Talea Consulting - Esempi di Business Process Management nel settore del Materiale Elettrico

1. Verticalizzazione Materiale Elettrico

2. Verticalizzazione MMaatteerriiaallee EElleettttrriiccoo
AAccqquuiissiizziioonnee ddeellllaa FFiirrmmaa BBiioommeettrriiccaa aa BBaannccoo
GGeessttiioonnee ddeellllee NNoonn CCoonnffoorrmmiittàà
AAggggiioorrnnaammeennttoo ee CCoonnddiivviissiioonnee LLiissttiinnii
TTTTrrrraaaattttttttaaaattttiiiivvvveeee CCCCoooommmmmmmmeeeerrrrcccciiiiaaaalllliiii SSSSppppooootttt
IInntteerrffaacccciiaammeennttoo ddeellllaa RReettee VVeennddiittaa
e mmoollttoo aallttrroo aannccoorraa……

3. Acquisizione FFiirrmmaa bbiioommeettrriiccaa
peerr rriittiirroo mmeerrccee aa BBaannccoo
PPrroocceessssoo aauuttoommaattiizzzzaattoo ppeerr:
RRiidduurrrree llaa ccaarrttaa ee ii ccoossttii ddii ggeessttiioonnee
Apporre una firma BIOMETRICA con validità legale
Archiviare automaticamente i documenti
Migliorare i processi documentali

4. AAccqquuiissiizziioonnee FFiirrmmaa bbiioommeettrriiccaa
peerr rriittiirroo mmeerrccee aa BBaannccoo
OObbiieettttiivvii
Totale sicurezza ed adempimento
alle leggi che regolano la digitalizzazione dei documenti
Firma elettronica sicura sui documenti
Firma con dati biometrici criptati,
indissolubilmente legati al documento
stesso
Coordinate (x,y)
Velocità
Accelerazione
Inclinazione
Pressione
Validità legale della firma sul
documento

5. AAccqquuiissiizziioonnee FFiirrmmaa bbiioommeettrriiccaa
peerr rriittiirroo mmeerrccee aa BBaannccoo
DDiissppoossiittiivvii uuttiilliizzzzaattii
Tra i vari dispositivi disponibili, abbiamo accuratamente selezionato due
device che meglio soddisfano le esigenze dei nostri clienti
WWaaccoomm SSTTUU 552200
Color LCD
160.0mm x 177.3mm x 15.5mm
Acquisizione Firma biometrica
WWaaccoomm PPLL 11660000
Display LCD 15,6”
Visualizzazione del documento
Acquisizione Firma biometrica

6. AAccqquuiissiizziioonnee FFiirrmmaa bbiioommeettrriiccaa
peerr rriittiirroo mmeerrccee aa BBaannccoo
La firma sul D.d.T. non avviene più sulle copie cartacee.
Grazie ad un “touch screen”, il cliente firma direttamente ssuull mmoonniittoorr
Viene ssttaammppaattaa ssoollaammeennttee llaa ccooppiiaa ppeerr iill cclliieennttee oo iill vveettttoorree, a titolo di
giustificativo di trasporto, ggiiàà ffiirrmmaattaa.
Il documento digitale viene aauuttoommaattiiccaammeennttee
aarrcchhiivviiaattoo ccoonn llaa ffiirrmmaa biometrica e potrà
essere ricercato, consultato, ed utilizzato da tutti gli utenti con un clic.

7. AAccqquuiissiizziioonnee FFiirrmmaa bbiioommeettrriiccaa
peerr rriittiirroo mmeerrccee aa BBaannccoo
IIll pprroocceessssoo ddii AAccqquuiissiizziioonnee FFiirrmmaa
Abilitazione del dispositivo eesstteerrnnoo
ccoonnddiivviissoo ccoonn iill mmoonniittoorr ddeell bbaannccoonniissttaa//ccaassssiieerree
Visualizzazione del documento
Acquisizione Firma biometrica Acquisizione Firma biometrica
SSttaammppaa ccaarrttaacceeaa ddeell ddooccuummeennttoo
iinn uunn’’uunniiccaa ccooppiiaa
ccoonn aappppoossttaa llaa ffiirrmmaa ddeell cclliieennttee
AArrcchhiivviiaazziioonnee aauuttoommaattiiccaa ddeell ddooccuummeennttoo ffiirrmmaattoo

8. AAccqquuiissiizziioonnee FFiirrmmaa bbiioommeettrriiccaa
peerr rriittiirroo mmeerrccee aa BBaannccoo
L’integrazione ci garantisce:
AAccqquuiissiizziioonnee ddeeii ddaattii bbiioommeettrriiccii con
salvataggio delle caratteristiche della firma
- coordinate x,y
- pressione
- velocità
- ecc.
che iiddeennttiiffiiccaannoo
uunniivvooccaammeennttee iill
FFiirrmmaattaarriioo del
documento
LLaa ccoonnnneessssiioonnee uunniivvooccaa ddeell ddooccuummeennttoo
aall ffiirrmmaattaarriioo
È uno strumento che un perito calligrafico
può utilizzare per la verifica in sede legale
della autenticità di una firma.

