1. Implementatie van BSC in HZ InfoNet
Jacco Jasperse
Informatiemanager
jjasper1@mail.hzeeland.nl
Oktober 2002

2. Hogeschool Zeeland
Ong. 4000 Studenten
16 Opleidingen (Techniek, HEO, Maritiem, HBO-V, Pabo)
Begroting 27 miljoen €
Sterk internationaal gericht (Bijna 40% buitenlandse studenten)
Platte structuur (CvB/Directie -> Opleidingsmanagers -> Docenten)

3. Informatievoorziening
Uitgangspunten
q Los van productiesystemen
q Ontvanger "haalt informatie op"
q Plaats onafhankelijk
q Tijd onafhankelijk
q Volledig afgestemd op ontvanger
q Eenvoudig in gebruik

4. Informatievoorziening
Principiële keuzes
• Centrale database
• Via Internet toegankelijk
• Gebruik van browser
• 1.Studenten 2.Personeel 3.Financiën

5. HZ InfoNet
Volgplus
Centrale Web
HSA Database Server
VLD
Caso
CurrCoach
FMS

6. HZ InfoNet projecten
Project Invoering
• Studievoortgang informatie 07-1998
• Studievoortgang kengetallen 10-1998
• Personele inzet informatie 01-1999
• Smoelenboek Studenten 02-1999
• Stages en Stage-CVs 03-1999 (HEO)
• Inschrijven voor tentamens 04-1999
• CV en Vacaturebank 04-1999
• Roosterwijzigingen 06-1999
• Virtual Learning Desktop 09-1999
• Personele begroting 10-1999

7. HZ InfoNet projecten
Project Invoering
• Nieuwsberichten (uitbreiding Roosterwijz.) 11-1999
• Studiegids Informatie 01-2000
• Interne informatie Personeel 02-2000
• Alumni Informatie (HEO) 03-2000
• Hogeschool Raad 06-2000
• Centrale Organisatie Informatie 08-2000
• HZ InfoNet WAP 09-2000
• HZ Kengetallen/BSC 2001/2002
• Brede implementatie CurrCoach/VLD 2001/2002
• CRM 2002/2003

8. Balanced Scorecard
Financieel
perspectief
Hoe doen we het financieel?
Markt/Klant Intern
perspectief perspectief
Hoe zien onze klanten ons? Wat is de toegevoegde waarde van
Hoe liggen we in de markt? onze belangrijkste bedrijfsprocessen?
Innovatie- en
leerperspectief
Zijn we in staat continu te innoveren,
Veranderen en verbeteren?

9. 4-fasen model en Balanced Scorecard
Orientatie op
Beheersing
Effectiviteit Efficientie
Markt M r in Financieel
ar et e
kt
ge er b
r ic it sv
ht
he v i te
ti
i d d uk
P ro
Externe g Interne
Orientatie Orientatie
it ei t Le
ni
a ti v gh
ov ei d
Inn
Creativiteit Flexibiliteit
Intern
Innovatie Orientatie op proces
Verandering

10. Balanced Scorecard
Doelgroepen Informatievoorziening
Dr
CvB
il l -
do
wn
Dashboard
/D
organisatie
oo
Management
rk
lik
ke
Dashboard opleidingen
n
Docenten/Personeel
Detailoverzichten opleiding/categorie
Studenten (?) Detailoverzichten laagste/individueel niveau

11. Projectaanpak
1. Definitie kengetallen per perspectief
Top down wensen
Bottom-up mogelijkheden
Niet te lang over doen
Transparantie belangrijker dan juistheid
Focussen van energie en activiteiten op juiste prioriteit
(positie in 4-fasen model)
Kengetallen koppelen aan SMART doelen

12. Projectaanpak
2. Snelle implementatie prototype
(Nog steeds) niet volledig, toch gestart
Ook uitgangspunt voor discussie
Voorkomt “luchtfietsen”

13. Projectaanpak
3. Richten op actualiteit
Hulpinstrument voor sturing
Voor sturing vaak juist GEEN financiële info nodig
Algemeen uitgangspunt: niet langer terugblikken
dan afgelopen kalenderjaar

14. Problemen/Uitdagingen
Overzicht Problemen/Uitdagingen
Gekozen oplossingen

15. Problemen/Uitdagingen
1. BSC per definitie integratief
Data uit verschillende (sub)systemen
Centrale database belangrijk hulpmiddel

16. Problemen/Uitdagingen
2. Definitiekwesties
Bijvoorbeeld Docent/Student ratio:
Welke uren wel/niet?
Welke studenten wel/niet?
Transparantie
“Drill-down” tot op detailniveau (van signaal
naar analyse)

17. Problemen/Uitdagingen
3. Integratie in besturingsproces
Opleidingsmanagers sterk gericht op organiseren
BSC/4-fasen model basis voor Managementcontracten
Bepaalt agenda overleg CvB-Management

18. Problemen/Uitdagingen
4. Diversiteit per organisatieonderdeel
Bijvoorbeeld: hantering 10/100/1000 punt schaal
Opschonen gegevens (in beperkte mate)
Streven naar standaardisatie

19. Problemen/Uitdagingen
5. Relatie visitatie/accreditatie/etc.
Bijvoorbeeld Docent/Student ratio:
Intern nauwkeurige(re) informatie beschikbaar
Landelijk worden onnauwkeuriger gegevens
gehanteerd
Spiegel info wel belangrijk
Ontwikkelen alternatieve overzichten
Transparantie

20. Problemen/Uitdagingen
6. Niet alles past in HZ BSC/Dashboard
Historische overzichten
Verschillende doorsnedes (uitwaaiering)
Extra overzichten