4. PwC
Pytanie
4
Jaki model pracy stosują Państwa organizacje
w stosunku do najbardziej istotnej / liczebnej grupy
pracowników? (jednokrotny wybór)
Q1
a) Pracujemy stacjonarnie
b) Pracujemy zdalnie
c) Jesteśmy w procesie wypracowywania modelu hybrydowego
d) Jesteśmy w procesie wdrażania modelu hybrydowego
e) Aktualnie testujemy model pracy hybrydowej, przewidujemy
jego dostosowanie w przyszłości
f) Stosujemy docelowy hybrydowy model pracy
6. PwC
Model dojrzałości pracy hybrydowej
6
ponad 41% pracowników chce pracować wyłącznie zdalnie, a około 2/3 w sposób
hybrydowy
36% badanych zarządów firm obawia się, że kultura organizacyjna może bardzo
ucierpieć w wyniku pracy na odległość
26% ankietowanych liderów obawia się utraty innowacyjności w wyniku tego
rodzaju pracy
65% pracowników – respondentów w badaniu PwC, nie wyklucza zmiany pracy
w krótkiej i średniej perspektywie
Zgodność z przepisami
Zarządzanie motywacją i satysfakcją pracowników
Wynagrodzenia i benefity
Digitalizacja kadr i płac
Workplace i technologia
Efektywność podatkowa
Badanie dojrzałości pracy hybrydowej
9. PwC
Praca zdalna
9
Tymczasowe rozwiązanie wynikające
z Tarcz Antykryzysowych
Stałe rozwiązanie wynikające z Kodeksu pracy
Istnieje równolegle z zapisami o telepracy Likwidacja telepracy
Polecenie pracodawcy
Przy zawieraniu umowy o pracę
Wprowadzana w trakcie zatrudnienia
Na czas oznaczony z możliwością cofnięcia w każdym czasie
Możliwość wystąpienia z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania
pracy zdalnej
Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej
oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca
Obowiązki pracodawcy:
• Materiały i narzędzia
• Koszty serwisu, instalacji, eksploatacji konserwacji
• Pomoc techniczna i szkolenia
10. PwC
Praca zdalna
10
Regulacje wewnętrzne o pracy zdalnej
Indywidualne porozumienia z pracownikami o pracy zdalnej
Monitorowanie skąd pracownicy świadczą pracę zdalną
Identyfikacja potrzeb pracowników vs. możliwe do zapewnienia
świadczenia
Od strony regulacyjnej i zgodności
z przepisami – jeden z elementów
do zaadresowania w ramach
transformacji
Niepełne uregulowanie
na aktualnym etapie, jakie kroki
można podjąć w chwili obecnej:
13. PwC
hAppy pomaga
zarządzać pracą
zdalną i hybrydową
13
W narzędziu można sprawdzić jak rozkłada się
liczba pracowników w danym trybie pracy oraz
jak kształtuje się ich HI.
Dane umożliwiają wnioskowanie na temat
tego, w jakim trybie dani pracownicy w
organizacji są najbardziej zaangażowani
oraz jak praca zdalna wpływa na ich
produktywność, motywację i relacje w
zespole.
Wykres umożliwia także analizę przyszłych
potrzeb pracowników dot. trybu pracy. Dzięki
niemu organizacja może zobaczyć w jakim
trybie pracy pracownicy pracują obecnie, a
jak chcieliby pracować w przyszłości, co
przy ujęciu kontekstu biznesowego może
umożliwić świadome i adekwatne
kształtowanie trybu pracy.
14. PwC
Total Reward Optimization
– optymalizacja systemu wynagrodzeń i benefitów
14
Badanie obecnych i możliwych nowych
elementów pakietu
Preferencje bezwzględne i względne
Konfigurowalna treść i wygląd
Interaktywny dialog z pracownikami (za
pośrednictwem ankiety online) – poprzez www
lub aplikację
Ankieta oparta na sztucznej inteligencji;
preferencje mierzone ponad 400 algorytmami
Bardzo dokładne profile preferencji
15. PwC
Dashboardy HR
- kluczowe parametry HR w czasie rzeczywistym
15
Smart BI HR Dashboard dostarcza
kluczowych informacji z obszaru zasobów
ludzkich (HR).
