1. BRYD UD AF INDBAKKENS VIDENSSILO
E-guide: Mere effektiv og fokuseret samarbejde via sociale værktøjer
DØD OVER
INDBAKKEN!
2. 2
BRYD UD AF INDBAKKENS VIDENSSILO
– DØD OVER INDBAKKEN!
DING - en ny mail ringer i din indbakke...Du tjekker: Hvem er den fra? Hvad
drejer det sig om? Er det vigtigt? Skal jeg svare nu - eller kan det vente? Eller
er det slet ikke til mig - men jeg er bare på som cc:?
DING...DING...DING...DING….
- Mange gange i løbet af en arbejdsdag bliver du forstyrret af beskeder i din
indbakke. Måske 20, 50, 100 eller flere?!
Når indbakken gør dig til slave.
Tør du indrømme det - du er afhængig af din indbakke? Det er jo der, du kom-
munikerer med kollegaer, ledelsen, samarbejdspartnere, kunder...og gemmer,
organiserer og leder efter informationer...Men helt ærligt, er du egentlig spe-
cielt effektiv, når du hele tiden skal forholde dig til indbakken? En e-mail er jo
det samme som en nyhed, og du tjekker, om der noget spændende.. Du er jo
bare lige så nysgerrig, som alle vi andre.
Men hvordan har du det egentligt, når indbakken er ved at være (over-)
fyldt?
• lettere småstresset...
• irriteret på dine kollegaer, chefen eller din kunde...
• føler dig forstyrret - igen...
• mister overblikket...
Eller du ignorerer fuldstændigt din indbakke, til DU har tid?
4. 4
Hos en stor fransk virksomhed (Atos) besluttede ledelsen for et par år siden
at ‘forbyde’ interne emails blandt de 50.000 ansatte - for de havde en
helt klar opfattelse af, hvad e-mails betød for effektiviteten:
• kun 15 pct. af de mails der blev sendt mellem de ansatte havde reelt
en værdi.
• ledere brugte mellem 5 og 20 timer om ugen på at læse og skrive e-mails
- tid, der kunne bruges bedre til andre opgaver - fx ‘lede’ sine medarbejdere
• den typiske medarbejder modtog 200 e-mails om dagen og 18 procent
af dette var spam.
Atos reducerede mængden af elektronisk post med 10-20 procent ved
at anvende forskellige sociale værktøjer - fx instant messaging og
Facebook-lignende systemer’
“E-mail-stop kan mærkes på bundlinjen”
Hos Zispa tror vi ikke på at ‘forbyde’ emails, men vi tror på, at mennesker kan
samarbejde på nye måder via sociale værktøjer - og arbejde mere fokus-
eret. Det skaber et mere effektivt arbejdsmiljø - og du og din kollega undgår
stress pga en overfyldt indbakke..
5. 5
Denne e-bog er opstået på baggrund af et oplæg, der blev afholdt 24. april
2014 i samarbejde med IT Forum og Zispa, hvor emnet netop var: “Bryd ud
af indbakkens videnssilo”.
Vi håber at denne e-bog/guide kan give dig, dine medarbejdere og din kol-
leger inspiration til at samarbejde på en ny måde - via blogs, wikis og andre
kommunikationsværktøjer.
ReThink IT - og skab gode vibrationer i organisationen!
Zispa
December 2014
6. 6
1. HVORFOR BRUGER VI E-MAILS?
Fra røgsignaler til brevduer - eller via elektronisk kommunikation? E-mails har
gjort en del kommunikation nemmere: Den kan skrives, sendes og modtag-
es i løbet af meget kort tid - og på tværs af landegrænser. Ikke så sært den
kommunikationsform er blevet meget populær. Måske bare FOR meget?
Ved du hvor mange e-mails der bliver sendt i døgnet?
