Gea Opmaak Voor Verandering Low Res 96

Studies voor het Stimuleringsfonds voor de Pers - S 26

Opmaak voor verandering

OVER DE BETEKENIS VAN REDACTIONELE AUTOMATISERING
VOOR UITGEVERS VAN TIJDSCHRIFTEN

In boekvorm uitgebracht onderzoek in opdracht van het
Stimuleringsfonds voor de Pers

Michiel de Klein, Patrick Swart en André Knol

Opmaak voor verandering
Over de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften

Eindrapportage redactionele automatisering in boekvorm

Stimuleringsfonds voor de Pers
Den Haag

november 2009

uitgever: Stimuleringsfonds voor de Pers, Den Haag
auteurs: Michiel de Klein, Patrick Swart en André Knol
eindredactie: Aloys van Balen
vormgeving en opmaak: Aram de Glas, Studio-Online.nl
fotografie omslag:
fotografie boek: fotolia, TTC, JCDecaux, innovationsinnewspapers.com, Andre Knol, Shutterstock
druk: Drukkerij Holland, Alphen a/d Rijn

1e druk: november 2009

ISBN/EAN: 9789076176222
Titel: Opmaak voor verandering
Subtitel: Over de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften

© 2009,
in opdracht van het Stimuleringsfonds voor de Pers, www.svdp.nl

Niets van deze uitgave mag, op welke wijze dan ook, worden vermenigvuldigd en/of openbaar
gemaakt, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Voorwoord
Het vervaardigingsproces van een tijdschrift is met elke editie een arbeidsintensief en stressvol
traject dat doorgaans minder efficiënt en voorspelbaar verloopt als de uitgever wel zou willen.
Er zijn vaak veel disciplines en mensen bij betrokken en het werken met externe redacteuren
en een breed scala van aanleverende partijen maakt het proces zeer complex, kostbaar en
moeilijk beheersbaar. Externe redacteuren, fotografen, illustratoren, de interne redactie, eind-
en hoofdredacteur, de art director, beeldredacteur, adverteerders, advertentieacquisitie, de
uitgever, de studio, dtp’ers en de drukker; allemaal zijn ze betrokken bij de vervaardiging van
een tijdschrift en alle bijdragen zijn essentieel om weer een editie op te leveren.

De grote tijdschriftenuitgevers zijn al enige tijd intensief bezig met het optimaliseren van hun
processen door inzet van redactionele automatisering. Mede door de noodzaak om niet alleen
in print te publiceren maar ook online. Vreemd genoeg volgen de middelgrote en kleinere
tijdschriftenuitgevers maar zeer mondjesmaat. Dat terwijl de behaalde resultaten met de
inzet van redactionele automatisering zonder meer positief zijn. De kostenbesparingen zijn
substantieel en het proces wordt transparanter, beter voorspelbaar en efficiënter. Dit was
aanleiding voor het Stimuleringsfonds voor de Pers om eens te onderzoeken welke redenen
zijn aan te voeren voor het achterblijven van deze grote groep tijdschriftenuitgevers. Deze en
andere vragen kwamen vanzelfsprekend niet uit de lucht vallen. Redactionele automatisering
wordt nog weinig ingezet door uitgevers. Online is er bijzonder weinig objectieve informatie over
het onderwerp te vinden. Nergens is bijvoorbeeld te vinden wat redactionele automatisering
eigenlijk is en kan. Een overzicht van beschikbare systemen, tools en applicaties, zoals met
‘Opmaak voor verandering’ inzichtelijk is gemaakt, was bij de start van het onderzoek niet
beschikbaar. Slechts enkele namen van leveranciers of systemen komen bij een online zoektocht
bovendrijven. Dat terwijl er in Nederland alleen al meer dan 50 oplossingen geleverd en ingezet
worden. Uitgevers zijn volledig afhankelijk van de informatie die leveranciers beschikbaar stellen.
Dat maakt een objectieve keuze voor een best passende oplossing niet eenvoudig.
Naast het zoeken naar redenen voor de gebrekkige adaptatie door middelgrote en kleine uitgevers,
was het scheppen van transparantie en overzicht een belangrijke doelstelling van het onderzoek.
Het Stimuleringsfonds voor de Pers gaf tevens de opdracht om met concrete aanbevelingen en
handvatten te komen voor die uitgevers die behalve kennismaken ook daadwerkelijk een keuze
willen maken voor redactionele automatisering. Hoe selecteer je redactionele automatisering, wat
kost het, hoe verdien ik het terug, wat zijn de voor- en nadelen, hoe implementeer ik het eigenlijk?
Wij willen met deze uitgave een antwoord geven op de bovenstaande vragen.

‘Opmaak voor verandering’ is geschreven voor tijdschriftenuitgevers. Wij hopen dat het een bijzonder
informatief en toepasbaar boek is geworden waarin alle facetten van redactionele automatisering
op zodanige wijze aan de orde komen dat de lezer er ook daadwerkelijk wat mee kan. Niet alleen de
kansen en mogelijkheden worden uitgediept. Ook de onmogelijkheden en valkuilen van technologie
in het redactionele proces van een tijdschrift komen aan de orde. Als onderzoekers hebben we met de
titel ‘Opmaak voor verandering’ een voorschot genomen op de uitkomsten van het onderzoek.

Michiel de Klein
Patrick Swart
Andre Knol

Inhoud

1 Management summary 9
1.1 Wat is redactionele automatisering? 10
1.2 Wat levert redactionele automatisering op? 10
1.3 Wat kost redactionele automatisering? 12
1.4 Stappenplan voor uitgeverijen 13
1.5 Ervaringen met redactionele automatisering 13
1.6 Implementatie commitment 14
1.7 Wat biedt ‘Opmaak voor verandering’ de lezer nog meer? 14

2 Inleiding 17
2.1 Onderzoek naar de kansen en mogelijkheden van redactionele automatisering 17
2.2 Centrale vraagstelling 17
2.3 Scope van het onderzoek 18
2.4 Onderzoeksopzet en aanpak 19
2.5 Wat willen de auteurs bereiken met de onderzoeksresultaten? 21

3 Huidige situatie redactioneel proces 23
3.1 Functionele gebieden redactioneel proces 23
3.2 Online enquête: probleemgebieden huidige redactionele proces 23
3.3 Online enquête: behoefte redactionele automatisering bij uitgevers 25
3.4 Belemmerende factoren 27
3.5 Conclusies 28

4 Wat is redactionele automatisering? 31
4.1 Functionele gebieden redactioneel proces en redactionele automatisering 31
4.2 Overzicht van de oplossingen van redactionele automatisering 34
4.3 Voordelen van redactionele automatisering 39

5 Impact voor de betrokkenen 41
5.1 Wat verandert er voor de uitgever? 42
5.2 Wat verandert er voor de (eind)redactie? 43
5.3 Wat verandert er voor advertentieacquisitie? 44
5.4 Wat wordt er anders voor de studio en dtp’ers? 45
5.5 Samengevat 45

6 Overzicht van aanbieders van redactionele automatisering 47
6.1 Transparantie en overzicht creëren 47
6.2 System integrators 49
6.3 Andere aanbieders 50
6.4 Stand van zaken en ontwikkelingen van de technologie 51

6.5 Conclusies 53

7 Besparingspotentieel van redactionele automatisering 55
7.1 Besparingspotentieel redactionele automatisering 55
7.2 Conclusies 59

8 Kosten van redactionele automatisering 61
8.1 Inzicht kosten aanbiedingsmodellen redactionele automatisering 61
8.2 Use case ‘uitgeverij Fictief’ 67
8.3 Conclusies 68

9 Verantwoord kiezen voor redactionele automatisering 71
9.1 Audit tool in vijf stappen uitgelegd 71
9.2 Betrouwbaarheid resultaten audit 76
9.3 Conclusies 76

10 Redactionele automatisering in de praktijk 79
10.1 Cases en ervaringen uit eerdere implementaties 79
10.2 Implementatie 82
10.3 Implementatieregels 84
10.4 Conclusies 84

11 Samenvatting belangrijkste constateringen en conclusies 87
11.1 Huidige situatie redactioneel proces 87
11.2 Wat is redactionele automatisering? 87
11.3 Overzicht van de aanbieders van redactionele automatisering 88
11.4 Kosten en besparingspotentieel redactionele automatisering 88
11.5 Het opstellen van een businesscase voor uitgeverijen 89
11.6 Redactionele automatisering in de praktijk 89

12 Aanbevelingen 91
12.1 Beantwoording van de centrale vraagstelling 91
12.2 Aanbevelingen 93

Bijlagen 97
Bijlage 1 Overzicht interviews, deelnemers RTC’s en behandelde cases 99
Bijlage 2 Begrippenlijst 101
Bijlage 3 Overzicht in Nederland geleverde toepassingen redactionele automatisering 107
Bijlage 4 Casebeschrijvingen 111
Case 1: Quote Media (tegenwoordig Hachette Filipacchi Media) 112
Case 2: Media Business Press 114
Case 3: Sdu Uitgevers 115
Case 4: Transport en Logistiek 116
Case 5: Hollandia Publishing 117

Hoofdstuk 1

Management summary
Grote tijdschriften- en krantenuitgevers zijn er druk mee of hebben het inmiddels operationeel;
redactionele automatisering. Kosten besparen, een efficiënt proces en transparantie in de
creatieketen zijn de drie belangrijkste redenen waarom grote tijdschriftenuitgevers nagenoeg
allemaal bezig zijn met het optimaliseren van het redactionele proces door inzet van ICT.
Met als doel meer grip te krijgen op het vervaardigingsproces van hun titel(s), substantiële
kostenreductie te realiseren en de algehele efficiency te verhogen.
Middelgrote en kleine uitgevers van tijdschriften blijken niet of slechts beperkt met redactionele
automatisering bezig te zijn. En dat terwijl de voordelen op het eerste oog veelbelovend zijn.
Ook blijkt dat de wereld van redactionele automatisering nog weinig transparant ls. Overzichten
van technologie en aanbieders ontbreken en de informatie die wel beschikbaar ls, is vaak van
technische aard en minder toegankelijk voor een uitgever die zich doorgaans niet met ICT
bezighoudt. Daarom probeert ‘Opmaak voor verandering’ antwoord te geven op de volgende
vragen:
- wat is redactionele automatisering eigenlijk?
- welke redactionele ICT-toepassingen, applicaties en tools zijn er?
- wat zijn de te benoemen kwantitatieve en kwalitatieve voordelen?
- hoe kunnen de voordelen van redactionele automatisering door middelgrote en kleine
uitgevers worden benut?
- welke tijdschrifttitels lenen zich voor redactionele automatisering en welke niet?
- welke investeringen zijn er gemoeid met redactionele automatisering?
- hoe ziet een implementatietraject er uit?

