4. Wat draagt waaraan bij? De belangrijkste informatie is het meest verwarrend! Survive And Grow Survive And Grow Seek to Introduce Profitable New Business Seek to Introduce Profitable New Business Build & Manage Customer Relationships Proactively Build & Manage Customer Relationships Proactively Best Total Cost Producer Best Total Cost Producer Fulfil Corporate, Legal, Ethical, & Moral Obligations Fulfil Corporate, Legal, Ethical, & Moral Obligations Maintain and Exceed Financial Result Maintain and Exceed Financial Result ? ? Optimise Product Introductions Plan & Manage Costs Ensure compliance Develop a motivated & effective workforce Improve Customer Service Levels Optimise Inventory Supply Chain Manage to “Best Total Cost Producer” FY00 Objectives Management Ensure Compliance Financial & Business Analysis Central Services Human Resource Management Business Systems Development Strategic Commodity Mgt. Engineering Services Planning & Tactical Procurement Manufacturing ?
5. Significant Contribution House Keys: Critical Contribution Major Contribution Roof Keys: Strong Synergy Weak Synergy Weak Conflict Strong Conflict Synergy or Conflict Ranking Wt. Manage Material Supply Effectively 5 Manage Customer Expect- actions & Requirements 5 Effectively Plan SAE Resources 4 Improve total flexibility 4 Develop Technical & Management Skills Manage Finances 2 Ensure Compliance 2 4 3 Develop & Improve Processes & Systems Leo van den Heuvel Process Manager Measure Material OT @ POU Supplier DOH (RM) OT to Customer Request Value Add Per Equivalent Head Process improvem’t count Skills Coverage Gross Profit % ITO Audit Plan score Actual Target 93% 18 Days 95% 34.5K Dfl 44 90% 13% 11.5 Leo van Henk Paul Hans van Johan Dietmar Jacco Leo van Johan Objective Measure Owner Business System QFD 20.5 88% 0% 9 83% 90% 13.8% 12.25 81 33.1K Paul Johan Interproc. Resp. Ind. Cust. Survey Index B + 50% B + 100% Coverage 100% 50% 162 Planning & Inven- tory Management HR Process 88 Dietmar Project Management 156 Paul Purchasing 132 Henk Quality Manage- ment System 105 Johan Assemble & Test 88 Hans Receiving & Distribution 96 Raymond Plan & Control Finances 87 Jacco 91 Manufacturing Support Jelle 111 x Dev. of Business Proc. & Systems Dietmar
6. Timemanagement! Je hebt dus wel de keus? The Vicious Circle taken duren langer We laten de problemen verergeren ? Kans om te verbeteren The Virtuous Cycle taken gaan sneller We lossen de problemen echt op We hebben Minder tijd We hebben Meer tijd Slechter Beter
7. Functieoverzicht 4m-Focus Als hulpmiddel hebben wij een applicatie ontworpen. Hierna een indruk van wat de applicatie u kan brengen
8.
9. De homepage Op de “homepage” is ruimte voor introductie tekst, met bijvoorbeeld een korte omschrijving van uw organisatie en missie/ visie Ook vindt men op de “homepage” een grote knop om meldingen te registreren zoals klantenklachten, verbeterideeën, (bijna)ongevallen of milieurisico’s Hier kan men enkele willekeurige afbeeldingen laden waarop klikbare gebieden kunnen worden gedefinieerd, om meteen naar bepaalde processen, of documenten te springen
10. Procesoverzicht Onder de menuknop “processen” vindt men alle procesfunctionaliteit. Hier het overzicht van de hoofdprocessen van EV trading, zoals geselecteerd in het linker tekstmenu.
11. De sub-processen Klikt men op een van de hoofdprocessen, dan komt men op de daaronder vallende processen uit. Om de proceseigenschappen te raadplegen klikt men op het proces. Om de flowchart te zien klikt men op het flowchartsymbool (linksboven)
12. Proces-eigenschappen Naast enkele statische gegevens van het proces, vindt men ook de functie die verantwoordelijk is en de functies die een uitvoerende of informatieve rol hebben binnen het proces. Verder treft men hier de wet- en regelgeving aan die voor het proces van toepassing is, zoals bijvoorbeeld de betreffende ISO9001 paragrafen.
13. Proces-flow Een flowchart bestaat uit alle taken/acties die binnen het proces moeten worden uitgevoerd en hun onderlinge verbanden. Waar nodig kan een conditie worden aangegeven waaronder een taak moet worden uitgevoerd. Detail gegevens van de flow kunnen naar believen worden aan of uitgeschakeld, zoals de nadere omschrijving van, of instructie behorende bij een taak.
14. De flow aanpassen In edit mode worden enkele bewerkingsfuncties zichtbaar. Zo kan men heel eenvoudig stappen aan het proces toevoegen, verwijderen of met elkaar verbinden. Ook is het mogelijk om relaties met andere processen aan te geven als Inputs of Outputs. Output
15. Auditing Doordat in het systeem is aangegeven op welke processen de paragrafen van een norm betrekking hebben, kan het systeem eenvoudig een audit-checklijst genereren. Kunnen de bevindingen per item worden vastgelegd en kan men corrigerende maatregelen (acties) aanmaken. Zo is het gehele audit en opvolg proces geregeld.
