L'utilizzo di internet per velocizzare lavori in team

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Quando inizia la scuola inizia anche l’immersione in una marea di carte da compilare e da
scarrozzare da casa a scuola, con il rischio di perdere eventuali correzioni, o di non ricordare se le
tue colleghe le hanno visionate.
Perché non utilizzi degli Strumenti on line? Ti servirebbe solo una connessione internet, e potresti
condividere documenti, utilizzare programmi sempre disponibili on line. Potresti migliorare il tuo
modo di comunicare con i colleghi, e lasciare finalmente le carte a casa quando sei in giro con la
certezza di non perderti comunque nessun aggiornamento.
Non hai mai utilizzato questi strumenti? Ora ti spiego di cosa si tratta.
Immagina uno spazio in una nuvoletta (mi piace questa immagine fresca).
Ebbene, sembra che stia per arrivare un temporale… ah ah ah. Questa nuvoletta si chiama Cloud in
forma abbreviata, Cloud Computing per esteso. A cosa serve? Serve a contenere tutti i tuoi lavori
e condividerli con i tuoi colleghi tramite internet.
Lo so, potresti inviarglieli tramite e-mail. Ma loro dovrebbero rimandarti indietro i documenti
rivisti e tu avresti un infinito scambio di mail, e con il lavoro che hai da fare potresti incorrere in
qualche svista, ne sono certa.
Utilizzando la nuvoletta invece potresti depositare tutti i documenti da rivedere, in una bacheca
virtuale, e renderli accessibili solo a chi deve collaborare con te. I documenti si potrebbero
correggere e completare con la collaborazione di tutti nello spesso spazio e sullo stesso
documento, ed una volta terminato il lavoro basterebbe scaricare il file, ognuno sul proprio
computer, e stamparlo completo di tutte le revisioni. Non la trovi un’ottima soluzione per te?
Il cloud è una fantastica risorsa rispetto ad un programma utilizzato su un personal computer:
 è disponibile sempre, senza limitazione di posti, ma con il solo utilizzo di una rete internet;
 tutti i programmi possono essere utilizzati da più persone contemporaneamente;
 persone diverse possono lavorare in contemporanea sullo stesso documento;
 la collaborazione è immediata e in tempo reale;
 le modifiche che vengono effettuate sui documenti sono salvate in maniera istantanea per
permettere di avere sempre la versione aggiornata degli stessi.
Vuoi sapere invece quali possono essere gli inconvenienti nell’utilizzo del cloud?
Ad esempio che tu non riesca ad avere connessione!

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In quel caso dovrai pensare solo a rilassarti e goderti la tua giornata di lavoro in attesa che il Dio
internet appaia nuovamente.
.
Un altro inconveniente del cloud potrebbe essere l’indisponibilità di un programma per problemi
di manutenzioni on line, perché i programmi on line sono aggiornati di continuo per offrirti sempre
maggiori risorse.
E se smarrisci le credenziali per accedere alla tua nuvoletta (vedi ebook sulla sicurezza), i
documenti on line potrebbero venire in possesso di persone che potrebbero farne un uso illecito.
Devi fare quindi molta attenzione e tenere in un posto sicure tutte le tue password di accesso.
Inoltre potresti essere più soggett@ a malware, perché lavori on line, pertanto i sistemi di
protezione contro le infezioni dovranno essere costantemente aggiornati, ok?
Apparecchiature e programmi per la collaborazione
La collaborazione on line con i tuoi partner di lavoro oltre a poter avvenire attraverso lo scambio di
messaggi e documenti, potrebbe avvenire tramite conferenze audio e video. Dovresti quindi
dotarti di una webcam, di un microfono e di altoparlanti che sicuramente sul tuo computer e
smartphone sono già integrati.
Programmi di supporto
Il mio programma preferito per lo scambio della messaggistica e per i contatti veloci via web è
Skype. Ho spesso un sacco di gente lontana da contattare, e Skype mi consente di comunicare sia
tramite voce che video. Utilizzo internet anche per le chiamate vocali certo, tramite un sistema
che viene detto VoIP. Quindi quando mi capita un Wi Fi a disposizione, invece di consumare il mio
credito, mi faccio una bella videochiamata. Fantastico vero?
Se utilizzi un cellulare Android, potrai scaricare l’App gratuita di Skype dal sito Google Play (o App
Store se invece sei un amante dei prodotti Apple)
https://play.google.com/store/

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Dal computer dovresti collegarti al sito www.skype.com
Dovresti seguire le indicazioni per l’installazione di Skype, premendo sul pulsante verde
DOWNLOAD SKYPE e alla fine crearti un account Skype premendo su Crea un account.

