Waarover gaat het ? Waarom is dit nodig ? Wie doet wat ? Hoe gaat het in zijn werk ? Waartoe heeft dit gediend (in 2012) ? Hoe zal dit evolueren ?

1. Fin, Adm & Bg Ctl
Objectieven en bilan
Kol v/h Vlw MAB E.TESSARO
Oktober 2013
1

2. Agenda
De financiële, administratieve en budgettaire
controle:
• Waarover gaat het?
• Waarom is dit nodig?
• Wie doet wat ?
• Hoe gaat het in zijn werk?
• Waartoe heeft dit gediend (in 2012)?
• Hoe zal dit evolueren ?
2

3. Waarover gaat het?
Classificatie en types controles
• Interne controle + Externe controle
– Interne : hiërarchie en aangeduide autoriteiten
– Externe : Organismen of agenten buiten de Admin
• Interne controle >< Interne audit
– Ctl = maatregelen van het Comdo en het Pers met de
bedoeling een redelijke garantie te waarborgen over de
risicobeheersing
– Audit = onafhankelijke raadgevingen en objectieven met de
bedoeling de functionering van de organisatie te verbeteren,
inclusief de risk management en de controleprocessen
3

4. Waarover gaat het?
Fin Ctl
><
Adm Ctl
><
Bg Ctl
• Fin Ctl :
– Wetten, reglementen, procedures
– Regelmatigheid, oprechtheid, betrouwbaarheid : rekeningen
en boekhoudstukken
– Opmerkingen en raadgevingen
• Adm & Bg Ctl zijn complementair :
– Wetten, reglementen, procedures
– Raming en budgettaire dekking
– Rechtvaardiging, motivering en opportuniteit
4

5. Waarom is dit nodig?
• Wettelijk kader => verplicht
• Onze geloofwaardigheid tegenover :
– De externe controle
– De belastingbetaler
• Onszelf “geruststellen” over ons beheersproces
– Coaching
– Risk management
– Procesverbetering
5

6. Wie doe wat?
• Intern :
Intern >< extern
– Iedereen
– DGBF (BFC-A + BFC-S + BFA-RHDD)
– AID / IAD
• Externe tussenkomsten :
–
–
–
–
–
–
–
Inspectie van Financiën
Controleur der vastleggingen
Rekenhof
Cab MoD
Min Bg / Min Ambt Zaken
Parlementaire Commissie Legeraankopen
Ministerraad
6

7. Wie doet wat ?
Organisatie DG BudFin
Directeur Generaal
Budget en Financiën
(DGBF)
Divisie
Fin & Bg Uitvoering
(BFA)
Divisie
Pl, Prg, Opst,
Opvolg Bg
(BFB)
Divisie
Controle
(BFC)
Divisie
Steun
(BFS)
7

8. Wie doet wat ?
Organisatie BFC
BFC
(1-C026)
Kol v/h Vlw MAB E. Tessaro 6022
BFC-A
(1-C024/025)
LtKol v/h Vlw MAB R. Decaestecker, Ir 3485
Maj MAB C. Blondiau 6023
Cdt S. Mathieu 1519
Mev J. Willot 6048
BFC-S
(4-C242/244/246)
Maj MAB G. Dumont 4246
Cdt P. Cocquit 6335
Cdt D. De Lobel 6335
Cdt D. De Kerpel 4710
Lt P. Prevot 4710
Adjt A. De Clercq 7726
Adjt B. Van Buynder 4263
8

9. Wie doet wat ?
De rol van BFC
• Parlementaire Commissie Legeraankopen
–
–
–
–
Trimestriële voortgangsnota
Vergadering op vraag van de Commissie
Contactpersoon van de Administratie
Coördinatie met Kab MLV
• Opvolging van de gedecentraliseerde
ordonnateurs “lokale aankopen” en “diverse
uitgaven”
– Beperkt aantal en nominatief aangeduid
– Rechten toekennen in ILIAS
9

10. Wie doet wat ?
De rol van BFC-A
COACHING
• Voorafgaand nazicht
– Laatste filter voor IF
– Finetuning en optimalisatie
• Overleg en coördinatie
– Coherentie tussen dossiers (Mat, Pers, Ops)
– Coherentie op Bg vlak (samenwerking met BFB)
• Facilitator
– Kennis m.b.t. de houding van de IF
– Communicatielijn met IF
• Raadgever en regulator
– Praktische kennis en expertise
– Helpdesk
10

11. DGMR
MRMP
Overheidsopdrachten:
AVA, gunning, uitvoering
Meest voorkomende types dossiers
DGHR
DG BudFin
Personeelsplan
Begroting INI en AJU
Aanwervingen contractuelen
Generieke vastleggingen
Verkopen materieel
Wetsontwerpen, ontwerpKB,
ontwerpMB
DGJM
Schadevergoedingen
ACOS STRAT
MOU
Subsidies en dotaties
ACOS O&T
MR-B
Generieke vastleggingen
Ops plannen
MR-C&I
Operationele inzet
Verkopen Infrastructuur
PMT NATO HQ
Ramingsstaten
MR-Mgt
MOU
BFC-A
MOU
CHOD
Prestaties voor 3den
Gedecentraliseerde
ordonnateurs
SDAB / ION
(KLM, CDSCA, RHDD,…)
Overheidsopdrachten
Overheidsopdrachten
Personeel
IF
Conventies

