1. maart 2010 27
V
ier NEVI-3-studenten ont-
wikkelden, ondersteund
door professor Frank
Rozemeijer, een prakti-
sche toolkit waarmee elke
organisatie zelf kan beoordelen hoe effectief
haar category management (=CM) is. En
wat minstens zo belangrijk is: hoe duurzaam
dit effect is. Category management wordt
hierbij gedefinieerd als een organisatiebreed
proces, waarbij het totale inkoopvolume in
categorieën wordt verdeeld en waarbij per
categorie in lijn met de organisatiedoelstel-
lingen een sourcing-tactiek wordt opgesteld
waarvan de uitvoering wordt gestuurd met
behulp van management control.
“We wilden een toolkit ontwikkelen waar-
mee een inkoopafdeling zelf aan de slag
kan”, vertelt NEVI-3-student Xandra van
Lipzig, teamleider inkoop van Gemeente
Apeldoorn. “Blijkt dat category manage-
ment in de organisatie nog niet zo goed
werkt als je wel zou willen, dan geeft de CM
Toolkit1
je praktische handvatten om dit te
verbeteren. Of je nu werkt bij de overheid,
semi-overheid of het bedrijfsleven, de CM
Toolkit is altijd bruikbaar.”
Het model is ontstaan uit literatuuronder-
zoek, interviews met adviesbureaus en een
uitgebreide enquête onder bedrijven die
hebben deelgenomen aan het Purchasing
1 Voor de CM Toolkit, de CM Improvement
Indicator en de CM Scoretabel geldt copyright.
Excellence programma van de NEVI. Het
model werd getoetst door een groep van
experts bestaande uit Ton Geurts (cpo Ak-
zoNobel), Jan Jongsma (cpo FrieslandCam-
pina) en Johan Zandstra (inkoopdirecteur
KLM), die unaniem enthousiast waren over
de bruikbaarheid ervan.
Vooral de enquête leverde opzienbarende
resultaten op, vindt medestudent Marcel
Koops, sectormanager strategische inkoop
bij de Sint Maartenskliniek. “Duidelijk
werd dat category management nog steeds
gezien wordt als het beste middel om de in-
koopkosten te beheersen. Daarnaast bleek
dat het heel belangrijk is dat het meetbare
resultaten oplevert, maar ook dat het duur-
zaam verankerd is in de organisatie. Die
verankering zit eigenlijk al ingesloten in de
basisprincipes van category management.
Het moet een prioriteit zijn van de top. Een
‘manier van leven’. En juist dat aspect ont-
breekt meestal.”
Vijf stappen
Die twee belangrijkste factoren voor lang-
durig succes van category management, re-
sultaat en verankering, vormen de basis van
de CM Improvement Indicator, het belang-
rijkste onderdeel van de CM Toolkit.
NEVI-3-student Marc Klaassen, purchase
manager bij Recticel: “De CM Improve-
ment Indicator laat in vijf stappen duidelijk
zien waar een organisatie winst kan behalen
op het gebied van category management.
Aan de hand van een korte vragenlijst kan
bepaald worden waar de organisatie staat op
het gebied van CM en wat gedaan kan wor-
den om het resultaat en de duurzaamheid te
verbeteren.”
De CM Improvement Indicator heeft vier
kwadranten. In het kwadrant Sleeping
Beauty moet een organisatie werken aan de
resultaten én de verankering. In het Laby-
rinth loopt de organisatie vast in procedures
en richtlijnen, zonder dat dit voldoende re-
sultaat oplevert. In Fireworks wordt winst
behaald, maar die is tijdelijk. Tijdelijke
winst omzetten in een duurzaam resultaat
kan, maar dan moet wel geïnvesteerd wor-
den in de verankering van CM in de organi-
satie. Als dat eenmaal is gebeurd, kan lang-
durig worden geplukt van de Golden Apple
Tree, de nummer vier.
“Kijk, het is geen exacte wetenschap”, legt
Jan van Goor, hoofd inkoop logistiek
uit. “Met onze korte vragenlijst kan wel
een diepgaande interne discussie gevoerd
worden over category management. De vra-
genlijst helpt daarom niet alleen om te kij-
ken waar de organisatie zich bevindt in de
CM Improvement Indicator, hij geeft ook
aan waar verbeterpunten liggen én hij helpt
je te beoordelen of het voor de organisatie
haalbaar is om van de Golden Apple Tree
te plukken. Misschien is Fireworks voor
sommige organisaties wel een heel logische
keuze in deze tijd van economische terug-
gang.”