Op dit moment zijn er tal van alternatieven om redactionele automatisering interessant en
financieel haalbaar te maken voor middelgrote en kleine tijdschriftenuitgevers. ‘Opmaak
voor verandering’ geeft uitgevers overzicht en inzicht in de recente ontwikkelingen op
het gebied van redactionele automatisering en de toepasbaarheid op de eigen titel(s). De
lezer krijgt antwoord op de vraag: ‘wat kan redactionele automatisering voor mijn titel(s)
betekenen?”

Het periodiek produceren en publiceren van een tijdschrift is doorgaans een samenspel van veel
betrokkenen die elk vanuit hun eigen discipline een deel van het proces invullen. De dynamiek
is hoog, alsook de complexiteit:
- veel in- en externe betrokken partijen waardoor de doorlooptijd lang is
- er is veel onderlinge afstemming en coördinatie noodzakelijk
- veel notificaties en autorisaties in het proces
- een volgtijdelijk gedreven proces
- met korte bewerkingstijden en piekbelasting door strakke deadlines
- vaak veel correctierondes
- grote verscheidenheid aan aanleverkanalen en een grote materialenstroom
- noodzaak tot het najagen van ontbrekend materiaal
- regelmatig fouten in aangeleverd materiaal

Over de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften 9

- veel handmatig werk en een lage standaardisatiegraad
- redactioneel proces en advertentieproces lopen parallel en kennen ieder een eigen dynamiek.

Het verwerven van grip op een complex proces is voor veel tijdschriftenuitgevers een
belangrijke reden om zich te verdiepen in de kansen en mogelijkheden van redactionele
automatisering. De volgende opsomming is een weergave van de belangrijkste behoeften of
verbeterpunten zoals uitgevers van tijdschriften zelf aangeven:
- het verwerven van meer grip op het redactionele proces en dus verminderen van stress
naarmate de publicatiedatum dichterbij komt
- verbeteren van de voorspelbaarheid in het redactionele proces
- inzicht in de actuele status van kopij, beeld en pagina’s
- verminderen van de kans op fouten in het proces
- verminderen van fouten in de technische kwaliteit van de content
- meer tijd kunnen besteden aan de kwaliteit en merkconsistentie van de titel
- snel, eenvoudig naar meerdere kanalen kunnen publiceren
- het realiseren van kostenbesparing.

De inzet van redactionele automatisering voorziet in het merendeel van de behoeften bij
uitgevers en toch is er sprake van koudwatervrees bij veel middelgrote en kleinere uitgevers.
De latente behoefte aan redactionele automatisering is er. Echter geven uitgevers ook aan dat
redactionele automatisering vooral een zeer technisch en complexe materie is, die moeilijk te
doorgronden en te begrijpen is. ‘Opmaak voor verandering’ heeft tot doel deze ogenschijnlijke
mismatch te slechten.

1.1 Wat is redactionele automatisering?
Redactionele automatisering is het zo optimaal mogelijk inrichten van het redactionele proces
door het toepassen van ICT op het gebied van opdrachtverstrekking, workflowmanagement,
opslag en beheer van content, (semi)automatische opmaak van artikelen of pagina’s,
vormgeving en crossmediaal publiceren. Het redactionele proces kan vereenvoudigd worden
door het op te knippen in drie functionele gebieden. Per functioneel gebied biedt redactionele
automatisering oplossingen:
1. Verzamelen en creëren
Het functionele gebied ‘verzamelen’: beter ontvangen en beheren. Alle toepassingen
die gericht zijn op het centraal verzamelen, schrijven, categoriseren, metadateren,
wegschrijven, beheren en ontsluiten van content (kopij, fotografie, advertenties, illustraties,
video, audio, etc.).
2. Vormgeven
Het functionele gebied ‘vormgeven’: efficiënter opmaken en vormgeven. Alle toepassingen die
het creatieproces begeleiden en de opmaak faciliteren (naar print, online, mobiel, etc.).
3. Publiceren
Het functionele gebied ‘publiceren’: efficiënter publiceren. Alle tools en hulpmiddelen die het
uiteindelijke publicatieproces goed ondersteunen zoals colormanagement-oplossingen,
XML-conversie, PDF-conversie, etc.

1.2 Wat levert redactionele automatisering op?
Er zijn twee soorten besparingen. Besparingen die duidelijk kwantificeerbaar zijn zoals ‘out-
of-pocket-besparingen en indirecte of additionele besparingen. Deze laatste zijn moeilijker te

10 Opmaak voor verandering

Figuur 1: redactionele automatisering gepositioneerd

verzamelen vormgeven publiceren

work owsysteem en digitale plank

geautomatiseerde

uitgangscontrole
ingangscontrole
gecontroleerde

conversie
invoering van (semi-)automatische opmaak
content XML
HTML

centrale opslag, beheer en ontsluiting

kwantificeren of zijn meer van kwalitatieve aard, zoals een verbeterde ‘stijlconsistentie’ binnen
een titel.
1. de inzet van redactionele automatisering levert een besparing op de opmaakkosten van
gemiddeld 50%
2. efficiencyverbetering van de interne organisatie resulteert in 20% tot 30% minder
benodigde regelcapaciteit in het proces van het verzamelen, vormgeven en publiceren
van een editie. Onderstaand is een strikte scheiding aangebracht in gemeten kwantitatief
besparingspotentieel en indirecte ‘ additionele benefits’.

Daarnaast zijn er besparingen die worden gerealiseerd op de tijd die redacties doorgaans
bezig zijn met het proces van traffic- en productiewerkzaamheden. Zodoende kan meer tijd en
aandacht uitgaan naar de inhoud, zoals het vervaardigen van een artikel of werkzaamheden op
het gebied van beeldredactie. Redacties zijn in de regel 20% tot 30% minder tijd kwijt aan het
organiseren en regelen van de productie.

Figuur 2: besparingspotentieel op de out-of-pocketkosten binnen het redactionele proces

Besparingspotentieel op
verzamelen vormgeven publiceren out-of-pocketkosten

advertentiepagina’s pdf-conversie
volledig template
ingangscontrole
advertenties
plank-software
templates
automatisch 70%
gedreven positioneren

100% ingangscontrole Correctierondes softproo ng
gestandaardiseede content database plank-software pdf-conversie 60%
pagina’s auto-opmaak editing xml-conversie

50% ingangscontrole Correctierondes scripting
gestandaardiseede content database plank-software pdf-conversie 40%
pagina’s templates editing xml-conversie

plank-software
volledige vrije
pagina’s
ingangscontrole
content database
overleg pdf-conversie 30%
vormgeving

Percentage van totaal
besparingspotentieel 45% 45% 10%


Op basis van specificaties van zo’n 250 tijdschrifttitels zijn de gemiddelde paginaprijzen
gedefinieerd. Er is daarbij een onderverdeling gemaakt naar vier soorten pagina’s en vier
organisatieniveaus. De eerste kolom betreft de gemiddelde paginaprijs in Nederland. De tweede
kolom geeft de paginaprijzen wanneer de uitgever scherp heeft ingekocht. Kolom drie geeft de
paginaprijzen aan bij inzet van redactionele automatisering en kolom vier geeft aan wanneer
er na inzet van redactionele automatisering ook nog eens sprake is van offshoring; opmaak in
lagelonenlanden. Door inzet van redactionele automatisering zal de gemiddelde prijs die een
uitgever betaalt voor de vervaardiging van een pagina zo’n € 20,- zijn.

