Pelt - update presentatie

Made
www.haveitmade.be
Kroonstraat 170
2140 Antwerpen
Fusiegemeente Pelt
Info medewerkers
08/05/2018

Pelt - Dienstverleningstraject
Doel van vandaag
• Een update en stand van zaken meegeven.
• Inzicht geven in welke stappen er ondertussen zijn gezet.
AGENDA:
• Dienstverleningsmodel
• Organisatiemodel
• Invulling organogram
• Huisvesting
Info medewerkers 08 mei 2018

• Definitieve beslissing gemeenteraden 18/12/2017
• Samenvoegingsdecreet 25/04/2018
• Nieuwe gemeente met 32500 inwoners
• En met 350-tal medewerkers
• Die blijven allemaal aan boord
Traject
• Trekkersgroepen (organisatie, harmonisatie, communicatie en
dienstverlening, personeel, huisvesting, ict, financiën, technische dienst
en sociale dienst)
• Veel inventarisatie
• Veel puzzelstukken, waarvan er enkele op 1 januari 2019 in elkaar
moeten passen om dienstverlening te garanderen
• Gelijkenissen, maar ook verschillen
Stand van zaken fusietraject

Onze waarden / identiteit
We behouden ons sympathiek
karakter, gevoel voor humor
en staan open voor anderen
en verschillende manieren
van werken.
Open
We bouwen aan vertrouwen
door het ontwikkelen van
expertise en samenwerking,
niet door het ontwikkelen van
regels.
Betrouwbaar
We zijn dynamisch, passen
ons snel aan bij verandering
en blijven bevlogen werken.
Dynamisch
We zijn een gemeente met pit.
We hebben het lef om
gedurfde initiatieven een kans
te geven.
Grensverleggend
We leggen de lat hoog in alles
wat we doen en blijven
resultaten kritisch bekijken.
Ons werk is nooit af en
streven hierbij naar
kwalitatieve oplossingen.
Hoogwaardig

Pelt, een organisatie in beweging voor…
Pelt - visie meeting
Partners
of organisaties,
verenigingen, vrijwilligers
die samen met ons aan een
aantrekkelijke gemeente
willen bouwen
Ondernemers
die werkgelegenheid in onze
regio verder ontwikkelen
Inwoners
we zijn er voor al onze
huidige en toekomstige
inwoners die in Pelt de
ideale plek zien om te
wonen
Medewerkers
die elke dag meebouwen
aan het nieuwe Pelt
• De standaard voor deze doelgroepen ligt steeds hoger. Ze geraken meer gewoon aan snelle & digitale dienstverlening. Bovendien
hebben ze toegang tot meer kennis en ze worden steeds mondiger.
• Voor betutteling is steeds minder plaats. De doelgroepen willen zelf eigen keuzes kunnen maken, initiatief nemen en de regie in
eigen hand houden, en ze verwachten maatwerk van de overheid.
Bezoekers
die in Pelt zowel praktische
als ontspannende
activiteiten willen beleven.

We zetten in op digitalisering waar we onze dienstverlening kunnen
verbeteren.
Dit is geen 0 of 1 verhaal, we blijven hier continue aan verder bouwen.

We zijn een open gemeente.
Daarmee bedoelen we dat we bereikbaar zijn, en dat we wel op de Oude Markt en
Kerkplein een zelfde kwalitatieve dienstverlening nastreven.

We bouwen aan vertrouwen.
Door het ontwikkelen van expertise en samenwerking. Niet door het ontwikkelen
van regels en procedures.

