Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Intranet ja digitaalinen työympäristö 2020 -selvityksen tulokset

193 views

Published on

North Patrol selvitti huhti-toukokuussa 2020 suomalaisten organisaatioiden sisäisen viestinnän ja vuorovaikutuksen välineitä Intranet ja digitaalinen työympäristö 2020-kyselyllä. Laajaan kyselyyn osallistui yhteensä 111 vastaajaa. Selvitys on jatkoa vuosina 2018, 2016 ja 2014 tehdyille selvityksille.

Published in: Data & Analytics
  • Be the first to comment

Intranet ja digitaalinen työympäristö 2020 -selvityksen tulokset

  1. 1. INTRANET JA DIGITAALINEN TYÖYMPÄRISTÖ 2020 - SELVITYKSEN TULOKSET North Patrolin webinaari 9.6.2020 Camilla Heikkilä & Perttu Tolvanen
  2. 2. Intranet ja digitaaliset työympäristöt 2020 – selvitys • Verkkokysely, 111 vastaajaa  Mitä järjestelmiä käytetään organisaation sisäiseen vuorovaikutukseen ja tiedonjakamiseen  Mihin tarkoitukseen eri työkaluja käytetään  Miten ne toimivat – mikä on hyvää, mitä pitäisi kehittää
  3. 3. 1. Viestinnällinen intranet 2. Vuorovaikutus ja tiedon jakaminen 3. Etätyö ja käyttöönoton tuki 4. Onnistumiset ja haasteet Webinaarin kulku 5. Yhteenveto ja take-awayt
  4. 4. Viestinnällinen intranet Teknologiat Tehtävät
  5. 5. Office 365 Sharepoint: 41 % Paikallisesti asennettavat Sharepointit: 30 % Teams viestinnällisenä intranettinä: 6 % Viestinnällisen intranetin teknologiat
  6. 6. Microsoftin kehitys intraneteissä
  7. 7. Microsoftin haastajat 41 % 6 % 30 % 6 % 5 % 5 % 4 % 2 %
  8. 8. Intranetin roolit ja tehtävät
  9. 9. Nousussa olevat sisällöt ja toiminnallisuudet ↑ 82 % Kategorisoidut uutiset ↑ 60 % Videot organisaatioviestinnässä ↑ 57 % Johdon tuottamaa sisältöä ↑ 56 % Feature-jutut ↑ 48 % Kaikki voivat uutisoida ↑ 41 % Sisältöä usealla kielellä ↑ 32 % Prosessien/liiketoimintojen tunnusluvut ↑ 26 % Kysymys-vastaus-palstat ↑ 21 % Strateginen tunnusluku/mittari Osuus vastaajista, jotka kertovat että heidän intranetissä on seuraavia sisältöjä tai toiminnallisuuksia. Edelliseen selvitykseen verrattuna, nämä sisällöt ja toiminnallisuudet ovat yleistyneet.
  10. 10. Laskussa olevat sisällöt ja toiminnallisuudet ↓ 79 % Henkilöstön yhteystietohaku ↓ 79 % Sisäisten palvelujen ohjeet ↓ 69 % Tietojärjestelmien esittelyt, ohjeet ja tuki ↓ 50 % Rakennuksiin/toimipaikkoihin liittyvät tiedot ↓ 40 % Laatudokumentit ↓ 16 % Organisaation palveluiden ja tuotteiden tiedot ↓ 29 % Profiloitu uutisvirta ↓ 7 % Roolikohtaisia koostavia työpöytiä ↓ 6 % Personoitavia työpöytiä Osuus vastaajista, jotka kertovat että heidän intranetissä on seuraavia sisältöjä tai toiminnallisuuksia. Edelliseen selvitykseen verrattuna, näiden sisältöjen ja toiminnallisuuksien osuus on laskussa
  11. 11. Muut tehtävät % Tapahtuma- tai koulutuskalenterin tarjoaminen % Tiedonhaun lähtöpiste % Työ- ja toimintaohjeiden jakaminen eri rooleille/tehtäville tai prosesseihin/liiketoimintoihin % Tunnelmien ja fiilisten jakaminen % Epävirallisen tiedon ja vinkkien jakaminen % Havaintojen jakaminen toimintaympäristöstä % Julkinen kannustaminen ja palautteenanto % Työyhteisöjen/tiimien/työryhmien sisäinen viestintä ja työtehtävien koordinointi % Aloitelaatikko/Ideoiden kirjaaminen % Henkilökohtainen työpöytä (kohdennetut tai personoidut sisällöt) % Asiakaspalautteiden julkaiseminen % Työtehtävien anto % Ketjuohjaus 66 62 50 31 31 27 25 23 13 11 8 4 2