Gemlddelde Scherp in- + redactionele + vervolgens
prijs koopbeleld automatisering offshorting

100% standaard
€40 €20 €6 €3
advertentie pagina

100% standaard
€50 €30 €12 €6
redactiepagina

50% standaard,
50% creatieve €70 €45 €27 €13,50
redactiepagina

100% creatieve
€80 €65 €45 €22,50
redactiepagina

Additionele ‘benefits’ van redactionele automatisering:
- integrale kwaliteit van de uitgave neemt toe (consistentie, minder fouten, etc.)
- doorlooptijdverkorting (een editie is sneller klaar)
- bewerkingstijdverkorting (afzonderlijke bewerkingen duren korter)
- gelijktijdig kan er zowel inhoudelijk als aan de opmaak worden gewerkt
- er is minder piekbelasting doordat een editie beter gepland kan worden
- volledige transparantie in het proces, de status en de openstaande acties van een titel
- de randvoorwaarden creëren om ook via andere kanalen en dragers snel te kunnen publiceren
- meer grip op het proces en minder ‘deadline stress’
- reductie aantal correctierondes
- meer tijd voor advertentieverkoop (door de doorlooptijdverkorting)
- alle content snel vindbaar en herbruikbaar (ook oude edities)
- volledig plaatsonafhankelijk en op afstand kunnen werken.

Allemaal verbeteringen gericht op de interne en externe organisatie welke in de praktijk wel
zichtbaar worden maar moeilijker kwantificeerbaar dan de externe paginaproductiekosten.

1.3 Wat kost redactionele automatisering?
Het besparingspotentieel, zowel kwanititatief als kwalitatief, moet worden afgezet tegen de
investeringen die nodig zijn om deze besparing ook te realiseren en de totale terugverdientijd.


In algemeenheid kan gesteld worden dat een basisconfiguratie van een redactioneel systeem
een vanafprijs kent van zo’n € 800,- per maand, oplopend tot € 1.400,- per maand voor een
basisconfiguratie met daarin een workflowsysteem, DAM-systeem en in een aantal gevallen een
digitale plank. In beide gevallen is hier sprake van een SaaS-oplossing (Software as a Service). De
uitgever huurt het systeem dat volledig web based beschikbaar wordt gesteld.

De inzet van een geïntegreerd redactioneel systeem als SaaS-oplossing is bedrijfseconomisch
haalbaar voor titels met een volume vanaf 1.000 tot 1.400 pagina’s per jaar. De kosten voor
implementatie en gebruik van het systeem worden binnen twee jaar terugverdiend uit de out-of-
pocketbesparing in het redactionele proces. Dit is mede afhankelijk van de typering van de titel(s)
en de organisatie van het huidige proces. Het gaat hier alleen om de out-of-pocketbesparingen en
niet om de integrale efficiencyvoordelen die redactionele automatisering te bieden heeft.

Er zijn echter veel uitgeverijen die een volume van 1.000 pagina’s per jaar niet halen omdat hun
titel bijvoorbeeld viermaal per jaar verschijnt en omdat er geen andere titels in portfolio zijn die
van hetzelfde systeem gebruik kunnen maken. Uitgeverijen die het volume van 1.000 niet halen
kunnen echter nog steeds profiteren van de mogelijkheden van redactionele automatisering.
Zij kunnen losse componenten of zogenaamde ‘tools’ inzetten. Na analyse van de omvang van
de uitgeefmarkt en een verzameling van circa 250 titels kan gesteld worden dat 40% van alle
tijdschrifttitels zich leent voor redactionele automatisering. 60% Van de titels zal vooral met
tools de processen verder kunnen optimaliseren.

1.4 Stappenplan voor uitgeverijen
Om vast te kunnen stellen of investeren in redactionele automatisering een verstandige keuze
is, moet(en) de betreffende titel(s) geanalyseerd en nader gespecificeerd worden. Op basis
van deze analyse kan worden vastgesteld wat het besparingspotentieel is, welke investering
daarmee gemoeid is en binnen hoeveel tijd de investering kan worden terugverdiend. In
hoofdstuk 9 wordt het stappenplan verder uiteengezet.

Figuur 3: vijf stappen om uitgevers te helpen bij de keuze voor redactionele automatisering

stap 1 stap 2 stap 3 stap 4 stap 5

analyse niveau van licentiemodel inzicht resultaat bespa-
titelgegevens redactionele voor kengetallen ring door inzet
automatisering redactionele titelgegevens redactionele
automatisering automatisering

gedetailleerde meest optimale best passende totaaloverzicht vervolgstappen
typering van de niveau van wijze van - ICT investering - go/no go
tijdschrifttitel automatisering aanschaf - implementatie - selectie
gegeven de - koop-licentie - besparingen - definitieve
titeltypering - SaaS-licentie - ROI keuze
- additionele
benefits

1.5 Ervaringen met redactionele automatisering
Diverse cases geven een uiteenlopend beeld van ervaringen die uiterst positief of ronduit
negatief zijn. De onderzochte cases van implementaties van circa drie tot vijf jaar geleden


vertonen implementatieproblemen en negatieve ervaringen. De implementatieproblemen
zijn voornamelijk technisch of organisatorisch van aard. De afstemming tussen de
klantorganisatie, de verschillende leveranciers en/of system integrator was niet optimaal, taken
en verantwoordelijkheden waren niet goed belegd, het financieel budget en planning werden
overschreden en de besparing werd onvoldoende gerealiseerd.
De recente cases (de afgelopen twee à drie jaar) laten daarentegen veelal positieve
ervaringen zien. De uitgeeforganisatie is tevreden met de technologie en implementatie
daarvan. Toepassing van redactionele automatisering heeft geresulteerd in kostenbesparing,
efficiencyverbetering en andere directe en indirecte, goed en minder goed te kwantificeren
voordelen, zoals het gelijktijdig kunnen werken aan een pagina of tot het laatste moment
advertenties kunnen plaatsen alvorens de editie naar de drukker gaat.

1.6 Implementatie commitment
De keuze voor redactionele automatisering impliceert een veranderproces. De werkwijze van de
redactie, externe auteurs, advertentieacquisitie en de traffic- en productiebegeleiding verandert.
Het is belangrijk dat de oude methodiek en workflow wordt losgelaten en een nieuwe wordt
geadopteerd. Het goed initiëren en begeleiden van de verandering is dus uiterst belangrijk. Het
management van de uitgeverij moet altijd onvoorwaardelijk achter de keuze voor redactionele
automatisering staan en daaraan vasthouden.
Succesvol implementeren van redactionele automatisering vereist:
1. commitment van uitgever en redactieleden om creativiteit en processen en kosten in de
juiste verhouding te houden
2. duidelijke kaderstelling en scope van mogelijkheden in het tijdschriftproductieproces
3. vernieuwing/vastlegging omschrijving van taken en bevoegdheden van alle partijen in het
proces.

1.7 Wat biedt ‘Opmaak voor verandering’ de lezer nog meer?
‘Opmaak voor verandering’ biedt verder:
1. Een overzicht van de belangrijkste toepassingen, applicaties en tools die het redactionele
proces ondersteunen. De functionele gebieden van deze toepassingen zijn in kaart gebracht
en er is een overzicht van de aanbieders.
2. Alternatieven zijn omschreven hoe een kleine uitgever toch kan profiteren van redactionele
automatisering zonder dat grote investeringen noodzakelijk zijn. Het overzicht geeft
transparantie in het aanbod en helpt de uitgever inzicht te verwerven in een complexe
materie.
3. Om een uitgever ook een bedrijfseconomische en verantwoorde beslissing te kunnen laten
nemen om al dan niet te investeren in redactionele automatisering is het bouwen van een
businesscase noodzakelijk. Deze uitgave zet helder uiteen hoe de businesscase voor de
uitgever onderbouwd kan worden.
4. Transparantie in het aanbod, de belangrijkste spelers en handvatten voor het selecteren,
implementeren en werken met redactionele automatisering.
5. De best practices en cases hebben geresulteerd in een lijst van aanbevelingen. Dat betreft
aanbevelingen over hoe een keuze te maken uit het aanbod, of deze keuze een gunstige ROI
heeft en op welke wijze de implementatie het beste kan worden aangepakt.
6. Beschreven wordt hoe een implementatie het beste aangepakt kan worden met daarbij de
valkuilen waar een uitgever extra op moet letten.


Hoofdstuk 2

Inleiding
Grote tijdschriften- en krantenuitgevers zijn er druk mee of hebben het inmiddels operationeel:
redactionele automatisering. Kosten besparen, een efficiënt proces en transparantie in de
creatieketen zijn de drie belangrijkste redenen waarom grote tijdschriftenuitgevers nagenoeg
allemaal bezig zijn met het optimaliseren van het redactionele proces door inzet van ICT.
Met als doel meer grip te krijgen op het vervaardigingsproces van hun titel(s), substantiële
kostenreductie te realiseren en de algehele efficiency te verhogen. Het ‘crossmediaal’ uitgeven
van een titel over meerdere kanalen is nog een andere belangrijke drijfveer om te investeren
in redactionele automatisering. Men publiceert vaak niet alleen in de vorm van een fysiek
tijdschrift, maar heeft ook een website of community te onderhouden, stuurt per e-mail
nieuwsbrieven naar abonnees of distribueert artikelen en beeldmateriaal naar andere partijen
die de content verrijken en publiceren. Procesmatig vergt dat veel van de organisatie.

