliin. Paljon omaa koodia sisältäviä
erikoisratkaisuja kannattaa välttää.
• Olennaista paketointien ostamisessa on vaatia tuotteen täydet käyttöoikeudet
itselleen ja mahdollistaa oman palvelun jatkokehitys myös toisen kumppanin
toimesta.
North Patrol Oy65

66. Confluence
• Confluence = viestinnällinen intranet ja profiilisivut + hakukone + (työtilat).
• Confluence on SharePointin vahvin kilpailija viestinnällisten ja sosiaalisten intranettien
saralla. Confluencen ainut merkittävä heikkous on dokumenttienhallinta, jota siinä ei
oikeastaan ole lainkaan.
• Confluence on soveltuvin organisaatioille joilla on jo toinen dokumenttienhallintaratkaisu
(kuten M-Files tai vastaava) tai tarkoitus on nimenomaan luopua dokumenttivetoisuudesta.
• Confluencen ryhmätyötilat ovat toimiva konsepti, mutta ilman dokumenttienhallintaa.
• Projektien kokoluokat 20 000 – 90 000 euroa (projektikustannukset). Tuhansien käyttäjien
organisaatioissa projektikustannukset lähempänä 100 000 euroa.
• Pitkälle viety tuotteistus ja hiotut ominaisuudet sisällöntuottajille. Päivittyy tasaisesti ja
saatavilla satoja lisäosia, joista merkittävä osa intranet-käyttöön soveltuvia.
• Confluence-palvelun siirrettävyys integraattorilta toiselle on poikkeuksellisen kivutonta.
• Lisenssit isoillekin organisaatioille varsin edulliset.
North Patrol Oy66
”Tietopankki”

67. Confluence-integraattorit
• Ambientia
• Polar Shift Oy
• Eduix Oy
North Patrol Oy67
Ambientialta löytyy
myös osaamista
laajempien introjen
suunnitteluun. Polar
Shift ja Eduix ovat
enemmän
toteuttajia ja
ylläpitäjiä.

68. Liferay
• Liferay = viestinnällinen intranet + räätälöityjä piensovelluksia / raporttinäkymiä
• Liferay on portaalijärjestelmä joka muistuttaa SharePointtia muutaman vuoden takaa.
Kankeahko sisällönhallinta ja matala tuotteistusaste ei houkuttele intranet-
projekteissa, mutta mitä enemmän oma intranet integroituu taustajärjestelmiin ja sisältää
räätälöityjä piensovelluksia, niin sitä vahvemmaksi vaihtoehdoksi Liferay nousee – ja etenkin
jos organisaatiolla on paljon Java-pohjaisia järjestelmiä ja aiempaa kokemusta Liferaysta.
• Projektien kokoluokat 150 000 – 400 000 euroa (projektikustannukset). Tuhansien käyttäjien
organisaatioissa projektikustannukset lähempänä 300 000 euroa.
• Voidaan laajentaa Alfrescolla, joka tuo järeän dokumenttienhallinnan rinnalle.
• Liferay jakautuu Community Editioniin ja Enterprise Editioniin. CE on ”oikea avoimen
lähdekoodin” versio. EE taas sisältää päivityspalvelun ja tuen eikä ole avointa lähdekoodia.
Integraattoreista suurin osa suosittelee EE-version käyttöä, koska on sitoutunut
työskentelemään sillä (ja ei CE:llä). Täten Liferayn kohdalla avoimesta lähdekoodista
puhuminen ei ole kovin suositeltavaa. EE:n lisenssihinta on kohtuullinen verrattuna
kilpailijoihin (SharePoint/Oracle/IBM).
North Patrol Oy68
”Portaalikehys”

69. Liferay-integraattorit
• Ambientia
• Arcusys
• Proactum
• Logica
• Ixonos
• Samcom
• Solita
• Gofore
North Patrol Oy69
Osa tekee EE:llä, osa CE:llä.
Täten samassa listassa
esittäminen on hieman
hämäävää – mutta toisaalta
asiakkaana valinta CE:n ja EE:n
välillä tulisi tehdä jo paljon
ennenkuin miettii
toimittajavalintaa...

