Suksesskriterier sett fra en innkjøpers ståsted
Anskaffelse av IKT og konsulenttjenester
Gunnar.Helge.Wiik@nav.no
Seniorrå...
NAV, 27.10.2010 Side 2
Offentlige anskaffelser
 I Norge anskaffer det offentlige varer og tjenester for ca. 380 mrd
krone...
NAV, 27.10.2010 Side 3
NAV - Arbeids- og velferdsforvaltningen
TALL OG FAKTA
 Opprettet 1. juli 2006 som fusjon av Arbeid...
NAV, 27.10.2010 Side 4
Tre reformer samtidig
NAV Pensjon
Helse-
refusjoner
Organisering
Arbeidsprosesser
Kompetanse
IKT
Re...
NAV, 27.10.2010 Side 5
Oppsummering av dagens situasjon og
de viktigste utfordringene
 Omstillingen er i rute, men tar en...
NAV, 27.10.2010 Side 6
Sentrale utfordringer på systemsiden i NAV
 Det store presset på utvikling har ført til at forebyg...
NAV, 27.10.2010 Side 7
Etablering av forvaltningskontrakter for Ny
pensjonsløsning
 Konkurranseutsetting av et sentralt o...
NAV, 27.10.2010 Side 8
Mål
 Etablere forvaltningskontrakter for Ny pensjonsløsning
 Inkludere systemer/komponenter fra e...
NAV, 27.10.2010 Side 9
Overordnet plan
 Informasjon og overgangsavtaler med leverandører
innenfor Pensjonsprogrammet: jun...
NAV, 27.10.2010 Side 10
Strategi
 Markedsvurdering
 Forvaltningsstrategi
 Anskaffelsesstrategi
 Sourcingstrategi
 Evt...
NAV, 27.10.2010 Side 11
Markedsvurdering
 Markedssituasjonen
– Med dagens forholdsvis lave konjunkturer er det kapasitet ...
NAV, 27.10.2010 Side 12
Forvaltningsstrategi
 NAV forvaltningsstrategi legges til grunn
– Leveranse av tjenester med resu...
NAV, 27.10.2010 Side 13
Anskaffelsesstrategi
1. Prosedyre og modell
2. Kvalifikasjonskriterier – prekvalifisering
3. Kvali...
NAV, 27.10.2010 Side 14
Prosedyre og modell
 Prosedyre: Over terskelverdi, konkurranse i 2 trinn med forhandling
 Kontra...
NAV, 27.10.2010 Side 15
Avklaringer
 Beslutningsmatrise
 Rollebeskrivelser
 Risikovurderinger
 Gjennomføringsevne i SP...
NAV, 27.10.2010 Side 16
Kvalifikasjonskriterier – prekvalifisering
 Obligatoriske krav (attester, regnskap etc)
 Teknisk...
NAV, 27.10.2010 Side 17
Kriterier – konkurranse
 Totalkostnad 35%
– Oppstartfase/etableringsfase
– Vedlikehold (ut fra er...
NAV, 27.10.2010 Side 18
Omfang
Anskaffelse av forvaltningskontrakter - milepæler
Konkurranse Frist – forespørsel om å
delt...
NAV, 27.10.2010 Side 19
Innhold av konkurransegrunnlag
 Betingelser for konkurransen
 Vedlegg 1 Kontraktsforlag Vedlikeh...
NAV, 27.10.2010 Side 20
6. De faste deltagerne i forhandlingsteamene
Anskaffelse Forhandlingsleder Forvaltningsledelse Inn...
NAV, 27.10.2010 Side 21
Anskaffelse av forvaltningskontrakter - status
Konkurranse Tilbuds-
frist
Planlagt dato for
avtale...