  12. 12. Muut sisällöt ja toiminnallisuudet % Haku viestinnällisen intranetin sisällöistä % Oikopolkulinkit % Organisaation perustiedot % Sisällön kommentointi tai tykkääminen % Tapahtuma- ja/tai koulutuskalenteri % Ruokalistat % Sosiaalisten kanavien syötteet % Media- ja/tai someseurannan tulokset % Henkilöprofiileissa tietoa henkilön asiantuntijuusalasta/osaamisesta % Keskustelupalsta 88 83 70 55 48 47 45 41 89 74
  13. 13. Vuorovaikutus ja tiedonjakovälineet Teknologiat Tehtävät
  14. 14. Vuorovaikutus ja tiedonjakovälineet
  15. 15. Vuorovaikutus ja tiedonjakovälineet
  16. 16. Eri tehtäviin samoja välineitä JAETUN ORGANISAATIO- KULTTUURIN VAHVISTAMINEN YHTEENKUULUVUUDEN TUNTEEN LISÄÄMINEN TYÖN OHJEISTAMINEN TIEDOSTOJEN JAKAMINEN ORGANISAATION SISÄLLÄ TIEDOSTOJEN YHTEISMUOKKAUS PROJEKTITYÖ JA TYÖN HALLINTA VERTAISTUKI JA RYHMÄN SISÄINEN KOMMUNIKAATIO TIEDON JAKAMINEN ORGANISAATIORYHMIEN VÄLILLÄ
  17. 17. Jaetun organisaatiokulttuurin vahvistaminen JAETUN ORGANISAATIO- KULTTUURIN VAHVISTAMINEN 68 % Intranet 33 % Yammer 26 % Teams 9 % SharePoint 5 % Sähköposti
  18. 18. Yhteenkuuluvuuden tunteen lisääminen 48 % Yammer 40 % Teams 21 % Intranet 9 % WhatsApp 5 % SharePoint YHTEENKUULUVUUDEN TUNTEEN LISÄÄMINEN
  19. 19. Työn ohjeistaminen 39 % Teams 38 % Intranet 29 % Sähköposti 17 % SharePoint 7 % Confluence TYÖN OHJEISTAMINEN
  20. 20. Tiedostojen jakaminen organisaation sisällä 48 % Teams 37 % SharePoint 20 % Sähköposti 19 % Verkkolevyt 19 % OneDrive 19 % Intranet TIEDOSTOJEN JAKAMINEN ORGANISAATION SISÄLLÄ
  21. 21. Tiedon jakaminen eri organisaatioryhmien välillä 52 % Teams 32 % Yammer 21 % Intranet 17 % SharePoint 5 % Confluence TIEDON JAKAMINEN ORGANISAATIORYHMIEN VÄLILLÄ
  22. 22. Tiedostojen yhteismuokkaus 56 % Teams 30 % SharePoint 20 % OneDrive 6 % GoogleDrive 4 % Sähköposti TIEDOSTOJEN YHTEISMUOKKAUS
  23. 23. Projektityö ja työn hallinta 67 % Teams 17 % SharePoint 11 % Confluence 9 % Jira 8 % Sähköposti PROJEKTITYÖ JA TYÖN HALLINTA
  24. 24. Vertaistuki ja ryhmän sisäinen kommunikaatio 71 % Teams 31 % Yammer 15 % WhatsApp 12 % Skype 8 % Sähköposti VERTAISTUKI JA RYHMÄN SISÄINEN KOMMUNIKAATIO
  25. 25. Teamsin nousu kahdessa vuodessa on ollut hurjaa 30 % 85 %2018 2020
  26. 26. Yammer tuntuu turhalta Teamsin rinnalla. Teamsin rinnalle tarvitaan muutakin. Päivittäisten dokumenttien jakaminen. Teams on työpöytä, Yammer on kahvipöytä. Dokumentin yhteistyöstäminen parantaa tehokkuutta. Online-palaverit toimivat, ryhmätyökäytössä vielä tekemistä. Teams tuntuu sekavalta. Teamsista kasvamassa hirviö.
  27. 27. Etätyö Muutokset Käyttöönoton tuki
  28. 28. 68 prosenttia kyselyn vastaajista ilmoitti, että he ovat ottaneet viimeisen vuoden aikana uusia vuorovaikutus- ja tiedonjakovälineitä käyttöön. Maininnat Teams: 54 kpl Zoom: 9 kpl O365 intra ja sovellukset: 8 kpl Yammer: 7 kpl Miro: 2 kpl
  29. 29. Etätyö - muutokset Teamsin rooli on vahvistunut. Etätyö ei aikaisemmin ollut kaikille mahdollista Teamsin käyttö on räjähtänyt. Toimintakulttuuri tulee hitaasti perässä. Laitteita ja lisenssejä on hankittu lisää. Virtuaalikahvitteluilla nostetaan yhteishenkeä. Yammer on nosteessa Teamsin videoyhteys on otettu aktiivikäyttöön. Etätyö on tullut hyväksytyksi Toimintatapoja haetaan vielä.
  30. 30. Käyttöönoton tuki • Uusien työvälineiden jalkauttaminen on suuri haaste monelle. • Vajaa puolet vastaajista kertoo, että heillä on järjestetty erilaisia koulutuksia työvälineisiin, reilulla kolmanneksella on tarjolla kirjallisia ohjeita. • Monessa organisaatiossa on menestyksekkäästi hyödynnetty digimentoreita, digiluotseja, championeja, iskuryhmiä ja tukiklinikoita käyttöönottovaiheessa. • Myös videoita on hyödynnetty uusien työvälineiden jalkauttamisessa.
