Dokumen tersebut membahas tentang administrasi organisasi pramuka khususnya administrasi di tingkat ambalan/racana. Ia menjelaskan tujuan dan jenis-jenis buku administrasi yang digunakan untuk mendokumentasikan kegiatan anggota serta menunjang pengelolaan organisasi secara efektif dan efisien.

1. ADMINISTRASI AMBALAN / racana
by. APRIANDO

2. PENDAHULUAN
 Administrasi adalah Segenap proses
penyelenggaraan suatu kegiatan atau
rangkaian kegiatan yang berupa
proses pengelolaan kerjasama
sekelompok manusia yang tergabung
dalam suatu organisasi, untuk
mencapai tujuan bersama yang telah
ditetapkan sebelumnya agar efektif
dan efisien.

3. ADMINISTRASI GUGUS DEPAN
 *Secara praktis tata usaha di gugus depan biasanya
diselenggarakan dalam bentuk penyelenggaraan / pengadaan
buku administrasi diantaranya :
 1. Buku Induk
 2. Buku Keuangan
 3. Buku Inventaris
 4. Buku Risalah / Pertemuan
 5. dan lain – lain
 * Kelengkapan Buku-buku administrasi berguna sekali untuk :
 1. Penyusunan Program Kerja Tahunan
 2. Renccana kegiatan latihan
 3. Bahan penyusunan laporan
 4. Melihat perkembangan peserta didik
 5. Melihat perkembangan pelaksana kegiatan
 6. Data sejarah satuan / gugus depan

4. ADMINISTRASI AMBALAN
Administrasi ambalan mempunyai
tujuan yaitu :
- Mempermudah kerja ambalan.
- Memperlancar pengembangan
ambalan.
- Menyediakan keterangan pada
pimpinan.
- Merlayani pekerjaan-pekerjaan
operatif.

5. JENIS-JENIS BUKU ADMINISTRASI
1. Buku data Penegak dan Pandega
memuat daftar anggota Penegak dan Pandega yang disusun
menurut kolom.
2. Buku Absensi Rapat.
3. Buku Materi (Notulen) Rapat.
4. Buku Risalah Rapat
5. Buku Ekspedisi
6. Buku Agenda Surat.
Buku ini berisi surat masuk dan surat keluar
7. Buku Program Kegiatan.
8. Buku Kegiatan Harian.
9. Buku Album Kegiatan.
10. Buku Tamu.
11.Buku Inventaris.
12. Buku Kas Besar.
13. Buku Kas Harian.

6. Dalam Pengelolaan
Administrasi,sekretaris ambalan
harus yang cekatan dan terampil
di bidang administrasi.
Suksesnya suatu organisasi
terletak pada Sekretarisnya.

7. CONTOH-CONTOH
BUKU ADMINISTRASI SATUAN
 1. Buku induk data
 Buku induk Data T dan D 20…. s/d 20…
 Ambalan / Racana : …………….. Gugus depan : ……………………
a b c d e f g h i j k
Keterangan :
a. Nomor urut g. Pekerjaan
b. Nomor induk h. Golongan Darah
c. Nomor anggota pramuka i. Nama orang tua / wali
d. Nama lengkap j. Alamat orang tua / wali
e. Tempat / tanggal Lahir k. Pekerjaan orang tua / wali
f. Alamat

8. 2. Buku absensi Rapat / kegiatan
DAFTAR ABSENSI
Hari/tanggal : ……………………….
Acara : ……………………….
No Nama Jabatan Tanda tangan
3. Buku Materi Rapat
Notulen Rapat
Hari/Tanggal : ………………
Acara : 1. ……………
2. ……………
3. …………..
Isi Rapat
Notulen Rapat
(_____________)

9. 4. Buku Risalah Rapat
Risalah Rapat
Pada Hari/tanggal :………………………
Acara : 1. ………………….
2. ………………….
3. …………………
Peserta / hadir :
1.
2.
3.
Risalah Rapat
Nomor Isi Surat Ditujukan
5. Buku Ekspedisi Surat

10. 6. Buku Agenda Surat
a. Surat masuk
No Nomor Surat Tanggal Perihal Keterangan
b. Surat keluar
No Nomor Surat Tanggal Tujuan Keterangan

11. 7. Buku program kegiatan
Buku ini berisikan perincian dan urutan program kegiatan,
waktu dan tanggal pelaksanaan tiap kegiatan, yang disusun
sebelum kegiatan dilaksanakan.
Program Kegiatan
Ambalan IR. Soekarno Tahun 20…. Gugus Depan Asahan 147
No Program Kegiatan
Waktu Pelaksanaan
Ket
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
01 Persami *
02 Musyawarah *

12. 8. Buku Inventaris
Buku ini berisikan catatan harta kekayaan milik Ambalan
/ Racana yang bersangkutan
No
Nama
barang
Jumlah
Keadaan Ket
B S R
Daftar Inventaris Barang
Ambalan IR. Soekarno Gudep Asahan 147
9. Buku Tamu
Buku ini merupakan untuk diisi oleh para tamu yang
datang mengunjungi satuan ambalan / racana tsb.
No Nama Tanggal Jabatan Keperlua
n
Kesan-
kesan
T.tangan

13. Terima Kasih
Satyaku ku dharmakan
Dharmaku ku bhaktikan