INTRANET JA
DIGITAALINEN
TYÖYMPÄRISTÖ 2020
- SELVITYKSEN TULOKSET
North Patrolin webinaari 9.6.2020
Camilla Heikkilä & Perttu Tolvanen

Intranet ja digitaaliset
työympäristöt 2020 –
selvitys
• Verkkokysely, 111 vastaajaa
 Mitä järjestelmiä käytetään organisaation
sisäiseen vuorovaikutukseen ja
tiedonjakamiseen
 Mihin tarkoitukseen eri työkaluja
käytetään
 Miten ne toimivat – mikä on hyvää, mitä
pitäisi kehittää

1. Viestinnällinen intranet
2. Vuorovaikutus ja tiedon jakaminen
3. Etätyö ja käyttöönoton tuki
4. Onnistumiset ja haasteet
Webinaarin kulku
5. Yhteenveto ja take-awayt

Viestinnällinen intranet
Teknologiat
Tehtävät

Office 365 Sharepoint:
41 %
Paikallisesti asennettavat
Sharepointit: 30 %
Teams viestinnällisenä
intranettinä: 6 %
Viestinnällisen intranetin teknologiat

Microsoftin kehitys intraneteissä

Microsoftin haastajat
41 %
6 %
30 %
6 %
5 %
5 %
4 %
2 %

Intranetin roolit ja tehtävät

Nousussa olevat sisällöt ja toiminnallisuudet
↑ 82 % Kategorisoidut uutiset
↑ 60 % Videot organisaatioviestinnässä
↑ 57 % Johdon tuottamaa sisältöä
↑ 56 % Feature-jutut
↑ 48 % Kaikki voivat uutisoida
↑ 41 % Sisältöä usealla kielellä
↑ 32 % Prosessien/liiketoimintojen tunnusluvut
↑ 26 % Kysymys-vastaus-palstat
↑ 21 % Strateginen tunnusluku/mittari
Osuus vastaajista, jotka
kertovat että heidän
intranetissä on seuraavia
sisältöjä tai
toiminnallisuuksia.
Edelliseen
selvitykseen
verrattuna, nämä
sisällöt ja
toiminnallisuudet ovat
yleistyneet.

Laskussa olevat sisällöt ja toiminnallisuudet
↓ 79 % Henkilöstön yhteystietohaku
↓ 79 % Sisäisten palvelujen ohjeet
↓ 69 % Tietojärjestelmien esittelyt, ohjeet ja tuki
↓ 50 % Rakennuksiin/toimipaikkoihin liittyvät tiedot
↓ 40 % Laatudokumentit
↓ 16 % Organisaation palveluiden ja tuotteiden tiedot
↓ 29 % Profiloitu uutisvirta
↓ 7 % Roolikohtaisia koostavia työpöytiä
↓ 6 % Personoitavia työpöytiä
Osuus vastaajista, jotka
kertovat että heidän
intranetissä on seuraavia
sisältöjä tai
toiminnallisuuksia.
Edelliseen
selvitykseen
verrattuna, näiden
sisältöjen ja
toiminnallisuuksien
osuus on laskussa

Muut tehtävät
% Tapahtuma- tai koulutuskalenterin
tarjoaminen
% Tiedonhaun lähtöpiste
% Työ- ja toimintaohjeiden jakaminen
eri rooleille/tehtäville tai
prosesseihin/liiketoimintoihin
% Tunnelmien ja fiilisten jakaminen
% Epävirallisen tiedon ja vinkkien
jakaminen
% Havaintojen jakaminen
toimintaympäristöstä
% Julkinen kannustaminen ja
palautteenanto
% Työyhteisöjen/tiimien/työryhmien
sisäinen viestintä ja työtehtävien
koordinointi
% Aloitelaatikko/Ideoiden kirjaaminen
% Henkilökohtainen työpöytä
(kohdennetut tai personoidut sisällöt)
% Asiakaspalautteiden julkaiseminen
% Työtehtävien anto
% Ketjuohjaus
66
62
50
31
31
27
25
23
13
11
8
4
2

Muut sisällöt ja toiminnallisuudet
% Haku viestinnällisen intranetin
sisällöistä
% Oikopolkulinkit
% Organisaation perustiedot
% Sisällön kommentointi tai
tykkääminen
% Tapahtuma- ja/tai koulutuskalenteri
% Ruokalistat
% Sosiaalisten kanavien syötteet
% Media- ja/tai someseurannan tulokset
% Henkilöprofiileissa tietoa henkilön
asiantuntijuusalasta/osaamisesta
% Keskustelupalsta
88
83
70
55
48
47
45
41
89
74

