3. 11/11/2020
3
•adalah satu set tugas yang diberikan kepada individu
atau tim yang berisi daftar target untuk setiap tugas
serta tenggat waktu, orang yang bertanggung jawab,
dan langkah-langkah untuk sukses.
ACTION PLAN (RENCANA AKSI)
•Rencana aksi memberikan gambaran
untuk individu atau tim bagaimana
kesuksesan mereka akan
mempengaruhi pencapaian tujuan
seluruh organisasi
• Action plan adalah
merupakan aktivitas
kerja baru yang belum
pernah dilakukan
sebelumnya.
• Action plan juga bisa
berupa program
improvement yang
belum pernah dilakukan
sebelumnya untuk
mengatasi kelemahan
sistem yang ada.
Pekerjaan
Rutin/harian
Action Plan
Program Improvement / perbaikan sistem
Action Plan bukan pekerjaan sehari-hari
Action Plan melakukan pekerjaan bersifat strategi,
melakukan perbaikan atau memperbaiki sistem
Melakukan pekerjaan
koordinasi atau monitoring
Melakukan pekerjaan langsug
(direct operating job):
• Meeting dengan klien
• Menjual produk
• Mengoperasikan mesin
• Membuat laporan
Mengatasi masalah sehari-hari
(problem solving / corrective action)
Pekerjaan
4. 11/11/2020
4
Ruang Lingkup Materi Action Plan
Perlunya Action Plan
Proses Penyusunan Action Plan
Fokus Action Plan
Dukungan Pemangku Kepentingan (Stake Holders)
Pelaksanaan Action Plan
Presentasi Action Plan
BAGAIMANA MEMBUAT ACTION PLAN YANG EFEKTIF
Tujuan
1
Spesifik
2
Buat daftar/garis waktu
4
Buat Milestone
3
Pembagian tugas (tim efektif)
5
Timeline
6
Laksanakan dan tuntaskan
9
Jadwalkan pencapaian
8
Buat representasi visual
7
Ubah tanggal jika harus
10
5. 11/11/2020
5
Langkah-langkah yang
perlu dilakukan dalam
membuat Action Plan
Konsep ini pertama kali digunakan
oleh George T. Doran pada tahun
1981.
12/09/2017 BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA
MANUSIA PROVINSI DKI JAKARTA
7. 11/11/2020
7
Analisis Kesenjangan Disabilitas
dilakukan untuk menjawab pertanyaan:
1. Apakah layanan yang ada
saat ini dapat dimanfaatkan
oleh Penyandang Disabilitas
dengan tanpa hambatan?
2. Apakah Penyandang
Disabilitas dapat berperan
dalam layanan yang
disediakan selama ini?,
3. Apakah organisasi
menyediakan aksesibilitas
dan akomodasi yang layak
bagi penyandang disabilitas?
4. Apakah organisasi
memberikan kesempatan
kepada penyandang
disabilitas untuk
menyampaikan keluhan atau
kepuasan terhadap layanan
publik yang disediakan ?
9. 11/11/2020
9
Manfaat dari PDCA
1. Untuk memudahkan pemetaan wewenang dan
tanggung jawab dari sebuah unit organisasi;
2. Sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau
sistem organisasi;
3. Untuk menyelesaikan serta mengendalikan suatu
permasalahan dengan pola yang runtun dan sistematis;
4. Untuk kegiatan continuous improvement dalam rangka
memperpendek alur kerja;
5. Menghapuskan pemborosan di tempat kerja dan
meningkatkan produktivitas.
Analisis SWOT Analisis Tulang Ikan (fishbone)
10. 11/11/2020
10
ANALISA POHON MASALAH MIND MAP atau CAUSAL MAP
(PETA SEBAB DAN AKIBAT)
Fokus Action Plan
1. Peningkatan Kapasitas Sumber Daya
Manusia lebih sensitif terhadap
pengguna layanan dari kalangan
Penyandang Disabilitas.
2. Penyediaan direktori Layanan,
fasilitas layanan fisik, fasilitas layanan
komunikasi dan informasi yang dapat
diakses dan mengakomodasi
kebutuhan khusus Penyandang
Disabilitas.
11. 11/11/2020
11
Fokus Action Plan
3. Penyediaan pedoman atau SOP
dalam pelayanan yang inklusi
disabilitas.
4. Penguatan Koordinasi,
Informasi, Edukasi dan
sinkronisasi dalam layanan
disabilitas.