Door Andrea Jansen
Category management staat bekend als hét middel om kosten te besparen,
risico’s te verlagen en toegevoegde waarde van leveranciers te verhogen.
Dankzij een handige toolkit kunnen die vruchten ook geplukt worden.
Plukken van de
Golden AppleTree


2. 28 maart 2010
Stap 1: De vragenlijst
De vragenlijst, oftewel de CM Scoretabel
(links), bestaat uit tien stellingen: vijf over
het resultaat en vijf over verankering van
category management in de organisatie. De
scoretabel kan ingevuld worden door men-
sen uit verschillende lagen van de organisa-
tie en zeker ook door het topmanagement.
De lijst kan ingevuld worden voor de gehele
organisatie, maar ook voor één categorie.
Op beide assen van het model, resultaat en
verankering, kan maximaal 25 punten ge-
scoord worden. Deze score bepaalt de plaats
in het model. Een score op beide assen van
20 of meer levert een plek in de Golden
Apple Tree. De scores laten zien op welk
gebied verbeteringen doorgevoerd moeten
worden om dichter bij de Golden Apple
Tree te komen en vormen de basis voor de
interne discussie.
Stap 2: Waar staat de organisatie?
De CM Improvement Indicator (links-
onder) heeft vier kwadranten. De Golden
Apple Tree is het summum van category
management: het levert de beste resultaten
op en deze zijn ook nog eens duurzaam ver-
ankerd in de organisatie. Het is echter waar-
schijnlijker dat de organisatie zich in één
van de drie andere kwadranten bevindt.
Stap 3: Focus op doel
De Golden Apple Tree is het kwadrant dat
het meeste en meest duurzame resultaat op-
levert. Organisaties die kunnen plukken van
de Golden Apple Tree scoren hoog op zowel
resultaat als verankering in de organisatie.
Voordat een jonge appelboom veel mooie
appels draagt, zijn er jaren van goede ver-
zorging en voldoende voeding. Organisaties
die kunnen plukken van de Golden Apple
Tree werken dan ook al jaren hard om dit
resultaat te bereiken. Belangrijker nog: zij
moeten blijven investeren om de boom
sterk te houden en de oogst steeds maar
weer te laten groeien. In deze organisaties is
category management volledig ingebed en
geaccepteerd.
De relatie met leveranciers is in dit kwa-
drant wezenlijk anders dan in de andere
kwadranten. Er wordt gestreefd naar een
win-winsituatie voor beide partijen. De
leverancier wordt doorlopend uitgedaagd
om te zoeken naar oplossingen die toege-
voegde waarde creëren en risico’s verkleinen.
Stellingen Verankering CM Score
1. CM is een wezenlijk onderdeel van de organisatiestrategie
2. Het informatiesysteem genereert periodiek de resultaten van CM voor het
management
3. CM is een integraal onderdeel van de inkoopfunctie
4. De CM-teamleden beschikken over de juiste kennis en vaardigheden
5. Binnen de organisatie wordt gebruikgemaakt van een uniform CM-proces
Totaal
Stellingen Resultaat CM Score
1. Het topmanagement en belangrijke stakeholders ondersteunen CM
2. Doelen ten aanzien van CM worden gehaald of overtroffen
3. Door CM zijn betere en intensievere relaties met onze leveranciers ontstaan
4. CM heeft veel kwaliteitsverhoging en/of innovaties opgeleverd
5. CM heeft een veel betere risicobeheersing opgeleverd
Totaal
Score Betekenis
1 Geheel onjuist
2 Enigszins onjuist
3 Niet juist/niet onjuist (neutraal)
4 Enigszins juist
5 Geheel juist
C
Fireworks
Hoog resultaat
Lage verankering
Kortstondig succes
D
Golden Apple Tree
Hoog resultaat
Hoge verankering
Langdurig succes
A
Sleeping Beauty
Laag resultaat
Lage verankering
Kansen op verbetering
B
Labyrinth
Laag resultaat
Hoge verankering
Verbetering stagneert
ResultaatvanCM
Verankering van CM
Laag Hoog
Hoog
De CM Improvement Indicator

3. maart 2010 29
Innovatie staat centraal. De meeste organi-
saties die category management gebruiken,
streven naar de Golden Apple Tree.