NAV, 27.10.2010 Side 22
Oppsummering - suksesskriterier
 Planlegging og organisering
 Informasjon til markedet
 Likebeh...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Presentasjon NAV frokostseminar anskaffelser_211010

2,227 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
2,227
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
5
Actions
Shares
0
Downloads
23
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Presentasjon NAV frokostseminar anskaffelser_211010

  1. 1. Suksesskriterier sett fra en innkjøpers ståsted Anskaffelse av IKT og konsulenttjenester Gunnar.Helge.Wiik@nav.no Seniorrådgiver NAV 21. oktober 2010 Devoteam daVinci Frokostseminar anskaffelser 21. oktober 2010
  2. 2. NAV, 27.10.2010 Side 2 Offentlige anskaffelser  I Norge anskaffer det offentlige varer og tjenester for ca. 380 mrd kroner i 2010.  NAV anskaffet varer og tjenester for ca. 9,9 mrd kroner i 2009  IKT - varer , vedl.og -support 650 MNOK  Konsulentavtaler 1 357 MNOK  § 1 Formål – Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenelig måte.  Sukssesskriterie for en offentlig anskaffelse er å realisere § 1 formål. – Hvordan klare det? – Det følgende er et eksempel på en anskaffelse som pågår nå og viser hvordan denne gjennomføres for å etterleve § 1
  3. 3. NAV, 27.10.2010 Side 3 NAV - Arbeids- og velferdsforvaltningen TALL OG FAKTA  Opprettet 1. juli 2006 som fusjon av Arbeidsmarkedsetaten og Trygdeetaten  Skal innen 2010 gjennomføre en av tidenes største forvaltningsreformer: Lokale partnerskap stat/kommune  14 000 ansatte (i statsetaten)  ca 17 000 ansatte gjennom partnerskap med kommunene  Nesten hele befolkningen er blant våre brukere  Forvalter en tredjedel av statsbudsjettet, gjennom ordninger som arbeidsledighetstrygd, attføring, pensjon, barnetrygd, kontantstøtte, m.m.  Kontor i alle kommuner
  4. 4. NAV, 27.10.2010 Side 4 Tre reformer samtidig NAV Pensjon Helse- refusjoner Organisering Arbeidsprosesser Kompetanse IKT Regler/lovgivning
  5. 5. NAV, 27.10.2010 Side 5 Oppsummering av dagens situasjon og de viktigste utfordringene  Omstillingen er i rute, men tar energi og oppmerksomhet fra løpende produksjon og oppfølging av brukerne  Vi har hatt betydelige restanser og har slitt med saksbehandlingstidene på flere av de store ytelsesområdene  Forbereder innføring av nye regelverk som nytt pensjonsregelverk og arbeidsavklaringspenger  Reformarbeidet har vært prioritert og det har liten grad har vært mulig å prioritere andre oppgaver knyttet til utvikling og modernisering av etaten
  6. 6. NAV, 27.10.2010 Side 6 Sentrale utfordringer på systemsiden i NAV  Det store presset på utvikling har ført til at forebyggende vedlikehold, konsolidering og feilretting har blitt prioritert lavere  IKT-porteføljen preges av sprikende teknologi og komplekse avhengigheter  Den nye organisasjonsstrukturen stiller krav til arbeidsprosessene i NAV som ikke støttes godt nok av eksisterende IKT-løsninger – f. eks. post- og dokumenthåndtering  Saksbehandlingssystemene har fått langt flere brukere enn systemene var designet for  Høy kompleksitet i et drifts-, utviklings- og forvaltningsperspektiv  Strategiske/tekniske beslutninger blir ofte tatt i prosjekter  Påvirkning fra eksterne tjenesteleverandører  Kontroll og styring
  7. 7. NAV, 27.10.2010 Side 7 Etablering av forvaltningskontrakter for Ny pensjonsløsning  Konkurranseutsetting av et sentralt og virksomhetskritisk område  Informasjon og forventninger til leverandørmarkedet  Kjøp av tjenester på et riktig nivå  Profesjonalisering av kunderollen  Ønske om å påvirke og motivere markedet – Reelle og gode tilbud – Ryddig og etterrettelig behandling – God informasjon – Profesjonell kjøper av tjenester
  8. 8. NAV, 27.10.2010 Side 8 Mål  Etablere forvaltningskontrakter for Ny pensjonsløsning  Inkludere systemer/komponenter fra eksisterende porteføljer der dette gir bedre systemforvaltning for NAV