70. Drupal
• Drupal = viestinnällinen intranet + räätälöityjä piensovelluksia
• Drupal on melko matalan tuotteistustason web-julkaisujärjestelmä, joka rakentuu varsin
projektikohtaisesti (palikoista). Drupalin vahvuudet ovat räätälöidyissä, isoissa
verkkosivustoissa. Intraneteissa Drupal on vahva jos intranet-konsepti on hyvin
viestinnällinen ja sisältää räätälöitäviä piensovelluksia – ja mikäli organisaatiolla on Drupalia
käytössä jo muissa palveluissa.
• Projektien kokoluokat 60 000 – 400 000 euroa (projektikustannukset). Tuhansien käyttäjien
organisaatioissa projektikustannukset lähempänä 300 000 euroa.
• Drupalin ekosysteemi on korostuneesti julkisten verkkosivustojen tarpeisiin keskittynyt.
Intranet-palveluita ei Drupalilla ole maailmanlaajuisesti tehty kovin paljon.
• Drupal ei sisällä dokumenttienhallintaa tai ryhmätyötilatoiminnallisuuksia.
• Drupal-palvelun toteutuksen tekninen laatu on hyvin riippuvainen valitusta toteuttajasta,
koska esimerkiksi moduulivalikoiman tuntemus vaihtelee varsin paljon tekijöiden
keskuudessa. Drupal-palvelun siirtäminen integraattorilta toiselle myös yleensä kallista.
North Patrol Oy70
”Palikkakokoelma”

71. Drupal-integraattorit
• Wunderkraut
• Exove
• KWD Digital
• Verkkojulkaisut
• Brain Alliance
• ActiveArk
North Patrol Oy71
Huom. Drupal-
toimijoita on paljon
enemmänkin, mutta
näiden projektien
kokoluokat ovat
hyvin pieniä (alle
10k).

72. Villikissat
• Pienille organisaatioille (alle 300 henkeä) kiinnostavin uutuus intranet-rintamalla on
ehdottomasti Office 365, jonka mukana tulee palveluna tarjottava SharePoint 2013. Tämän
ratkaisun räätälöitävyys ja mukautettavuus on hyvin rajallista, mutta pienille organisaatioille
kustannustehokkuus voi olla erittäin hyvä. Intranetin ja työtilojen rakentaminen Office 365 –
ympäristöön voi onnistua jopa alle 30 000 euron alkuinvestoinnilla. Parhaimmillaan tämä
kustannustehokkuus on silloin kun sähköpostit ja kalenterit on myös hankittu Office 365 –
paketissa jolloin intranetin ja työtilojen käyttökustannukset ovat tässä samassa
kokonaisuudessa. Isommille organisaatioille Office 365 on vielä toistaiseksi kovin rajoitettu, ja
esimerkiksi työtilojen hallintaan ei ole saatavilla työkaluja – tekeminen pilvessä on siis pitkälti
manuaalista naksuttelua.
• Oracle WebCenter Suite on Suomessa raskaan sarjan villikissa, joka voi olla perusteltu
vaihtoehto jos organisaatiolla on aiempia, raskaita investointeja Oraclen järjestelmiin ja
intranettiin halutaan paljon integraatioita muihin järjestelmiin. Oraclen tuotekokonaisuudet
vaativat kuitenkin poikkeuksellisen paljon suunnittelu- ja pystytystyötä ja johtavat
poikkeuksetta hyvin asiakaskohtaisiin palvelukokonaisuuksiin (hintaluokka 300 000e ->).
North Patrol Oy72