1. We zorgen dat we bereikbaar zijn via verschillende kanalen. Zowel
fysiek als digitaal.
2. Kom je bij ons binnen, dan proberen we altijd verder te helpen. Je
vertrekt met een oplossing of een afspraak.
3. We bouwen aan een e-loket waar onze diensten 24 op 24 en 7 op 7
beschikbaar zijn.
→ We zetten in op het continu verbeteren en uitbreiden van onze
dienstverlening.
We zijn een open gemeente.
Basis dienstverlening
Vraag gedreven dienstverlening
Ontwikkelen en optimaliseren van nieuwe
dienstverlening

Dienstverlening PELT
Basis dienstverlening Vraaggedreven dienstverlening
dienstverlening
• We geven (algemene) informatie
• We bieden producten en diensten aan die
frequent voorkomen en eenvoudig en snel
af te handelen zijn.
• We begeleiden de klant richting een
oplossing door het maken van een afspraak
bij de juiste dienst.
• We nemen nota van meldingen en zorgen
ervoor dat deze opgelost worden.
Integrale aanpak van vragen waar burgers of
bedrijven ons voor contacteren.
• Projecten die de dienstverlening
optimaliseren (automatiseren, eenvoudiger
maken, gemakkelijker toegankelijk maken)
• Projecten waarin toekomstige
dienstverlening wordt ontwikkeld.

Basisdienstverlening
• We geven (algemene) informatie
• We bieden producten en diensten aan die
frequent voorkomen en eenvoudig en snel
af te handelen zijn.
• We begeleiden de klant richting een
oplossing door het maken van een afspraak
bij de juiste dienst.
• We nemen nota van meldingen en zorgen
ervoor dat deze opgelost worden (alle
locaties, digitaal)
Oude Markt en Kerkplein
De nieuwe website van de gemeente +
E-loket
Via telefoon
Via e-mail
Via facebook
Via app
Via chat

Digitaliseren waar mogelijk
Op afspraak of vrij toegankelijkVraaggedreven dienstverlening
Integrale aanpak van vragen waar burgers of
bedrijven ons voor contacteren.
Enkel op afspraak

Gebeurt zo laag mogelijk in de organisatie, bij de
diensten zelf.
dienstverlening
• Projecten die de dienstverlening
optimaliseren (automatiseren, eenvoudiger
maken, gemakkelijker toegankelijk maken)
• Projecten waarin toekomstige
dienstverlening wordt ontwikkeld.

Op verschillende locaties beschikbaar. Afhankelijk van de specifieke openingsuren van die
locatie.
Openingsuren
Basisdienstverlening
Vraaggedreven dienstverlening Ma: 8.30 – 12.30u + 13.30 – 16u
Di: 8.30 – 12.30u + 13.30 – 16u
Wo: 8.30 – 12.30u + 13.30 – 16u
Do: 8.30 – 12.30u + 13.30 – 20 u
Vrij: 8.30 – 12.30u
Za: gesloten
Zo: gesloten

Een afspraak maken
Ambitie:
> Eén systeem om afspraken te maken voor alle diensten en voor de
opties.
> Het systeem plant een afspraak bij de juiste dienst/persoon en
reserveert waar nodig een overlegruimte.
> Door het gebruiken van één toepassing kan deze dienstverlening vanop
Kerkplein en Oude Markt gebruikt worden.
> Het systeem geeft ons inzicht en kwalitatieve data om onze
dienstverlening altijd maar verder te verbeteren en uit te bouwen.
Selectie van één of meerdere producten / diensten
op basis van menu.
Overzicht van beschikbare momenten inclusief
duidelijke vermelding van locatie.
Invullen van contact gegevens via verplicht in te
vullen velden of via digipas.
Klant ontvangt via het kanaal van zijn voorkeur (mail
of sms) een bevestiging van zijn afspraak.
Net voor de afspraak wordt hij herinnerd aan tijdstip,
duur en locatie voor de afspraak.
- optie: wat mee te brengen om de afspraak vlot te
laten verlopen?

Hoe willen we ons hierop organiseren?

