1. Referentverhaal
In business for people.
T-groep is een HR-dienstverlener met activiteiten in
België, Nederland en Polen. Op de Belgische markt is
t-groep vooral bekend via t-interim, gespecialiseerd
in uitzendarbeid, en via Ascento, dat diensten ver-
leent rond rekrutering en selectie, talentmanagement,
leiderschap, outplacement en HR-interimmanagement.
‘Op-stap naar werk’ is een begeleidingsproject van
t-groep dat werkzoekenden intensief bijstaat in hun
traject naar duurzame tewerkstelling. In Nederland
en Polen is t-groep actief via de uitzendgroep Luba.
T-groep nam dat bedrijf over in 2008. Alles samen telt
t-groep ongeveer 770 medewerkers, waarvan vijfhon-
derd in België. Daarnaast stelt t-groep in België 2.050
dienstenchequemedewerkers met een contract van
onbepaalde duur tewerk. De groep heeft 121 kantoren.
Daarvan zijn er zeventig gevestigd in België.
Nieuwe omgeving
Het financeteam van t-groep telt ongeveer veertien
medewerkers (11,5 FTE). Op de IT-afdeling zijn 7,8 FTE
operationele medewerkers actief. “Onze roots liggen
bij de VDAB”, zegt directeur financiën en informatica
Jean-Pierre Lindebrings. “In 2002 zijn de commerciële
activiteiten van de VDAB ondergebracht in t-groep.”
Die vennootschap van privaat recht nam het betalende
dienstenaanbod van de VDAB over, samen met het
bijhorende personeelsbestand van de overheidsdienst.
Daarmee vond echter een ingrijpende schaalverande-
ring plaats. “De VDAB is een organisatie met zevendui-
zend medewerkers, terwijl t-groep in België vijfhonderd
mensen heeft. Dat is een groot verschil.” Die verande-
ring in schaal had ook haar weerslag op de gebruikte
systemen. In eerste instantie werkte t-groep verder met
een eigen versie van de financiële software die ook de
VDAB gebruikt. “Maar we stelden vast dat het pakket
niet de best passende oplossing was voor onze nieuwe
situatie.” T-groep ging daarom op zoek naar een ande-
re aanpak. Het bedrijf nam de tijd om de pakketten van
verschillende leveranciers te bekijken. Het onderzocht
ook de mogelijkheden om binnen een aangepaste
versie van de toenmalige oplossing te blijven. Het keu-
zeproces kreeg een definitieve wending toen t-groep
besliste om Luba over te nemen. “Het Nederlandse
bedrijf had een prima ervaring met Unit4 Financials, het
vroegere CODA”, zegt Jean-Pierre Lindebrings. “De
uitgebreide kennis over het platform bij de Nederland-
se collega’s vormde uiteraard een belangrijk pluspunt.
Bovendien bleek het mogelijk om met Unit4 Financials
beide bedrijven op één platform samen te brengen,
maar tegelijk ook het Belgische en het Nederlandse
luik naast elkaar te houden.”
Stabiele partner
T-groep legde een waslijst aan behoeften en wensen
voor, maar daar bleek Unit4 Financials geen enke-
le moeite mee te hebben. Jean-Pierre Lindebrings:
“Enerzijds moeten we snel en correct lokaal kun-
nen rapporteren. Anderzijds zijn er vereisten op het
vlak van statutaire rapportering en moeten we de
resultaten consolideren volgens de Belgische GAAP.
Tegelijk willen we ook informatie die bruikbaar is om
het bedrijf te sturen.” Unit4 Financials wist op al die
vragen een duidelijk antwoord te formuleren. T-groep
toonde zich onder meer onder de indruk van het
geboden analytische vermogen en de mogelijkheid
om op basis hiervan concrete drill-downfunctionaliteit
te ontwikkelen binnen de eigen rapportering. “Het
ging ons echter om meer dan het product alleen”,
vervolgt Jean-Pierre Lindebrings. “We wilden een
T-groep
Flexibel platform ondersteunt groei
Jaar na jaar blijft t-groep groeien. Alleen, elk
kantoor uit de groep beheert zijn eigen cijfers
als een bedrijf met een eigen P&L. Om de snelle
doorstroming van informatie te ondersteunen - en
tegelijk de operationele financiële taken verder te
automatiseren - steunt t-groep op Unit4 Financials.
2. 2 Unit4 Business Software
zeker drie uur besparing bij de afsluiting, alleen al bij
de boekhouding. De complexiteit van het werk is nog
altijd hetzelfde, maar de uitvoering is gewoon een
stuk sneller en beter.” Door het gebruik van subadmi-
nistraties stond het oude systeem een toename aan
productiviteit in de weg. “Unit4 Financials is flexibeler
van opzet”, stelt credit & billing manager Bart De Padt.
“De oplossing laat ons makkelijker toe om mee te
evolueren met de wijzigende behoeften van de markt.
Tegelijk is Unit4 Financials functioneel heel uitgebreid.
Het pakket kan heel makkelijk meegroeien met onze
vereisten.” Een deel van de gerealiseerde voordelen
bevindt zich op het operationele vlak. “We werken
met een klein team”, zegt Bart De Padt. “Daarom
zetten we bewust in op systemen en automatisering.
Unit4 Financials speelt op dat vlak een sleutelrol.” De
matching van bankafschriften, bijvoorbeeld, gebeurt
vandaag voor meer dan negentig procent automa-
tisch. Het oude systeem liet dat niet toe, waardoor de
druk op het manuele werk - tegen de achtergrond van
de groei van t-groep - voortdurend toenam. Dat die
matching intussen automatisch verloopt, heeft bij het
financiële team een belangrijke tijdwinst gerealiseerd.
