Cultuurconnect onderzocht samen met cc Brugge of ouders nood hebben aan hulp bij het zoeken van een babysit tijdens een avondje uit in het cultuurcentrum en hoe een cultuurcentrum ouders hierbij kan helpen. Lees alle resultaten in dit eindrapport.

1. CULTURELE
BABYSIT
een proefproject van Cultuurcentrum Brugge in
samenwerking met Cultuurconnect
januari tot en met december 2017
eindrapport januari 2018
Cultuurconnect voor Cultuurcentrum Brugge

2. 01
Het idee
Een avondje uit en een babysit vastleggen hoort voor vele ouders samen.
De onderzoeksvragen
• Willen ouders een babysit vastleggen bij het kopen van een ticket bij een cultuurcentrum?
• Willen babysitters een cultureel extraatje verdienen?
De doelgroepen
• Theaterbezoekers: ouders uit Brugge en omgeving tussen 25 en 45 jaar met jonge kinderen
• Babysitters: jongeren uit Brugge en omgeving tussen 16 tot 26 jaar
Het doel
• Ouders met jonge kinderen motiveren om (meer) culturele uitstappen in te plannen
• Jongeren motiveren om (meer) deel te nemen aan culturele activiteiten
• Ouders en jongeren met culturele interesse met elkaar in contact brengen
• Vraag (babysit vinden) en aanbod (babysitten) aan elkaar koppelen
2

3. 02
De aanpak
Marktonderzoek
• Polsen naar interesse bij ouders en bij babysitters
• Samenstellen van een testgroep van babysitters en ouders
• Verkennen van de markt van babysitoplossingen
Minimum viable product (MVP)
Zoeken naar een haalbare manier om via online kanalen van Cultuurcentrum Brugge de combinatie van
ticketverkoop en reservatie van een babysit te combineren in een proefopstelling
Gebruikerstesten
• Ouders en babysitters activeren op de proefopstelling
• Gebruik van de proefopstelling monitoren
• Diepte-interviews met ouders
Conclusies
• Beslissing over vervolg
• Lessons learned
3

4. 03
Marktonderzoek ouders en babysitters
Interesse bij ouders en babysitters
Uit twee beperkte online bevragingen geven ouders aan dat het
soms voorkomt dat ze niet naar een voorstelling gaan omdat er
geen babysit gevonden wordt. De bevraagde jongeren geven aan
dat de ticketprijzen soms een reden zijn om culturele uitstappen te
beperken. Babysitten staat voor jongeren gelijk aan het verdienen
van zakgeld om iets te kopen waar ze zelf voor kiezen. Daarom
verkiezen de bevraagde jongeren geld boven ticketkortingen. De
meerderheid van de bevraagde ouders geeft aan dat ze het liefst
vrienden, familie of een bekende babysit als oppas boeken. Een
meerderheid werkt ook met een vaste babysit. Een onbekende
babysit als noodoplossing blijkt een grote drempel te zijn. Bij de
bevragingen kwam naar boven dat ouders vooral het krijgen van
gedetailleerde informatie over het einduur van voorstellingen een
goede hulp vinden om hun (eigen) babysit te boeken.
Samenstellen van de testgroepen
Voor het samenstellen van de testgroepen werd vertrokken vanuit
een export uit het ticketverkoopsysteem van Cultuurcentrum
Brugge.
4
Om deze lijst aan te vullen met meer babysitters en
geïnteresseerde ouders die nog niet in het CRM-systeem van
Cultuurcentrum Brugge zitten, werd via verschillende kanalen een
oproep gelanceerd waarin ouders en babysitters zich als testers
voor het proefproject konden opgeven:
• Pagina op de website van Cultuurcentrum Brugge
• Campagnes op Facebook en Instagram
• Flyers verspreid over de stad
Uit deze oproep bleek dat er spontaan veel meer gereageerd werd
door geïnteresseerde babysitters dan door geïnteresseerde ouders.
De oproep leverde samen met de lijst uit het ticketingsysteem een
groep op met contactgegevens van:
• 46 geïnteresseerde ouders
• 125 babysitters
• 1619 (potentiële) ouders