Pelt - DienstverleningstrajectInfo medewerkers 08 mei 2018
Uitdagingen voor nieuw
organisatiemodel
KLANTGERICHT
• Een integrale aanpak van dossiers
• Klantgericht werken faciliteren: kantelen van een aanbodgerichte
aanpak naar een vraaggerichte aanpak
RESULTAATGERICHT
• Dossiers / projecten worden goed voorbereid, gepland en uitgevoerd
• Door een verbeterde manier van samenwerken worden
projecten/dossiers sneller tot resultaat gebracht.
• Beter samenwerken door silo’s te doorbreken en gestructureerd overleg
DUIDELIJKE PRIORITEITEN
• Prioriteiten en duidelijke verantwoordelijkheden per dienst & rol
duidelijk
• Voldoende resources (tijd & budget) om opdrachten te vervullen
• Sturen op lange termijn en niet op taakgerichte output
• Korte communicatielijnen
EXPERTISE / kwaliteitsbewaking
• Kennis bouwen
• Helderheid brengen in systemen zodat de juiste kennis op het juiste
moment beschikbaar is
• Lerende organisatie (continue slimmer werken) – optimaliseren = focus

Bouwen aan een impactvolle structuur → eenvoudig
organisatie model

Organisatiemodel
CBSCluster
mens
Cluster
Ruimte
Cluster
bedrijfsvoering
Vertrekken vanuit een eenvoudige basis.
Als vertrekpunt voor het organisatiemodel =
kantelen naar een integrale dienstverlening.
Een vlakke organisatie waarbij verschillende
clusters met elkaar én met het CBS
samenwerken.

Basis om van te vertrekken
Cluster BedrijfsvoeringCluster Mens Cluster Ruimte
Interne ondersteunende diensten : personeel &
organisatie, bestuurszaken & informatievoorziening,
kwaliteit & innovatie, ICT & GIS, communicatie &
participatie, financiën
Vergunningen en toelatingen,
informatieverstrekking, premies,
wonen..
Planning en projecten inclusief
noodplanning
Beheer wegen, gebouwen en groen.
Burgeradministratie, sociale dienst,
welzijn, vrije tijd

GEMEENTERAAD
RAAD VAN
BESTUUR AGB
RAAD VOOR
MAATSCHAP-
PELIJK WELZIJN
College van
burgemeester en
schepenen
Directiecomité
AGB
Bijzonder comité
sociale dienst en
vast bureau
Secretaris
Financieel beheerder
Cluster Bedrijfsvoering
Cluster Mens
Cluster Ruimte
Clustercoördinator
Vertrekken van een eenvoudige basis
KLANTEN
CONTACT
CENTER
Installeren van een
MANAGEMENTTEAM.

Het organogram verder invullen.

Cluster Mens
Verantwoordelijkheid laag in de organisatie.
Beleidsondersteuning
DIENSTVERLENING MENS
• Alle ‘persoonsgebonden’ materie, activiteiten
met een administratieve, sociale of
vrijetijdsgebonden invalshoek.
• Geïntegreerde werking met OCMW.

Cluster Mens
DIENSTVERLENING MENS
Sociale dienst
Zorgteam
Team Gezin
Beheer vrije tijd
Programmatie vrije tijd
Loket vrije tijd
Sociale dienst (incl. LOI)
Zorg team (senioren,
tegemoetkoming personen met
een beperking)
Kinderopvang, brede school,
huis van het kind
Gezondheidsbeleid, integratie, mondiaal beleid, buurt- en
wijkontwikkeling, buurtpreventie, welzijnsschakels.
KLANTEN
Burgerteam Burgerlijke stand, vreemdelingen, nationaliteit
8
dienstverantwoorde-
lijken binnen Cluster
Mens.

Cluster Ruimte
Dienstverlening Ruimte
Planning en projecten
Onderhoud
• Alle ‘grondgebonden’ activiteiten.
• Bundeling van al het beleidsvoorbereidende
werk (geen versnippering) en al het
beleidsuitvoerende werk (focus op een
efficiënte uitvoering).