  31. 31. Käyttöönoton tuki Tukea tekniseen käyttöön. Käytännön vinkkejä käyttötapoihin. Johto näyttää mallia. Erillinen jalkautuskonsepti. Apua määrättyyn aikaan Teamsissa. Yammerista saa vertaistukea ja apua. Opitaan ja erehdytään yhdessä. Käyttötapauskohtaisia infoja. Kehotetaan kokeilemaan. Jaetaan hyviä kokemuksia. Tarjotaan laitteet ja ohjelmat.
  32. 32. Kehittäminen Haasteet Onnistumiset
  33. 33. Haasteita Uusien työvälineiden roolitus ja tarkoituksenmukaisen käytön jalkauttaminen. Ihmisten sitoutuminen yhteisesti sovittuihin sääntöihin ja työkaluihin vaihtelee. Käyttötavat ovat hajanaiset. Haasteita on eri kanavien roolien hahmottamisessa, mahdollisuuksissa ja viestinnän selkeyttämisessä. Keskustelevan yrityskulttuurin jalkauttaminen ja mahdollistaminen.
  34. 34. Tiedon ajantasaisena pitäminen on kaikessa isoin haaste. Haasteita Teknisestä osaamisesta pitäisi tulla normi. Intran perkaaminen ja modernisointi. Eri työvälineistä tehot irti. Tieto hautautuu. Hyvälläkään sisällöllä ei tee mitään, jos kukaan ei sitä löydä.
  35. 35. Onnistumisia Sisäisen viestinnän painopiste on siirtynyt sähköpostista intranettiin. Organisaatiossamme käytetään runsaasti sekä Yammeria että Teamsia, sillä molemmille on löydetty omat käyttötarkoituksensa. Henkilökuntamme keskustelee aktiivisesti yli organisaatiorajojen Yammerissa. Henkilöstö on aktivoitunut tekemään itse uutisia. Teamsin käyttöönotto on sujunut hyvin, vaikka se tapahtui vähän vahingossa.
  36. 36. Lopuksi Yhteenveto Take-awayt
  37. 37. Mitä selvitys osoittaa - yhteenveto  Työkalulähtöinen digiloikka on tehty  Sähköpostista ja verkkolevyistä ollaan pääsemässä pois sisäisessä yhteistyössä.  Yhteistyö ja viestintä ei jää työkaluista kiinni • niitä on tarjolla, ehkä liikaakin.  Suomalainen ekosysteemi yksipuolistuu entisestään – kaikki käyttävät samoja välineitä. • Tässä on myös puolensa – yhteistyö yli organisaatiorajojen on teknisesti helppoa.  Viestinnällisen intranetin rooli on muutoksessa • sitä tarvitaan edelleen mutta se jatkaa kapenemistaan.  Tekniseen työkalukoulutukseen on panostettu paljon • toimintatapojen jalkauttamiseen on myös hyviä käytäntöjä, mutta panoksia tähän tarvitaan vielä lisää.
  38. 38. 1. Eri työkalujen roolit sisäisessä viestinnässä pitää kirkastaa ja yhteiset pelisäännöt sopia • työvälineitä on paljon, ehkä joissain organisaatioissa liikaakin. 2. Teamsille pitää luoda hallintamalli • yhteisesti sovittava, miten tiimejä perustetaan ja miten dokumentteja hallinnoidaan, muuten riskinä on, että Teams rämettyy. • isoissa organisaatioissa dokumenttien tallentamisen käytänteet pitää olla yhteiset, eivät saa olla tiimitasolla päätettävissä. 3. Yhdessä tekemisen kulttuuri on monessa organisaatiossa alkutekijöissä • ajatus pitäisi kääntää siihen, että tehdään heti alusta yhdessä ja siedetään keskeneräisiä asioita. Ei jaeta vain valmista. • yhdessä työstäminen ei tarkoita sitä, että työstetään ensin omaa versiota ja jaetaan muille kommenteille. 4. Etätyöskentely edellyttää myös epävirallista keskustelua • päätöksenteko eritysesti edellyttää myös virallisten kokousten ulkopuolella käytävää keskustelua. • etätyökäytäntöihin on olemassa työvälineitä, mutta hyvään yhteistyöskentelyyn ei ole vielä syntynyt selkeitä malleja. North Patrolin take-away
  39. 39. LUE LISÄÄ BLOGISTAMME https://intranet-ostajanopas.fi/
  40. 40. KIITOS Camilla Heikkilä Web Communications Specialist, Partner 050 327 1717 camilla.heikkila@northpatrol.com Perttu Tolvanen Web concept & technology expert, Partner 050 368 5199 perttu.tolvanen@northpatrol.com

×