73. North Patrol Oy73
Hakukonevaihtoehdot

74. Hakukonevaihtoehdot
• Iso valinta: Hyödynnätkö intranet-tuotteen hakukonetta ja konseptoit hakukoneen osaksi
intranettia VAI teetkö stand-alone hakukoneen omana palvelunaan?
• Ensimmäinen vaihtoehto rajaa hakukoneen intranetin kattavaksi sisältöhauksi, jälkimmäinen
lähestyy asiaa ”enterprise search” asenteella – ja jälkimmäisessä vaihtoehdossa
hakukoneprojekti kannattaa toteuttaa omana kokonaisuutena – koska silloin intranet on vain
yksi hakukohde kymmenien muiden kohteiden joukossa.
• Kolmas vaihtoehto (etenkin isoille organisaatioille) on tehdä kummatkin. Intranetilla on oma
hakukoneensa joka kattaa viestinnälliset sisällöt ja ehkä työtilojen dokumentit. Näiden lisäksi
on olemassa erillinen hakupalvelu joka kattaa lukuisia eri organisaation tietovarastoja (ja
sijaitsee erillisessä osoitteessa tyyliin superhaku.intranet.fi ja on brändätty myös visuaalisesti
erilliseksi palveluksi).
• Hakukonevalinta on olennainen lähinnä tilanteessa jossa organisaatio tekee stand-alone
hakukoneen intranetin rinnalle. Seuraava kalvo kuvaa vaihtoehtoja tässä tilanteessa.
North Patrol Oy74

75. Hakukonevaihtoehdot Suomessa 2013
North Patrol Oy75
SharePoint Fast
(Microsoft-ympäristöissä vahva
ja paras laajennettavuus,
osaaminen rajallista Suomessa
ja konfigurointi maksaa – silti
ylivoimainen vaihtoehto)
*huom.* SharePoint 2013 –
maailmassa hakukone ei ole
enää samalla tavalla irrallinen
kokonaisuus.
Google GSA
(helppo asennus ja
hankinta, stand-alone-
ratkaisuna hyvä)
Lucene Solr
(avoin lähdekoodi,
räätälöitävissä ”mihin
tahansa”)
Tuotteiden omat
Lucene –versioinnit
(usein Solr-pohjaisia, esim.
Confluence)

76. North Patrol Oy76
Projektimallit ja vaiheistus
Koulutus käsittelee
projektimalleja jotka
soveltuvat
organisaatioille joilla on
useita satoja tai tuhansia
työntekijöitä – ja joiden
intranet-hankkeen
kokonaisbudjetti on 50k-
300k.

77. Keskeiset vaiheet (ja termit)
Seuraavat vaiheet toistuvat tavalla tai toisella lähes kaikissa projektimalleissa:
1. Projektia edeltävä sisäinen valmistelu, voidaan kutsua myös vaihe nollaksi tai
kokonaiskonseptin laatimiseksi. Kokonaiskonsepti on allekirjoittaneen termi laajojen
intranet-hankkeiden valmisteluun.
2. Esiselvitysvaihe on projektin varsinaista suunnitteluvaihetta edeltävä vaihe jonka avulla
kerätään vaatimuksia, varmistetaan projektin kannattavuus ja linjataan mm. rajauksia ja
teknologioita mikäli tämä katsotaan tarpeelliseksi.
3. Määrittely- ja suunnitteluvaihe viittaa toteutettavan palvelun konseptointivaiheeseen
jonka pohjalta tuotetaan kilpailutuksen tueksi tarvittava dokumentaatio palvelun keskeisistä
toiminnoista ja sisällöistä. Voidaan kutsua myös ”konseptointivaiheeksi”.
4. Toteutusvaihe viittaa teknisen toteutuksen vaiheeseen joka tyypillisesti alkaa teknisellä
määrittelyllä tai vaatimusten tarkentamisella ja etenee palvelun toteutukseen, testaukseen
ja luovutukseen.
5. Käyttöönottovaihe viittaa järjestelmän luovutukseen ja lanseeraamiseen organisaatiossa.
North Patrol Oy77

78. Vaihe 0: Kokonaiskonsepti
Kokonaiskonsepti (tai ”intranet-strategia) rakentuu seitsemästä elementistä:
1. Liiketoimintastrategian tavoitteet (joihin hanke sitoutuu)
2. Nykytilan kuvaus (sisällöntuottajat + keskeiset järjestelmät + käyttäjät)
3. Tavoitetilan kuvaus (sisällöntuottajat + keskeiset järjestelmät + käyttäjät)
4. Mittaristo (tavoitteet + mittarit)
5. Tiekartta (toiminnot + sisällöt + projektit)
6. Resurssit
7. Budjetti
Vaihe 0 ja ”kokonaiskonsepti” kuvaavat tässä organisaation sisäistä
hankevalmistelua, joka usein tapahtuu ennen kuin projektilla on vielä rahoitusta tai
virallista hyväksyntää.