Dukungan Stake Holders
12. 11/11/2020
12
Pelaksanaan Action Plan
Jangka waktu
Pelatihan/ riset yang diperlukan
Metode Pencapaian tujuan
Karakter Pengembangan
Area Pengembangan
Contents of Action Plan
Person In Charge
Staffing
Hasil Supervisi
Pengembangan Supervisi
Komunikasi
Standar Supervisi
13. 11/11/2020
13
Sistematika Penulisan Action
Plan
• Halaman
Sampul/cover;
• Halaman
Pengesahan;
• Kata
Pengantar;
• Daftar Isi;
• Daftar
Lampiran
Bagian
Awal
BAB I
PENDAHULUAN
• Latar Belakang
• Tujuan
• Indikator
Keberhasilan
• Ruang lingkup
kegiatan
• Manfaat Program
BAB II JUDUL
ACTION PLAN
• Program Kegiatan
• Sumber Daya dan
Dukungan
• Langkah-Langkah
Kegiatan
Bagian
Isi
BAB III PENUTUP
• Kesimpulan
• Saran
• Lampiran
• Referensi
Bagian
Akhir
Sistematika Action Plan
No Bagian Isi
1 Judul Mencerminkan Area, Ruang lingkup dan isi perubahan
terobosan/inovasi yang akan dilakukan
2 Latar belakang Menjelaskan isu atau situasi problematik dan inti permasalahan yang
ada pada pelaksanaan tugas instansi peserta serta mengapa
diperlukan suatu perubahan terobosan atau inovasi dalam organisasi
3 Permasalah-an
(dari hasil
diagnosa)
• Analisis Lingkungan strategis eksternal dan Internal.
• Masalah inti yang menjadi perhatian utama.
• Analisis Kondisi eksisting dan Benchmarking
4 Perubahan yang
diinginkan
• Menjelaskan out come dan output dari perubahan yang
diinginkan.
• Menjelaskan Area, Isi dan Lingkup Proyek Perubahan.
• Menjelaskan keuntungan dan kerugian.
• Menjelaskan Kendala yang akan terjadi.
• Menjelaskan Strategi Pelaksanaan
14. 11/11/2020
14
No Bab/sub bab Isi
5 Stakeholders • Memetakan PERANAN masing masing Stakeholder.
• Memetakan PENGARUH masing masing Stakeholder.
• Memetakan FREKWENSI hubungan kerja Stakeholder
6 Rencana Aksi • Menjelaskan TAHAPAN PELAKSANAAN Proyek Perubahan
(Milestones)
• Menjelaskan PEMBAGIAN KERJA siapa megerjakan apa dan
kapan.
• Menjelaskan Faktor-Faktor Keberhasilan
• Menjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya.
• Menjelaskan SISTEM MONITORING kegiatan dan SISTEM
PELAPORAN
7 Penutup
Sistematika Action Plan
Format Penulisan
Ketentuan Umum
1. Kertas yang digunakan adalah kertas A4 70 gram.
2. Pengetikan menggunakan jenis huruf Arial ukuran 12.
3. Jarak pengetikan adalah 1,5 spasi.
4. Jarak pada setiap halaman di sisi kiri 4 cm, sisi kanan
3 cm, sisi atas 3 cm dan sisi bawah 3 cm.
5. Penulisan judul, bab, subbab, sub subbab tidak
menggunakan garis bawah dan tanpa titik.
6. Pengetikan menggunakan rata kiri dan kanan (justify
alignment).
15. 11/11/2020
15
Halaman Judul (Cover)
• Halaman judul berisi uraian judul, logo Pemerintah
DKI Jakarta , Nama Judul Action Plan, nama diklat,
nomor angkatan diklat, instansi penyelenggara
diklat, lokasi dan tahun penyelenggaraan diklat.
• Jenis huruf untuk judul adalah Arial ukuran 18 dan
untuk tulisan lain selain judul adalah Arial ukuran
14 dengan jarak dua spasi.
Format Penulisan
Nama Peserta
Nama Program
Nama Peserta
BULAN
S S R K J S S R K J S S R K J S S R K J S S R K J
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
dst
Jakarta, 2020
Peserta Diklat
…............................................................
NIP.
KEGIATAN
NO
PENANGGUNG
JAWAB/
PELAKSANA
MATRIK ACTION PLAN
MINGGU I MINGGU II MINGGU III MINGGU IV MINGGU V
16. 11/11/2020
16
Presentasi Action Plan
Pelaksanaan
Action Plan
Identifikasi
kondisi layanan
saat ini
Kondisi Ideal
yang diharapkan
Dukungan Stake
Holders
Fokus Action
Plan (Solusi
alternatif)
Analisis
Kesenjangan/
Gap/Masalah