16. Risico overzicht Vanuit een risico-portfolio kunnen risico’s aan een proces worden gerelateerd en gewaardeerd. Hiervoor zijn verschillende risicoscore-formules beschikbaar, of kunnen deze worden gedefinieerd. Hierdoor heeft men alle hulpmiddelen beschikbaar om risico’s te kunnen beheren en beheersen.
17. Risico detail Hier zien we de details van een risico, zoals dit bij een proces is gedefinieerd. We zien een voorbeeld van een score-formule en de rating die daaruit volgt. Vervolgens de gewenste rating en een bepaalde actie om tot de gewenste rating te komen.
18. Performance indicator Om de prestaties van een organisatie te kunnen monitoren, kan men zeer eenvoudig metingen definiëren en gemakkelijk de periodieke data invoeren.
19. Bij elkaar horende metingen kan men overzichtelijk op een z.g.n. “dashboard” weergeven. Men ziet in één oogopslag de laatst gemeten waarde, trend en status. Door op een meting te klikken roept men de details op.
20. Scorecard Met de “scorecard” heeft men en iets gecompliceerder middel om gegevens te groeperen. Men kan hier meerdere metingen onder een onderwerp of doelstelling samenvoegen.
21. Organogrammen Door het invullen van een tabel met de afdelingen, de functies en de medewerkers, geeft men het systeem voldoende informatie om de organogrammen op te bouwen. Door op het flowchart symbool te klikken gaat men naar het onderliggende organogram. Klikt men op een functieblokje dan wordt de functieomschrijving getoond.
22. Functieomschrijving In een functieomschrijving wordt aangegeven aan welke functie wordt gerapporteerd, de korte omschrijving en de functie, de benodigde competenties en opleiding en in welke processen de functie een rol speelt. Dit wordt automatisch bijgewerkt als men de functie een rol toekent bij een proces. Ook worden de medewerkers getoond die de functie vervullen. Dit wordt automatisch bijgewerkt als men een functie aan een medewerker toekent.
23. Actieopvolging De acties die worden gedefinieerd vanuit de homepage, een audit of vanuit risicomanagement, komen bij elkaar op de “ToDo list” van de aangemelde medewerker. Men ziet hier ook de projecten waarbinnen de medewerker een rol speelt. Heeft de aangemelde medewerker de rol van administrator (bijvoorbeeld de kwaliteitscoördinator), dan heeft deze ook de mogelijkheid de complete lijst van acties te bekijken. Deze rol ziet ook de gereedgemelde acties die nog beoordeeld moeten worden op effectiviteit. (issues to verify)
24.
25.
Editor's Notes
Als je een directeur vraagt waarom het afgelopen jaar succesvol was, komen zij vaak niet veel verder dan “hard gewerkt goede markt…..” Er is zelden een duidelijk beeld van wat zij hebben verbeterd of aangepakt, waardoor het resultaat verbeterd is.
Bij veel bedrijven en consultants is de insteek om de kwaliteit goed te gaan managen. Dan is het iets extra’s naast het dagelijks werk. Dit is effectiever te bereiken door de kwaliteit van het managen te verbeteren (managen moet je toch, dan kan je het maar beter goed doen)
IPV de lastig te bevatten management modellen (als INK model, Malcolm Baldridge of EFQM) kan bedrijfsvoering als een meet & regelkring worden beschouwd. Is eenvoudiger en lekker technisch. Laat heel goed zien hoe het principe van de Deming cirkel in de praktijk in elkaar steekt.
De bekende spaghetti van relaties tussen wat er bereikt moet worden en wat er uitgevoerd wordt, ofwel welke processen moet je verbeteren om je doelen te bereiken. Deze vertaalslag (interpretatie) maakt ieder voor zich (bewust of onbewust) en is zeer complex, waardoor iedereen een ander beeld heeft van welke processen belangrijk zijn en verbeterd zouden moeten worden, om de doelen te bereiken. Vaak wordt het vertalen zelfs overgeslagen en meet en verbeterd men alle of willekeurige processen. Het grote risico is dan dat er veel energie gestoken wordt in verbeteringen die nauwelijks bijdragen aan de bedrijfsresultaten. Nog gevaarlijker is het inhuren van management ondersteuning die deze vertaalslag voor je maakt waarbij de gemaakte keuzes niet de keuzes van het bedrijf zijn. Er is binnen het bedrijf dus geen consensus. Wij helpen bedrijven om deze interpretatie te maken, op zo’n manier dat er consensus ontstaat t.a.v. die vertaalslag.
Door de resultaten vast te leggen in een “huis” vatten we alle belangrijke bedrijfsgegevens overzichtelijk samen wat het communiceren ervan sterk vereenvoudigd. De methode is uitstekend geschikt om meer grip te krijgen op een bestaande organisatie (door bestaande processen of doelstellingen als uitgangspunt te nemen) of om een nieuwe start te maken, waarbij de doelstellingen middels een beproefde sessie worden bepaald en de ideale processtructuur wordt “ontworpen” om deze doelstellingen te kunnen bereiken.
De methode helpt om de juiste keuzes te maken t.a.v. tijdbesteding van management. Doordat er een beter inzicht is in de gevolgen van wel of niet investeren in procesverbetering (invloed van elk proces op bedrijfsresultaten is duidelijker) kan effectiever gekozen worden voor een work arround of daadwerkelijk een probleem oplossen en voorkomen.