2.1 Onderzoek naar de kansen en mogelijkheden van redactionele
automatisering
In hoeverre kunnen de voordelen van redactionele automatisering door uitgevers worden benut
en in hoeverre zijn de geboden oplossingen ook geschikt voor middelgrote en kleine uitgevers
van tijdschriften? Waarom worden deze oplossingen nauwelijks door deze uitgevers toegepast?
Welke oplossingen zijn er zoal en wat zijn de onderlinge verschillen? Welke tijdschrifttitels lenen
zich voor redactionele automatisering en welke niet? Zitten middelgrote en kleine uitgevers wel
te wachten op beeldbanken, workflowtoepassingen en digitale planken? Wat is de investering
en verdient een middelgrote en kleine uitgever het ook snel genoeg terug?
Het aanschaffen en implementeren van redactiesystemen bracht enige tijd geleden nog
aanzienlijke kosten met zich mee, die niet zomaar door een individuele titel of kleine
tijdschriftenuitgever op te brengen waren, laat staan terug te verdienen. De terugverdientijd
of ROI (Return on Investment) zou dan te lang zijn. Op dit moment zijn er tal van alternatieven
mogelijk om redactionele automatisering ook interessant en financieel haalbaar te maken voor
deze groep van tijdschriftenuitgevers.

De resultaten van het onderzoek naar de betekenis van redactionele automatisering voor
middelgrote en kleine uitgevers, dat GEA en FUSE in opdracht van het Stimuleringsfonds voor
de Pers heeft uitgevoerd, geeft de uitgevers inzicht in de recente ontwikkelingen op het gebied
van redactionele automatisering en de toepasbaarheid op de eigen titel(s).

2.2 Centrale vraagstelling
De centrale vraagstelling aan de onderzoekers is inzicht geven in mogelijke verbeteringen in
het contentcreatieproces en de haalbaarheid van redactionele automatisering voor zelfstandige
uitgeverijen van tijdschriften.

Op welke wijze kunnen zelfstandige uitgeverijen gebruikmaken van de moderne technologische
middelen om het contentcreatieproces efficiënt in te richten zodat kostenbesparing,
kwaliteitsverhoging en andere voordelen worden gerealiseerd?


Het beantwoorden van deze vraag moet voor de doelgroep de volgende resultaten opleveren:
1. creëer een overzicht van de toegepaste technologische middelen in het
contentcreatieproces en de relevantie en beschikbaarheid voor de kleine en middelgrote
uitgevers: middelen en alternatieve toepassingsmogelijkheden
2. bouw een businesscase voor toepassing van deze middelen: hoe ziet het proces eruit en wat
levert het op?
3. ontwikkel een keuzemodel voor de kleine uitgevers
4. maak een overzicht van best practices van implementaties: lessons learned en de betekenis
voor kleine uitgevers
5. geef een beknopt implementatieplan voor uitgevers voor het invoeren, organiseren en
realiseren van middelen in de organisatie: hoe optimaal profiteren van de mogelijkheden en
hoe organiseren?

2.3 Scope van het onderzoek
Redactionele automatisering kan zeer breed of smal geïnterpreteerd worden en dient dus in het
kader van het onderzoek duidelijk afgebakend te worden.

Wat is redactionele automatisering?
Redactionele automatisering is het zo optimaal mogelijk inrichten van het redactionele proces
door het toepassen van ICT op het gebied van opdrachtverstrekking, workflowmanagement,
opslag en beheer van content, (semi)automatische opmaak van artikelen of pagina’s,
vormgeving en crossmediaal publiceren.

De term redactionele automatisering in deze uitgave betreft de technologie die ingezet kan worden
bij het verzamelen, vormgeven en publiceren binnen het redactionele proces van een tijdschrift.

Uitgeverijen van tijdschriften
Het onderzoek naar de kansen en mogelijkheden van redactionele automatisering is in het
bijzonder geënt op kleine en middelgrote zelfstandige uitgeverijen van tijdschriften. Voor grote
tijdschriften- en krantenuitgevers zou het uitvoeren van een dergelijk onderzoek ‘mosterd na
de maaltijd’ zijn. Grote tijdschriften- en krantenuitgevers zijn er namelijk reeds druk mee bezig
of hebben het inmiddels operationeel. Evengoed kunnen de onderzoeksresultaten van nut zijn
voor alle uitgeverijen van periodieken, variërend van publieksbladen tot vak-, wetenschappelijke
en special interest tijdschriften en nieuws- en opiniërende bladen tot krantachtigen.

Omvang van de uitgeverijmarkt voor tijdschriften
In Nederland zijn bij benadering in totaal 3.700 uitgeverijen van nieuws- en opiniërende
tijdschriften en kranten,1 publiekstijdschriften, vak- en wetenschappelijke tijdschriften en
special interest bladen. Hiervan zijn circa 3.300 uitgeverijen klein tot zeer klein van omvang.
In Nederland zijn ruim 8.600 Nederlandse titels bekend (uitgegeven door de eerdergenoemde
3.700 uitgeverijen, maar ook door stichtingen, instituten en organisaties). Circa 7.400
tijdschrifttitels zijn aan te merken als vak-, wetenschappelijk, special interest of publieksblad. Van
de circa 7.400 Nederlandse tijdschrifttitels zijn in totaal ruim 4.300 titels die minstens vier keer
per jaar verschijnen en grotendeels of geheel afhankelijk zijn van een commerciële exploitatie.

1 Tussen de 600 en 800 (voornamelijk kleine) uitgeverijen, persorganen en business units (van grote uitgeverijen) zijn
gericht op nieuws- en opiniërende informatieproducten. Naast de eerstgenoemde groep uitgeverijen, gericht op nieuws
en opinie, zijn er naar schatting tussen de 1.000 en de 1.500 organisaties gericht op special interest nieuws en opinie.


‘commerciële titels’ die
aantal titels soort totaal aantal
minstens 4x per jaar
tijdschriften tijdschrifttitels
verschijnen
Publieksbladen 2.990 1.548
vak- en wetenschappelijke
4.405 2.777
of special interest bladen
totaal 7.395 4.325

Buiten de scope van het onderzoek
De inkoop van content zoals beeld en kopij binnen het redactionele proces worden buiten
beschouwing gelaten van het onderzoek. Redactionele automatisering heeft in beginsel
geen verband met de inkoop van content zoals beeld en kopij. Redactionele kosten of
uitgaven voor beeld zijn dus niet meegenomen. Wanneer in deze rapportage wordt
gesproken over het besparingspotentieel van redactionele automatisering op de out-of-
pocketkosten van bijvoorbeeld de opmaakwerkzaamheden is dit uitsluitend gericht op het
verzamelen, vormgeven en publiceren van content en de daaraan gerelateerde traffic of
productiebegeleiding. Dus de inkoopkosten van content zoals fotografie en kosten voor
(externe)redacteuren vallen buiten de scope van dit onderzoek.

Aanpalende technologie, zoals advertentie-managementsystemen of financiële systemen voor
de verrekening van auteurskosten, is ook geen object van onderzoek. Ook alle toepassingen of
hulpmiddelen die worden ingezet ter ondersteuning van het ordermanagement binnen een
drukkerij vallen buiten de scope van dit onderzoek.

2.4 Onderzoeksopzet en aanpak
Om de vraagstelling op een juiste en accurate wijze te kunnen beantwoorden en praktisch
toepasbare handvatten voor de uitgever op te leveren, hebben de volgende activiteiten
plaatsgevonden:
1. online enquête
2. diepte-interviews met de in Nederland actieve system integrators
3. diepte-interviews met enkele belangrijke leveranciers van applicaties, systemen en tools
4. diepte-interviews met uitgevers die ervaring hebben met redactionele automatisering
5. organisatie van drie rondetafelconferenties met uitgevers en uitgeefprofessionals
6. desk research
7. inventarisatie van tijdschriftgegevens en typeringen
8. uitgebreid bezoek aan de IFRA
9. ontwikkelen overzichten en modellen
10. toetsen onderzoeksresultaten.

Onderstaand zijn de activiteiten nader toegelicht.

Online enquête
Via e-mail en via e-mail nieuwsbrieven zijn zo’n 4.000 personen benaderd die actief zijn als
uitgever, hoofdredacteur of redacteur, met de vraag deel te nemen aan een online enquête.
Tot de benaderde doelgroep behoorden de aangesloten uitgeverijen bij Missmag, een online
database van alle bestaande tijdschrifttitels. De nieuwsbriefabonnees van de vakbladen IncT
en Mediafacts en uitgevers uit het relatiebestand van GEA. Apart benaderd zijn de leden van
Bladwijzer, een vereniging van ongeveer 35 kleinere tijdschriftenuitgevers.


Diepte-interviews met de in Nederland actieve system integrators
System integrators verkopen (als reseller c.q. vertegenwoordiger) licenties van toepassingen
en verzorgen de technische implementatie bij uitgeverijen en realiseren koppelingen met
bestaande redactionele toepassingen, zoals een beeldbank, een workflowsysteem of een
digitale plank en, indien gewenst, met reguliere bedrijfsapplicaties zoals financiële systemen
of bijvoorbeeld een abonnementensysteem. De system integrators die in Nederland actief zijn
vertegenwoordigen een zeer groot aandeel van redactionele systemen, toepassingen en tools in
Nederland. Diepte-interviews zijn gehouden met in Nederland actieve system integrators.

Diepte-interviews met enkele belangrijke leveranciers van applicaties, systemen en tools
Er zijn enkele toepassingen die een groot marktaandeel hebben. Deze partijen zijn benaderd
over hun verwachtingen van de markt.

Diepte-interviews met uitgevers die ervaring hebben met redactionele automatisering
De nodige uitgeverijen hebben inmiddels ervaring met redactionele automatisering. Met
deze uitgevers is uitvoerig gesproken over hun ervaringen met redactionele automatisering.
Daarbij is veel aandacht uitgegaan naar de belemmerende en bevorderende factoren bij
de implementatie en welke lering getrokken kan worden uit hun ervaringen met zowel de
technologie en infrastructurele aspecten, de implementatie als het dagelijks gebruik van
redactionele systemen en applicaties.