Vuorovaikutus ja
tiedonjakovälineet
Teknologiat
Tehtävät

Vuorovaikutus ja tiedonjakovälineet

Vuorovaikutus ja tiedonjakovälineet

Eri tehtäviin samoja välineitä
JAETUN ORGANISAATIO-
KULTTUURIN
VAHVISTAMINEN
YHTEENKUULUVUUDEN
TUNTEEN LISÄÄMINEN
TYÖN OHJEISTAMINEN
TIEDOSTOJEN JAKAMINEN
ORGANISAATION SISÄLLÄ
TIEDOSTOJEN
YHTEISMUOKKAUS
PROJEKTITYÖ JA TYÖN
HALLINTA
VERTAISTUKI JA RYHMÄN
SISÄINEN KOMMUNIKAATIO
TIEDON JAKAMINEN
ORGANISAATIORYHMIEN VÄLILLÄ

Jaetun organisaatiokulttuurin vahvistaminen
JAETUN ORGANISAATIO-
KULTTUURIN
VAHVISTAMINEN
68 % Intranet
33 % Yammer
26 % Teams
9 % SharePoint
5 % Sähköposti

Yhteenkuuluvuuden tunteen lisääminen
48 % Yammer
40 % Teams
21 % Intranet
9 % WhatsApp
5 % SharePoint
YHTEENKUULUVUUDEN
TUNTEEN LISÄÄMINEN

Työn ohjeistaminen
39 % Teams
38 % Intranet
29 % Sähköposti
17 % SharePoint
7 % Confluence
TYÖN OHJEISTAMINEN

Tiedostojen jakaminen organisaation sisällä
48 % Teams
37 % SharePoint
20 % Sähköposti
19 % Verkkolevyt
19 % OneDrive
19 % Intranet
TIEDOSTOJEN JAKAMINEN
ORGANISAATION SISÄLLÄ

Tiedon jakaminen eri organisaatioryhmien välillä
52 % Teams
32 % Yammer
21 % Intranet
17 % SharePoint
5 % Confluence
TIEDON JAKAMINEN
ORGANISAATIORYHMIEN
VÄLILLÄ

Tiedostojen yhteismuokkaus
56 % Teams
30 % SharePoint
20 % OneDrive
6 % GoogleDrive
4 % Sähköposti
TIEDOSTOJEN
YHTEISMUOKKAUS

Projektityö ja työn hallinta
67 % Teams
17 % SharePoint
11 % Confluence
9 % Jira
8 % Sähköposti
PROJEKTITYÖ JA TYÖN
HALLINTA

Vertaistuki ja ryhmän sisäinen kommunikaatio
71 % Teams
31 % Yammer
15 % WhatsApp
12 % Skype
8 % Sähköposti
VERTAISTUKI JA RYHMÄN
SISÄINEN
KOMMUNIKAATIO

Teamsin nousu kahdessa vuodessa on ollut hurjaa
30 % 85 %2018 2020

Yammer tuntuu turhalta Teamsin
rinnalla.
Teamsin rinnalle tarvitaan
muutakin.
Päivittäisten dokumenttien
jakaminen.
Teams on työpöytä, Yammer on
kahvipöytä.
Dokumentin
yhteistyöstäminen parantaa
tehokkuutta.
Online-palaverit toimivat,
ryhmätyökäytössä vielä tekemistä.
Teams tuntuu sekavalta.
Teamsista kasvamassa hirviö.

Etätyö
Muutokset
Käyttöönoton tuki

68 prosenttia kyselyn vastaajista ilmoitti, että he ovat
ottaneet viimeisen vuoden aikana uusia vuorovaikutus- ja
tiedonjakovälineitä käyttöön.
Maininnat
Teams: 54 kpl
Zoom: 9 kpl
O365 intra ja
sovellukset: 8 kpl
Yammer: 7 kpl
Miro: 2 kpl

Etätyö - muutokset
Teamsin rooli on vahvistunut.
Etätyö ei aikaisemmin ollut
kaikille mahdollista
Teamsin käyttö on
räjähtänyt.
Toimintakulttuuri tulee
hitaasti perässä.
Laitteita ja lisenssejä on
hankittu lisää.
Virtuaalikahvitteluilla
nostetaan yhteishenkeä.
Yammer on nosteessa
Teamsin videoyhteys on
otettu aktiivikäyttöön.
Etätyö on tullut
hyväksytyksi
Toimintatapoja haetaan
vielä.

Käyttöönoton tuki
• Uusien työvälineiden jalkauttaminen on
suuri haaste monelle.
• Vajaa puolet vastaajista kertoo, että
heillä on järjestetty erilaisia koulutuksia
työvälineisiin, reilulla kolmanneksella on
tarjolla kirjallisia ohjeita.
• Monessa organisaatiossa on
menestyksekkäästi hyödynnetty
digimentoreita, digiluotseja,
championeja, iskuryhmiä ja tukiklinikoita
käyttöönottovaiheessa.
• Myös videoita on hyödynnetty uusien
työvälineiden jalkauttamisessa.