Głównymi odbiorcami dashboardu są
członkowie zarządu oraz kadra
menedżerska odpowiedzialna za
zarządzanie kapitałem ludzkim. Pulpit
nawigacyjny pomaga odpowiedzieć na
pytania takie jak: Jakie są całkowite koszty
zatrudnienia? Jakie jest
prawdopodobieństwo wahań związanych
z brakiem awansu? Czy nadgodziny
przekładają się na zysk firmy? Czy firma
wspiera różnorodność i równość?
Rozwiązanie można zintegrować z Microsoft
Teams, aby umożliwić pracę grupową (czat,
dokumenty), korzystanie z botów oraz
tworzenie kokpitu pracowniczego.
17. PwC
Wizja zmiany
Operacjonalizacja
wdrożenia zmiany
Szkolenia i
warsztaty
Utrwalanie zmiany i
reagowanie na opór
Ocena trwałości
Ocena wpływu
zmiany
Komunikacja Ocena gotowości
na zmianę oraz
ocena ryzyka
Zdefiniowanie
zakresu zmiany
Zaangażowanie
interesariuszy
W swoim podejściu do zarządzania zmianą uwzględniamy wszystkie kluczowe
aspekty zapewniające efektywne przejście na nowy model pracy
17
Wypracowanie spójnej wizji zmiany
Innymi słowy wypracowanie jasnej odpowiedzi na pytanie „Dlaczego to robimy?”
Zbudowanie wspólnego zrozumienia celu i zakresu projektu
Zapewnienie wsparcia wyższego kierownictwa firmy dla realizowanych prac osiągnięte poprzez dobre zrozumienie ich oczekiwań,
dyskusje na temat korzyści związanych z wdrożeniem zmiany oraz wypracowanie wspólnego zrozumienia celu i zakresu projektu
Zaadresowanie potrzeb informacyjnych głównych grup interesariuszy oraz ocena gotowości za zmianę
Zrozumienie wpływu planowanych zmian na funkcjonowanie spółki. Opracowanie planu komunikacji
adresującego najważniejsze obawy pracowników. Identyfikacja głównych barier wdrożeniowych na podstawie
badania gotowości na zmianę
Zbudowanie buy-in oraz niezbędnej wiedzy dotyczącego nowego modelu pracy
Opracowanie podejścia do szkoleń, warsztatów i budowania zaangażowania podczas
wdrożenia
18. PwC
Pytania
18
Ci z Państwa, którzy planują pracę hybrydową: jakie
obszary były przez Państwa firmy adresowane w toku
wdrożenia? (wielokrotny wybór)
Q2
a) Kwestie prawne
b) Kwestie podatkowe
c) Zdalna obsługa pracowników
d) Dostosowanie przestrzeni biurowej
e) Dostosowanie infrastruktury technologicznej
f) Badanie i monitoring kwestii pracowniczych
g) Dostosowanie pakietów wynagrodzeń i świadczeń
pozapłacowych
h) Przeprowadzenie pracowników przez zmianę
i) Inne
20. PwC
PwC
Ochrona sygnalistów
20
Ramy czasowe
• Termin, w którym Polska jest zobowiązana do wdrożenia Dyrektywy
Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie
ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw.
sygnalistów)
• Termin na wdrożenie regulacji dyrektywy w podmiotach prywatnych
które zatrudniają co najmniej 250 pracowników, podmiotach
publicznych oraz pracodawców prowadzących działalność w
wybranych sektorach
• W październiku 2021 r. udostępniony został projekt ustawy o
ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, w drodze którego
nastąpi implementacja dyrektywy o sygnalistach.
Termin na wdrożenie w podmiotach prywatnych, które zatrudniają od
50 do 249 pracowników
17
grudnia
2021
17
grudnia
2023
21. PwC
Sygnalista – czyli kto?
