1. JOB
DESCRIPTION FRONT OFFICE DEPARTMENT
JOB TITLE ASSISTANT FRONT OFFICE MANAGER
DUTIES 1. As leader of Front of the House Team, the FOM are in charge for and act as " a link manager "
within other departments such as Housekeeping, Finance, F&B, Engineering and he/she reports
to Room Division Manager.
Sebagai pemimpin dari Tim terdepan, FOM bertugas untuk dan bertindak sebagai “Manajer
P penghubung antar departemen seperti Housekeeping, Finance, F&B, Engineering dan beliau laporan
K ke Room Division Manager,
2. FOM is responsible for ensuring the smooth operations of Guest Registration, Check Ins
Check outs, and make sure all FO Associates are working properly according to standard
operating and procedures.
FOM bertanggung jawab untuk memastikan operasional berjalan lancar pada saat tamu registrasi,
Check in – Check out dan memastikan semua staff FO bekerja dengan baik sesuai dengan standard operasional
dan prosedur.
3. FOM is responsible for the overall daily check and review his/her associates grooming, hygiene,
personal attributes and work attitudes towards all guest's services.
FOM bertanggung jawab untuk keseluruhan check harian dan memperhatikan penampilan, kebersihan,
atribut pribadi dan sikap kerja berkaitan dengan pelayanan ke tamu.
4. FOM is in charge in monitoring and ensuring the effective room selling by demonstrating to
Guest service Agents how to do registration and sell a room to every type of guest in quick, complete
and clear process.
FOM bertugas memantau dan memastikan penjualan kamar yang efektif dengan mendemontrasikan
Ke GSA bagaimana cara melakukan registrasi dan menjual setiap tipe kamar ke tamu dengan cepat, lengkap
dan proses yang lancar.
5. As a central information agent, FOM is also a person to inform all guests about the overall hotel's
facilities includes room types and rates, F&B outlets and promotions, Laundry, Massage and spa,
Guests and Kids activities program, Outside Tour and recreations, in house Sport and entertainment
facilities, Local tourism and cultural objects, shopping malls, beaches and sports, mountains trek and river sport
pick up and drop shuttle bus and time table, and arrange fully to every guest's inquiries to one or more of
those services.
Sebagai agen pusat informasi, FOM juga adalah orang yang memberikan informasi kepada tamu tentang
keseluruhan hotel fasilitas termasuk tioe kamar dan harga, F&B outlet dan promosi, Laundry dan Spa,
Program untuk aktivitas tamu dan anak, kegiatan tour dan rekreasi, olahraga dan fasilitas hiburan, wisata
local dan objek budaya, pusat perbelanjaan, pantai pantai dan kegiatan olahraga, perjalanan kegunung dan
sungai, penjemputan dan pengantaran bus dan waktunya, dan mengatur sepenuhnya kepada satu tamu
atau lebih dari semua pelayanan tersebut.
6. FOM ensure to make schedule according to hotel's occupancy needs and make sure all shifts are covered
with enough associates to prevent delay and lack of guest services.
FOM bertugas untuk membuat jadwal kerja sesuai dengan kebutuhan hotel occupancy dan memastikan
semua shift bertugas dengan staff yang cukup untuk menghindari keterlambatan dan hambatan dalam
pelayanan ketamu.
7. Enhance guests service all the times and handling complaints
Memberikan pelayanan ketamu setiap saat dan menangani komplain tamu.
8. Review Arrivals and Departures, co-ordinate with Housekeeping department
Mengecek kedatangan dan keberangkatan tamu, berkoordinasi dengan Housekeeping departemen.
99. R99. view previous night occupancy and update day occupancy statistic and ARR.

2. Mengecek occupancy malam sebelumnya dan update setiap hari occupancy statistic dan ARR.
10.Maintain a good cleanliness standard and tidiness of Front Desk / Reception and BOH area, keep
all well arranged at all times
Menjaga standard kebersihan dan kerapihan di Front Desk/Reception dan BOH area, semua tetap teratur
dengan baik setiap saat.