Så rigtig mange af os har hver dag en daglig udfordring med at håndtere
indbakken - og bruger rigtig lang tid på indbakken i stedet for det, som er
virkelig vigtigt og skaber plus på bundlinjen…
1 http://www.kmworld.com/Articles/Editorial/Features/The-high-cost-of-not-finding-information-9534.aspx
I 2012 blev der på verdensplan sendt
144 milliarder e-mails i døgnet!
….Af 2,2 milliarder e-mailbrugere
35% af tiden går med at lede efter viden
hver eneste dag, men problemet er, at
kun 20% finder det, de leder efter1
7. 7
2. NÅR DU ORGANISERER DIN INDBAKKE
(FOR AT OVERSKUE DEN)
Siden 1965, hvor den første e-mail blev sendt, er antallet vokset og vokset
- og det stiger stadig. Der er ikke noget at sige til, at vi også bliver bedre og
bedre til at håndtere vores indbakke - eller i hvert fald prøver. Men når du
organiserer din indbakke, er du faktisk ret egoistisk:
• indbakken og den viden, der ligger i den, gavner kun dig
• du bruger masser af tid kun på organisering - op til 35% af din arbejdsdag
• viden er blandet sammen og er ufokuseret
• e-mails, der tikker ind er ligesom ‘‘nyheder” du er nysgerrig for at se
- du bliver afbrudt med det, du var i gang med...igen
Vi ved, at du kan gøre det bedre - blive mere effektiv OG dele din viden
med kolleger, medarbejdere, eksterne samarbejdspartnere/leverandører
og kunder.
“Er lykken en tom indbakke?”
8. 8
3. BRYD UD AF INDBAKKEN OG SAMARBEJD!
Med indbakken opbygger du blot en VIDENSSILO: indbakken bliver
INDIVIDUEL og du holder din viden primært for dig selv….
E-mails bliver meget hurtigt til et (unødvendigt) onde.
• ingen andre ser det tilbud du har sendt og kan følge op på det, hvis du
bliver syg
• eller ser den million ordre som kun lander i din indbakke
• vigtig viden om produkter, tilbehør og priser
STAY IN THE LOOP > http://youtu.be/Ff-d5GX0g10
(Vibe fra Novell: Stay in the loop)
9. 9
Vil du gerne ændre det?
Vi har et godt forslag til dig…
BRYD UD AF INDBAKKEN
Og hvordan gør du det? Det har vi også svar på.
PRÆSENTATION > http://prezi.com/zwctub0sy00h
10. 10
4. SÅDAN LØSER DU UDFORDRINGEN MED DE
MANGE E-MAILS OG SKABER MERE FOKUS
Med sociale værktøjer (Social Software med fokus på vidensdeling og
primært kommunikation som du kender det fra sociale medier som fx.
Facebook, LinkedIn, Twitter etc.) sætter du i stedet fokus på opgaven/
indholdet via ‘vidensstrømmen’ og styrker samarbejde og vidensdeling i
virksomheden/organisationen.
Fordele ved at bruge sociale værktøjer:
• du arbejder mere fokuseret
• kommunikationen knytter sig til et konkret projekt/opgave
• du undgår ‘context switch’ - som dræber effektiviteten
• opnå et fald i den samlede kommunikationsmængde
• du er ikke afhængig af tid og sted for kommunikationen
• udfordringen med globalisering/tidszoner (mails fra anden tidszone ser
du måske slet ikke, for når du møder på arbejde, gemmer mailen sig langt
under, de mails som tikker ind fra din tidszone om morgenen)
• I vidensstrømmen ligger den altid synlig (fokus på projekt/opgaver/indhold).
I princippet deler du skærmen
“Gode sociale værktøjer sætter fokus
på videndeling og samarbejde”
11. 11
Brug blog - skab sammenhæng og fokuser på indholdet (projekterne)
Blog (eller weblogs) er et kommunikationsværktøj i form af dynamiske
hjemmesider, som opdateres regelmæssigt - og altid med nyeste indlæg
øverst. Blog giver mulighed for at kommentere og følge kommunikation i
samme tråd. Brug blog til at:
• få tilsendt priser, produktnyheder, kataloger og få samlet viden i en blog
• så kan alle let søge informationen
• du undgår at forstyrre kollager med unødige e-mails, de ved hvor viden
er når de skal bruge det
• nyt indhold bliver synligt i vidensstrømmen
• du kan dokumentere beslutningsprocessen
(Eksempel på en blog i videnssystemet Vibe fra Novell.)