9. AAccqquuiissiizziioonnee FFiirrmmaa bbiioommeettrriiccaa
peerr rriittiirroo mmeerrccee aa BBaannccoo
I principali VVaannttaaggggii
Rappresenta la soluzione semplice e veloce per ottenere :
Ottimizzazione dei processi documentali
Costi di gestione documentale
Facilità di utilizzo
Velocità e Qualità del servizio fornito al cliente finale

10. Gestione NNoonn CCoonnffoorrmmiittàà
Un esempio di processo di Non Conformità può riguardare la
consegna di articoli che non soddisfano i requisiti o le
caratteristiche richieste.
In funzione del proseguo delle attività, viene automaticamente
informata l’amministrazione, per l’attesa della nota di credito o
eventualmente per il blocco del pagamento della fattura oggetto
della Non Conformità.

11. Gestione NNoonn CCoonnffoorrmmiittàà
Al Verificarsi di una Non Conformità
viene preparato in automatico un
documento con annotazioni sul
problema e con collegati eventuali altri
documento o allegati correlati (ordine
di acquisto, DDT Fornitore, ma anche
ffoottoo ddii pprrooddoottttii ddaannnneeggggiiaattii oo sscchheeddee
tecniche di articoli non conformi con
quanto effettivamente richiesto).

12. Gestione NNoonn CCoonnffoorrmmiittàà
Automaticamente viene attivato un flusso informativo che
coinvolge sia l’ufficio Amministrativo che l’ufficio Acquisti.
Dopo una prima verifica del responsabile logistico, il quale
ha quindi tutte le informazioni per poter valutare la Non
Conformità (documento di non conformità con tutti gli
Start
Avvio
Registrazione Non
Conformità
(01:00:00)
Logistica
Verifica
Verifica Non
Conformità
(01:00:00)
Responsabile
Logistica
Blocco
Amministrativo
(01:00:00)
Amministrazione
Gestione Non
Conformità
(01:00:00)
Ufficio Acquisti
Notifica
Notifica
Rifiuta Attendi
allegati correlati), l’attività passa in carico all’ufficio
Acquisti per il contatto con il fornitore e la relativa modalità
di gestione:
Completamento delle Fornitura
Ricevimento della Nota di Accredito
Finish
Preparazione Reso
Merci
(01:00:00)
Ufficio Acquisti
Attesa Nota di
Credito
(01:00:00)
Ufficio Acquisti
Attesa
Completamento
Fornitura
(01:00:00)
Ufficio Acquisti
Sblocco
Amministrativo
(01:00:00)
Amministrazione
Attendi
Procedi
Procedi
Procedi
Sblocca
Termina

13. Aggiornamento e Condivisione LLiissttiinnii
In molte realtà aziendali è fondamentale iill flusso informativo tra
l’ufficio acquisti e l’ufficio commerciale, per l’aggiornamento
puntuale delle condizioni di acquisto che di conseguenza si
ribaltano sulle condizioni di vendita.
È molto frequente l’aggiornamento dei listini.
Tale operazione deve essere automatizzata e devono essere
gestite in automatico tutte le operazioni aziendali in cascata per
la comunicazione degli aggiornamenti e la condivisione sempre
puntuale dell’ultimo listino, in azienda ma anche qualora si voglia
condividere il documento con partner o clienti.

14. Aggiornamento e Condivisione LLiissttiinnii
I listini vengono ricevuti in azienda con diverse
modalità (tramite e-mail, Portali Fornitori, EDI,
ecc.), e potenzialmente anche da diversi utenti.
Tale informazione deve però essere condivisa con
le altre aree aziendali.
Le informazioni vengono spesso veicolate tramite
mail, ma, grazie allo strumento del Workflow per
la gestione dei processi aziendali, si possono
ottenere:
Informazioni puntuali
Documenti condivisi, facilmente ricercabili nel
tempo
Tracciabilità dei dati e della comunicazione

15. Start
Avvio
Mail
Metel
Aggiornamento e Condivisione LLiissttiinnii
Portale Fornitori
Aggiornamento Listino
(01:00:00)
DEMO 0GR_Acquisti
Procedi
Attivazione Policy Commerciali
Commerciale Tecnico
Nel momento in cui viene rilasciato l’aggiornamento
di un listino si possono automatizzare una serie di
attività quali ad esempio:
Notifica ad ufficio commerciale per comunicazioni
clienti o adeguamento campagne
Finish
(01:00:00)
DEMOResponsabile Vendite
Marketing
Gestire Comunicazioni Clienti
(01:00:00)
DEMOMarketing
Condivisione Listini
(01:00:00)
DEMOResponsabile Tecnico
Procedi
Commerciale
Modifiche Commerciali
(01:00:00)
DEMO 0GR_Vendite
Conferma
Attiva
Condividi
Termina
Attivazione promozioni per smaltire eventuali
giacenze a magazzino di prodotti obsoleti
Condivisione Listini con partner/clienti

16. Aggiornamento e Condivisione LLiissttiinnii
A fronte di un aggiornamento listino il cliente potrà ricevere una email in una forma “avanzata”.
Il documento infatti non viene allegato alla email in formato DOC o PDF, ma incorporato in un
link http o https.
Cliccando sul link il cliente sarà reindirizzato ad una landing page, customizzata in base agli
standard dell’azienda, da cui poter scaricare i documenti inviati.
E’ inoltre possibile avviare una serie di controllo sul numero di aperture delle email, sui dati
temporali oppure poter riprogrammare ulteriori invii qualora il cliente, trascorso un certo lasso di
tempo, non abbia aperto la email o cliccato sul link.

