Sfruttare le informazioni contenute nei documenti cartacei, bolle, ordini , fatture, moduli, questionari

1. Dematerializzare
5/10/2012 Arcugnano
Marco Colli
Dir. Comm.
m.colli@strhold.it
La06/03/13
scelta che crea valore...

2. L’offerta a misura di ISV

3. 3
Bringing Science to the Art of Marketing
La maggioranza delle aziende sono orientate a
due macro obiettivi…
Crescita del fatturato
 Migliorare l’esperienza del cliente.
 Mantenere la base clienti e aumentare la fidelizzazione
Aumento del margine
 Conquistare efficienza operativa e stabilità
finanziaria.
 Migliorare il controllo costi, il ROA, il fatturato per
ora/uomo, le performance.
 Gestire le informazioni in maniera sicura per
tutelare i marchi e la propria reputazione.
3 La scelta che crea valore... © 2011 IBM Corporation

4. 4
Bringing Science to the Art of Marketing
Per soddisfare questi obiettivi, le aziende
agiscono su 3 fronti…
Enti Normativi Distributori
Partner
Magazzini
Prospect
Corrieri/3PL Clienti
Enterprise corporate
Fornitori
Consumatori
Produttori a
commessa
Banche Canali
4 La scelta che crea valore... © 2011 IBM Corporation

5. 5
Bringing Science to the Art of Marketing
Creando la domanda,
Enti Normativi Distributori
Partner
Magazzini
Prospect
Corrieri/3PL Clienti
Enterprise corporate
Fornitori
Consumatori
Produttori a
commessa
Banche Canali
Fronte del cliente
5 La scelta che crea valore... © 2011 IBM Corporation

6. 6
Bringing Science to the Art of Marketing
…manutenendo le operazioni interne…
Enti Normativi Distributori
Partner
Magazzini
Prospect
Corrieri/3PL Clienti
Enterprise corporate
Fornitori
Consumatori
Produttori a
commessa
Banche Canali
Fronte del gestione
6 La scelta che crea valore... dell’azienda © 2011 IBM Corporation

7. 7
Bringing Science to the Art of Marketing
….e gestendo le forniture.
Enti Normativi Distributori
Partner
Magazzini
Prospect
Corrieri/3PL Clienti
Enterprise corporate
Fornitori
Consumatori
Produttori a
commessa
Banche Canali
Fronte dei fornitori partner
commerciali crea valore...
La scelta che
7 La scelta che crea valore... © 2011 IBM Corporation

8. Bringing Science to the Art of Marketing
La crescente complessità del business porta a porsi molte
domande (???????)
Molteplici Connessioni Processi Sistemi
partner multiple variegati diversificati
Quante applicazioni di
order capture?
Quanti corrieri connessi? Quante applicazioni di
order fullfillment?
Quante spedizioni? Quanti formati di dati tra i vari Quanti protocolli
trading partner? supportati?
Quante piattaforme di
integrazione? Quanti ordini pianificati?
Quanti partner
commerciali?
8 © 2011 IBM Corporation

9. 9
Bringing Science to the Art of Marketing
Troppi processi manuali significa molti errori nella
gestione
© 2011 IBM Corporation

10. Quanta carta
PAYMENTS INVOICES
Electronic Electronic
Paper/Manual Paper/Manual
79.0%
Source: AberdeenGroup
La scelta che crea valore...

11. Tempo medio impiegato

12. L’utopia del ‘paperless office’
 L’ufficio “paperless” è difficilmente possibile per la maggior
Costi degli operatori
parte delle organizzazioni (si pensi al problema della
firma!)
– Grandi quantità di informazioni di business risiedono
ancora su carta
– Stampe, fax, posta, fotocopie ecc. Costi del trasporto
documenti
 Diversità di tipologie causa gestione inconsistente:
– Paper, email, attachment, documenti office …
– Riconoscimento delle informazioni e loro estrazione
– Classificazione, validazione, workflow
– Qualità del servizio e reattività alle richieste dei
clienti/partner
Costi di ricerca dei
 I sistemi “paper-based” sono costosi: documenti
– Condivisione dei documenti comporta perdita e rischi
(confidenzialità) Costi del mantenimento
– Mancanza di flessibilità, visibilità e controllo dei documenti
– Governance e disaster recovery

13. L’acquisizione intelligente base dell’ECM….
IBM ECM
Records
Management
Content
Classification
Collection
Advanced
Business
Fax Process
Scanner Management
Electronic
Discovery