Cluster Ruimte
Klantencontactcentrum Ruimte
Beheer wegen
Beheer gebouwen
Beheer groen
Onderhoud
Vergunningen en toelatingen, informatieverstrekking, premies, wonen,
voor inwoners en ondernemers.
KLANTEN
5
dienstverantwoorde-
Ruimte.
Planning en projecten Incl. noodplanning

Ondersteunende diensten
• Alle ondersteunende activiteiten die de goede werking
van de organisatie faciliteren.
• Basis voor een efficiënt apparaat.
• Maakt het mogelijk dat de werking van de
ondersteunende diensten op elkaar afgestemd worden,
dat binnen deze cluster kan nagedacht worden over een
intern dienstverleningsconcept.

Personeel & organisatie
Bestuurszaken en
informatievoorziening
Kwaliteit & innovatie
ICT en GIS
Communicatie en participatie
(incl. welzijn op het werk)
Postkamer, informatieveiligheid,
documentenstromen, archief
Beleidscoördinatie en rapportering,
secretariaat, telefooncentrale, onthaal en
ontvangsten.
ONDERSTEUNENDE DIENSTEN
Financiën
6
dienstverantwoorde-
Bedrijfsvoering.

Organisatie model PELT
GEMEENTERAAD
RAAD VAN
BESTUUR AGB
RAAD VOOR
MAATSCHAP-
PELIJK WELZIJN
College van
burgemeester en
schepenen
Directiecomité
AGB
Bijzonder comité
sociale dienst en
vast bureau
KLANTEN
Klantencontactcentrum Ruimte
Secretaris
Financieel
beheerder
Cluster Mens
Cluster Ruimte
Planning en projecten
Groendienst
Facilitaire dienst
Personeel & organisatie
Bestuurszaken en
Informatievoorziening
Kwaliteit en innovatie
ICT & GIS
Communicatie en participatie
Financiën
Sociale dienst
Zorgteam
Team Gezin
Beheer vrije tijd
Programmatie vrije tijd
Loket vrije tijd
Burgerteam
Beheer wegen

Invulling organogram.

De juiste M/V op de juiste plaats :
- De personeelsleden behouden na de overdracht aan de nieuwe
gemeente de aard van het dienstverband, hun graad, hun
administratieve en geldelijke anciënniteit, hun prestatieregeling
en hun salarisschaal.
- selectie dienstverantwoordelijken
overleg met ABB
procedure via Ucare - concrete modaliteiten nog te bepalen

Huisvesting

- alle locaties kinderopvang
- 2 dienstencentra
- 2 bibliotheken – 1 uitleenpunt
- 1 accommodatie vrije tijd – UiT-punt, Jeugdlaan
- cultuur
- sport
- bib
- 2 werven technisch personeel

▪ 2 locaties gemeentediensten & OCMW/sociaal huis:
- Oude Markt:
- Burgerzaken
- Sociaal huis – OCMW
- Welzijn
- zowel balies als back-office
- Kerkplein
- Personeel
- Financiën
- Secretariaat
- ICT
- balie en back-office omgeving
- beleid met kantoren/spreeklokalen CBS

Capaciteit Kerkplein en Oude markt
Oude Markt: voldoende werkplekken voor de verschillende diensten
Kerkplein: onvoldoende werkplekken voor de verschillende diensten
Architect wordt aangesteld om het geheel te bekijken. Zowel het oude als
nieuwe gedeelte klaar te maken voor de toekomst.
Tijdelijk gebruik van andere locaties

Prioriteiten

Wat moet minstens voorbereid zijn tegen 01.01.2019?
Wat kan wachten tot in de loop van 2019?
Vraag aan bestuur om prioriteiten vast te leggen, in het
bijzonder voor diensten/activiteiten die niet door beide
gemeenten georganiseerd worden en voor diensten/activiteiten
die op verschillende manier georganiseerd worden terwijl dit
niet strookt met het gelijkheidsbeginsel

Made
www.haveitmade.be
Kroonstraat 170
2140 Antwerpen
Made
www.haveitmade.be
Kroonstraat 170
2140 Antwerpen

Pelt - update presentatie

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Pelt - update presentatie

Similar to Pelt - update presentatie (20)

Pelt - update presentatie