21
Kto może zostać
sygnalistą?
Katalog naruszeń
podlegających
zgłoszeniu, m.in.:
Sposób dokonywania
zgłoszenia
Uzasadnione podstawy Czy pracodawca ma
prawo rozszerzyć katalog
naruszeń, które
upoważniają sygnalistę
do dokonania
zgłoszenia?
ochrona konsumentów
zamówienia publiczne
ochrona środowiska
ochrona prywatności
i danych osobowych
pracownik, w tym były
oraz kandydat do
pracy
B2B, przedsiębiorca
członek organu osoby
prawnej
wykonawcy,
podwykonawcy,
dostawcy
obowiązek
zapewnienia
możliwości poufnego
dokonywania zgłoszeń
istnienie
uzasadnionych
podstaw żeby sądzić,
że informacja będąca
zgłoszeniem jest
prawdziwa i stanowi
informację o
naruszeniu prawa
Każdy pracodawca ma
możliwość
ustanowienia
dodatkowych
obszarów działania
firmy podlegających
ochronie
wolontariusz, stażysta
bezpieczeństwo
żywności i pasz
bezpieczeństwo
transportu
naruszenie nie godzi
wyłącznie w prawa
zgłaszającego lub w
jego interesie
22. PwC
Sposoby dokonywania zgłoszeń
22
Zgłaszanie nieprawidłowości Kanał zgłaszania nieprawidłowości
Trzy ścieżki dokonywania zgłoszeń:
• zgłoszenia wewnętrzne
• zgłoszenia zewnętrzne
• ujawnienie publiczne
Czym charakteryzują się poszczególne rodzaje
zgłoszeń?
Czy istnieje hierarchia kanałów dokonywania zgłoszeń
w zakresie nieprawidłowości?
Przyjazny pracownikom system zgłaszania
nieprawidłowości powinien zachęcać pracowników do
skorzystania z wewnętrznego kanału zgłoszeń
i rozwiązania problemu jeszcze na poziomie organizacji,
w której świadczą pracę.
Pracownicy, którzy nie będą mieli zaufania do przyjętych
wewnętrznie rozwiązań skorzystają z zewnętrznego
kanału dokonywania zgłoszeń lub ujawnienia
publicznego, które znacznie ograniczą możliwości
pracodawcy w zakresie ochrony dobrego imienia firmy,
a także mogą wpływać na sytuację rynkową podmiotu.
23. PwC
Ochrona sygnalisty
23
Zakaz działań odwetowych i środki ochrony Przykłady zakazanych działań odwetowych
Zakaz podejmowania działań odwetowych względem
osoby zgłaszającej naruszenia, pomocników oraz osób
powiązanych z sygnalistą.
Jeżeli praca jest lub ma być świadczona na podstawie
stosunku pracy, zgłaszający nie może być niekorzystnie
traktowany z powodu dokonania zgłoszenia lub
ujawnienia publicznego.
• odmowa nawiązania stosunku pracy
• wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia
stosunku pracy
• niezawarcie umowy o pracę
• obniżenie wynagrodzenia za pracę
• wstrzymanie awansu lub pominięcie przy
awansowaniu
• rozwiązanie, wypowiedzenie lub odmowa
nawiązania stosunku prawnego, na podstawie
którego jest lub ma być świadczona pracy lub usługi
W przypadku pracowników niedozwolone jest użycie
przez pracodawcę groźby lub próba zastosowania
któregokolwiek z powyższych działań.
24. PwC
Konsekwencje podjęcia działań odwetowych
24
Rozwiązania ochronne Odwrócony ciężar dowodu
Jednostronna czynność prawna obejmująca rozwiązanie
stosunku prawnego, innego niż stosunek pracy,
z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia
publicznego jest bezskuteczna. Wypowiedzenie lub
rozwiązanie umowy w obrocie gospodarczym również
jest bezskuteczne.