Organisatie van drie rondetafelconferenties met uitgevers en uitgeefprofessionals
Rondetafelconferenties (RTC) zijn georganiseerd in samenwerking met o.a. InCT (bijeenkomst
van uitgeefprofessionals), in samenwerking met Bladwijzer en als resultante van de online
enquête waar diverse uitgevers zich voor de RTC hadden aangemeld.

Desk research
Desk research op bestaande redactiesystemen en hun functionele dekking. Desk research op de
belangrijkste marktpartijen en hun retail of channel partners.

Inventarisatie van tijdschriftgegevens en typeringen
Een inventarisatie is gemaakt van specifieke titelgegevens, zoals verschijningsfrequentie,
omvang, aantal en soort redactionele en advertentiepagina’s en gemiddelde paginaprijzen van
voorgedefinieerde paginatyperingen. Een tijdschrift wordt o.a. getypeerd in paginasoorten,
beeldintensiteit en mate van standaardisatie. In totaal zijn specificaties verzameld en
geïnventariseerd van zo’n 250 tijdschrifttitels.

Uitgebreid bezoek aan de IFRA
Uitgebreid bezoek aan de IFRA waar gesprekken zijn gevoerd met alle belangrijke leveranciers
van redactionele systemen en tools.

Ontwikkelen overzichten en modellen
Op basis van de verzamelde gegevens en verworven inzichten zijn overzichten en modellen
ontwikkeld:
- uitwerken en rangschikken van de bestaande toepassingen in een logisch en overzichtelijk
model zodat de uitgever in een oogopslag kan zien waarvoor een toepassing ingezet kan
worden, waar mogelijk aangevuld met concrete prijsinformatie en licentiemodellen of
integratiemogelijkheden


- uitwerken van een integraal workflowmodel voor het vervaardigingsproces van een
tijdschrifttitel (verzamelfase, vormgevingfase en publicatiefase)
- verfijnen, verbeteren, vernieuwen van eerder ontwikkelde modellen, o.a. een model
om paginaprijzen per soort pagina te koppelen aan een bestaande titel en mogelijke
automatiseringsgraden
- ontwikkeling van een beslismodel voor de uitgever, waarmee de uitgever zelf en op
basis van de kenmerken of typering van de eigen titel het besparingspotentieel kan
uitrekenen van redactionele automatisering. Daarbij wordt rekening gehouden met de
automatiseringsgraad die de uitgever wenst of nodig acht. Aan de hand van dit model
kan een uitgever bepalen welke besparing te realiseren is, wat de terugverdientijd is van
de noodzakelijke investeringen en welke automatiseringsonderdelen voor desbetreffende
titel(s) het meest relevant zijn. De uitkomst kan echter ook zijn dat de titel zich onvoldoende
leent voor de implementatie van een redactioneel systeem, maar dat de inzet van enkele
tools de grootste meerwaarde biedt.

Toetsen onderzoeksresultaten
Alle resultaten en uitwerkingen of ontwikkelde modellen zijn verschillende malen
bij verschillende gelegenheden getoetst. Tijdens een bijeenkomst voor circa tien
uitgeefprofessionals georganiseerd door GEA, tijdens een bijeenkomst van InCT voor circa
50 uitgeefprofessionals en tijdens een seminar georganiseerd door Publiqare en Woodwing,
waar zo’n 60 middelgrote en kleine uitgevers vertegenwoordigd waren, zijn de voorlopige
onderzoeksresultaten gepresenteerd en getoetst. Uit de toetsing zijn geen afwijkingen of
misinterpretaties naar voren gekomen die mogelijk de uitkomsten van het onderzoek zouden
kunnen weerleggen of beïnvloeden. Wel zijn er enkele aanbevelingen en adviezen uitgekomen
die meegenomen zijn in de eindrapportage. Verwezen wordt naar bijlage 1 voor een overzicht
van deelnemers van interviews, rondetafelconferenties en behandelde cases.

2.5 Wat willen de auteurs bereiken met de onderzoeksresultaten?
De tijdschriftenmarkt staat de laatste jaren sterk onder druk. Met name kleine en middelgrote
titels hebben moeite om in financieel en organisatorisch opzicht overeind te blijven. Uitgevers
zien de inkomsten uit de advertentie-, abonnementen- en losse verkoop dalen; de organisatie
en de kosten van de productie zijn slecht te beheersen; de personeelskosten zijn onveranderd
hoog en de klant wordt veeleisender.
De actualiteit dwingt tijdschriftenuitgevers daarmee heel nadrukkelijk te kijken naar de
mogelijkheden van out-of-pocketkostenbesparingen en efficiencyverbetering enerzijds en
innovatie anderzijds. Redactionele automatisering kan daar een belangrijke bijdrage aan leveren.

Met de onderzoeksresultaten verwachten wij de uitgevers inzicht te geven in mogelijke
verbeteringen in het redactionele proces en de haalbaarheid van redactionele automatisering
zodat innovatie, kostenbesparing, efficiencyverbetering en kwaliteitsverhoging kunnen
worden gerealiseerd. Hierdoor kan een bijdrage worden geleverd aan de continuïteit van de
bedrijfsvoering van de uitgeeforganisatie en haar titels, media en activiteiten.


Hoofdstuk 3

Huidige situatie
redactioneel proces
Het redactioneel proces van een tijdschrift is complex. Er zijn veel in- en externe partijen bij
betrokken, veel bestanden (van kopij en beeldmateriaal tot advertenties of videofragmenten
voor de website) worden door verschillende betrokkenen, verschillende malen bewerkt en/of
gecontroleerd. Hoe meer spelers betrokken bij het proces, hoe meer afstemming, communicatie
en regelcapaciteit nodig is over steeds meer kanalen. Hoe meer bestanden, vormen en
bestandsformaten, hoe complexer de aanlevering, controle, het beheer en de ontsluiting.
Door de organisatorische en technische mogelijkheden - denk bijvoorbeeld aan outsourcing,
inzet van freelancers, werken vanuit huis, relatief goedkope technologie - is het opstarten van
een tijdschrift eenvoudiger geworden. Echter om een titel rendabel te exploiteren is veel meer
nodig. De toegenomen complexiteit in het proces, de kanalen en het aantal betrokken partijen
drijft kosten en benodigde regelcapaciteit op. Grip, overzicht en controle over het integrale
creatieproces is daarmee een bedrijfskritische succesfactor geworden.

3.1 Functionele gebieden redactioneel proces
Om het redactionele proces goed te kunnen overzien en de verschillende stappen en
activiteiten juist te kunnen positioneren, is het redactionele proces in drie functionele gebieden
opgedeeld, te weten:
1. verzamelen
Dit functionele gebied heeft alles te maken met het juist ontvangen, opslaan, metadateren,
beheren en ontsluiten van aangeleverde content zoals fotografie, kopij, advertenties,
illustraties of andere ‘assets’.
2. vormgeven
Dit functionele gebied betreft al die activiteiten die te maken hebben met het opmaken en
vormgeven van de titel gericht op publicatie in print of andere drager.
3. publiceren
Om uiteindelijk een drukgereed bestand aan te leveren bij de drukker of publiceerbare file
voor de website moet vaak nog een aantal handelingen worden verricht zoals conversies
naar PDF of XML en colormanagement-activiteiten.

Deze onderverdeling is gemaakt om inzicht te geven in het huidige proces. Met als bijkomend
doel de vaak complexe en technische materie op een vereenvoudigde wijze weer te
kunnen geven. In het volgende hoofdstuk worden het redactionele proces en redactionele
automatisering nader toegelicht.

3.2 Online enquête: probleemgebieden huidige redactionele proces
In het huidige (traditionele) redactionele proces is een aantal probleemgebieden te definiëren
die uitgevers dagelijks ervaren. Deze probleemgebieden kenmerken het redactionele proces
van een tijdschrifttitel. Daarom dat grip en controle over alle lopende activiteiten zo belangrijk