14. Enterprise Content Management Software
Perchè estrarre I dati
1. Index the document image with
searchable metadata for ECM
• Vendor name
• invoice number
• invoice date
• SSN
• Customer number
• Provider ID
2. Populate Business Systems with Key
Data
• ERP
• Accounting system
• CRM
• Workflow
• Adjudication
• Order processing
• Business Intelligence
© 2010 IBM Corporation

15. L’offerta ECM di IBM
L’offerta IBM di ECM permette di gestire completamente il ciclo di vita dei
contenuti cartacei ed elettronici dalla cattura all’archiviazione in maniera
modulare
Document imaging and capture
Capture, manage and share content anywhere it exists
Social content management
Connect people with social content and office documents
Advanced case management
Optimize case and business outcomes
Content analytics
Gain unexpected business insights
Information lifecycle governance
Reduce cost and risk by managing information through its lifecycle

16. Enterprise Content Management Software
Capture - The OnRamp To Electronic Content Management
Convert, Classify, and Standardize Content
Analyze it.
Activate it.
Socialize it.
Govern it.
Capture it.
16 © 2010 IBM Corporation

17. L’azienda Datacap
 22 anni come ISV
 Quartier generale a Tarrytown, NY
 “Dedicata” allo sviluppo di “document capture solutions”
 “First-mover” technical innovation
 Focus sul “demanding capture”
 IBM FileNet ISV Partner dal 1994
 Membro di IBM PartnerWorld dal 2004
 Acquisita da IBM ad August 2010
17

18. Perché IBM ha acquisito Datacap?
 Licensing per client e non per-click
Computerworld Smithsonian
 “Rulerunner Service” – motore delle regole come Award for Innovations that
differenziatore Benefit Society
Massachusetts Department of
 Architettura scalabile sia client/server che web (multi-thread) Revenue
 Piattaforma aperta ed estendibile (enterprise architecture,
Web Services)
 Motori di riconoscimento leader e pluggabili
Kinetic Information Process
 Interfacce thick e thin client integrate Innovation Awards
American College of Physicians
 “Lowest cost of ownership” (modello licensing)
Hallmark Inc.
 Approccio del “Best of breed” con un single vendor!
AIIM Best Of Show
Taskmaster 7 - Forms Processing Category

19. 5. Enterprise
Capture
I requisiti del processo di Single solution for input of all
capture dei documenti…
documents from all locations –
mailroom, department, branch,
mobile , fax, email
4. Distributed
Capture
Move Scanning and Verify out of
the processing center to
speed input and lower cost
2. Basic
3. Intelligent
Recognition
1. Scan And Data
Add OCR and barcodes to
Store Automate Indexing Extraction
Add Doc ID and Zonal
Capture drives Scanners, OCR to Automate
provides Key From Image Transactional
Documents

20. La sfida è nella variabilità……………
 Requisiti variabili
 Documenti variabili
 “Inaffidabilità” del ricoscimento
 Cambiamento formati – immagini scansite, fax, elettronici
 Eccezioni, eccezioni, eccezioni…
20

21. Il differenziatore Datacap: le regole !
 Le regole abilitano la cattura efficace dei
documenti perché ….…
 Gestiscono la variabilità in maniera
eccellente
 Permettono la gestione delle eccezioni
 Non sono solo opzioni check box – sono
code snippets…
 Sono estendibili – facili da creare in .NET,
VB Script, etc.

22. Taskmaster Architecture: Robust, Flexible,
Scalable
Business rules/validations

23. Enterprise Content Management
Taskmaster Capture Classification Spectrum
© 2011 IBM Corporation

24. IBM Datacap Taskmaster Capture
Caratteristiche e benefici
Soluzione completa per acquisizione e indicizzazione sia centralizzata che
distribuita
Le regole governano ogni step del processo d’acquisizione:
 Input immagini da sorgenti multiple Indipendenza mezzo trasmissivo
 Scan, import (da file system, fax server ed email)
 Processo immagini Riduzione tempi e costi acquisizione
 Clean up, identificazione, classificazione, riconoscimento, separazione,
look up e validazione dati in background
 Miglioramento immagine– deskew, remove lines, noise, rotate, etc.
 Fingerprints per identificazione univoca classi di documenti
 Estrazione dati usando tecnologie di OCR, ICR, OMR, barcode 1D e 2D
 Conversione full page OCR e PDF
 Custom via API
 Verifica documenti ed apprendimento da operatore per gestione eccezioni Accuratezza dati
 Lookup databases/ ERP Integrazione applicativa sicura ed efficiente
 Amministrazione e monitoring Web-based Maggior controllo