79. Esimerkkejä, nykytila ja tavoitetila
Esimerkit ovat ison
yliopiston koko
verkkopalvelu-
kokonaisuudesta, mutta
samanlaisen roolituksen
voi tehdä myös
sisäisestä
kokonaisuudesta
pelkästään.

80. Esimerkkejä, tavoitetila Esimerkki on todellinen
reilun 3000 työntekijän
yrityksen malli intranet-
projektin rajauksesta ja
painopisteistä ja
projektin keskeisistä
sidoksista.

81. Esimerkkejä, mittaristo
Intranet-projekteissa
tavoitteiden tarkka
seuranta on yleensä
harvinaisempaa, mutta
verkkoseurannan kanssa
samansuuntainen malli voi
olla viestinnälle hyvin
luonteva

82. Esimerkkejä, tiekartta

83. Hankkeen valmistelu (teoria)
Tyypilliset hankevalmistelun alueet intranet-projektissa:
1. Esiselvitys (tai ”esitutkimus”)
– Käyttäjälähtöinen katsaus tarpeisiin ja keskeisiin rajauksiin
– Intranet-hankkeissa korostuvat myös sisäisten järjestelmien nykytila ja nykyiset teknologiat
– Intranet-hankkeissa esiselvityksen rooli on yleensä huomattava
2. Vaatimusmäärittely (tai ”konseptisuunnitelma”)
– Yksityiskohtaisempi kiteytys siitä millainen palvelu halutaan
– Konseptisuunnitelma on tyypillisesti powerpoint-muotoinen esitys sisäiseen myyntiin
– Vaatimusmäärittelydokumentti on jo sitten ”oikea dokumentti” hankinnan tueksi
– Huom. Intranet-hankkeissa ei ole suositeltavaa tehdä tarkkaa konseptointia/määrittelyä ennen teknologiavalintaa
3. Resurssien käyttö (-suunnitelma)
– Tilaajaorganisaation resursointi (aikataulut, henkilöt, budjetit)
4. Projektimallin valinta
– Kiinteä kokonaisuus vai ketterä kehitysmalli – vai jokin yhdistelmä
5. Toimittaja- ja teknologiakartoitus (viimeistään tässä kohtaa)
– Vaatimuksia vastaavien teknologioiden ja palveluntarjoajien kartoitus ja arviointi
Esitutkimus
Vaatimus-
määrittely
Resur-
sointi
Kokonais-
konsepti
Projekti-
malli
Teknologiat
ja
kumppanit
KonseptiPersoonat

84. Vaihe 1: Esiselvitys
• Esiselvitys on tyypillisin tapa aloittaa laajoja tietojärjestelmähankkeita. Esiselvityksen
tehtävänä on selvittää hankkeen keskeiset vaatimuskokonaisuudet, rajaukset ja arvioida
hankkeen kannattavuus. Hankkeen kannattavuuden arvioimiseksi on yleensä tehtävä mm.
alustavat linjaukset teknologiavalinnoista ja hankkeen vaatimista sisäisistä resursseista.
• Olennaista on, että esiselvityksen tulosten perusteella ohjausryhmällä (tai muulla päättävällä
taholla) on vielä mahdollisuus tehdä merkittäviäkin muutoksia tai keskeyttää hankkeen
eteneminen kokonaan. Esiselvityksen ei tulisi johtaa automaattisesti projektiin.
• Moni organisaatio tekee esiselvitykset itsenäisesti, mutta myös konsultteja käytetään paljon
esiselvityksien tukena. Yleensä konsulttityönä läpiviety esiselvitys maksaa 25k-60k. Intranet-
hankkeissa useimmiten ollaan 20k-30k haarukassa.
• Pienimmillään esiselvitys on sisäinen tarvetarkoitus (haastatteluita ja henkilöstökysely) ja
laajimmillaan 3-4kk pituinen yhdessä konsulttien kanssa tehtävä kartoitusprojekti.
• Esiselvityksen keskeisiä lopputuloksia tulisi olla mm. budjetti, teknologiavalinta ja resursointi.
North Patrol Oy84