Prawo do odszkodowania
Ograniczona odpowiedzialność dyscyplinarna
Ograniczona odpowiedzialność za szkodę
Pracodawca, który podjął względem pracownika
działania mogące zostać uznane za niedozwolone
działania odwetowe będzie zobowiązany udowodnić, że
kierował się obiektywnymi powodami. W przeciwnym
razie poniesienie konsekwencje takich działań natomiast
pracownikowi będzie przysługiwała ochrona.
Analogiczny mechanizm przyjęto w stosunku do
zleceniodawców.
25. PwC
Główne obowiązki pracodawców
25
Przyjęcie procedury regulującej dokonywanie zgłoszeń i ich
rozpatrywanie
Utworzenie kanału zgłoszeniowego
Kulturowo-organizacyjne wdrożenie systemu
Prowadzenie rejestru zgłoszeń
26. PwC
Konsekwencje naruszenia przepisów o ochronie sygnalistów
26
Kto utrudnia
dokonanie
zgłoszenia, podlega
grzywnie, karze
ograniczenia
wolności albo
pozbawienia
wolności do lat 3.
Kto podejmuje
działania odwetowe
wobec osoby, która
dokonała
zgłoszenia lub
ujawnienia
publicznego,
podlega grzywnie,
karze ograniczenia
wolności albo
pozbawienia
wolności do lat 3.
Kto narusza
obowiązek
zachowania
poufności
tożsamości osoby,
która dokonała
zgłoszenia, podlega
grzywnie, karze
ograniczenia
wolności albo
pozbawienia
wolności do lat 3.
Kto dokonał
zgłoszenia lub
ujawnienia
publicznego
nieprawdziwych
informacji podlega
grzywnie, karze
ograniczenia
wolności albo
pozbawienia
wolności do lat 3.
Kto nie ustanowił
wewnętrznej
procedury zgłaszania
naruszeń prawa
i podejmowania
działań następczych
albo ustanowiona
przez niego procedura
narusza wymogi
ustawowe, podlega
grzywnie, karze
ograniczenia wolności
albo pozbawienia
wolności do lat 3.
27. PwC
Pytanie
27
Czy wprowadzenie w Państwa organizacji
systemu whistleblowing jest potencjalną
korzyścią czy wyzwaniem? (jednokrotny wybór)
Q3
a) Korzyść
b) Wyzwanie
c) Zarówno korzyść, jak i wyzwanie
d) Jeszcze nie analizowaliśmy tego obszaru
28. Digitalizacja kadr i płac. E-
teczka i e-podpis w relacji
pracodawca pracownik
28
30. PwC
Podpis elektroniczny
w relacji pracowniczej
30
Analiza, czy e-podpis może być
używany w związku
z dokumentami pracowniczymi
Analiza rodzajów e-podpisów,
w związku z którymi należy
stosować do jakiego rodzaju
dokumentów zatrudnienia
Obecnie pracodawcy badają możliwości digitalizacji procesów
wewnętrznych i podpisywania dokumentów. Jednym
z rozważanych elementów jest stosunek pracy i możliwości
wdrożenia e-podpisu dla tego typu dokumentów.
W celu uniknięcia niezgodności z odpowiednimi przepisami prawa
istotne jest, aby wdrożenie e-podpisu zostało odpowiednio
zaadresowane i wykonane.
1
2
31. PwC
Podpis elektroniczny – pracownik w organizacji
31
1 | Rekrutacja 2 | Pracownik
3 | Pracownik
i pracodawca
4 | Pracodawca
5 | Zakończenie
stosunku pracy
Czynności
podejmowane
przed zatrudnieniem
zmierzające
do zawarcia umowy
o pracę.
Czynności wymagające
jednostronnego
działania pracownika
Czynności wymagające
współdziałania
pracownika
i pracodawcy
Czynności wymagające
jednostronnego
działania pracodawcy
Czynności
podejmowane w celu
zakończenia stosunku
pracy ale również
czynności które mogą
pojawić się do
wykonania już po
zakończeniu stosunku
pracy.