11. Attend HOD Morning briefing, conduct FO Morning and Afternoon Briefings and Daily Trainings to Associates
Menghadiri briefing pagi HOD, menghadiri FO briefings pagi dan siang, dan training harian kepada staff FO
12.Maintain guests balanced accounts
Menjaga
13. Offer services such as : faxes, mail, messages, currier etc.
Menawarkan pelayanan seperti mengirim fax, email, pesan, jasa kurir dan lainnya
14. Greet with smile and welcome all guests /colleagues with professional and warm gesture.
Menyapa dengan senyum dan menyambut semua tamu/rekan kerja dengan professional dan ramah
15.Serve all coming guests with professional, warm and quick service.
Melayani semua tamu yang datang dengan professional, ramah dan pelayanan yang cepat.
16. Co-ordinate with Bell person in guest luggage handling ( max.15 min upon arrival, should be delivered to
room ).
Koordinasi dengan bellboy dalam menangani tas tamu (max 15 menit pada saat kedatangan harus sudah
diantar ke kamar)
17. Assign one person to prepare and serve cold towel ( oshiburi ) for every guest in lobby upon their arrival.
Menempatkan satu orang untuk menyediakan dan melayani cold towel (oshiburi) untuk setiap tamu di lobby
Pada saat kedatangan tamu.
18. Later on Welcome Drink Voucher should be issued for guest upon signing their registration card.
Setelah itu Welcome Drink Voucher harus sudah di siapkan untuk tamu pada saat mereka melakukan registrasi
19. Stand by and replace his/ her associate jobs during their break time.
Bersiaga dan menggantikan rekan kerja pada saat jam istirahat mereka
20. Maintain a good work ethic and be good role leader model in FO Department, speak clear, courtesy and
assist associates with their job duties.
Mengatur kode etik kerja yang baik dan bisa menjadi contoh pemimpin yang baik di FO departemen, berbicara
Lancar, meninjau dan mendampingi staff dengan tugas kerja mereka.
21. Evaluate and conduct associates performance appraisal and explain all Hotel Policy and Procedures.
Mengevaluasi dan memberikan arahan kepada staff tentang penapilan kerja dan seluruh peraturan dan prosedur hotel
22. Lease with Engineering to follow up any Room, Equipment Defect List.
Bekerja sama dengan engineering untuk mengatasi masalah kamar dan daftar peralatan.
23. Review, check and maintain a good level of stationary stock including : FO Forms, Key Cards, Envelopes,
Fax paper, Hotel Folder etc
Mengamati, mengecek dan mengawasi ketersediaan peralatan tulis termasuk: Formulir FO, kunci, amplop,
Kertas paper, folder hotel dan lainnya.
24. Update previous day special request concerning room status like change room, room/equipment repair
room upgrade etc, co-ordinate with HK and Engineering.
Update special request dari hari sebelumnya berdasarkan status kamar seperti merubah kamar,
perbaikan kamar, upgrade kamar dan lainnya, koordinasi dengan HK dan engineering..
25. Issue internal and inter departmental memos.
26. Communicate with other related department regarding guest appreciations/compliments and complaints.
and make sure to do problem solving and compile all data’s to Guest History record in order to personally
serve for their next stay ( important to note guest like/dislike, room preference, food allergic, privacy
matter etc ).
Komunikasikan dengan departemen terkait mengenai apresiasi tamu/pujian dan komplain, dan pastikan

3. untuk mengatasi masalah dan mengumpulkan semua data untuk merekam history tamu, sehubungan
dengan pelayanan yang akan kita berikan untuk kedatangan berikutnya (penting untuk mengingat tamu
yang suka/tidak suka, kamar yang diutamakan, alergi makanan, masalah pribadi dan lainnya)
27. Fill in FO Operational Log Book, all issues from briefing and previous / day issues
Mengisi operasional FO log book, semua masalah dari rapat dan segala masalah hari ini dan sebelumnya
28. Hand over Shift to next Shift leader and report to Room Division Manager before clock out.
Hand over shift ke pemimpin shift berikutnya dan lapor ke room division sebelum selesai tugas,