12. 12
Med wikis har du adgang til indhold - uanset tid og sted
Med en wiki har du altid adgang til indhold og viden, som ellers ville være
‘gemt’ i din og kollegaers indbakke. Når din kollega/medarbejdere holder fri
- og du står og skal bruge meget vigtige informationer i forbindelse med fx
en kunde, så har du altid adgang. Med wikis kan du:
• opbygge, organisere, vedligeholde og dele viden/indhold i fællesskab
• styrke samarbejde både i - og uden for virksomheden
• bruge mindre tid på informationssøgning og mere fokus på opgaven!
(Oversigt over wikis i Vibe fra Novell) (Eksempel på en wiki med i Vibe fra Novell)
13. 13
Som it-firma får vi også dagligt mails - for mange - men nu har vi reduceret
antallet og har mere fokus på de enkelte opgaver og projekter, fremfor at
være styret af indbakken. Ingenting kommer let - og derfor har det også
betydet en ændring af vaner. Vi bliver også selv bedre og bedre - og vi kan
se og mærke, det virker.
(Dette eksempel viser kommunikation omkring tilblivelse af denne e-bog, for både interne og eksterne parter
via Vibe fra Novell)
5. SÅDAN GØR VI HOS ZISPA
14. 14
• Al viden omkring samarbejdet og processen frem til resultat er samlet i
en strøm
• Vi kommer hurtigere fremad, da al viden ligger lige ved hånden og vi undgår
at skulle lede efter det
• Hele beslutningsprocessen er samlet og viden som ligger til grund for
beslutningen/resultatet er samlet
• Viden er tilgængelig for andre og flere kan samarbejde i samme
blog/vidensstrøm
5 gode råd til effektiv kommunikation og gode vibrationer
Hvis du gerne vil undgå en masse forstyrrelser, blive mere effektiv på ar-
bejde - og samtidig skabe en god og værdiskabende kommunikation, som
ikke er træls for dine kolleger eller medarbejdere, er her 5 gode råd:
#1 Del din viden om succes - det behøver ikke være pral, men vis, at I
har skabt gode resultater i organisationen (ligesom et ‘like’ eller synes-
godt-om).
#2 Del tilbud og ordrer i forbindelse med kunder/leverandører (så din
kollega nemt kan finde informationerne, når du holder fri).
#3 Genanvend i stedet for at genopfind (du behøver ikke opfinde den
dybe tallerken hver gang, hvis din kollega har lavet noget godt, så brug
det igen - som i ‘låne’ ikke ‘stjæle’. Anerkend din kollegas arbejde.
15. 15
#4 Del viden fra tavler/smart- og whiteboards og mødereferat til hele
bestyrelsen eller eksterne samarbejdspartnere.
#5 Fokuser og fasthold viden, som skaber værdi for:
• Kunder
• Projekter
• Arbejdsprocesser
• Virksomheden
“Skab viden og værdi med sociale
værktøjer - det giver gode vibrationer
i HELE organisationen”
#GodeVibrationer
#BrydUd
#ReThinkIT
16. 16
6. HVAD ER VÆRDIEN OG EFFEKTEN
VED SOCIALE VÆRKTØJER
En amerikansk undersøgelse fra McKinsey Global Institute2
, viser hvor
meget medarbejdere i gennemsnit bruger på e-mails og leder efter
informationer i løbet af en arbejdsdag samt, hvor meget mere effektiv
medarbejderen faktisk kan blive ved at bruge sociale værktøjer.
2 http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy/
“Frigør op til 5 timer pr. medarbejder,
hver eneste uge”
17. 17
“Få nye medarbejdere op til tre gange
hurtigere i spil”
Læs: Er du lidt af en detektiv til at finde de rigtige informationer i
din indbakke?