  9. 9. NAV, 27.10.2010 Side 9 Overordnet plan  Informasjon og overgangsavtaler med leverandører innenfor Pensjonsprogrammet: juni – september 2009  Prekvalifisering av leverandører: Q3 – Q4 2009  Anskaffelsesprosess: Q4 2009 – Q3 2010  Overgangsfase for ny leverandør: Q3 2010 – Q2 2011  Ny leverandør overtar forvaltningsansvaret: Fra Q3 2011
  10. 10. NAV, 27.10.2010 Side 10 Strategi  Markedsvurdering  Forvaltningsstrategi  Anskaffelsesstrategi  Sourcingstrategi  Evt. endringer i rammeverk/utviklingsverktøy for forvaltning?  Føringer vedrørende metode for systemutvikling/ systemleveranse
  11. 11. NAV, 27.10.2010 Side 11 Markedsvurdering  Markedssituasjonen – Med dagens forholdsvis lave konjunkturer er det kapasitet i markedet – Prisnivået har gått ned siste 12 måneder – Nedgangen i verdensøkonomien på vei til å bunne ut – Usikkert når markedet snur – vil det skje innenfor neste 6 - 12 måneder?  Konkurransesituasjonen – Dagens leverandører i pensjonsprogrammet har fortrinn – Viktig å skape en god konkurransesituasjon gjennom – Definere overgang fra program til forvaltning (oppstart- og etableringsfase) som gjør andre leverandører i stand til å bygge seg opp – Overgangsavtaler med dagens leverandører – NDU sine ekstra kostnader for overgang til forvaltning med ny leverandør tas ikke inn i evalueringen – Kjennskap til virksomhetsprosessene i NAV skal vektlegges balansert i evalueringen
  12. 12. NAV, 27.10.2010 Side 12 Forvaltningsstrategi  NAV forvaltningsstrategi legges til grunn – Leveranse av tjenester med resultatansvar fremfor kjøp av løpende konsulenttjenester – Leveransene skal beskrives iht definerte kvalitetskrav, og skal følges opp ift måloppnåelse – Større forutsigbarhet i forhold til kostnadsnivå for kunden – Definert grunnlag for styring og oppfølging av kostnader – Leverandørene skal følges opp i forhold til måloppnåelse og kvalitet – Kontraktene skal i størst mulig grad gjenspeile faktisk samhandling og oppfølging av leveranser – Klare forpliktelser hos leverandører – Incentiver som sikrer kvalitetsmessig god forvaltning
  13. 13. NAV, 27.10.2010 Side 13 Anskaffelsesstrategi 1. Prosedyre og modell 2. Kvalifikasjonskriterier – prekvalifisering 3. Kvalifikasjonskriterier - konkurranse
  14. 14. NAV, 27.10.2010 Side 14 Prosedyre og modell  Prosedyre: Over terskelverdi, konkurranse i 2 trinn med forhandling  Kontraktene baseres på kontraktsstandardene fra Dataforeningen for systemforvaltning samt NDU sine tillegg til disse standardene – Vedlikeholdskontrakten – Rammeavtale om utviklingstjenester  Prismodell: I henhold til kontraktsstandardene fra Dataforeningen – Fast pris for vedlikehold med feilrettingsforpliktelse – Målpris med risikopåslag på estimat som hovedmodell for videreutviklingsleveranser – Løpende timebetaling for utredningsarbeid, evt. også målpris på utarbeidelse av løsningsspesifikasjon – Fast %-påslag for administrasjon av videreutvikling, versjonshåndtering/ konfigurasjonsstyring og feilretting under akseptansetest  Kontraktsperiode: 4 år (inklusive oppstartfase) samt opsjoner på 1 år + 1 år  Leverandørkonstellasjon: En leverandør innenfor forvaltning av hvert område/portefølje
  15. 15. NAV, 27.10.2010 Side 15 Avklaringer  Beslutningsmatrise  Rollebeskrivelser  Risikovurderinger  Gjennomføringsevne i SPA  Samarbeid med andre avdelinger i NDU, med direktoratet og med Pensjonsprogrammet  Konkurransesituasjonen, forhold hos leverandørene  Endringsprosesser innenfor NAV eller hos andre sentrale premissgivere  Usikkerhet  Hvert team har evaluert tilbudene fra alle de aktuelle leverandørene innenfor de respektive kategoriene  Teamene ble kun vurdert i forhold til kvalitetskriteriene – Oppdragsforståelse – Oppfyllelse av funksjonelle krav – Oppfyllelse av ikke-funksjonelle krav – Risiko ved migrering – Metode for migrering  Poenggivning og begrunnelser dokumentert i regneark
  16. 16. NAV, 27.10.2010 Side 16 Kvalifikasjonskriterier – prekvalifisering  Obligatoriske krav (attester, regnskap etc)  Tekniske og faglige kvalifikasjoner (eksempel fra Arena) – Erfaring 25% – Referanseprosjekter – Kompetanse 25% – CV’er for relevante ressurser – Utfylt kompetansematrise (verktøy, rammeverk, metode, prosesser, ledelse) for de samme personene – Kapasitet 25% – Beskrive og godtgjøre kapasitet for kvalifisert personell – Beskrive bruk av evt. underleverandører – Metode og kvalitetssikring 25% – Kortfattet beskrivelse av relevant metode og verktøy – Beskrivelse av forvaltningsprosesser – Kvalitetssystem, sertifisering