32. PwC
Praca zdalna w zespole kadrowo-płacowym
32
Wyzwania Przykładowe Rozwiązania – zalety
Brak dostępu do dokumentacji pracowniczej
Jak podpisać i wysłać świadectwo pracy?
Zdigitalizowane dokumenty i teczki personalne, wszelkie
dokumenty dostarczane tylko jako pdf lub jpg
Interaktywne dokumenty dla nowozatrudnionych
pracowników (kwestionariusz, oświadczenia itp.)
Jak odebrać pocztę?
Jak zatrudnić lub zwolnić pracownika (badania lekarskie,
szkolenie BHP, umowa o pracę, pozostałe dokumenty)?
Przekierowanie całej korespondencji w jedno
wyznaczone miejsce w którym jedna osoba ma
możliwość zarządzić przychodzącą pocztą, skany
i w formie elektronicznej przekazane dalej
Kwalifikowany podpis elektroniczny w zakresie
podpisywania umów o pracę (obie strony), zaświadczeń,
skierowań na badania czy świadectwa pracy
33. PwC
Podpis elektroniczny – cykl życia pracownika a dokumentacja
kadrowa z e-podpisem, wdrożenie w praktyce.
33
Krok 1 - przed
wdrożeniem
Krok 3 - Zatrudnienie -
przykładowe dokumenty
podpisywane e-podpisem
Krok 4 - Zmiany w trakcie
zatrudnienia -
przykładowe dokumenty
podpisywane e-podpisem
Krok 3 - Zakończenie
zatrudnienia -
przykładowe dokumenty
podpisywane e-podpisem
wybór platformy do e-
podpisu oferującej
wymagany rodzaj e-
podpisu oraz
odpowiednie
rozwiązania
techniczne
skierowanie na badania
lekarskie;
umowa o pracę
umowa zlecenie, dzieło;
zapoznanie się z
regulaminem pracy;
umowa o zachowaniu
poufności;
ZUS ZUA
analiza rodzaju
dokumentów
kadrowych pod kątem
właściwego rodzaju e-
podpisu
wypowiedzenie
umowy o pracę;
świadectwo pracy;
informacja do
świadectwa pracy o
okresie
przechowywania
dokumentacji
pracowniczej;
ZUS ZWUA
e-kwestionariusze -
dla osoby
ubiegającej się o
zatrudnienie; dla
pracownika
Krok 2 - przed
wdrożeniem
zmiana regulaminów
wewnętrznych
tranzycja wiedzy do
pracowników o
zmianie i sposobie
podpisywania
dokumentów z
wykorzystaniem e-
podpisu
zmiana warunków pracy
i płacy;
skierowanie na badania
okresowe, kontrolne;
zmiany danych
adresowych, US,
rachunku bankowego;
wnioski urlopowe
34. PwC
Rozwiązania organizacyjno-techniczne, zalety i wyzwania
wdrożenia e-podpisu w dokumentacji kadrowej.
34
ZALETY WYZWANIA
Oszczędność czasu - szybki i łatwy sposób
podpisywania wielu dokumentów w warunkach pracy
hybrydowej
Optymalizacja kosztów materiałów biurowych -
szczególnie przy jednoczesnym wdrożeniu e-teczki
Optymalizacja zasobów i kosztów związanych z
koniecznością obiegu dokumentów papierowych i
kosztami ich dostarczenia w warunkach pracy zdalnej
Bezpieczeństwo danych, kontrola nad danymi i
dostępem do nich
Wizerunek pracodawcy nowoczesnego i dbającego o
ekologię
Zdobycie zaufania uczestników procesu kadrowego
do e-podpisu- pracodawca/pracownik:
zagwarantowanie e-podpisów właściwych do rodzaju
dokumentacji, zgodnych z wymogami prawa polskiego i
UE oraz zgodności z regulacjami wewnętrznym
Zagwarantowanie narzędzia spełniającego
specyficzne wymagania i potrzeby pracodawcy oraz
efektywnego kosztowo
Konieczność szkolenia osób podpisujących dokumenty
po stronie pracodawcy oraz pracowników - stały element
onboardingu
Obowiązek drukowania dokumentacji podpisanej
elektronicznie w celu włączenia jej do tradycyjnej teczki
akt osobowych
36. PwC
Proces digitalizacji
dokumentacji
pracowniczej
36
Nowa rzeczywistość biznesowa i
powszechna praca zdalna spowodowały,
że wiele firm przeorganizowało pracę i
sposób funkcjonowania.