• Medarbejdere kan hurtigt og nemt tilegne sig viden og være fuldt ud
effektiv
• Opbyg virksomhedens digitale DNA & kultur
• Hvordan samarbejder vi?
• Sådan gør du - guide til den nye medarbejder
• Bestyrelsen kan hurtigt danne sig et overblik med adgang til relevante
informationer
• R&D-afdelingen har dokumentation og kan hurtigt sætte en (ny)
meadarbejder ind i et projekt
Med sociale værktøjer er der mere fokus på videndeling og effektiv
samarbejde. Mere ‘We’ og mindre ‘Me’.
18. 18
7. INSPIRATION FRA EN DANSK VIRKSOMHED
- SÅDAN GØR EASYFOOD I KOLDING
Easyfood bruger Vibe fra Novell, som er et socialt værktøj, men i princippet
er det grundtanken, der tæller: at dele viden, som skaber værdi og kan være
til gavn for andre i virksomheden
Eksempler på viden delt i virksomheden:
• Vi bearbejder en nye kunde xyz
- måske andre i easyfood kender en som er ansat hos kunden
- en har læst vigtig viden i avisen eller på nettet og kan bidrage
• Vi har udfordringer med at levere produkt xyz
- salg ved at de ikke lige skal sælge produktet lige nu
- eksisterende kunder som aftager produktet kan kontaktes
• Vi har lige landet en stor ordre hos xyz, det skal fejres :-D
- spred succeserne, success avler succes
Læs mere om Easyfood: Fra pølsehorn til innovation
19. 19
8. EN OPFORDRING FRA EASYFOODS
MEDARBEJDERE
Vi har spurgt og samlet udsagn fra medarbejdere fra Easyfood om deres
brug af Vibe - og deres måde at skabe de gode vibrationer i virksomheden:
Du kan sende gode vibrationer ud i organisationen med en Mikroblog, f.x.
den mikroblog som du har på din profil. Klik “Mit arbejdsområde” øverst og
skrive en tekst i feltet “Hvad arbejder du på?” og tryk på Del - så har du
spredt din gode vibration :-D
Gode VIB(E)rationer er når man føler man løfter i flok. Når den der overtag-
er stafetten, gør det med et smil og ikke passivitet eller negativitet...... Og
når man er stor nok til at rose en kollega for en fortjent indsats. Det var
FEDT at gå på weekend fredag.
Gode vibrationer er at dele med andre, når noget er gået godt, når noget
er gået godt for en kollega kan det gøre mig glad, del jeres succes med os
andre - det er ikke pral, når man fortæller om en succes.
Kom med alle jeres succeser i hverdagen - der er ingen der er for små og
alle giver gode vibrationer og succes avler succes.
“Gode vibrationer er viden som skaber
værdi for andre :-D”
20. 20
9. ZISPA PÅ DE SOCIALE MEDIER
Vi vil gerne dele DINE erfaringer: hvordan du/I gør ting anderledes i
jeres organisation, måde at arbejde på osv. via vores Facebook-side
(www.facebook.com/Zispa) og på Twitter (@ZispaTweet)
#BrydUd - bryd vanen med indbakken og gør ting anderledes
(be different)
#Mønsterbryder - skab forandringer, vær innovativ
#RethinkIT
#GodeVibrationer - på arbejdspladsen, arbejdsmiljø
#VidenIFokus
Skab gode vibrationer i organisationen
#ReThinkIT
21. 21
10. ORDFORKLARING
Wiki
En wiki er et websted, hvor enhver ved hjælp af en browser kan oprette,
vedligeholde og forfatte webdokumenter og websider i samarbejde med
andre. En wiki er en moderne teknologi (web 2.0), som muliggør, at mange
brugere i fællesskab opbygger indhold/viden. En wiki sætter grupper i stand
til at organisere og dele indhold og viden på en organisk og fri måde. http://
da.wikipedia.org/wiki/Wiki
Context switch
Indenfor it-branchen er ‘context-switch’ processen, hvor man lagrer eller
gen-lagrer et sted i en en proces eller tråd, for at man kan genoptage pro-
cessen fra samme sted på et senere tidspunkt. At skifte fra en proces til en
anden kræver en hvis mængde tid til administration. Det samme gælder for
mennesker: Den tid eller mængde ressourcer det kræver at skifte ‘mindset’
fra et projekt til et andet. Mange skift i løbet af en dag, kræver mange (un-
ødvendige) ressourcer.” Hver gang du åbner indbakken, danner hver e-mail
en ny “context” eller sammenhæng du skal forholde dig til. Og hvis du mod-
tager rigtigt mange e-mails i løbet af en dag... Undersøgelser viser, at det
kan tage en person op til 15 minutter at fordybe sig i en ny sammenhæng.
