1. En studie av projektet Fördjupning av översiktsplanen
för Resecentrum och Södra Butängen i Norrköping
Visionsbild- södra Butängen 2030.
Illustration: PeGe Hillinge, SWECO Architects
Författare:
Henrik Olsson
Gabriella Karlsson
2. 2
Innehållsförteckning
Sammanfattning ...........................................................................................3
1 Inledning.............................................................................................4
1.1 Bakgrund ....................................................................................4
1.2 Syfte ...........................................................................................4
1.3 Metod och avgränsningar...........................................................4
1.4 Ansvariga för projektstudien......................................................4
2 Fördjupning av översiktsplanen .........................................................5
3 Analys per område..............................................................................6
3.1 Moderorganisation och projektkompetensen .............................6
3.2 Projektgenerering .......................................................................8
3.3 Projektmål ..................................................................................9
3.4 Projektplanering .......................................................................10
3.5 Projektekonomi ........................................................................12
3.6 Projektorganisation...................................................................12
3.7 Projektomgivning.....................................................................12
3.8 Projektuppföljning....................................................................13
3.9 Teamledarskap..........................................................................13
4. Källförteckning.............................................................................14
3. 3
Sammanfattning
Vi har genomfört en projektutvärdering av delprojektet ”Fördjupning av
översiktsplanen” som är ett 60-sidigt dokument. Detta delprojekt ingår som
ett större projekt som heter BRO-projektet, med ansvar för
stadsutvecklingsområdet södra Butängen, planeringen av ett nytt
resecentrum och kommunrelaterade frågor gällande höghastighetssatsningen
Ostlänken i Norrköping. Våra sammanfattande förslag till förbättringar
sammanfattas här nedan.
• För att kunna utveckla den projektmodell som
Stadsbyggnadskontoret ska använda sig av i framtiden bör en
utvärdering av projektet genomföras. Formerna för projektarbete och
projektredovisning kan också utvecklas.
• Framgångsrikt projektarbete kan ge möjligheter till
kompetensutveckling för personalen. Vår bedömning är att
projektformen också kan skapa förutsättningar för effektivare
arbetsformer.
• Projektet borde enligt oss ha föregått av en förstudie. Tillsammans
med en analys av styrkor och svagheter (så kallad SWOT-analys)
skulle denna kunnat förbättra kvalitet på projektet.
• En tydligare rollfördelning skulle kunnat förbättra styrning och
uppföljning i projektet. Vi tycker också att ansvarig projektledare
skulle ha utbildats i projektledning före projektstart.
• Bemanningen av projektet hade kunnat föregås av mer detaljerade
beräkningar. Det är i detta sammanhang viktigt både att tid och
kostnad för personal budgeteras utifrån realistiska beräkningar och
att nedlagd tid i projektet redovisas på ett korrekt sätt.
• Det är viktigt att kunskaper om hur projektet fungerat sprids till
politiker som styr den kommunala verksamheten. Den kommunala
verksamheten har i jämförelse med privat verksamhet fler nivåer att
ta hänsyn till.
• Rekryteringen och sammansättningen har enligt oss varit bra med
blandning av interna och externa medlemmar, som kunnat tillföra
gruppen nya idéer och synpunkter.
• Det kan finnas en risk när ett projekt som detta förlitar sig på en
specialistkompetens som ensamt ansvarig för projektet. Vår
bedömning är att en projektsamordnare borde ha utsetts i gruppen så
att kunskap om projektledning kunnat sprida sig till flera i
organisationen. Det finns flera risker med att förlita sig alltför
mycket på en enda person i projektet.
4. 4
1 Inledning
1.1 Bakgrund
Projektet som arbetsform blir en allt vanligare inom alla samhällssektorer.
Denna rapport ingår som en gruppuppgift och underlag för examinationen
av kursen ”Att organisera och leda projekt” i utbildningen Key Account
Manager, 200 poäng vid Sälj och Marknadshögskolan i Solna höstterminen
2010.
1.2 Syfte
Genom att analysera ett verkligt praktikfall har projektets olika delar som
organisation, projektplanering, projektmål, ekonomi och teamedarskap
beskrivas och analyseras. Syftet har därefter varit att göra en formell
projektutvärdering. I rapporten har vi granskat projektets styrkor och
svagheter och ger rekommendationer till förbättringar inför kommande
projekt.