Käyttöönoton tuki
Tukea tekniseen käyttöön.
Käytännön vinkkejä
käyttötapoihin.
Johto näyttää mallia.
Erillinen jalkautuskonsepti.
Apua määrättyyn aikaan Teamsissa.
Yammerista saa vertaistukea ja
apua.
Opitaan ja erehdytään yhdessä.
Käyttötapauskohtaisia
infoja.
Kehotetaan kokeilemaan.
Jaetaan hyviä
kokemuksia.
Tarjotaan laitteet ja
ohjelmat.

Kehittäminen
Haasteet
Onnistumiset

Haasteita
Uusien työvälineiden roolitus ja tarkoituksenmukaisen
käytön jalkauttaminen.
Ihmisten sitoutuminen yhteisesti
sovittuihin sääntöihin ja työkaluihin vaihtelee.
Käyttötavat ovat hajanaiset.
Haasteita on eri kanavien roolien hahmottamisessa, mahdollisuuksissa ja viestinnän
selkeyttämisessä.
Keskustelevan yrityskulttuurin jalkauttaminen ja mahdollistaminen.

Tiedon ajantasaisena pitäminen on kaikessa isoin haaste.
Haasteita
Teknisestä osaamisesta pitäisi tulla normi.
Intran perkaaminen ja modernisointi.
Eri työvälineistä tehot irti.
Tieto hautautuu. Hyvälläkään sisällöllä ei tee mitään, jos kukaan ei sitä löydä.

Onnistumisia
Sisäisen viestinnän painopiste on siirtynyt sähköpostista intranettiin.
Organisaatiossamme käytetään runsaasti sekä Yammeria että
Teamsia, sillä molemmille on löydetty omat käyttötarkoituksensa.
Henkilökuntamme keskustelee aktiivisesti yli
organisaatiorajojen Yammerissa.
Henkilöstö on aktivoitunut tekemään itse
uutisia.
Teamsin käyttöönotto on
sujunut hyvin, vaikka se tapahtui
vähän vahingossa.

Lopuksi
Yhteenveto
Take-awayt

Mitä selvitys osoittaa - yhteenveto
 Työkalulähtöinen digiloikka on tehty
 Sähköpostista ja verkkolevyistä ollaan pääsemässä pois sisäisessä yhteistyössä.
 Yhteistyö ja viestintä ei jää työkaluista kiinni
• niitä on tarjolla, ehkä liikaakin.
 Suomalainen ekosysteemi yksipuolistuu entisestään – kaikki käyttävät samoja välineitä.
• Tässä on myös puolensa – yhteistyö yli organisaatiorajojen on teknisesti helppoa.
 Viestinnällisen intranetin rooli on muutoksessa
• sitä tarvitaan edelleen mutta se jatkaa kapenemistaan.
 Tekniseen työkalukoulutukseen on panostettu paljon
• toimintatapojen jalkauttamiseen on myös hyviä käytäntöjä, mutta panoksia tähän tarvitaan vielä
lisää.

1. Eri työkalujen roolit sisäisessä viestinnässä pitää kirkastaa ja yhteiset pelisäännöt sopia
• työvälineitä on paljon, ehkä joissain organisaatioissa liikaakin.
2. Teamsille pitää luoda hallintamalli
• yhteisesti sovittava, miten tiimejä perustetaan ja miten dokumentteja hallinnoidaan, muuten riskinä on, että Teams
rämettyy.
• isoissa organisaatioissa dokumenttien tallentamisen käytänteet pitää olla yhteiset, eivät saa olla tiimitasolla
päätettävissä.
3. Yhdessä tekemisen kulttuuri on monessa organisaatiossa alkutekijöissä
• ajatus pitäisi kääntää siihen, että tehdään heti alusta yhdessä ja siedetään keskeneräisiä asioita. Ei jaeta vain valmista.
• yhdessä työstäminen ei tarkoita sitä, että työstetään ensin omaa versiota ja jaetaan muille kommenteille.
4. Etätyöskentely edellyttää myös epävirallista keskustelua
• päätöksenteko eritysesti edellyttää myös virallisten kokousten ulkopuolella käytävää keskustelua.
• etätyökäytäntöihin on olemassa työvälineitä, mutta hyvään yhteistyöskentelyyn ei ole vielä syntynyt selkeitä malleja.
North Patrolin take-away

LUE LISÄÄ BLOGISTAMME
https://intranet-ostajanopas.fi/

KIITOS
Camilla Heikkilä
Web Communications Specialist, Partner
050 327 1717
camilla.heikkila@northpatrol.com
Perttu Tolvanen
Web concept & technology expert, Partner
050 368 5199
perttu.tolvanen@northpatrol.com