85. Esimerkki: Esiselvityksen sisältö
• Kappale 1: Sisäisen viestinnän, ryhmätyön ja tiedon löydettävyyden
kipupisteet organisaatiossa.
• Kappale 2: Nykytila & tavoitetila. Tavoiteltava palvelukokonaisuus
visuaalisesti kuvattuna (intranet, extranetit, internet, muut keskeiset
palvelut).
• Kappale 3: Palvelukokonaisuuden kehityksen tiekartta, erityisesti
intranetin ja sähköisen työpöydän näkökulmasta.
• Kappale 4: Priorisoitu lista keskeisistä vaatimuksista, jotka kohdistuvat
intranet/sähköinen työpöytä – palveluun.
• Kappale 5: Soveltuvat järjestelmätuotteet/alustat.
• Kappale 6: Toimintatapamuutokset joille edellytetään johdon tukea ja
muutosviestintää. Ehdotettavat pilottiyksiköt ja –hankkeet.
• Kappale 7: Projektin organisointi ja hallinta, vaiheistus ja aikataulu,
kustannukset, seuraavat askeleet.
North Patrol Oy85
Huom. Otsikko voi olla tässä
vaiheessa mm. ”Sähköisen
työpöydän esiselvitys”.

86. Kumppaneita esiselvitysprojekteihin
• Teknologiariippumattomia ja intranetteihin erikoistuneita konsulttiyrityksiä on Suomessa (ja
myös maailmalla) hyvin rajallinen joukko. Tämä rajoittaa olennaisesti mm. laajojen,
teknologiariippumattomien esiselvityksien toteutusta tällä hetkellä.
• Tyypilliset kandidaatit: North Patrol ja Adage
• Muita soveltuvia tietyin varauksin: Intosome Oy, Sofigate
• Isommat konsulttitalot pystyvät myös tekemään näitä selvityksiä, mutta monen talon
teknologiatuntemus rajoittuu vain heidän itsensä käyttämiin järjestelmiin ja myös intranet-
osaaminen on hyvin rajallista (keskittynyt muutamiin konsultteihin). Käytännössä näitä
esiselvityksiä tekevät kuitenkin mm. Logica, Accenture, Tieto, Digia ja monet muut.
• Jos teknologiavalinta on tehty jo hyvin varhaisessa vaiheessa, niin hyviä
esiselvityskumppaneita löytyy etenkin SharePoint-kumppaneista. Esimerkiksi Sininen
Meteoriitti, AtBusiness, Tieto, Logica.
North Patrol Oy86

87. Erilaiset projektimallit
1. Hyvän diilin hakeminen: Vahva valmistelu + tarkka suunnittelu + toteutuksen tiukka
kilpailutus + toteutus suunnitteluvaiheessa määritetyllä tavalla
2. Vaihe-vaiheelta tarkentaen: Kevyt valmistelu + hyvä suunnittelu + kumppanin valinta +
tarkentava määrittely + hinnan tarkentaminen + toteutus
3. Kumppanuusmalli: Vahva valmistelu + kumppanivalinta + projektin läpivienti valitun
kumppanin suosittelemalla tavalla projektivaiheesta aina ylläpitoon
4. Itse johdettu toteutus: Vahva valmistelu + tarkka suunnittelu + tiimin valinta + ketterä
toteutus asiakkaan tiloissa pääosin
5. Neuvottelumenettely: Vahva valmistelu + esikarsintakierros kumppaneille + neuvottelut +
vaatimusmäärittelyn tarkennus + kilpailutus / kumppanivalinta + toteutus
• Harvinainen: ääriketterä: kevyt valmistelu ja roadmappaus + tiimin valinta + ketterä toteutus
• Lähes kadonnut malli: klassinen vesiputous: valmistelu, suunnittelu, toteutus ja käyttöönotto
North Patrol Oy87