1.3 Metod och avgränsningar
Gruppen har valt att avgränsa sin analys till delprojektet ”Fördjupning av
översiktsplanen1
” som är ett 60-sidigt dokument. Detta delprojekt ingår som
ett större projekt som heter BRO-projektet, med ansvar för
stadsutvecklingsområdet södra Butängen, planeringen av ett nytt
resecentrum och kommunrelaterade frågor gällande höghastighetssatsningen
Ostlänken i Norrköping. Detta mer omfattande projekt kommer inte att
studeras. Vi kommer inte heller att studera detaljerade frågor som senare
kan komma att lösas inom ramen för detaljplanering och
projekteringsarbete. I projektet har vi genomfört en intervju med
projektledaren för projektet. Kontakter har också skett via mail med
beställaren av projektet.
1.4 Ansvariga för projektstudien
Ansvariga för genomförande av denna projektstudie har varit Henrik Olsson
och Gabriella Karlsson. Båda är studenter vid Sälj & Marknadshögskolan i
Solna.
1
Fördjupning av översiktsplanen för Resecentrum och södra Butängen, antagandehandling
juni 2010
5. 5
2 Fördjupning av översiktsplanen
2002 antogs Översiktsplanen för Norrköpings stad2
. Eftersom ett större
område inom denna översiktsplan står inför en omfattande ändring av
markanvändningen gjordes en fördjupning av översiktsplanen (FÖP).
Denna fördjupning av översiktsplanen utgör grund för detaljplaner och
andra beslut. En fördjupning av översiktsplanen anger huvuddragen hur den
fysiska miljön ska utvecklas på kort och lång sikt. Planen sträcker sig fram
till år 2030 då Götalandsbanan är i drift.
Förslaget innebär att en innerstadsmiljö byggs upp i hela södra Butängen.
Kvarteret Butängen kommer i förslaget att bestå av ett antal
innerstadskvarter som i framtiden utgör en naturlig del av Norrköpings
innerstad. Innerstadsmiljön ska präglas av hög tillgänglighet och goda
kommunikationer. Bussar och spårvagnar ges i förslaget högsta
tillgänglighet och prioritet till och från Resecentrum.
Upphöjda perronger, vy från Drottninggatan och norrut.
Illustration: Semrén+Månsson
2
Program för ”Nya Staden”, fördjupning av översiktsplanen för resecentrum och södra
Butängen, Samrådshandling 070213.
6. 6
3 Analys per område
3.1 Moderorganisation och projektkompetensen
Norrköpings kommuns organisation
Norrköpings kommun har drygt 129 000 invånare (2009). Kommunens
politiska ledning består av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen.
Kommunstyrelsens kontor leds av kommundirektören.
Tio verksamhetsnämnder har det politiska ansvaret för verksamheten inom
olika områden. Nämnderna ger uppdrag och ekonomiska resurser till
kommunala enheter eller köper tjänster av privata entreprenörer. De har
också ansvar för uppföljning av både verksamheten och det ekonomiska
resultatet.
Stadsbyggnadsnämnden
Stadsbyggnadsnämnden har ansvaret för stadsbyggnadsfrågor, exempelvis
översikts- och detaljplaner, exploateringsfrågor, bostadsförsörjning,
geografiska informationssystem och övergripande trafikplanering. Det är
inom denna nämnd som projektet Fördjupning av översiktsplanen för
Resecentrum och södra Butängen bedrivits.
Stadsplaneringsnämnden har en driftsbudget på drygt 25 miljoner kronor för
2010.
Till detta kommer investeringsmedel på drygt 142 miljoner kronor för 2010.
Av dessa 142 miljoner investerar nämnden 25 miljoner kronor i olika
exploateringsprojekt, däribland detta projekt.
Fördjupningen av översiktsplanen för Resecentrum och södra Butängen
Fördjupningen av översiktsplanen för Resecentrum och södra Butängen
antogs av Kommunfullmäktige i juni 2010. Fördjupning av översiktsplanen
för Resecentrum och södra Butängen har föregåtts av ett program. Detta
program behandlade alternativen upphöjda perronger, perronger i markplan
och nedsänkta perronger och godkändes av kommunfullmäktige i september
2007.