5. 04
Marktonderzoek babysitplatformen
Het ingrijpen op de website van Cultuurcentrum Brugge en het daarmee verbonden
online ticketingplatform bleek onhaalbaar tijdens de periode van het proefproject.
Het (laten) ontwikkelen van een babysitapplicatie voor het verzamelen en beheren
en/of koppelen van contactgegevens van babysitters en theaterbezoekers kan een
optie zijn als:
• blijkt dat de gebruikersgroepen na de proefperiode enthousiast zijn
• het idee aanslaat
• het idee groeipotentieel heeft en opschaalbaar is
Voor het proefproject werd beslist om samen te werken met een bestaande
community en de bijhorende online applicaties. Na een vergelijkend onderzoek is
gekozen om samen te werken met Bsit. *
5
Er is gekozen voor Bsit omwille van:
• De gebruiksvriendelijkheid van de app
• Het feit dat er al ouders en babysitters uit Brugge en omgeving lid zijn
van de Bsit-community
• De lage instapkost
• Het feit dat Bsit een start-up is die op het moment van de proefperiode
nog zoekende was naar een businessmodel en partnerships
• Het feit dat Bsit bereid was om aanpassingen te doen in het kader van
het proefproject met Cultuurcentrum Brugge.
Nadelen van Bsit op het moment van de testen waren:
• Dat er enkel een native app voor iOS en Android was en geen mobiele
website waar babysitters en ouders gekoppeld kunnen worden
• Het werken met gesloten groepen nog niet op punt stond op het
moment van de proefperiode
• Niet alle gewenste cijfermateriaal eenvoudig verkrijgbaar was
* Na het proefproject van Cultuurcentrum Brugge verscheen het bericht dat ook de Brusselse vrijetijdspas Paspartoe een samenwerking met Bsit is aangegaan.

6. 05
MVP culturele babysit
De koppeling tussen het aanbod van Cultuurcentrum Brugge en de babysitoplossing is voor de
proefopstelling opgezet in de vorm van een nieuwsbrief waar het cultuuraanbod samen met de babysitopties
gepromoot werden. De testgroep van de ouders kreeg hiermee het aanbod in de vorm van een webpagina
binnen in hun mailbox. Bij het aanklikken van de babysitoptie werden de ouders doorverwezen naar de
stappen om zich op het Bsit-platform te registeren als lid van de kring 'Cultuurcentrum Brugge’.
Nadelen van deze testwerkwijze
• De flow om een babysit te boeken loopt los van de flow om een ticket te boeken
• Registratie en gebruik van Bsit kan enkel via een native app waardoor de browser verlaten wordt en er extra
stappen zijn eerst via de appstore van Apple of Google te app te downloaden
• De kalender op de website van Cultuurcentrum Brugge deze call to actions niet heeft
Voordelen van deze werkwijze
• Relatief eenvoudige manier om échte of actieve interesse te testen
• Er zijn geen technische ingrepen nodig aan de website en het ticketingplatform van Cultuurcentrum
Brugge
• De communicatie en functionaliteiten worden enkel getoond aan de testgroep
• De nieuwsbrief kan ook als communicatiekanaal gebruikt worden met de testgroep
• Er is segmentering mogelijk om het effect bij de verschillende gebruikersgroepen op te volgen en de
communicatie op te splitsen waar nodig
6

7. 7

8. 06
Gebruikerstesten
Actieve interesse meten
Bij het meten van actieve interesse wordt de vraag ‘ben je
geïnteresseerd?’ overstegen door te monitoren wie écht
klikt op de babysitopties die Cultuurcentrum Brugge
combineert met het lopende aanbod.
Via de rapporteringstools in MailChimp werd de interesse
voor het boeken van een ticket en/of een babysit gemeten
door
• de openrate van de nieuwsbrief
• de clickcijfers op de buttons met de 2 call to actions
• clickcijfers op andere links in de nieuwsbrief
OUDERS
1819 geadresseerden
45% opende de mails
9% klikte op een link in de mails
2% klikte op de ‘babysit-link’ (39 personen)
0,1% werd lid van de Bist-Kring ‘Cultuurcentrum Brugge’ (2 personen)
JONGEREN
125 geadresseerden
72% opende de mail
31% klikte op een babysit-link
34% werd lid van de Bist-Kring ‘Cultuurcentrum Brugge’ (43 personen)