  17. 17. NAV, 27.10.2010 Side 17 Kriterier – konkurranse  Totalkostnad 35% – Oppstartfase/etableringsfase – Vedlikehold (ut fra erfaringstall for feil, support etc) – Videreutvikling (ut fra prognose over utviklingsbehov)  Kvalitet på tjenestene 65% – Gjennomføringsevne 50% – Forvaltningsorganisasjon – Kompetanse og kapasitet – Ledelse – Referanseprosjekter – Underleverandører – Forvaltningsprosesser – Utviklingsmetodikk – Oppstartprosjekt – Evt en konkret case?? – Kravoppfyllelse vedlikehold 10% – Kravoppfyllelse rammeavtale 5%
  18. 18. NAV, 27.10.2010 Side 18 Omfang Anskaffelse av forvaltningskontrakter - milepæler Konkurranse Frist – forespørsel om å delta i konkurransen Frist – utsendelse av konkurransegrunnlag Tilbudsfrist Avtaleinngåelse Fellessystemer 5/1 13/1 25/2 7/5 Pensjon & Bidrag 8/1 25/1 25/3 18/6 Datavarehus 13/1 12/2 13/4 18/6 Fellesregistre 20/1 22/2 6/5 13/8 Integrasjon 22/1 12/4 23/6 29/10 Brev & arkiv 27/1 12/3 11/6 1/10 Økonomi 15/1 5/5 27/8 19/11
  19. 19. NAV, 27.10.2010 Side 19 Innhold av konkurransegrunnlag  Betingelser for konkurransen  Vedlegg 1 Kontraktsforlag Vedlikeholdskontrakt for programvare – Del 1 Kontraktsdokument – Del 2 Generelle kontraktsbestemmelser – Del 3 Bilag  Vedlegg 2 Kontraktsforslag Rammeavtale om utviklingstjenester – Del 1 Kontraktsdokument – Del 2 Generelle kontraktsbestemmelser – Del 3 Bilag  Vedlegg 3 Beskrivelse av programvaren  Vedlegg 4 Forvaltning av programvaren  Vedlegg 5 Internkontrollsystem for personvern, informasjonssikkerhet og beredskap; Systemutvikling og systemforvaltning
  20. 20. NAV, 27.10.2010 Side 20 6. De faste deltagerne i forhandlingsteamene Anskaffelse Forhandlingsleder Forvaltningsledelse Innkjøp Koordinator 1 Fellessystemer Gunnar Helge Wiik Pål Sundbye Kristina Karlsen Gunnar Helge Wiik Odd G. Alterhaug Morten Tveit 2 Pensjon og Bidrag Inger Beate Botheim Pål Sundby Trude Sponberg Johnny Borgan Cecilie Trehjørningen Odd G. Alterhaug 3 Statistikk og datavarehus Magne Nilsen Christian Rosenvinge Maria Tangen Johnny Borgan Jørgen Oddvar Iversen NN 4 Fellesregistre Gunnar Helge Wiik Dag Levkowetz Berit Bergen Gunnar Helge Wiik Odd G. Alterhaug 5 Brev & Arkiv Gunnar Helge Wiik Christian Rosenvinge Johnny Borgan Gunnar Helge Wiik Odd G. Alterhaug Bente Ulvund 6 Integrasjon og rammeverk Cecilie Trehjørningen Dag Levkowetz Daniel Engehagen Cecilie Trehjørningen (Odd G. Alterhaug) 7 Økonomi Gunnar Helge Wiik Christian Rosenvinge Bjarne Pettersen Gunnar Helge Wiik Odd G. Alterhaug
  21. 21. NAV, 27.10.2010 Side 21 Anskaffelse av forvaltningskontrakter - status Konkurranse Tilbuds- frist Planlagt dato for avtaleinngåelse Status Fellessystemer 25/2 7/5 Kontrakt signert 30/4 med Computas Kontraktsverdi innlagt i Doffin etter avtaleinngåelse: 90 MNOK inkl. mva (6 år med årlig verdi på 15 MNOK) Pensjon & Bidrag 25/3 18/6 Kontrakt signert 14.juni med Accenture Kontraktsverdi innlagt i Doffin etter avtaleinngåelse: 330 MNOK inkl. mva (6 år med årlig verdi på 55 MNOK) Datavarehus 13/4 18/6 Kontrakt signert 14.juni med Capgemini Kontraktsverdi innlagt i Doffin etter avtaleinngåelse: 90 MNOK inkl. mva (6 år med årlig verdi på 15 MNOK) Fellesregistre 6/5 13/8 Kontrakt signert 16.august med IBM Kontraktsverd legges inn i Doffin etter avtaleinngåelse: 190 MNOK inkl. mva (6 år med årlig verdi på 31,7 MNOK) Brev & arkiv 11/6 1/10 Kontraktsverdi 120 MNOK inkl mva Integrasjon 23/6 29/10 Kontraktsverdi 150 MNOK inkl mva Økonomi 27/8 19/11 Kontraktsverdi ca. 150+ MNOK inkl mva Avtale ikke inngått. Verdi kan derfor ikke bekreftes.
  22. 22. NAV, 27.10.2010 Side 22 Oppsummering - suksesskriterier  Planlegging og organisering  Informasjon til markedet  Likebehandling  Forutsigbarhet  Åpenhet og tilgjengelighet  Planlegging og organisering

×