Byggande av Resecentrum och området förutsätter att Ostlänken byggs.
Ostlänken är en planerad 15 mil lång dubbelspårig järnväg mellan
Linköping och Järna och en del av den så kallade Götalandsbanan.
Banan är avsedd att trafikeras av höghastighetståg i över 300 km i timmen.
Banverket avser slutföra arbetet med järnvägsutredningar för Ostlänken
under 2010. Regeringen har ännu inte gett klartecken till Ostlänken.
Projektmodell
I Norrköpings kommun finns sedan en tid tillbaka en generell projektmodell
med färdiga mallar. Utifrån denna modell har sedan tekniska kontoret och
stadsbyggnadskontoret utarbetat en modell för sina verksamhetsområden.
7. 7
I denna ställs endast krav på tre olika typer av dokument. Det är en
uppdragsspecifikation, projektplan och regelbunden rapportering av hur
projektet fortskrider. Rapporteringen ska ske enligt den standard som
modellen föreskriver. Stadsbyggnadskontoret har ingen vana av att arbeta i
projektform och detta projekt är ett av de första som genomförts.
Därför finns inte heller någon affärsmässig konkurrens för det granskade
projektet. Vårt granskade projekt finns med i uppdragsplanen, som är det
övergripande politiska styrdokumentet för nämnden.
Beslut om resurser sker därefter i styrgrupp och där får de olika projekten
”slåss om resurserna” som projektledaren uttrycker det.
En utvärdering kommer att göras av projektet av projektgruppen, där en del
av ansvaret vilar på projektledaren för projektet. Ledningsgruppen ska också
göra en utvärdering av projektet. Dessa utvärderingar hade ännu inte
påbörjats vid vårt intervjutillfälle.
Gruppens reflexioner
Kommunen har enligt plan- och bygglag (1987:10) ansvaret för att
planlägga användningen av mark och vatten och att ha en aktuell
översiktsplan som omfattar hela kommunen.
Vi tror det är viktigt att det genomförs olika utvärderingar av projektet i
efterhand. Det är viktigt för att kunna utveckla den projektmodell som man
ska använda sig av i framtiden. Det är här viktigt att fråga både
projektdeltagare och beställare/styrgrupp i projektet hur information om
projektet kan utvecklas.
Vi tror att även om resultatet av projektet, som avser själva dokumentet
fördjupning av översiktplanen tillsammans med
miljökonsekvensbeskrivningen3
, varit framgångsrikt så kan själva
projektarbetet och dokumentationen utvecklas.
Framförallt bör fler medarbetare få utbildning och möjlighet att medverka i
olika projekt. Det skulle vara både en framgångsfaktor för
stadsbyggnadskontoret och vara en kompetensutvecklingsmöjlighet för
personalen.
3
Miljökonsekvensbeskrivning Gemensam översiktsplan för Linköping och Norrköping,
juni 2010
8. 8
3.2 Projektgenerering
Planprocessen inleddes med ett program som godkändes av
kommunfullmäktige 2007 (se bild nedan).
Nästa steg i processen är ett samråd, där planen ställs ut och där allmänheten
och samhälleliga instanser får komma med synpunkter på förslaget till plan.
Därefter sammanställs de inkomma synpunkterna och eventuellt bearbeta
planen. Därefter kunde planen antas tillsammans med en
miljökonsekvensbeskrivning (MKB) i juni 2010. Även detta beslut kan
överklagas enligt bestämmelserna om laglighetsprövning i kommunallagen4
.
Projektet är ett stadsutvecklingsprojekt. Det startade på grund av
kommunens och politikernas engagemang i höghastighetstågen.
Projektet definieras som ett delprojekt i det mer övergripande BRO-
projektet. Nästa steg i projektet är att genomföra en internationell
arkitekttävlig tillsammans med Linköpings kommun.
Det kommer, enligt projektledaren, inte att hända någonting mer med
projektet, beroende på att beslut om Ostlänkens byggande ännu inte fattats.
Projektledaren kommer att dra slutsatser från det arbete som de gjort.