9. 07
Diepte-interviews
Omdat het idee het moeilijkste ingang vond bij de ouders, werden
enkel met deze doelgroep gesprekken gevoerd.
Uit gesprekken bleek dat het zoeken en vastleggen van een babysit
meestal geen probleem vormt. Er wordt vaak gewerkt met een
‘vaste babysit’. De enkel keren dat het toch niet lukt om een babysit
vast te leggen, wordt een beroep gedaan op een netwerk van
vrienden of familie. Men wil niet zomaar een babysit, maar iemand
die men kan vertrouwen: de mentale drempel om via het
cultuurcentrum of Bsit een babysit vast te leggen bleek te hoog.
Er is wel behoefte aan duidelijke informatie over de voorstelling
zodat duidelijke afspraken met de babysit kunnen gemaakt
worden: einduur, met of zonder pauze, is de voorstelling
uitverkocht en wordt het dus moeilijk om een parkeerplaats te
vinden, …
Een herinnering een 2-tal weken voor de voorstelling zou ook op
prijs gesteld worden.
9
“Het is altijd wel de eerste keer voor
iets, maar voor de kinderen ben ik
toch wat voorzichtiger, neem ik
minder risico”
“Het is vaak rekenen tot wanneer
de babysit moet blijven. Een
einduur zou handig zijn”
“Hebben nog nooit plannen moeten
wijzigen. Indien de vaste babysit
niet kan, kunnen we terecht bij onze
ouders”

10. 08
Antwoorden op de onderzoeksvragen
Een culturele avonduitstap en een babysit vastleggen: voor vele ouders hoort het samen.
Willen ouders een babysit vastleggen bij het kopen van een ticket bij een cultuurcentrum?
Meestal niet omdat er bij voorkeur gekozen wordt voor de eigen babysit, familie of vrienden. De reservatie van
de eigen babysit verloopt via andere kanalen (telefoon, facebook messenger, …)
Willen babysitters een cultureel extraatje verdienen?
Babysitters verkiezen inkomsten in de vorm van een geldbedrag. Een extra korting om een cultureel
evenement bovenop het geldbedrag wordt wel geapprecieerd.
10

11. 09
Doorontwikkelen of opschalen?
Het proefproject leert dat ouders onvoldoende geneigd zijn om hun babysit te regelen via Cultuurcentrum
Brugge. Het doorontwikkelen om de reservatieflow van een babysit af te stellen op deze van het online
ticketingsysteem van een cultuurcentrum lijkt daarom op dit moment niet aangewezen.
Het promoten van oplossingen om een babysit te vinden kan wel blijvend een plaats krijgen op de website van
het cultuurcentrum of in andere communicatie met (potentiële) bezoekers van het cultuurcentrum.
Omdat ouders vooral op zoek zijn naar nuttige informatie voor hun eigen babysit kan het consequent
communiceren van het einduur van voorstellingen bekeken worden.
Het kan nuttig zijn om het effect van de samenwerking tussen Paspartout en Bsit op te volgen.
11

12. 10
Lessons learned 1/4
Procesmethode
Het proces om al experimenterend te innoveren wordt door Cultuurcentrum
Brugge als een meerwaarde voor de eigen werking ervaren. Dit omdat de
gebruikte methodes los van de invulling en de resultaten van het
proefproject bruikbaar zijn voor andere digitale trajecten zoals de website en
de online communicatie.
Timing is cruciaal
Het proefproject liep onvoldoende synchroon aan de seizoensprogrammatie.
Zo was bijvoorbeeld het MVP klaar op het moment dat het seizoen bijna ten
einde was en de programmatie van het nieuwe seizoen nog niet af was. Dat
heeft ervoor gezorgd dat het proefproject langer liep dan eerst gepland was.
Beschikbaarheid van betrokken medewerkers
Het is niet evident om processen die nog niet volledig geautomatiseerd zijn,
ingepland te krijgen bovenop het lopende werk.Alle medewerkers intern
betrokken en op de hoogte houden is een uitdaging.
12
“Deze andere manier van werken
was verfrissend om bij te leren. De
methode met scenariodenken en
persona’s maakt het concreter. We
hebben geleerd om op een
eenvoudige manier meer te weten
te komen door het publiek
rechtstreeks aan te spreken met een
heel concrete vraag.”

13. 10
Lessons learned 2/4
13
Openheid van de bestaande platformen
Het aanpassen van softwaretools die (deels) beheerd of ook gebruikt
worden door derde partijen (IT-dienst van de stad, ticketingplatform dat
ook door andere cultuurcentra gebruikt wordt, website die niet flexibel
aanpasbaar is, …) waren een struikelblok in het opzetten van
experimenten.Tijdens een proefopstelling is het belangrijk om snel te
kunnen schakelen, dingen te proberen, cijfermateriaal te verzamelen,
functionele aanpassingen door te voeren, … wat niet lukte met de huidige
systemen van Cultuurcentrum Brugge.
Door het opzetten van een reservatieflow naast de bestaande platformen
was de oplossing niet echt gebruiksvriendelijk.
Anderzijds was het nuttig om zonder ingrijpende aanpassingen te kunnen
leren uit het experiment met een externe tool.
“De confrontatie met de
geslotenheid van de huidige
systemen heeft geleid tot de
concrete vraag naar openheid in
het bestek voor de nieuwe website”