25. IBM Datacap Taskmaster Capture

26. Enterprise Content Management Software
The Document Capture Process Begins with Images
Desktop scanner
Multi Function
High speed production
Peripheral (MFP)
scanner
Emails and
Fax
attachments
26 © 2010 IBM Corporation

27. Dipendenze, limitazioni, piattaforme supportate e
repository
 Sistemi operativi:
 Client: 32-bit Windows XP, 32- and 64-bit Windows 7
 Server: 32-bit Windows 2003, 32- and 64-bit Windows 2008 & 2008R2
 Configurazioni single machine o multi-machine supportate
 Browser: Internet Explorer v6 o superiori (32-bit version)
 RDBMS: Microsoft SQL Server 2000 o superiori , Oracle 9i, 10j & 11j per
database Taskmaster
 LDAP: Windows Active Directory, Sun Directory Services 5.x
 Prerequisiti Scanner: ISIS driver per thick client, TWAIN driver per thin client

28. IBM Datacap Taskmaster
Accounts Payable Capture
• Identificazione automaticamente del fornitore
attraverso layout ed associazione P.I. e
identificativo corretto
• Compilazione campi con un singolo click del
mouse
• Cattura dei “line item” su fattura singola o
multi pagina è standard
• Validazioni come campi calcolati e
riconciliazione con ordini d’acquisto
(integrazione ERP)
• Setup di nuovi layout in pochi minuti senza
aiuto IT
• Addestramento per riconoscimento “line
items”
Riduzione tempi e costi di processamento delle
fatture.
Estrazione dati strategici per l’azienda.
Alcuni clienti hanno riportato più del 50% di
riduzione dei costi con ROI in pochi mesi.

29. 9
Enterprise Content Management
Rich verify environment
Database lookups
Full Document Image
Image and data snippets
Line Item Snippets Line Items in
spreadsheet format
29 © 2011 IBM Corporation

30. Estrarre i dati con OCR Vendor ID lookup
Vendor name
Total

31. Issues: Dealing With Image “Noise”
31

32. Reversed Background
32

33. Skewed Image
33

34. Identifying the Vendor
34

35. Vendor Mapping
Vendor
Table
Export
Record
35

36. Document “Fingerprinting”
36

37. Zones
37

38. Rules Driven Search
38

39. IBM Datacap Licensing
 PPA & SVI
 IBM Datacap – March 2011
 SW Product List with related Authorized Product Group: LINK
39

40. IBM Datacap Partnership info: how to resell
 Certification Required for VAR
 IBM Datacap Taskmaster Capture Sales Mastery Test v1 (#M227)
 IBM Datacap Taskmaster Capture Practical Application Technical Sales Mastery Test v1
(#M92)
 IBM Datacap Taskmaster Capture Product Fundamentals Technical Sales Mastery Test v1
(#M93)
 Certification Required for Support Provider
 IBM Datacap Taskmaster Capture Sales Mastery Test v1 (#M227)
 IBM Datacap Taskmaster Capture Practical Application Technical Sales Mastery Test v1
(#M92)
 IBM Datacap Taskmaster Capture Product Fundamentals Technical Sales Mastery Test v1
(#M93)
 IBM Datacap Taskmaster Capture 8.0 Product Implementation and Maintenance Training
(PIT/PMT)
 IBM Software Support Provider Delivering First Level Support (205140T)
 Certification website: LINK
 Corsi disponibili su ECM Learning Portal
40

41. IBM Datacap Additional info

42. 4
2 Bringing Science to the Art of Marketing
IBM Sterling Solutions Set
B2B Integration Solutions
Commerce Solutions
Migliorano l’agilità attraverso
Migliorare l’esperienza di acquisto del
un’integrazione end-to-end della
clliente attraverso l’ottimizzazione dei
comunità espandendo i processi e le
processi di selling e fullfillment in modalità
transazioni aziendali su tutta la rete di
mutlticanale
trading partner
Ottimizzano il ciclo di vita degli scambi
Connettere Persone, Processi, Tecnologie
commerciali
Manager File transfer Order Management
B2B Integration Warehouse Management
Supply Chain Visibility
42 © 2011 IBM Corporation

43. Marco Colli
m.colli@strhold.it