Gruppens reflexioner
Beroende på de osäkerhetsfaktorer kring byggandet av Ostlänken, tycker vi
att man borde genomfört en förstudie innan ett så här relativt omfattande
projekt startade. I en förstudie hade projektledaren kunna visa på en del av
de osäkerhetsfaktorer som fanns med projektet och politikerna hade efter
den kunnat fatta ett beslut om projektets fortsättning.
4
Laglighetsprövning kan ske enligt svenska Kommunallagens kapitel 10. Enligt denna har
varje medlem i en svensk kommun eller en landstingskommun rätt att överklaga
kommunens eller landstingets beslut. Överklagandet skall lämnas in senast tre veckor efter
att beslutet anslagits.
9. 9
3.3 Projektmål
Ostlänken är en cirka 15 mil lång planerad dubbelspårig järnväg mellan
Järna och Linköping. Ostlänken är en strategisk etapp i den prioriterade
Nordiska Triangeln mellan Stockholm, Oslo och Köpenhamn.
Längs sträckningen finns ett 50-tal kommuner, nästan 300 000 arbetsplatser,
1,3 miljoner förvärvsarbetande och 2,7 miljoner invånare.
Ostlänken kommer att knyta Norrköping tidsmässigt närmare våra två
största städer. Med 45 minuters restid mellan Norrköpings Resecentrum och
Stockholms centralstation blir det möjligt att pendla varje dag till och från
huvudstaden.
Effektmålet för området Södra Butängen är enligt projektplanen att:
• Omvandlingen av södra Butängen från industriområde till innerstad
med ett nytt resecentrum har skett enligt principer för en hållbar
samhällsbyggnad. Stadsdelen har byggts på ett sätt som inneburit en
låg förbrukning av ändliga resurser och innebär en låg förbrukning
vid drift.
• En blandad stadsdel med resecentrum, 6 000 boende och 6 000
arbetande, som är integrerad med Norrköpings innerstad. Stadens
attraktivitet har ökat med den nya bebyggelsen som håller hög
kvalitet och har skapat ett rikt stadsliv. Norrköping kan nu erbjuda
sina invånare bostäder och arbetsplatser i ett strategiskt läge nära
resecentrum.
Projektmål enligt projektplanen:
• Antagen fördjupad översiktsplan som anger mål och riktlinjer för
området.
• Framtagande av underlag för beslut om samarbete med externa
intressenter i exempelvis bolagsform eller annan lämplig
affärsmodell.
• Framtagande av en exploateringskalkyl
• Redovisa ett kommunalt fastighetsinnehav och en analys som
garanterar att kommunen säkrar upp den kommunala ekonomin.
Detta ger underlag i kommunens medverkan i utbyggnaden av
området.
10. 10
Det har enligt projektledaren funnits en tidplan för nedlagd tid i projektet
men eftersom det inte har funnits någon tidsredovisning har den saknat
betydelse. Projektet har i stället byggt på förtroende. Projektmålet
formulerades av projektledaren tillsammans med en kollega. Därefter
redovisades detta sedan till projektets styrgrupp som accepterade förslaget.
Dem viktigaste och största intressenterna i projektet är Trafikverket,
Järnhusen och kommunen.
Gruppens reflexioner
Projektmålet är nått så till vida att en fördjupad översiktsplan tagits fram.
När det gäller själva målformuleringen är vår bedömning att det borde ha
tagits fram av beställaren, som i det här fallet är förvaltningschefen. Att
projektledaren själv ansvarat för detta kan tyda på resursbrist eller
otydlighet i organisationen.
Enligt den generella projektmodell för projekt inom stadsbyggnadskontoret
framgår också att projektbeställaren skriver en uppdragsspecifikation som
ska innehålla effektmål och projektresultat. Dokumentet ska anses som en
”offertförfrågan” till projektledaren.
En tydligare rollfördelning i projektet skulle ha underlättat styrning och
uppföljning av projektet. Eftersom organisationen inte har någon vana av att
arbeta i projekt tycker vi också att projektledaren skulle ha utbildats i
projektledning före projektstart. Att som vår projektledare enbart förlita sig
på framtagna mallar och dokumentation kring projektmodellen tycker vi är
otillräckligt för att uppnå en god projektkvalitet.
