Как организовать выставку

1. Белорусская
транспортная выставка
«Транспорт и
логистика-2018»

2. Презентацию подготовили:
◆Белько Алеся
◆Колесникова Анастасия
◆Шиндикова Ксения
◆Мацюк Яна

3. О ВЫСТАВКЕ
Со 2 по 4 октября 2018 г. в Минске проходила
международная специализированая
выставка «Транспорт и логистика.
Цель:
• обсуждение перспективных направлений развития
транспортно-логистического комплекса РБ,
• содействие росту товарных потоков через
территорию республики,
• повышение безопасности транспортной
деятельности,
• привлечение инвестиций и инноваций в
транспортно-логистическую сферу,
• дальнейшее развитие международной
кооперации и укрепление имиджа РБ как
транзитного государства.

4. В выставке «Транспорт и логистика-2018»
приняли участие около 80 организации из 10
стран:
Россия
Австрия
Китай
Латвия
Литва
Польша
Украина
Франция
Швеция
Беларусь

5. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ВЫСТАВКИ
1. Был создан организационный комитет для подготовки и
проведения Транспортной недели согласно распоряжению
Премьер-министра Республики Беларусь от 25 июня 2018г.
2. Подготовительный этап: определение места и времени,
концепция выставочного проекта, составление сметной
документации.
3. Официальное объявление о проведении выставки, прием заявок
на участие. В этом году участники должны были отправить свои
заявки до 15.08.2018.

6. 4. Формирование деловой
программы выставки (определение
порядка и количество
конференций/докладов).
5. Организация выставочного
пространства: монтаж стендов и
подготовка их к работе,
оформление внешнего вида
выставочного пространства.
6. Церемония официального
открытия.

7. 7. Открытие выставки для
посетителей.
8. Обеспечение деловой
программы выставки
(проведение конференция,
представление своих стендов,
заключение договоров).
9. Официальное закрытие
выставки.
10. Подведение оргкомитетом
итогов выставки.

8. ПРИНЦИПЫ РАЗМЕЩЕНИЯ УЧАСТНИКОВ
Чем раньше Вы обратитесь к
организаторам по поводу
бронирования площади, тем
больше у Вас будет шансов
занять выгодную позицию на
выставке.

9.  Организаторы выставки определяют количество рядов,
ширину проходов, возможности кругового обхода с учетом
территории, инфраструктуры, количества экспонентов,
ожидаемого числа посетителей.
 От количества открытых сторон зависит стоимость стенда.
Поэтому стенд в ряду является самым дешёвым, а стенд на
открытой площадке самым дорогим.
 Важно также, расположение стенда относительно
входа/выхода из зала. Так, стенды у входа и в его окрестностях
самые дорогие.
ПРИНЦИПЫ РАЗМЕЩЕНИЯ УЧАСТНИКОВ

10. Итак, ваша компания решила принять участие в выставке.
Для начала вам нужно получить информацию о тех
выставках, которые планируются в текущем году и выбрать
профилирующие.
КАК ПРИНЯТЬ УЧАСТИЕ?
Затем необходимо связаться с
организаторами, стать участником
и можно начинать готовиться. Мало
принять решение и закупить
выставочную площадь, нужно еще и
уметь подать свою компанию так,
чтобы она стала заметна в ряду
других.

11. Центральными вопросами, связанными с выбором
выставки, являются вопросы определения качества и
количества аудитории, которую может предоставить
выставка.
В процессе подготовки к выставке обычно участвует
высший менеджмент организации, руководители отделов
маркетинга, продаж, развития и т.д. Как правило, в
компании назначается ответственное лицо, которое будет
координировать подготовку к выставке и работу на ней - от
выбора формы участия в выставке до анализа
эффективности работы на ней.

12. “
Для оформления участия в
выставке необходимо:

13. До указанного в формах срока
направить в адрес ОРГАНИЗАТОРА
заверенные подписью и печатью заявочные
формы:
◆ «Договор-заявка на участие»,
◆ «Эскиз стенда»,
◆ «Приглашения и пропуска».
Оформленные заявочные формы
являются официальными финансовыми
обязательствами.

14. МЕСТО
Место можно забронировать , предварительно
оплатив. Организатор имеет право, если того требуют
обстоятельства и обосновав причины, разместить
стенд Экспонента в ином месте, чем было заявлено
либо изменить размеры.

15. При планировании экспозиции особое
внимание уделяют ширине и расположению проходов,
так как они направляют потоки посетителей, а также
обеспечивают эвакуационные маршруты в случае
форс-мажорных обстоятельств.
В план подготовительных работ включаются
следующие вопросы:
 постановка целей и задач на участие в выставке;
 подготовка раздаточных материалов;
 планирование рабочих зон;
 дизайн и изготовление стенда;
 отбор и подготовка персонала.

16. Типовая смета выставочных расходов:
 аренда выставочной площади;
 расходы на возведение стенда;
 стоимость выставочных экспонатов;
 транспортные расходы;
 плата работы персонала;
 маркетинговые мероприятия;
 расходы на изготовление рекламных материалов;
 расходы на проживание
(если выставка проходит в другом городе).

17. ПРАВИЛА:
1. всё необходимое от организаторов выставки следует
заказывать заранее.
2. всё необходимое надо завезти на выставку накануне
и протестировать работу всего оборудования.
3. на выставку необходимо приходить, как минимум, за
час до ее открытия для посетителей.
4. если для выставки подготовлены и завезены на
стенд рекламные материалы, их не следует
раскладывать на столах для раздачи или свободного
«сбора» посетителями. На столе могут находиться
самые общие материалы, например, небольшой
буклет «О компании».

18. “ЧТО ДЕЛАТЬ ПОСЛЕ ВЫСТАВКИ?
◆Собрать и проанализировать полученные
данные
◆Внести контакты в базу данных
◆Обработать заявки, договора