Правила управления инициативными задачами в рамках внедрения корпоративного тайм-менеджмента

1. Памятка по работе с
поручениями
I. Назначение поручений
1. Все задачи, которые необходимо контролировать, находятся в системе контроля поручений (СКП): все поручения
назначаются в Outlook в соответствии с установленными правилами. Благодаря этому мы освобождаем себя от
напоминания коллегам по поручениям.
2. В Outlook заносяться задачи, срок исполнения которых более одних суток.
3. Задачу может поставить:
а) непосредственный руководитель;
б) сотрудник, который по регламенту имеет право ставить задачу другому сотруднику
4. Поручение назначается одному исполнителю.
5. В копию ставим сотрудников, которые должны быть в курсе выполняемой задачи.
6. Если подчиненный сказал, что сделает задачу – значит, он должен ее сделать в срок. В случае невыполнения в срок
подчинённый обязан сообщить руководителю о причине переноса срока сразу как только понимает об этом.
7. В каждой задаче должен быть указан срок. При необходимости может быть указан промежуточный срок отчетности по
поручению. Должен быть понятен результат и форма предоставления результата. Руководитель расставляет
приоритеты в работе подчиненных, учитывая их загрузку.
8. Совместно обсуждаем и принимаем регламенты взаимодействия между службами.
9. Задача должна ставиться в результато-ориентированном виде Глагол+Результат:
II. Принятие поручения/вопросы по поручению
10. Руководитель должен не только назначить поручение, но и добиться принятия этого поручения подчиненным.
11. Подчиненный обязан не брать на себя исполнение невыполнимых поручений.
12. Сотрудник обязан проанализировать и спланировать исполнение поручения, после чего принять ответственность за его
исполнение.
13. Получив задачу он должен в течение рабочего дня ответить на новые поручения - «Принять» или «Отклонить»,
письменно аргументировав в случае отказа. После принятия задачи необходимо нажать кнопку «Отправить».
III. Отчётность о выполнении
14. Подчиненный обязан регулярно отчитываться о выполнении порученных задач, внося информацию о выполнении в
порученные Задачи Outlook. Регулярность отчетности указываем в задаче.
15. В ходе текущей отчетности исполнитель обязательно заполняет поле «Готово, %», которое сообщает о статусе
выполнения задачи.
16. Руководитель обязан реагировать на случаи несвоевременной отчетности
17. После внесения информации – всегда нажимаем «Сохранить и закрыть» в меню задачи. Все изменения по задаче
сразу приходят руководителю.
IV. Согласование поручения
18. Назначивший задачу после получения от сотрудника статуса готовности по задаче 75%, должен согласовать её
завершение после проверки правильности выполнения: для этого в панели сверху порученной Задачи нажмите кнопку
«Ответить». Будет сформировано письмо, где можно кратко написать подтверждение, например: «Ок, 100%»
19. Действия ответственного исполнителя при получении подтверждения о завершении задачи: установить значение поля
«Готово,%» = 100%. Если качество выполненного поручения руководителя не устраивает, то поручение отправляется
на доработку с указанием нового срока. Подчиненный в этом случае ставит 50% и самостоятельно устанавливает
согласованный руководителем срок.
20. Если по задаче необходимо перенести срок, сотрудник должен об этом написать в Заметках задачи. Сотрудник должен
сам указать новую согласованную дату выполнения поручения в Заметках задачи.
V. Контроль/напоминание исполнителю
21. Напоминает секретарь, а контролирует руководитель.
22. Руководитель обязан реагировать на случаи просрочки поручений, а так же непереноса их в
срок.
23. Контролировать - это означает: получать и давать обратную связь; анализировать
контрольные точки, промежуточные результаты; проверять готовность; проверять качество
24. Регулярно контролируем поручения, от выполнения в срок которых зависит работа других
служб.
25. Рекомендуется использовать пользовательские представления. Наиболее удобные – это
Порученные мной задачи, Порученные мне задачи
26. Для того чтобы оперативно потребовать от подчиненного отчета о выполнении поручения,
откройте назначенную Вами Задачу, в панели сверху нажмите кнопку «Ответить». Будет
сформировано письмо, где в поле «Кому:» будет стоять фамилия ответственного за исполнение
поручения, а в поле «Тема:» будет сформулирована тема Задачи. После того, как Вы отправите
письмо, оно попадет во Входящие ответственного и потребует от него отчета об исполнении.
Неправильно: Правильно:
Коллегия

2. Памятка по работе с
поручениями
Назначение поручения Принятие поручения
Правильно оформленное поручение:
1. Тема задачи. Обязательно пишется в
результато-ориентированной формулировке.
2. Дата требуемого исполнения задачи в поле
«Срок».
3. Дата начала работы (нужна редко) над задачей
в поле «Начало».
4. «Важность» - устанавливается руководителем.
5. В поле «Заметки» задачу надо максимально
конкретизировать.
6. Назначить задачу ответственному исполнителю
можно с помощью кнопки «Назначить задачу».
Чтобы принять задачу,
надо нажать «Принять» и
выбрать «Изменить ответ перед отправкой».
В открывшемся
окне надо
поставить дату и
написать: «ОК,
выполню в
срок».
Далее нажимаем
кнопку
«Отправить»
Правила отчетности по поручению
При отчетности по поручениям важно обращать
внимание на поле «Готово, %»:
Готово,
%
Значение:
0% Задача не принята
25% Задача принята к исполнению
50% Выполнению задачи уделяется основное
внимание, есть конкретные существенные
результаты (указать, какие).
75% Задача выполнена полностью, необходимо
подтверждение выполнения руководителем.
Если подтверждение руководителя не
требуется, можно сразу завершить задачу.
100% Задача выполнена, руководитель подтвердил
ее выполнение.
Напишите в Заметках задачи необходимые
комментарии в формате:
<Дата> – Достигнутый результат.
Нажмите «Сохранить и закрыть».
Задача автоматически обновится,
но в почту сообщение об
обновлении не придёт.
Если по задаче необходимо согласовать новый
срок, то информация об этом пишется в поле
заметок
Напоминание о задаче
Чтобы напомнить о задаче, нужно нажать на ней
правой кнопкой мыши и выбрать
вариант «Ответить».
В появившемся окне уже будет
описание задачи, останется лишь
добавить заранее созданную
подпись для напоминания по задаче
(если требуется).
1
2
3
4
5
6