12. Wie doet wat ?
Voorwerp van de controle IF
•
•
•
•
•
Wettelijkheid
Regelmatigheid (Bg, overheidsopdrachten, …)
Budgettaire haalbaarheid
Conformiteit met beslissing van de Regering
Opportuniteit (!)
–
–
–
–
Doeltreffendheid
Efficiëntie
Bestaan van alternatieven
Correcte raming
12

13. Situering van IF
DG/ACOS
ordonnateurs
BFC-A
Parl Comm
LegerAank
MOD
MR
InterMin
Comité IF
Korps IF
IF
Min Bg
Min AmbtZ

14. Wie doet wat ?
De rol van BFC-S
COACHING
• Organisatie van de Fin Ctl
– HORECA installaties :
werking, boekhouding, inventaris en stocks
– Rekenplichtigen, onder rekenplichtigen, LA, BCU :
werking en boekhouding
• Overleg en coördinatie
– Coherentie tussen richtlijnen en praktijk
– Correctieve en preventieve maatregelen
• Raadgever en regulator
– Praktische kennis en expertise
– Coaching tijdens en na de controles
14

15. HORECA installaties
Rekenplichtigen
2 Clubs
BFA-B/CCB Voorschotten
44 Mess
BFA-B/CCB Ontvangsten
85 Bar
BFA- RHDD
35 Logement
Gedecentraliseerde
ordonnateurs
Overheidsopdrachten :
lokale aankopen
Leidende ambtenaren
Bureaus uitvoering
contracten
Lokale rekenplichtigen
36 RHDD
Paymasters
Onder rekenplichtigen
4 centrale ASE
48 lokale ASE
Indien geen ASE
BFC-S
3 ASE Ops
V.Z.W
10 gesubsidieerde vzw
3 HORECA Ops
20 ASE AttaDef
KBD, …
ASE BMSO
Eenheidsshops
HORECA in Ops
…
CHOD / DGBF / IAD
DGJM / DJMM

16. Hoe gaat het in zijn werk?
• Fin Ctl :
–
–
–
–
Niet aangekondigd en ter plaatse
Frequentie in functie van de laatste situatie
Toegang tot alle nodige documenten
Peilingen (coups de sonde)
• Adm & Bg Ctl :
–
–
–
–
Single Entry Point naar IF
Voorafgaand advies via dossier, document, briefing,…
Uitvoering gedeelte Adm & Bg Ctl
Systematisch
16

17. Hoe gaat het in zijn werk?
• Kwaliteiten van de interne controle ?
–
–
–
–
–
–
–
–
Onafhankelijkheid
Doorzichtigheid
Deontologie
Feedback (mondeling en schriftelijk)
Interdisciplinaire benadering
Iedereen wordt betrokken…
Verantwoordelijkheidsgevoel => selectieve controle
Complementariteit van de controles (dubbel gebruik
vermijden)
– Verbetering van prijs/kwaliteitverhouding van de controle
17

18. Waartoe heeft dit gediend?
Gegevens 2012
• Adm & Bg Ctl van BFC-A :
– 2.319 dossiers
– 0,6 % (= 14 dossiers ) definitief afgewezen
• Fin Ctl van BFC-S :
– 209 controles / rapporten
– Kwaliteit evolueert in de goede richting
18

19. Waartoe heeft dit gediend?
Gegevens 2012
• Correctieve acties :
– Feedback per dossier / controle
– Domein “Adm & Bg Ctl” :
• +/- 40 % van de dossiers (Tf, mail, vergadering,…)
• Coherentie tussen dossiers van verschillende
beheerders
– Domein “Fin Ctl” :
• +/- 80 % van de rapporten
• Interne controle in de eenheden (HORECA, …)
19

20. Waartoe heeft dit gediend ?
Gegevens 2012
• Preventieve acties
– Coördinatievergaderingen
•
•
•
•
BFA-RHDD
BFA-B
MRMP
…
– Herziening van de interne procedures
•
•
•
•
Praktische gids “Adm & Bg Ctl” => APG + SPS
Lokale aankopen /Diverse uitgaven => APG + SPS
Overheidsopdrachten (feedback naar MRMP)
RHDD (feedback naar BFA)
20

21. Hoe zal dit evolueren ?
• Rol van de verschillende actoren
– Nieuwe wetgeving
– Nieuw project : HRM@Defence
• Nieuw ERP systeem
– Contract in uitvoering
– Integratie van de toepassingen “Pers”
– Task Force HRM@Defence
21

22. 22