is voor een uitgever. De volgende probleemgebieden spelen een grote rol bij de vervaardiging
van een editie:
- veel in- en externe betrokken partijen
Doordat er veel personen betrokken zijn bij het creatieproces die vaak op elkaar moeten
wachten of door omstandigheden niet altijd in de juiste kwaliteit of op tijd aanleveren is de
doorlooptijd vaak lang en tevens foutgevoelig.
- er is veel afstemming en coördinatie noodzakelijk
Door het grote aantal betrokkenen, de diversiteit en hoeveelheid aangeleverde artikelen,
foto’s, illustraties en advertenties, die bovendien via meerdere kanalen binnenkomen, is
goede afstemming en coördinatie noodzakelijk.
- veel notificaties en autorisaties in het proces
Door veel berichten over en weer te sturen over de status, openstaande issues of nog te
geven akkoord op een beeld of stuk zijn er gedurende het creatieproces veel momenten
waarop er notificaties worden verstuurd en autorisatie wordt gevraagd om verder te kunnen
met de volgende stap.
- volgtijdelijk gedreven proces
Het proces is tevens erg volgtijdelijk. Wanneer alle redactie binnen is, geredigeerd en
doorgestuurd naar de studio, kan de opmaak pas beginnen. Mits ook de beelden tijdig
zijn aangeleverd en er een keuze is gemaakt voor een indeling. Zonder technologie kan
men niet gelijktijdig werken aan de opmaak van een pagina waarbij de redacteur de tekst
gereed maakt en de dtp’er het beeld juist positioneert, bijsnijdt en plaatst. Door het grote
aantal stappen die volgtijdelijk moeten plaatsvinden is de doorlooptijd vaak lang, terwijl de
werkelijke bewerkingstijd beperkt is.
- korte bewerkingstijden en piekbelasting door strakke deadlines
Er is altijd stress naarmate de deadline naderbij komt. Daardoor is er vaak sprake van een
sterk wisselende werkdruk tussen twee edities in.
- veel correctierondes
Een belangrijk aspect is het aantal correctierondes en het in de grip hebben hiervan. Vaak
vinden uitgevers en redacteuren dat het aantal correctierondes best minder mag zijn. Door
het aantal correctierondes neemt de doorlooptijd en dus ook de piekbelasting toe.
- veel aanleverkanalen en een grote materialenstroom
Via e-mail, per reguliere post als fysiek document, via ftp-server, op cd of dvd worden kopij,
beelden, illustraties en advertenties aangeleverd, wat resulteert in een grote materiaalstroom
via meerdere kanalen. Het beheersen van deze stroom en het behouden van overzicht over
al het aangeleverde materiaal is een belangrijk aspect in het redactionele proces.
- noodzaak tot het najagen van ontbrekend materiaal
Door het grote aantal betrokkenen en een grote diversiteit in materialen komt het
regelmatig voor dat materiaal niet tijdig is aangeleverd of nog ontbreekt. Het vergt tijd om
deze materialen alsnog binnen te krijgen.
- regelmatig fouten in aangeleverd materiaal
Naast het tijdig en compleet aanleveren van materialen is het geen uitzondering wanneer
een beeld, illustratie of advertentie kwalitatief niet voldoet en de aanleverende partij een
nieuw bestand moet sturen of de fout door de uitgever alsnog hersteld kan worden.
- ontdekken van fouten of ontbrekende content vindt vaak pas laat in het proces plaats
De piekbelasting groeit naarmate de deadline nadert. Dat is mede het gevolg van het
moment van controle op aangeleverd materiaal. Bij de opmaak wordt pas ontdekt dat een
advertentie niet correct is, terwijl de editie over een uur bij de drukker hoort te liggen. Dan
moet er toch eerst contact worden gezocht met de aanleverende partij, die dan binnen


een half uur een nieuw aangepaste file moet aanleveren om deze alsnog tijdig te kunnen
verwerken. Laat ontdekken van fouten levert meerkosten en verhoogt de piekbelasting.
- veel handmatig werk en een lage standaardisatiegraad
Het creëren van een tijdschrift bevat vaak nog veel handmatig werk en wordt gezien als een
creatief proces waardoor standaardisatie slechts beperkt mogelijk is.
- redactieproces en advertentieproces lopen parallel en kennen ieder een eigen dynamiek
Gelijktijdig is de redactie bezig met het produceren van artikelen en beeld, terwijl de
advertentie acquisitie advertenties aan het verzamelen is. Beide leveren aan vormgeving/dtp
voor de opmaak van de titel, maar kennen een eigen dynamiek.

De opsomming van probleemgebieden in het huidige (traditionele) redactionele proces laat
zich het beste vangen in de onderstaande illustratie.

Figuur 4: enkele problemen in het huidige (traditionele) redactionele proces


3.3 Online enquête: behoefte redactionele automatisering bij uitgevers
Uitgevers van tijdschriften zien graag oplossingen voor de genoemde dilemma’s. Omdat
redactionele automatisering voor de meeste dilemma’s een oplossing biedt, kan gesteld worden
dat de latente behoefte groot is. Wanneer de meest belangrijke behoeften op een rij gezet
worden, geeft dat het volgende beeld:
1. kostenbesparing realiseren
Het reduceren van de kosten staat hoog op de agenda van menig tijdschriftenuitgever.
De focus ligt daarbij niet direct op efficiencyverbetering in het proces, maar eerder bij het
verlagen van de redactionele out-of-pocketkosten of kosten voor beeld en beeldredactie.
2. meer grip op het proces en dus minder stress naarmate de publicatiedatum dichterbij komt
Een belangrijke behoefte is het reduceren van de stress rondom de deadline en het
verkrijgen van meer grip op de planning en aanlevering van content. Een betere
voorspelbaarheid van het verzamel-, creatie- en publicatieproces is gewenst.


3. reductie van het aantal correctierondes
Ondanks alle moeite die gestoken is in het minimaliseren van het aantal noodzakelijke
correctierondes komt het toch te vaak voor dat er meer rondes nodig zijn dan gewenst. Dit
verhoogt weer de stress voor het halen van de deadline, heeft grote invloed op de algehele
doorlooptijd en betrokkenen zitten vaak op elkaar te wachten.
4. verbeteren voorspelbaarheid in het redactionele proces
De transparantie in het proces en in de status van content en de editie. Omdat er via
meerdere kanalen en meerdere partijen materiaal wordt aangeleverd op verschillende
momenten is de behoefte aan transparantie en voorspelbaarheid groot; wat kan ik wanneer
en waar verwachten?
5. integrale kwaliteitsverbetering
Een hoge kwaliteit van de inhoud en vorm blijft altijd belangrijk om zich goed te kunnen
onderscheiden. Daarnaast neemt het belang toe van de proceskwaliteit en het reduceren van
kansen op fouten in het proces en de technische kwaliteit van het aangeleverde materiaal.
Is de visual met de juiste technische specificaties aangeleverd? Uitgevers geven aan meer
tijd te willen kunnen besteden aan de kwaliteit en merkconsistentie van hun titel(s) en de
afzonderlijke edities.
6. snel, eenvoudig naar meerdere kanalen kunnen publiceren (print, internet, sms, e-reader,
database)
Belangrijke eis en behoefte bij uitgevers van tijdschrifttitels is het eenvoudig cross mediaal
kunnen publiceren van hun content. Nu vergt dat vaak nog tal van handmatige omzettingen
of conversies.

Behoefte redactionele automatisering bij kleine en middelgrote uitgeverijen
De latente behoefte, noodzaak en mogelijkheid is er, maar de kleine en middelgrote uitgever
is nog niet of op zeer geringe schaal bezig met redactionele automatisering. Kleinere uitgevers
geven minder prioriteit aan de inzet van redactionele automatisering en kennis over de
technologische mogelijkheden omdat andere zaken (zoals het handhaven van de betaalde
oplage en opbrengsten uit advertenties, de inzet van internet en de financiële positie van de
uitgeverij) op dit moment meer aandacht vergen.
Uit een door GEA en FUSE verricht onderzoek onder kleine en middelgrote tijdschriftenuitgevers
is gebleken dat het gebruik van redactionele tools inmiddels redelijk ingevoerd is. Met
redactionele tools worden die technische hulpmiddelen bedoeld die een individuele stap in het
proces vergemakkelijken of (deels)automatiseren. Bijvoorbeeld het gebruik van Adobe Incopy
als tekst-editor inzetten zodat deze direct op maat en in de juiste opmaak geschreven kan
worden. Denk bijvoorbeeld ook aan de inzet van een zogenaamde ‘preflight checker’. In 20% van
de gevallen worden redactionele tools ingezet zoals preflight checkers voor ingangscontrole of
conversietools voor de productie van PDF’s. 75% Van de uitgevers maakt al gebruik van Adobe
Indesign voor de opmaak van hun titel.
Geïntegreerde redactionele systemen worden nog niet ingezet door kleine titels (op enkele
uitzonderingen na). De verklaring hiervoor is dat leveranciers en system integrators zich
vanwege de hogere prijsstelling van de geïntegreerde oplossingen tot voor kort nooit hebben
gericht op kleine en middelgrote uitgeverijen. Dat is pas recent veranderd door de ontwikkeling
van SaaS-modellen (Software-as-a-Service) en een sterk gereduceerde prijs voor de in te zetten
technologie.

68% Van de respondenten geeft aan technologie in het uitgeefproces erg belangrijk en van
strategische waarde te vinden. 78% van de uitgevers staat positief tegenover de invoering van


redactionele automa-tisering. De perceptie is echter nog steeds dat redactionele automatisering
erg duur is en onbereikbaar voor kleinere uitgevers. Men denkt dat er veel volume nodig is om
de investering te rechtvaardigen.

Omdat de aanbieders van redactionele automatiseringsoplossingen vooral een technische
achtergrond hebben, wordt er overwegend technisch gecommuniceerd met de uitgevers.
De kleine en middelgrote uitgevers hebben doorgaans weinig affectie met processen
en technologie en spreken de taal niet die nodig is om de leveranciers volledig te
doorgronden. De ‘tone-of-voice’ zal dus anders moeten worden om de kleinere uitgever
ook goed te kunnen informeren over de mogelijkheden en haalbaarheid van redactionele
automatisering.

Voor een groot deel van de kleine uitgevers geldt overigens dat geïntegreerde redactionele
systemen geen of weinig toegevoegde waarde gaan leveren. Gewoonweg omdat de titel een
lage verschijningsfrequentie heeft en met bijvoorbeeld twee tot drie medewerkers volledig
wordt geproduceerd. Gebruik van tools is dan de meest plausibele oplossing om toch tot
efficiencyverbeteringen te komen.