14. 10
Lessons learned 3/4
14
Communicatieplanning is cruciaal
Het opstellen van een contentkalender voor het bespelen van de juiste kanalen
op het juiste moment met de juiste tone of voice voor de juiste doelgroep bleek
cruciaal. Naast het zorgvuldig inplannen bleek hiervoor ook meer tijd nodig dan
oorspronkelijk ingepland. Bij de belangrijkste berichten werd de expertise van
een copywriter ingeschakeld om het idee wervend voor te stellen en zeker te zijn
dat de boodschap ook overkwam bij wie nog niet van het project/idee gehoord
had.
Meer weten door minder te vragen
Tijdens het hele traject werd blijvend ingezoomd op een zeer specifieke en
concrete vraag. Het belang van focus op de onderzoeksvragen werd als verrijkend
ervaren.
Een projectteam en -organisatie op maat van het experiment
Bij aanvang waren 4 workshops ingepland met een groep van 9 deelnemers.
Vanaf de 3de workshop is het team herleid tot een vaste kern van 4 deelnemers.
Hierdoor was het mogelijk om sneller te schakelen en expertise op afroep in te
schakelen wanneer nodig.
“Het was interessant om te merken
dat er voor een relatief lage kost
meer kwaliteit bereikt werd door
bijvoorbeeld het inschakelen van
een illustrator en een copywriter op
het juiste moment.”

15. 10
Lessons learned 4/4
15
Voice of the customer.
Het plan om het publiek actief te betrekken bij de vormgeving van het idee
is omwille van praktische omstandigheden niet gelukt. Dit werd
opgevangen door Sara die als teamlid en ervaringsdeskundige de rol van
‘voice of the customer’ op zich nam. Sara heeft kinderen en is tijdens het
proefproject actief gebruiker van de Bist-app geworden.
Wat mensen zeggen is anders dan wat mensen doen
Het project was een illustratie van het feit dat alle bevraagden enthousiast
waren over het idee terwijl uit de praktijk bleek dat ouders bijna niet
overgingen tot het gebruiken van de dienst.
Promotie voor het cultuurcentrum of voor de babysitapp.
Het gebruik van de Bist-app zorgde ervoor dat het idee snel en professioneel
getest kon worden. Tegelijkertijd was het een moeilijk om de test niet te
doen overkomen als een promotiecampagne voor de Bist-app.
Het cultuurcentrum als een betrouwbare partner
Uit alle communicatie, de hoge openrate van de nieuwsbrief en de
bereidheid om mee te testen blijkt dat het cultuurcentrum als een
betrouwbare partner ervaren wordt.
Tools ter ondersteuning van de projectwerking
Het gebruik van Basecamp als communicatietool werd als omslachtig en
overkill ervaren. Het feit dat niet alle medewerkers van Cultuurcentrum
Brugge in de periode van het proefproject over een laptop konden
beschikken, zorgde ervoor dat werkvergaderingen in groep niet altijd
efficiënt verliepen.

16. 11
Conclusies
16
“Het proefproject en de
samenwerking waren een
interessante en nuttige vorm van
teambuilding”
“De onderzoeksvragen werden
beantwoord tijdens het
proefproject, daarom ervaren wij
het project als geslaagd ook al gaan
we niet verder met het
oorspronkelijke idee”

17. Projectteam en rollen
17
Pieter Brabant
Projectleider Cultuurcentrum Brugge
pieter.brabant@brugge.be
Rosemie Callewaert
Procesbegeleider
rcallewaert@istoireservices.be
Maike Somers
Projectleider Cultuurconnect
maike.somers@cultuurconnect.be
Sara Colpaert
Expert
sara.colpaert@brugge.be
Ouders en jongeren

18. Partners en tools
Cultuurcentrum
Cultuurconnect
Encima (website)
Bsit (babysitplatform)
1819 ouders uit Brugge en omgeving
125 babysitters uit Brugge en omgeving
Red Lobster (illustraties)
Docom (Mailchimp development)
schrijf.be (copywriting)
iStoire Services (procesbegeleiding)
MailChimp
Facebook (campagne)
Instagram (campagne)
Twitter
Google form (bevragingen)
Basecamp (projectcommunicatie)
18

19. MEER INFO
OF VRAGEN?
Neem contact op met Maike Somers van
Cultuurconnect via
maike.somers@cultuurconnect.be
Cultuurconnect voor Cultuurcentrum Brugge