88. Projektimalli 1: “Hyvän diilin hakeminen”
• Vaihe 0: Sisäinen hankevalmistelu (= kokonaiskonsepti)
• Vaihe 1: Esiselvitys, kattava, yleensä konsulttityönä 20-30k euron projektina  jo
esiselvityksessä pyritään kirkastamaan intranet-konsepti toteutettavaksi kokonaisuudeksi
• Vaihe 2: Konseptointi ja määrittely, tuloksena kilpailutuksen tueksi määrittelydokumentti –
yleensä 20-30k euron projekti jossa 5+ työpajaa joiden myötä intranetin konsepti kirkastuu ja
vaatimukset saadaan kuvattua varsin tarkasti 30-40 sivuiseen dokumenttiin
• Vaihe 3: Kevyt tapaamiskierros sopivimmiksi valikoitujen kandidaattien kanssa
(toteuttajakandidaateilla mahdollisuus kommentoida vaatimuksia ja kertoa omista
toimintamalleistaan)
• Vaihe 4: Vaatimusmäärittelyn ja tarjouspyynnön tarkentaminen tapaamisten perusteella
• Vaihe 5 Tarjouspyynnöt sopiville kandidaateille (3-6)  kumppanin valinta tarjousten
perusteella  kiinteähintainen toteutusprojekti
• Julkisten organisaatioiden hankintamenettely voi seurata tätä prosessia myös pitkälti.
North Patrol Oy88

89. Projektimalli 2: Vaihe-vaiheelta tarkentaen
• Vaihe 0: Sisäinen hankevalmistelu (= kokonaiskonsepti)
• Vaihe 1: Esiselvitys, kevyt tai laajempi, riippuen organisaation koosta ja monimutkaisuudesta
(mahdollista tehdä itse, tai ostaa konsulttityönä 10-30k euron projektina)
• Vaihe 2: Konseptointi ja määrittely, tuloksena kilpailutuksen tueksi määrittelydokumentti –
yleensä 20-30k euron projekti jossa 5+ työpajaa joiden myötä intranetin konsepti kirkastuu ja
tavoitetila saadaan kuvattua 30-40 sivuiseen dokumenttiin
• Vaihe 3: Tarjouspyynnöt sopiville kandidaateille (3-6)  kumppanin valinta tarjousten ja
neuvotteluiden perusteella
• Vaihe 4: Valitun kumppanin kanssa tarkentava määrittely (5k-20k)  tarkentavan
määrittelyn pohjalta kumppani voi antaa sitovan tarjouksen toteutuksesta
• Vaihe 5: Toteutus tarkennetun, sitovan tarjouksen pohjalta (tai tavoitehintaisesti)
• Julkisten organisaatioiden hankintamenettely voi seurata tätä prosessia myös pitkälti.
North Patrol Oy89

90. Projektimalli 3: Kumppanuusmalli
• Vaihe 0: Sisäinen hankevalmistelu (= kokonaiskonsepti)
• Vaihe 1: Esiselvitys, kevyt tai laaja, keskeistä lähinnä teknologiavalinnan tekeminen ja sisäisen
resursoinnin varmistaminen hankkeelle
• Vaihe 2: Sopivien kumppaneiden kanssa vapaamuotoiset neuvottelut  kumppanivalinta (1-
2 kumppania)  valittujen pääkumppaneiden kanssa voidaan tehdä esimerkiksi
puitesopimusjärjestely
• //  valitun kumppanin kanssa eteneminen heidän suosittelemalla mallilla //
Huom. Tämä malli soveltuu lähinnä isoille organisaatioille, jotka ovat houkuttelevia asiakkuuksia
toteutuskumppaneille ja näin voivat olla kohtuullisen varmoja saatavan palvelun tasosta ja
asiantuntijoiden saavutettavuudesta.
North Patrol Oy90

91. North Patrol Oy91
Ketterä kehitys
Erikoismateriaali
aiheesta joka on kovin
hypetetty tällä hetkellä –
myös intranet-
toimittajien
keskuudessa.