3.4 Belemmerende factoren
Uitgevers willen wel degelijk redactionele automatisering inzetten. Toch zijn er verschillende
redenen waardoor de uitgever uiteindelijk afhaakt bij de besluitvorming zich te gaan verdiepen
in redactionele automatisering:
- de (technische) complexiteit van redactionele automatisering
Redactionele automatisering heeft een sterk technisch karakter en bestrijkt bovendien een
breed functioneel gebied. Mede doordat leveranciers van systemen en system integrators
veelal in technische bewoordingen communiceren, ervaren uitgevers redactionele
automatisering als bijzonder complex en technisch. Uitgevers hebben doorgaans weinig
affiniteit met technologie en procesdenken.
- de perceptie dat de investeringen enorm zijn
Omdat de investeringen inderdaad aanzienlijk waren leeft het beeld dat redactionele
automatisering niet haalbaar is voor de middelgrote of kleine tijdschriftenuitgever. Dit beeld
wordt door nagenoeg alle uitgevers bevestigd tijdens de interviews of de online enquête.
Deze perceptie is gezien de ontwikkelingen niet meer terecht. Echter is er geen verschuiving
in dat beeld opgetreden.
- de waan van de dag
Om je te verdiepen in de mogelijkheden en onmogelijkheden van redactionele
automatisering zal een uitgever de nodige tijd moeten investeren. Ondanks de latente
behoefte is de waan van de dag vaak leidend. De dagelijkse activiteiten zijn al zo
intens dat er weinig tijd overblijft om te investeren in een onderwerp waarvan men op
voorhand al denkt dat het te duur is voor de eigen uitgeverij. Prioriteit wordt gegeven aan
advertentiewerving, het oplossen van problemen en het op tijd gereed krijgen van de
volgende editie.
- gebrek aan transparantie over de mogelijkheden
De vele kleine en grote mogelijkheden van redactionele automatisering zijn onvoldoende
bekend bij uitgevers. Zij zijn in hun informatievoorziening vooral afhankelijk van leveranciers
en system integrators die hun eigen oplossingen vertegenwoordigen. Zelf op onderzoek
uitgaan kost erg veel tijd omdat informatie erg versnipperd wordt aangeboden en er geen
tot weinig vergelijkingen tussen oplossingen zijn gemaakt.


- de angst dat veranderingen leiden tot een slechter product
En als al deze belemmerende factoren overwonnen zijn, is er nog de angst voor de
verandering die redactionele automatisering met zich meebrengt. De perceptie leeft dat
redactionele automatisering vooral standaardisatie betekent en een reductie van creatieve
vrijheid. Daarmee groeit de angst dat het eindproduct van mindere kwaliteit zal worden.

Veel van de belemmerende factoren van inzet van redactionele automatisering kunnen
afgezwakt of volledig weggenomen worden door:
- goede informatie over redactionele automatisering
- een redactioneel systeem met lage instapkosten en directe besparingen
- hulp bij het maken van de keuze voor redactionele automatisering
- hulp bij implementatie.

Goede informatie over redactionele automatisering
Wat is het, wat zijn de mogelijkheden en onmogelijkheden, wat is er beschikbaar voor welke
prijs en welke ervaringen hebben anderen met de inzet en implementatie? Deze informatie is
tot nu toe niet beschikbaar of slechts zeer fragmentarisch aanwezig. Met deze publicatie wordt
een belangrijk deel van de informatiebehoefte ingevuld.

Een redactioneel systeem met lage instapkosten en directe besparingen
System integrators, prepressbedrijven en studio’s, maar ook drukkerijen bieden laagdrempelige
redactiesystemen aan voor een standaard maandbedrag of licentiefee, die ook voor kleinere
uitgevers mogelijkheden bieden. Het betreft hier allen SaaS-oplossingen waarbij sprake is van
beperkte instapkosten en implementatiekosten (je huurt als het ware de functionaliteit die
veelal online wordt aangeboden). Door de korte implementatietijd en relatief lage startkosten
is de terugverdientijd vaak korter. Dit aanbod is gebaseerd op volume. De aanbieders hopen
met het online aanbieden van een standaard workflowoplossing voor een lage prijs, meer
tijdschrifttitels te binden. Pas dan wordt exploitatie rendabel voor de aanbieder. Het succes en
het voortbestaan van de huidige SaaS-oplossingen zal afhangen van de deelname van met
name meerdere titels in een en dezelfde workflow.

Hulp bij het maken van de keuze voor redactionele automatisering en hulp bij de
implementatie
Voor het maken van de juiste keuzes zijn er door de onderzoekers enkele tools en handvatten
ontwikkeld waarmee een uitgever eenvoudig en snel een analyse van de eigen titel(s) kan
maken. Deze methoden worden ontsloten naar de markt. Daarnaast is er met dit onderzoek veel
informatie verzameld over de beschikbare technologie, de afzonderlijke functionele gebieden,
de diversiteit van aanbieders en ervaringen van gebruikers. Deze kennis en informatie hebben
voor uitgevers veel toegevoegde waarde. Te meer omdat in de markt op dit moment geen
overzicht en transparantie is. Deze publicatie is een hulpmiddel bij het maken van een keuze
voor redactionele automatisering, geeft een overzicht van de aanbieders en mogelijkheden en
geeft handvatten voor de implementatie.

3.5 Conclusies
De tijdschriftenmarkt staat de laatste jaren sterk onder druk. Met name kleine en middelgrote
titels hebben moeite om in financieel en organisatorisch opzicht overeind te blijven. Uitgevers
zien de inkomsten uit de advertentie-, abonnementen- en losse verkoop dalen; de organisatie


en de kosten van de productie zijn slecht te beheersen; de personeelskosten zijn onveranderd
hoog en de klant wordt veeleisender.
De actualiteit dwingt tijdschriftenuitgevers daarmee heel nadrukkelijk te kijken naar de
mogelijkheden van out-of-pocketkostenbesparingen en efficiencyverbetering enerzijds en
innovatie anderzijds. Redactionele automatisering kan daar een belangrijke bijdrage aan
leveren.

De latente behoefte, noodzaak en mogelijkheid zijn er, maar de kleine en middelgrote uitgever
is nog niet of op zeer geringe schaal bezig met redactionele automatisering. Kleinere uitgevers
geven minder prioriteit aan de inzet van redactionele automatisering en kennis over de
technologische mogelijkheden omdat andere zaken; zoals het handhaven van de betaalde
oplage en opbrengsten uit advertenties, de inzet van internet en de financiële positie van de
uitgeverij, op dit moment meer aandacht vergen.

Uit een door GEA verricht onderzoek onder kleine en middelgrote tijdschriftenuitgevers
is gebleken dat 68% van de respondenten aangeeft technologie in het uitgeefproces erg
belangrijk en van strategische waarde te vinden. 78% Van de uitgevers staat positief tegenover
de invoering van redactionele automa-tisering. De perceptie is echter nog steeds dat
redactionele automatisering erg duur is en onbereikbaar voor kleinere uitgevers. Men denkt
dat er veel volume nodig is om de investering te rechtvaardigen. Bovendien is de beschikbare
informatie weinig toegankelijk en transparant.


Hoofdstuk 4

Wat is redactionele
automatisering?
Redactionele automatisering is het (optimaal) inrichten van het redactionele proces door het
toepassen van ICT op het gebied van opdrachtverstrekking, workflowmanagement, opslag en
beheer van content, (semi)automatische opmaak, vormgeving en crossmediaal publiceren.
Redactionele automatisering is: al die toepassingen, applicaties, tools of softwarepakketten
die men kan inzetten om het redactionele productieproces te ondersteunen en te
vergemakkelijken.

De oplossingen die worden aangeboden zijn onder te verdelen in de volgende functionele
gebieden:
- ingangs- en uitgangscontrole van content zoals kopij, beeld en advertenties: voldoet de
aangeleverde en uit te leveren content aan de juiste specificaties?
- gecontroleerde invoering van content zoals kopij, beeld en advertenties: het op de juiste
wijze opslaan en specificeren van content (o.a. metadateren)
- centrale opslag en ontsluiting van content: in een beeldbank, Digital Asset Management
(DAM) systeem of Content Management Systeem (CMS)
- workflow management voor het managen van statussen, acties, taken en
verantwoordelijkheden
- een digitale plank: online altijd een actueel statusoverzicht van alle individuele pagina’s of
meerdere edities, het kunnen reserveren van kopijposities, beelden advertentieposities en
het ‘drag & drop’ kunnen indelen van een titel
- (semi)automatische opmaak vanuit paginatemplates: op basis van volledig vaste of juist
volledig vrije sjablonen van pagina’s deze volledig of deels automatisch opmaken door kopij
en beeld te laten ‘inlopen’ en plaatsen
- (geautomatiseerde) conversie van samengestelde pagina’s of componenten (artikelen) voor
publicatie in print, online of bijvoorbeeld mobiel.

Redactionele automatisering heeft betrekking op alle hierboven genoemde functionaliteiten
die ingezet kunnen worden tijdens het vervaardigingsproces van een tijdschrift. Bovendien is de
diversiteit van het aanbod binnen deze functionele gebieden aanzienlijk. Om deze complexiteit
te vereenvoudigen is het redactionele proces opgedeeld in drie duidelijk gescheiden
functionele gebieden. Die worden in de volgende paragrafen nader toegelicht.

4.1 Functionele gebieden redactioneel proces en redactionele automatisering
Er worden binnen het vervaardigingsproces van een tijdschrift drie functionele gebieden
onderkend: verzamelen, vormgeven en publiceren.