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Con questo programma potresti usare il computer o un telefono/tablet per videochiamate con un
altro utente, che dovrebbe però aver installato lo stesso programma.
È anche possibile fare delle conferenze telefoniche gratuite parlando con più interlocutori (so già
che ti stanno per venire parecchie idee a tal proposito).
Per chiamare telefoni fissi o cellulari o per fare videoconferenze con più persone, il servizio invece
è a pagamento.
Ricorda che ogni primo accesso ad un qualunque strumento di collaborazione avviene sempre
tramite una registrazione on line, come ti scrivevo prima. Durante la registrazione dovresti
scegliere un nome utente e una password (ricorda sempre le regole della sicurezza per la
creazione della password), che saranno utilizzati per le connessioni successive.
Come creare e registrare documenti on line
Ritorniamo alla nuvoletta. Come ti dicevo prima, tu avresti la possibilità di utilizzare degli spazi
virtuali gratuiti (diventerebbero a pagamento solo se lo spazio richiesto divenisse di dimensioni
personalizzate), che permetterebbero di depositare on line dei documenti.
Alcune volte questi documenti restano on line solo per alcuni giorni, il tempo di scambiarli con un
altro utente.
Alcuni esempi che posso farti sono
, , e per chi usa Apple.
Quello che uso io di solito è Google Drive, che oltre ad essere un servizio di memoria on line, ha
anche un insieme di programmi utili per la collaborazione via internet.
La cosa che ti consiglio è di crearti prima un account Gmail (il servizio della posta di Google).
Per prima cosa dovresti andare sul sito: www.google.it, e tramite il pulsante azzurro Accedi che
trovi sul lato destro in alto alla pagina, accingerti alla registrazione

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Premendo sul pulsante Accedi ti troveresti nella pagina che vedi di seguito. Potresti creare il tuo
account premendo su Crea un account
Dopo aver effettuato l’accesso, il lato destro in alto apparirebbe così:
Una volta effettuato l’accesso a Google potresti usare tutti i suoi strumenti.
La scelta delle App la potresti effettuare tramite il pulsante con i quadratini che vedi qui di seguito:
Premendo su questo pulsante apparirebbe la lista delle App, come ti faccio vedere qui sotto.
Questo qui
Una volta selezionata questa voce dovrai compilare
tutti i campi richiesti, scegliere il nome della tua mail,
e seguire le indicazioni sino ad arrivare all’ultima
pagina, che consente l’accesso a Google
Qui c’è la mia foto, ma se l’avrai inserita nel
profilo apparirà la tua.
Se non lo avrai fatto troverai un cerchietto
con una lettera, ma va bene uguale.
Consente l’accesso a tutte le risorse gratuite di Google

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Una volta avuto accesso a Google Drive, la pagina principale apparirebbe in questo modo:
Il programmino per il proprio pc è utile perché verrebbe creata una cartella sul tuo computer che
interagirebbe con tutto quello che c’è on line.
Vedi sopra i documenti che si trovano nella mia nuvoletta su internet?
Eccolo qui Google Drive
Qui ci sono tutti i miei documenti condivisi
Qui c’è il programmino da scaricare per il computer e per lo
smartphone/tablet per ricevere gli avvisi sui documenti
Qui ci sono gli strumenti per lavorare on line

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Nella tua nuvoletta potresti fare tutte le operazioni che vedi elencate sotto I miei file:
Ecco qui sono anche nel mio
computer

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Se dovessi creare un documento o lo caricarlo dal tuo computer, potrai assegnargli un nome e
condividerlo
Non credi che questo strumento sia molto meglio dello scambio di mail di revisione che ti fanno
perdere la testa per capire qual era l’ultima mail ricevuta? Qui invece è sempre presente la
versione aggiornata del documento, ma è possibile anche annullare le ultime revisioni fatte, e
tornare ad una versione precedente.
Mentre lavori on line, tutte le modifiche vengono salvate automaticamente in maniera istantanea.
E nella parte destra dello schermo viene visualizzata un’area con l’elenco di tutte le revisioni che
sono state fatte sul tuo documento, e scegliendone una, hai la possibilità di ripristinarla.
Uso del calendario di Google
Un’altra idea interessante per il tuo lavoro on line, di cui voglio parlarti, e che potrebbe servirti per
ricordare gli appuntamenti, è l’utilizzo del calendario.
Ci si arriva sempre attraverso le App
Per assegnare il nome
Premere qui per vedere le revisioni
Oppure FILE – CRONOLOGIA REVISIONI
Condividere

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Ed ecco qui la pagina dei calendari dove potresti inserire scadenze/eventi importanti, e/o
appuntamenti di cui i tuoi colleghi dovrebbero ricordarsi.
Ci sono due possibilità per inserire una scadenza/evento: o premere due volte su una casella della
griglia che vedi in alto, oppure premere sul pulsante rosso a sinistra dove c’è scritto
Scegli questa App, CALENDAR

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Nello spazio che vedi sopra, è importante inserire: il titolo dell’evento, la data e l’orario, dove si
svolge l’evento, la descrizione dell’evento, come devono avvenire le notifiche, e la lista degli
invitati (inserendo la loro mail). Una volta compilati tutti i cambi, serve salvare i dati inseriti
premendo il pulsante . L’evento viene poi notificato a te e agli invitati in base alle
impostazioni che avrai inserito nella modalità di notifica.
Per eliminare un evento basta andare a trovare l’evento sulla griglia, premere sull’evento e poi sul
pulsante .
Scegliere anche se avvisare gli invitati dell’annullamento.
E per le riunioni on line come puoi fare?
Le riunioni on line si possono effettuare in maniera gratuita utilizzando HANGOUT e possono
essere avviate in modalità chat o modalità video, con più partecipanti contemporaneamente. Ma
di questo ti parlerò nel mio prossimo ebook .