Jednocześnie została uwidoczniona
potrzeba usprawnienia obiegu
dokumentów w procesie zatrudnienia
oraz dostępu do danych i dokumentów
pracowniczych w czasie rzeczywistym.
● utworzenie uporządkowanego
zbioru dokumentów
przeznaczonych do przekazania,
wraz z kompletem metadanych;
● każdy dokument zapisuje się w
odrębnym pliku zgodnie z
określonymi zasadami;
● do każdego dokumentu
przyporządkowuje się zestaw
metadanych określonych w
rozporządzeniu;
● uporządkowany zbiór dokumentów
przekazuje się w jednym pliku w
określonym formacie, po opatrzeniu
go kwalifikowanym podpisem
elektronicznym lub kwalifikowaną
pieczęcią elektroniczną.
Przeniesienia e-dokumentacji do
innego systemu teleinformatycznego
W systemie teleinformatycznym
zapewniającym:
● bezpieczeństwo;
● integralność treści dokumentacji i
metadanych;
● stały dostęp upoważnionych osób;
● identyfikację osób mających dostęp
oraz rejestrowanie zmian w
dokumentacji i metadanych;
● skuteczne wyszukiwanie
dokumentacji na podstawie
metadanych;
● wydawanie, w tym przez eksport
w postaci elektronicznej,
dokumentacji albo części
dokumentacji w sposób
określony przepisami;
● funkcjonalność wydruku
dokumentacji.
Prowadzenie i przechowywanie e-
dokumentacji pracowniczej
37. PwC
Praktyczne aspekty wdrożenia i prowadzenia dokumentacji
pracowniczej w formie elektronicznej
37
1 | e-dokumentacja w
zatrudnieniu
3 | e-dokumentacja po ustaniu
stosunku pracy
Prowadzenie e-dokumentacji a
dokumenty tworzone w trakcie
zatrudnienia pracownika:
● dokument papierowy dołączany
do e-dokumentacji pracowniczej;
● e-dokument dołączany do e-
dokumentacji pracowniczej.
Wydanie byłemu pracownikowi
dokumentacji pracowniczej
● w wersji papierowej - w formie w
jakiej była przechowywana przez
pracodawcę;
● w wersji elektronicznej:
- na informatycznym nośniku
danych,
- za pomocą środków
komunikacji elektronicznej.
Pracodawca wydaje kopie całości
bądź części e-dokumentacji
pracowniczej, na wniosek
pracownika
● w postaci elektronicznej opisanej
w rozporządzeniu;
● w postaci papierowej jako wydruk
e-dokumentacji.
2 | e-dokumentacja a wydanie
kopii
38. PwC
Praktyczne aspekty wdrożenia i prowadzenia dokumentacji
pracowniczej w formie elektronicznej
38
Kluczowe etapy
ETAP 1
ETAP 2
ETAP 3
ETAP 4
ETAP 5
przegląd
dokumentacji
segregacja
dokumentacji
strukturyzacja
dokumentacji
digitalizacja
dokumentacji
e- podpis
39. PwC
Pytania
39
Czy Państwa organizacja jest gotowa na zmianę
modelu – przejście na e-teczkę lub e-podpis?
(jednokrotny wybór)
Q4
a) Tak, jesteśmy gotowi i chcemy zacząć wprowadzać zmiany
b) Tak, już wprowadziliśmy
c) Nie jesteśmy gotowi i nie chcemy wprowadzać zmian
d) Nie jesteśmy gotowi, ale chcemy wprowadzić zmiany
e) Chcemy wprowadzić tylko częściowe rozwiązania,
np. sam e-podpis