3.4 Projektplanering
Detta var inget projekt från början, utan ”uppfanns” politiskt och hamnade
senare hos stadsbyggnadsdirektören på Stadsbyggnadskontoret.
När kommunen insåg möjligheterna med höghastighetssatsningen Ostlänken
och vad denna kunde bidra med till länet i form av minskad restid mellan
orterna i regionen och våra två största städer. Den kan även skapa ökade
möjligheter till pendling mellan orterna och ökade besök från turister, som i
sin tur ger mer skatteintäkter till regionen.
11. 11
Från början fanns det ett Gantt-schema (se bild nedan) men eftersom
projektledaren inte hade tillräckligt med resurser och tvingades medverka
mer än väntat i projektet minskade användningen av detta mer om mer.
Det gjordes en riskanalys genom en metod som heter miniriskanalys som
används för att tidigt identifiera, klassificera och åtgärda risker som kan
äventyra projektmålet. I huvudsak används metoden för mindre projekt, för
större och tids-och kostnadskritiska projekt tillämpas Succesivmetoden.
Den huvudsakliga risken är att byggnationen av Ostlänken senareläggs.
E-projektmodeller togs fram i program Microsoft Office Project Pro 2007
och i detta uppfördes även Gantt-schemat. Detta projektplaneringsverktyg
användes även för att redovisa till styrgruppen.
WBS – uppdelning av projektet i antal underprojekt har inte används i detta
projekt.
Gruppens reflexioner
Vi anser att projektledaren har försökt att följa Gantt-schemat i den mån det
har varit möjligt och delegerat vissa uppgifter, men på grund av för lite
resurser har inte detta varit genomförbart och projektledaren har då tappat
sitt helhetsgrepp (fokus) över projektet.
Vi anser att det har varit en bra, men kanske jobbig läroperiod för
projektledaren som inför nästa projekt behöver kalkylera igenom resurserna
(bemanningen) innan projektet startar.
12. 12
3.5 Projektekonomi
Projektledaren har hållit sig inom budgeten för projektet. Det har funnits
möjlighet för projektledaren att ”äska” ytterligare medel via sin chef. Tre
personer har funnits som projektmedarbetare i projektet. Dock har brist på
resurser gjort att projektledaren tidvis hoppat in som projektmedarbetare.
Gruppens reflexioner
Det är enligt boken Projektledning av Bo Tonnquist inte alltid det bästa att
projektledaren som i vårt granskade projekt själv får välja sina
projektmedarbetare. En svårighet som där nämns är att erfarna och duktiga
projektmedarbetare lätt kan bli överbelastade medan oerfarna personer inte
får en chans att visa vad de går för. Det tror vi kan ha varit en av orsakerna
till att projektledaren själv fick rycka in som projektmedarbetare, vilket vi
inte tycker varit bra för själva projektarbetet och också slitsamt för
projektledaren som redan varit uppbokad i projektet till 100 procent av sin
tid.
3.6 Projektorganisation
Styrgruppsmedlemmar:
Projektägare: Hans Revenhorn, stadsbyggnadsdirektör,
Stadsbyggnadskontoret (SBK)
Resursägare: Leif Lindberg, verksamhetschef, Tekniska kontoret
Peter Malmsjö, verksamhetschef, Fysisk planering, SBK
Leif Berggren, verksamhetschef, Mark- och exploatering, SBK
Projektledare: Lisa Rehnström (100 %), Fysisk planering, SBK
Projektmedlemmar:
Mikael Åberg (30 % och stf projektledare), Mark- och exploatering, SBK
Jan Eklund (50 %), Fysisk planering, SBK
Lars Johansson (100 %) Fysisk planering, SBK
Gruppens reflexioner
Projektet har följt den projektmodell som finns i kommunen. Vi tycker dock
att projektledaren skulle ha haft en projektsamordnare vid sin sida. Vi tror
att en sådan funktion kunnat underlätta för projektledaren som enligt vår
bedömning lagt ner mer tid än som budgeterats för projektet.
3.7 Projektomgivning
Projektet är inte relaterat till något annat projekt, men relaterat till andra
städer som ska bygga järnväg ovan jord, där Linköping ska göra en
motsvarande satsning på järnvägen.