92. Ketterä kehitys ja intranetit
• Fiksu ketteryys intranet-tekemisessä on useimmiten fiksua prototyyppien käyttöä ja
oppimisen kiihdyttämistä näiden avulla.
• Puhdasoppinen ketterä kehittäminen ei ole mitenkään erityisen soveltuva intranet-
maailmaan, koska isossakin intranet-projektissa on kyse paljon enemmän
toimintatapamuutoksesta ja käytänteiden uudistamisesta kuin ohjelmistokehityksestä.
• Toteuttaja voi toki käyttää ketteryyttä teknisen toteutuksen mallina halutessaan,
mutta asiakkaan kannalta toteutusvaiheen projektimalli ei ole kovin iso juttu.
• Esim. Lean-startup-filosofiaa intranet-maailmaan on soveltanut mm. Tim Walters joka
kehottaa mm. nopeisiin (MVP-henkisiin) kokeiluihin esim. Huddle tai Box –tuotteita
käyttäen. Intranet-ketteryys ei siis ole välttämättä ”raakaa koodaamista” vaan ketterää
erilaisten pilvipalveluiden soveltamista nopeaan oppimiseen – esim. oman sosiaalisen
intranetin konseptin löytämiseksi. (Lähde: http://blogs.forrester.com/tim_walters/12-
05-01-were_all_lean_startups_now)

93. North Patrol Oy93
Intranet-jatkokehityksen johtaminen

94. Jatkokehityksen johtaminen
Käytännön näkökulma ”hallintamalliin”:
1. Sovitut periaatteet uusien sisältöjen luomiseen ja
poistamiseen – ja säännöllisiin läpikäynteihin
2. Säännöllinen tilastojen läpikäynti ja julkaiseminen intrassa
3. Puutarhurointi linkityksien ja tärkeimpien sisältöjen osalta
yhdessä sisältöryhmän kanssa
4. 1-3 kertaa vuodessa sisällöntuottajat kasaan ja yhdessä
kehityslistan läpikäyntiä ja hyvien käytänteiden jakamista
5. Työtilojen hallinnassa hyvin samankaltaiset mallit toimivat –
mutta nämä tilaisuudet avoimia kaikille – ja pakollisia etenkin
projektipäälliköille ja useiden työtilojen omistajille
Toimiva jatkokehitys nojaa yleensä kahden hengen tiimiin, toinen
viestinnästä ja toinen IT:stä. Näiden tehtävä on poimia parhaita
käytänteitä ja jakaa näitä eteenpäin – ja mm. huolehtia, että uusien
työntekijöiden perehdytys kattaa keskeiset pelisäännöt.
Sisällöntuottajat
Intranet-
ylläpitäjä/adm
in
Intranet-
päätoimittaja
/manager

95. North Patrol Oy95
Vinkit intranet-projektipäällikölle

96. Intranet-projektipäällikön muistilista
1. ”HR on ystävä. HR on ystävä.” (mutta pidä HR hyvin tiukassa liekassa ja tarvittaessa palkkaa
tiedustelijoita osaston sisältä jotta tiedät mitä siellä suunnitellaan...;)
2. ”IT on ystävä. IT on ystävä.” (mutta neuvottele ajoissa IT:n kanssa käyttäjähakemiston
nykytilanne, sen vaatimat parannustoimet ja aikataulut..)
3. Sisäisten järjestelmien välillä integraatiot ovat purkkaa, eivät ratkaisuja. Vältä tietojen
kopiointia aina kun voit. Jos et voi välttää kopiointia, niin pidä ainakin huoli, että tietoja
päivitetään vain yhdestä paikasta – ja varmista että kaikki tietävät mikä se paikka on!
4. Ei ole olemassa ”helppoja integraatioita”. Jos joku väittää integraatiota helpoksi, niin
todennäköisesti kyse ei ole integraatiosta vaan jonkinsortin
ikkunoinnista/portletista/iframesta tai muulla tavoin vain integraatiolta näyttävästä
viritelmästä.
5. Kaikki on pelastettavissa ensimmäisen vuoden aikana hyvällä käyttöönotolla ja
lanseerauksella. Älä siis hyydy taisteluhautoihin, vaan säästä voimiasi (ja rahaa)
ensimmäisen vuoden pienparannuksiin, koulutuksiin ja muutosviestintään!
North Patrol Oy96