Stap 4: Op weg naar de Golden
Apple Tree
Als gezegd mag de Golden Apple Tree dan
wel het doel zijn van veel organisaties, de
meeste ondernemingen bevinden zich in
een van de andere drie kwadranten: Slee-
ping Beauty, Labyrinth en Fireworks. Dit
geldt zelfs voor de meeste bedrijven uit
het Purchasing Excellence Programma van
NEVI.
Sleeping Beauty
Is de organisatie een Sleeping Beauty, dan
is category management nog niet of nauwe-
lijks ontwikkeld. Er zijn veel kansen op ver-
beteringen, maar daarvoor zal de organisatie
wakker geschud moeten worden. Allereerst
zal het topmanagement de nut en noodzaak
van category management moeten inzien.
Dit kan vanuit de inkoopafdeling, maar
meestal bepalen andere factoren de agenda
van de top, zoals economische teruggang,
toenemende concurrentie en teruglopende
resultaten.
Fireworks
Zit de organisatie in het Fireworks-kwa-
drant, dan is het topmanagement juist wél
doordrongen van het nut van category ma-
nagement. Sterker nog: de organisatie stelt
zichzelf hoge besparingsdoelen om resulta-
ten te verbeteren en het topmanagement ziet
CM als het belangrijkste middel om hier-
voor te zorgen. Het gaat om het resultaat op
de korte termijn en verankering is duidelijk
van minder belang. Er wordt daarom ook
weinig tijd ‘verspild’ aan het vastleggen van
processen, procedures en het inrichten van
controlesystemen. Soms wordt een inkoop-
adviesbureau ingeschakeld om de klus te
klaren. Fireworks kan een bewuste strategie
zijn om resultaten snel te verbeteren.
Van Fireworks groeien richting Golden Ap-
pel Tree, moet CM beter verankerd raken in
de organisatie. Zowel intern als extern (denk
aan leveranciers) zal energie moeten worden
gestoken in de relaties op de langere termijn.
De volgende stappen helpen om dichter bij
de gouden appels te komen:
Maak CM onderdeel van de organisatie-
strategie en de inkoopfunctie;
● Stel categorieteams samen en leg bevoegd-
heden en verantwoordelijkheden vast;
● Zet een commissie op die de plannen
goedkeurt en de voortgang in de gaten
houdt;
● Richt informatiesystemen in om CM te
ondersteunen en te monitoren;
● Zorg dat de medewerkers van de catego-
rieteams voldoende kennis en vaardig-
heden hebben.
Labyrinth
De organisatie zit opgesloten in een doolhof,
er is veel tijd en energie geïnvesteerd in de
verankering van CM, maar resultaat blijft
uit. De oorzaak is vaak te vinden in te wei-
nig inspanning van het management. Ma-
nagers zien het nut van CM niet in, voelen
zich niet verantwoordelijk, of voelen zich
juist gepasseerd. Met concrete stappen kan
elke organisatie de status van Golden Ap-
ple Tree bereiken. Er zal dan wel gewerkt
moeten worden aan het commitment van
zowel de organisatie als de leveranciers. Ook
ondersteuning door het topmanagement is
belangrijk.
De organisatie moet haar tegenstanders
kennen en op zoek gaan naar de voordelen
die category management kan bieden. Ken-
nisvoorsprong is belangrijk en de organisa-
tie moet tegelijkertijd werken aan intensieve
relaties met leveranciers. En last but not least:
niet opgeven! De organisatie moet zorgen
voor resultaten en die resultaten moeten
zichtbaar worden gemaakt.
Stap 5: Blijf plukken
Is de Golden Apple Tree gecreëerd, dan is
dat zeker geen garantie dat er altijd van ge-
plukt kan blijven worden. Er kunnen veel
oorzaken zijn voor het terugvallen naar één
van de andere kwadranten. Te denken valt
aan een economische crisis, een reorganisa-
tie of een fusie. Soms maakt de organisatie
een weloverwogen keuze om te kiezen voor
kortstondig vuurwerk, omdat succes op de
korte termijn van levensbelang is voor de
organisatie op langere termijn. De lange-
termijnvisie moet echter wel altijd gericht
blijven op de Golden Apple Tree. De kans
dat de organisatie dan terugvalt naar het
kwadrant Labyrinth of de Sleeping Beauty,
is in zo’n geval klein. £
Andrea Jansen is zelfstandig
communicatieadviseur en eigenaar van
JansenCom.
De Golden Apple Tree is
het summum van category
management