Projektet är helt fristående i organisationen och omgivningen i Ostlänken
projektet har varit förutsägbar, men detta projekt är del i det större projektet
Götalandsbanan, vars omgivning är föränderlig då detta spänner från år
2002 till 2030 och det finns många faktorer som under dessa år kan påverka
projektets mål.
13. 13
Intressenterna är fastighetsägare, olika byggherrar, och Trafikverket
(banan). Vill övriga trafikverk ha mer information om projektet så ställs
denna förfrågan till projektledaren.
Gruppens reflexioner
Vi tycker att det har varit svårt att bara prata om ett projektet ”Ostlänken”,
utan att börja prata om Götalandsbanan, då båda integrerar med varandra.
Detta har nog även projektledaren upplevt till och från.
3.8 Projektuppföljning
Enligt projektledaren följde projektet tidplanen beroende på att politiska
beslut ska fattas i viss ordning. Projektledaren har också haft en konstant
dialog med styrgruppen och projektmedarbetarna har avrapporterat till
projektledaren vid projektmötena. En utvärdering ska genomföras enligt
projektmodellen och förväntas av projektledaren. En svårighet med detta är
dock att det inte finns någon tid planerad för detta i projektet
Gruppens reflexioner
Stadsbyggnadskontoret har inte sedan tidigare inte så stora erfarenheter av
arbeta i projekt. Därför tror vi att det är av stort värde för kommande projekt
att en utvärdering av projektet görs. Det är viktigt att kunskaper om hur
projektet fungerat sprids till politiker som styr den kommunala
verksamheten. Den kommunala verksamheten har i jämförelse med privat
verksamhet fler nivåer att ta hänsyn till. Eftersom verksamheten även berör
alla invånare i kommunen så finns många olika intressenter som kan vara
intresserade av informationen kring ett visst projekt.
3.9 Teamledarskap
Teamet byggdes ihop av olika personer från interna avdelningar (Mark &
exploatering, Fysisk planering) och externt rekryterades ytterligare en
person och projektledaren. De har varit en öppen, rak och transparant
ledarstil som projektledaren har använt och denna har uppskattats, enligt
projektledaren.
Projektledaren har haft återkommande samtal med sina projektmedlemmar
för att få en känsla om dem trivdes. Enligt projektledaren har det varit bra
relationer mellan alla i projektet och personerna har anförtrott sig till
projektledaren.
Gruppens reflexioner
Rekryteringen och sammansättningen har enligt oss varit bra med blandning
av interna och externa medlemmar, som kunnat tillföra gruppen nya idéer
och synpunkter. Att projektledaren haft återkommande samtal för att ”känna
av läget” är helt rätt enligt oss. Eftersom projektledaren varit mer delaktig i
projektet än beräknat har denna person samtidigt blivit mer insatt i fler
detaljer och på detta sätt ”lärt” sig mer om vilka problem som kan uppstå
under ett projekt. Vid nästa projekt kommer denna person har mer kunskap
initialt om vilka problem som kan uppstå och försöka förebygga dessa. En
risk kan dock vara om denna nyckelperson försvinner från organisationen.
14. 14
Källförteckning
Litteratur:
Fördjupning av översiktsplanen för Resecentrum och södra Butängen,
antagandehandling juni 2010
Program för ”Nya Staden”, fördjupning av översiktsplanen för resecentrum
och södra Butängen, Samrådshandling 070213
Fördjupningen av översiktsplanen för Resecentrum och södra Butängen,
antagen juni 2010
Miljökonsekvensbeskrivning Gemensam översiktsplan för Linköping och
Norrköping, juni 2010
Christensen Sören, Kreiner Kristian, Projektledning –Att leda och lära i en
ofullkomlig värld, 2010, upplaga 1:7, Lund, Academia Adacta AB
Tonnquist Bo, Projektledning, 2010, tredje upplagan, Stockholm, Bonnier
Förlag
Muntliga källor:
Lisa Rehnström, projektledare Fysisk Planering
Hans Revenhorn, Förvaltningschef Stadsbyggnadskontoret
Handledare på Sälj & marknadshögskolan:
Johann Packendorff, Ek dr, docent, universitetslektor vid Kungliga Tekniska
Högskolan