97. Loppusanat
1. Aloita intranet-projekti kokonaiskuvan hahmottamisesta! Mikä on intranetin rooli
organisaatiossasi? Konseptoi kokonaiskuva ja roolita eri järjestelmät.
2. Tee teknologiavalinta mahdollisimman ajoissa – mieluiten heti kokonaiskuvan kirkastamisen
jälkeen. Intranetin teknologiavalinta ei ole rakettitiedettä!
3. Intranetin sisältösuunnittelun ja informaatioarkkitehtuurin suunnittelun voit aloittaa heti
kun uudistuksesta on sisäisesti päätetty – se on joka tapauksessa asiakkaan tehtävä –
korkeintaan osta konsulttiapua työn tueksi.
4. IT-toimittajat voivat tarjota vain rajallisesti tukea intranettien konseptisuunnitteluun –
harvalla on aiheeseen erikoistuneita suunnittelijoita – ja vielä harvempi suunnittelija
ymmärtää erilaisten organisaatioiden sisäistä työnjakoa ja näiden tuottamien palveluiden
jäsentelyä toimivaksi intranet-palveluksi. Ota sen sijaan itse omistusta suunnittelutyöstä!
5. Osta määrittely ja toteutus samalta taholta, mutta vaiheista projekti tarvittaessa kahteen
osaan (ja pyydä toteutuksesta tarkennettu tarjous määrittelyn jälkeen).
6. Muista jättää 40% budjetista ja resursseista ensimmäiselle vuodelle käyttöönoton tukeen!
North Patrol Oy97

98. Mitkä olivat isoimmat oppimiset? (osallistujien vastauksia)
• ”Intranetiin ei tarvitse tunkea kaikkea – tärkeintä on, että eri järjestelmillä on selkeä rooli.”
• ”Office 365 –logiikka”
• ”Sähköinen työpöytä on aika selkeytymätön termi.”
• ”Olo tavallaan huojentunut siitä että ei olla tehty ”vääriä” asioita projektissa”
• ”Intranetin rooli ja tehtävä, ei kannata tehdä liikaa tai liian hienoa”
• ”Palveluiden roolien tunnistaminen ja määrittely”
• ”Sosiaalinen intranet ja sen mahdollisuudet”
• ”Kustannusten arviointi projektissa ja kustannusten hallinta”
• ”Järjestelmät (niiden hyvät ja huonot puolet)”
• ”Aihe on ajankohtainen ja kiinnostava!!!”
• ”Järjestelmien keskinäisen roolituksen kuvaamisen merkitys. Ja selkeä ja helppo tapa toteuttaa.”
• ”Microsoft-landiassa on muitakin totuuksia (retorinen, itsestään selvä)”
North Patrol Oy98

99. Lisälukemisto ja suositellut blogit
• Viides taso –blogi on kouluttajan pitämä blogi joka julkaisee tasaisesti vinkkejä intranet-
projektipäälliköille ja myös kotimaiseen intranet-kenttään liittyviä uutisia.
http://viidestaso.wordpress.com/
• Step Two Designs on australialainen konsulttifirma, jonka sivustolta löytyy satoja, erittäin hyviä
artikkeleita intranet-kehittämisen eri osa-alueista. StepTwo:n julkaisemat kirjat ovat myös käytännössä
ainoita suositeltavia intranet-aiheisia kirjoja (englanniksi toki). http://www.steptwo.com.au/
• CMS Wire on aktiivisimpia sisällönhallintajärjestelmiin keskittyneitä uutispalveluita. CMS Wiren avulla
pystyy hyvin seuraamaan mitä eri teknologia- ja tuotetoimittajat tekevät ja millaisia uudistuksia on
tulossa. http://cmswire.com/
• Real Story Groupin blogi käsittelee isoja enterprise-tuotteita ja niiden kehityksen tilannetta varsin
kriittisellä otteella. Heidän sivustoltaan löytyy myös kokonaismarkkinaa esittelevä ”metrokartta”.
http://www.realstorygroup.com/Blog/
• J. Boye –konsulttifirman blogi on ainoita Euroopassa sijaitsevien konsulttifirmojen blogeja joita voi
suositella varauksetta. Kyseisen firman järjestämä marraskuun seminaari Tanskassa on myös yksi alan
johtavia seminaareja maailmassa. http://jboye.com/blog/
North Patrol Oy99

100. Yhteystiedot
NorthPatrol Oy100
Perttu Tolvanen
Web & CMS Expert, Partner
North Patrol Oy
050 368 5199
perttu.tolvanen@northpatrol.com
www.northpatrol.com

101. North Patrol Oy101
BUYER´S GUIDE TO WEB
PROJECTS
www.northpatrol.com/blog