Spam
Spam er en betegnelse for reklamer, man ikke selv har bedt om, som sendes
via e-mail eller i nyhedsgrupper. Reklamerne har gerne til formål at lokke mod-
tageren til at købe forskellige produkter via internettet. Spammail udsend-
es fra en afsender, der almindeligvis søger at skjule sin egentlige identitet
ligesom han – med forskellige metoder – opsnapper e-mailadresser fra
intetanende, der surfer på internettet.
http://da.wikipedia.org/wiki/Spam
22. 22
Blog (virksomhedsblogs - intern)
En blog (eller weblog) er en hjemmeside, som opdateres jævnligt med
korte tekster (indlæg eller poster) med den nyeste øverst. Der er ofte
mulighed for, at læserne kan kommentere de enkelte indlæg.
http://da.wikipedia.org/wiki/Blog
Videnssilo
Indbakken kan være en form for videnssilo, al den kommunikation du
gemmer i den, er kun din viden. Den er ikke synlig for andre (det som
ville skabe værdi for dine kollegaer, medarbejdere, samarbejdspartnere,
kunder) - og hvad så, hvis du bliver syg, fyret, eller bare holder ferie?
Vidensstrøm
En strøm af viden, som du deler internt eller eksternt med kollegaer,
kunder, leverandører og andre samarbejdspartnere. Du har fokus på én
sag/projekt/område - fremfor fx nyhedsstrøm (Facebook etc.) hvor alle
nyheder kommer i en lind strøm - uden kategori.
Sociale værktøjer/social software
Social software, eller på dansk sociale værktøjer, er mange-til-mange
kommunikation, hvor fx e-mail er en-til-en kommunikation. Brug af sociale
værktøjer kan være en fordel for en virksomhed, hvor de skal have intern
vidensdeling.
Social business
En ny måde at drive virksomhed på, hvor medarbejder/ledelse/organisa-
tionen kommunikerer via sociale platforme og online fællesskaber.
23. 23
11. INSPIRATION
Skab gode vibrationer i din organisation med Vibe fra Novell
Pølsehorn og Innovation http://zispa.dk/it-vaerktoj/vibe/polse-
horn-og-innovation/
Er du lidt af en detektiv til at finde de rigtige informationer i din indbakke:
http://zispa.dk/it-vaerktoj/vibe/er-du-lidt-af-en-detektiv-til-at-finde-
de-rigtige-informationer-i-din-indbakke/
http://www.computerworld.dk/art/203947/it-gigant-vil-klare-sig-
helt-uden-e-mail
http://www.computerworld.dk/art/208762/derfor-skal-du-vaelge-
email-til-al-kommunikation
http://www.computerworld.dk/art/118530/saadan-undgaar-du-at-
ende-i-en-fatal-e-mail-krig
http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/
the_social_economy/
For mere information om Vibe fra Novell kontakt os på
+45 7613 1445 eller via vores hjemmeside www.zispa.dk
Vi holder også af og til gratis workshops omkring videndeling - tilmeld
dig vores nyhedsbrev “Gode Vibrationer” - så giver vi dig besked.
Også selvom det foregår via din indbakke;-)