“Ook bij de behandeling van de inkomende facturen
werken we nu veel efficiënter”, zegt purchase & facility
manager Birgitta De Coussemaker. “We werken met
gepredefinieerde templates in Excel, waardoor we de
recurrente facturen heel snel kunnen boeken.”
leverancier die ons op lange termijn stabiliteit zou
bieden. De ervaring van Unit4 en de omvang van de
installed base waren in dat verband zeker ook be-
langrijke criteria.” Unit4 Financials kwam bij t-groep
binnen een vrij uitgebreide IT-omgeving terecht. Ook
dat bleek een uitdaging: het financiële pakket kreeg
interfaces met onder meer de eigen ERP-ontwikkeling
van t-groep, het datawarehouse en de applicatie voor
de loonverwerking. De ERP-oplossing beheert voor-
namelijk de administratie van de uitzendkrachten: van
contractregistratie over prestatieregistratie tot factura-
tie, met aansluitend een automatische koppeling naar
Unit4 Financials. “We hebben van bij het begin voor
een duidelijk gedefinieerde projectaanpak gekozen”,
verduidelijkt Jean-Pierre Lindebrings. “Met het project
team legden we de basis voor het latere succes.”
In eerste instantie bracht t-groep een kopie van de
Nederlandse implementatie naar België, ondersteund
door consultants van Unit4 Nederland. Aansluitend
namen de consultants van Unit4 België het project
over, om de omgeving perfect af te stemmen op de
vereisten van de Belgische markt en wetgeving.
Substantiële tijdwinst
“Dankzij Unit4 Financials hebben we aan snelheid
en performantie gewonnen”, zegt diensthoofd boek
houding Marleen Segers. “In het vorige pakket
werkten we met subadministraties. Vandaag is dat
niet langer het geval. We kunnen daardoor heel
wat tussenstappen weglaten en alles meteen op
de juiste plaats boeken. Dat laat ons toe om sneller
en efficiënter te werken.” De boekhouding kan bij-
voorbeeld rechtstreeks lijsten naar Excel uitvoeren,
zonder tussenstap. “De tijdwinst is substantieel”, zegt
Jean-Pierre Lindebrings. “We mogen rekenen op
2 Unit4 Business Software
“ Het systeem is flexibel, efficiënt en
toekomstgericht. Het bezorgt ons tijdwinst
en verhoogt onze productiviteit en
efficiëntie. Bovenal beschikken we over
een basis waarmee we onze verdere groei
kunnen ondersteunen”
Het projectteam van t-groep
3. 3 Unit4 Business Software
is de ondersteuning van het goedkeuringsproces van
aankoopfacturen”, zegt Birgitta De Coussemaker. Van-
daag gebeurt de goedkeuring van die facturen - ge-
middeld negenduizend stuks per jaar - nog op papier.
“We willen in Unit4 Financials een workflow opzetten,
waarmee we de gescande facturen elektronisch ter
goedkeuring voorleggen aan de budgethouders.” Aan
de back-end van het proces zal t-groep de gescande
facturen bewaren in een document management sys-
tem. Die oefening zal de gebruikers van Unit4 Finan-
cials en het gekoppelde datawarehouse dan meteen
ook toelaten om bij het consulteren van boekingen
door te klikken tot op het niveau van de factuur.
Basis voor de toekomst
Via de goedkeuringsworkflow zal Unit4 Financials op-
nieuw voor meer en betere informatie zorgen, terwijl
het systeem voor t-groep tegelijk een duidelijke winst
aan tijd en productiviteit oplevert. “Het is die combina-
tie van factoren die van Unit4 Financials zo’n belangrij-
ke schakel heeft gemaakt in onze bedrijfsvoering”, be-
sluit Jean-Pierre Lindebrings. “Het systeem is flexibel,
efficiënt en toekomstgericht. Elke uitdaging waar we
voor stonden, is oplosbaar gebleken. Bovenal biedt
Unit4 Financials ons een solide basis waarmee we
onze verdere groei kunnen ondersteunen. Dat is en
blijft voor ons het allerbelangrijkste.”
Systeem volgt proces
De komst van Unit4 Financials zorgde ook op IT-vlak
voor een stuk rationalisering. “We standaardiseren
de hele omgeving nu op Microsoft SQL Server”,
zegt application manager An Strauven. “Bij het oude
financiële systeem hielden we er nog een tweede
type database op na.” Voor de eindgebruikers is er
alvast niets veranderd. “We hebben de oude database
naar de Microsoft-omgeving overgebracht. Alle cijfers
blijven beschikbaar. Ook op het vlak van look and feel
zijn de rapporten niet veranderd. Alleen loopt alles
achter de schermen nu een stuk vlotter, omdat we in
het datawarehouse tussen SQL-omgevingen spreken
- en dus geen extracties meer moeten maken van een
ander type database.” T-groep maakt gebruik van een
vrij complex rapporteringspakket. De basis voor onze
volledige kostprijsstructuren, budgetten en KPI’s zitten
mee in Unit4 Financials ingebed. “Dat was voor ons
heel belangrijk”, zegt Jean-Pierre Lindebrings. “Het is
via die KPI’s dat we onze business aansturen. We heb-
ben Unit4 Financials echter mooi in onze werkwijze
kunnen inpassen. Aan de processen hebben we niets
moeten veranderen.”
Bovenal beschikt t-groep met Unit4 Financials over
een pakket waar de groep verder op kan bouwen.
“Eén van de eerste projecten waar we naar kijken,
3 Unit4 Business Software