17. Trattative CCoommmmeerrcciiaallii SSppoott
IInn ffaassee ddii ddeeffiinniizziioonnee ddii ccoonnddiizziioonnii ccoommmmeerrcciiaallii ssppoott,,
ppeennssaattee aadd hhoocc ppeerr ssiinnggoollee ttrraattttaattiivvee,, ppuuòò eesssseerree aattttiivvaattoo uunn
pprroocceessssoo ddaa ppaarrttee ddeell ccoommmmeerrcciiaallee ppeerr rriicchhiieeddeerree ll’’aapppprroovvaazziioonnee
ddeellllee ccoonnddiizziioonnii pprrooppoossttee aall cclliieennttee ee,, qquuiinnddii,, ppeerr aattttiivvaarree
eevveennttuuaallii ppoolliiccyy ddii aaccqquuiissttoo ddiiffffeerreennttii nneeii ccoonnffrroonnttii ddeell ffoorrnniittoorree..

18. Trattative CCoommmmeerrcciiaallii SSppoott
L’attività non giungerà a tutto l’ufficio acquisti, ma
al singolo buyer in corrispondenza della categoria
merceologica dell’articolo o in base al fornitore.
Start
Richiesta
Trattativa Spot
(01:00:00)
Commerciale
Valutazione
Richiesta
(01:00:00)
Buyer
Valutazione
Richiesta Resp.
(01:00:00)
Responsabile
Acquisti
Avvio
Valuta
Valuta
Procedi
Rich. Informazioni
Rifiuta
Approva
La decisione può essere presa in autonomia dal
buyer o richiedendo un ulteriore check approvativo
da parte del responsabile dell’ufficio acquisti,
concludendosi inoltre con la semplice approvazione
Valutazione
Proposta
(01:00:00)
Fornitore
Gestione
Approvazione
(01:00:00)
Commerciale
Finish
Gestione Rifiuto
(01:00:00)
Commerciale
Rifiuta
Approva
Procedi
Termina
Termina
o con la richiesta di modifica delle policy di acquisto
al fornitore.
Il commerciale verrà informato di tutte le
considerazioni effettuate e degli accordi presi e
tutto rimarrà tracciato per giustificare le
condizioni commerciali effettivamente applicate
nelle singola trattativa spot.

19. Informatizzazione RReettee VVeennddiittaa
IIll mmoommeennttoo iinn ccuuii uunn AAggeennttee ssii rreeccaa aa vviissiittaarree uunn CClliieennttee èè
ffoonnddaammeennttaallee ppeerr qquueessttoo sseettttoorree..
LLLL’’’’oooobbbbiiiieeeettttttttiiiivvvvoooo èèèè ffffoooorrrrnnnniiiirrrreeee uuuunnnnoooo ssssttttrrrruuuummmmeeeennnnttttoooo aaaallllllllaaaa rrrreeeetttteeee vvvveeeennnnddddiiiittttaaaa ppppeeeerrrr
ccoonnssuullttaarree llaa ddooccuummeennttaazziioonnee ddeeii cclliieennttii//ffoorrnniittoorrii ((ffaattttuurree,, ddddtt,,
oorrddiinnii,, ccoonnttrraattttii,, lliissttiinnii,, ……)) ddiirreettttaammeennttee ddaa ssttrruummeennttii ttaabblleett ee
ssmmaarrttpphhoonnee..
OOggnnii iinnffoorrmmaazziioonnee ddeevvee eesssseerree rreessssaa ffrruuiibbiillee ccoommee iinn aazziieennddaa,,
sseennzzaa ddoovveerr eeffffeettttuuaattee ccoonnttiinnuuee tteelleeffoonnaattee aa uuffffiicciioo
aammmmiinniissttrraattiivvoo,, ccoonnttaabbiilliittàà,, mmaaggaazzzziinnoo..

20. Informatizzazione RReettee VVeennddiittaa
Tramite una interfaccia utente mobile
oriented, ottimizzate per l’utilizzo tramite
smartphone e tablet, l’Agente ha la
possibilità di :
Compilare form per raccolta informazioni
Consultare informazioni e documenti riferite al Cliente
Fissare appuntamenti
Verificare lo stato di avanzamento di trattative spot
Avanzare nuove richieste fatta dal cliente
Verificare lo stato di avanzamento di richieste già in essere
Ecc.

21. E tanti altri esempi si possono
costruire …. in altre AArreeee aazziieennddaallii

22. Talea Consulting Srl
Via R.Ossani 18 - 48018 faenza (RA) – (+39) 0546 689555
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