Figuur 5: vereenvoudigde weergave van het redactionele proces


Beeld
Tekst
Advertenties
Plusproposities XML
HTML

Figuur 6: redactionele proces: ‘verzamelen’

verzamelen

beeld
Beeld opdracht creatie Q check bewerking
redactie
opslag opslag opslag opslag

tekst
Tekst opdracht creatie Q check bewerking
redactie

Advertenties werving creatie Q check bewerking

opslag opslag opslag

Plusproposities werving opdracht creatie Q check bewerking


STAP 0 STAP 1 STAP 2 STAP 3 STAP 4 STAP 5
Werving Opdracht Creatie Q Check Redactie Bewerking
Vanuit de sales Vanuit redactie of De fotograaf, De ontvangen De redactie De content wordt
en marketing- marketing wordt redacteur of content wordt selecteert de bewerkt. Foto-
afdeling worden opdracht journalist door de redactie content op materiaal wordt
advertenties en gegeven voor het produceert de gecontroleerd op bruikbaarheid in bijvoorbeeld
plusproposities produceren van content conform de eisen die in de het tijdschrift en vrijstaand
(zoals bijvoor- content (kopij, de opdracht van opdracht zijn de plaatsings- gemaakt en op
beeld inserts, beeldmateriaal of de redactie. opgegeven en de mogelijkheden. de juiste kleur-
meehechters of pluspropositie) algemene eisen stelling gebracht.
cadeauverpak- aan een foto- van de uitgeverij. Tekst wordt
king) verkocht graaf, redacteur geredigeerd.
en ruimte of journalist.
gereserveerd.


Deze onderverdeling is gemaakt om inzicht te geven in het huidige proces, om de systemen,
toepassingen en tools van redactionele automatisering goed te kunnen plaatsen en om directe
besparingen en efficiencyvoordelen te kunnen indelen. Met als bijkomend doel complexe en
technische materie op een vereenvoudigde wijze weer te geven.

Onderstaand worden de functionele gebieden nader beschreven en in figuur 5 meer uitgebreid
weergegeven:
1. Verzamelen
Het functionele gebied ‘verzamelen’: beter ontvangen en beheren. Alle toepassingen die
gericht zijn op het centraal verzamelen, categoriseren, metadateren, wegschrijven, beheren
en ontsluiten van content (kopij, fotografie, advertenties, illustraties, video, audio, etc.).
2. Vormgeven
Het functionele gebied ‘vormgeven’: efficiënter opmaken en vormgeven. Alle toepassingen die
het creatieproces begeleiden en de opmaak faciliteren (naar print, online, mobiel, etc.).

vormgeven publiceren

Pagina’s
gereed en
goedgekeurd

opslag
XML
HTML
opslag
opslag

Eerste
opslag
opmaak

Check indelling
brie ng drukker Tweede
opslag
opmaak

STAP 6 STAP 7 STAP 8 STAP 9 STAP 10 STAP 11
Eerste opmaak Tweede opmaak Check indeling Pagina’s gereed Publiceren Archiveren
Beeld, kopij en Redactie en brie ng en goedgekeurd Tijdschrift wordt Alle content-
advertenties controleert drukker Het drukgereed gepubliceerd en elementen
worden opmaak en geeft De de nitieve bestand wordt na content kan (na afzonderlijk, in
ingedeeld en wijzigingen en indeling en goedkeuring conversie) samenstelling of
opgemaakt. correcties door. opmaak wordt aangeboden aan worden aange- in pagina’s
De correcties gecontroleerd en de drukker. boden via andere worden bewaard
worden verwerkt goedgekeurd. kanalen, dan wel voor eventueel
in een tweede aan derden (via hergebruik.
opmaak. Deze web, mobiel, pdf,
cyclus kan zich xml).
herhalen.


3. Publiceren
Het functionele gebied ‘publiceren’: efficiënter publiceren. Alle tools en hulpmiddelen die het
uiteindelijke publicatieproces goed ondersteunen zoals colormanagement-oplossingen,
XML-conversie, PDF-conversie, etc.

Verzamelen
In het functionele gebied ‘verzamelen’ worden de volgende stappen onderkend: werving,
opdracht, creatie, kwaliteitscontrole, beeld- of tekstredactie en bewerking. In deze fase
wordt content zoals beeld, kopij, advertenties en plusproposities verzameld en na eventuele
bewerkingen in de juiste vorm opgeslagen.

Vormgeven
De vormgevingfase betreft het samenvoegen van de componenten uit de verzamelfase tot
een pagina voor het tijdschrift. Eindresultaat zijn opgemaakte pagina’s gereed voor publicatie.
Dit proces wordt uitgevoerd door een vormgever/dtp-medewerker. Kenmerkend voor de
vormgevingfase is dat er interactie noodzakelijk is tussen de persoon die de pagina samenstelt
(opmaakt) en de redactie om tot goedgekeurde pagina’s te komen. Ook is er vaak nog interactie
tussen de samensteller van de pagina en advertentieacquisitie.
In veel gevallen zijn meerdere correctierondes nodig om tot een goedgekeurde pagina te
komen. Om overzicht te krijgen over alle pagina’s die samen een editie vormen wordt een
zogeheten plank samengesteld. De opgemaakte pagina’s (redactioneel en advertenties) kunnen
worden uitgeprint en op een rij (een ‘plank‘) aan de muur gehangen zodat een fysiek overzicht
ontstaat van alle pagina’s en het bladritme van het tijdschrift.

Publiceren
Vanuit de opgemaakte pagina wordt, na goedkeuring, een voor publicatie geschikt bestand
aangemaakt. In de meeste gevallen wordt de opgemaakte pagina omgezet in certified PDF. Dit
omdat de meeste tijdschriftenprocessen sterk gericht zijn op print. Sommige uitgevers laten
deze conversieslag door de drukker uitvoeren. Wanneer de content ook online, in een database
of via andere digitale media gepubliceerd wordt, kunnen delen of de totale editie geconverteerd
worden naar een lage resolutie PDF geschikt voor internet of delen worden geconverteerd naar
XML, HTML of andere outputformaten.
Onderstaand treft u een grafische weergave van het redactionele proces ‘verzamelen’.

Op de volgende pagina’s treft u een grafische weergave van het redactionele proces
‘verzamelen’, ‘vormgeven’ en ‘publiceren’.

4.2 Overzicht van de oplossingen van redactionele automatisering
De oplossingen en het functionele gebied dat deze bestrijken op het gebied van redactionele
automatisering zijn in het onderstaande figuur schematisch weergegeven.

De functionele gebieden van redactionele automatisering bestaan uit ‘install based en web
based’ applicaties, tools of softwareprogramma’s. Met ‘install based’ worden die software-
oplossingen bedoeld waarvoor er op de PC, de laptop of op het eigen netwerk software
geïnstalleerd moet worden om het te kunnen gebruiken. Met ‘web based’ worden al die
applicaties of software-oplossingen bedoeld die via het web benaderbaar en te gebruiken zijn.
Met een internetverbinding kun je de technologie gebruiken. SaaS-oplossingen (Software-as-a-
Service) worden bijvoorbeeld volledig web based aangeboden.De functionele elementen van


Figuur 7: redactionele automatisering gepositioneerd


work owsysteem en digitale plank

geautomatiseerde

uitgangscontrole
ingangscontrole
gecontroleerde

conversie
invoering van (semi-)automatische opmaak
content XML
HTML

centrale opslag, beheer en ontsluiting

redactionele automatsiering bestaan uit off- en online applicaties, tools of softwareprogramma’s
ten behoeve van:
- ingangs- en uitgangscontrole van content
- gecontroleerde invoering van content
- centrale opslag, beheer en ontsluiting van content
- workflow management
- digitale plank
- (semi)automatische opmaak
- automatische conversie.

Redactionele automatisering is: al die toepassingen, applicaties, tools of softwarepakketten
die men kan inzetten om het redactionele productieproces te ondersteunen en te
vergemakkelijken. Het zijn eenvoudigweg vaak websites waar je bijvoorbeeld je beelden kunt
plaatsen, waar je taken toewijst en de planning bijhoudt of een overzicht hebt van de actuele
status van een titel. In steeds meer gevallen zijn de applicaties online benaderbaar.

Onderstaand worden de afzonderlijke elementen van redactionele automatisering nader
toegelicht.

Ingangs- en uitgangscontrole van content
Controle op de kwaliteit van aangeleverde kopij, redactioneel beeld, advertenties, illustraties.
Deze applicaties, tools of softwareprogramma’s kunnen offline (install based) of online (web
based) worden aangeboden.
uitgangscontrole
ingangscontrole

XML
HTML


Optimalisatie door redactionele automatisering
In veel gevallen wordt de aangeleverde content van fotografen, adverteerders en auteurs
handmatig op structuur gecontroleerd (juiste formaat, juiste documenttype, juiste resolutie,
etc.). Bij advertenties blijkt in de praktijk dat deze controle vaak pas in een zeer laat stadium in
het proces plaatsvindt. Wanneer er fouten worden geconstateerd, wordt dit door de drukker via
de uitgever teruggecommuniceerd naar de adverteerder; veelal dagen nadat de adverteerder
het bestand heeft aangeleverd. Dit geeft ruis en veel communicatie tussen alle partijen en dat
kost tijd.
Ingangscontrole kan via software worden uitgevoerd. De aangeleverde bestanden kunnen op
basis van de door de uitgever vastgestelde criteria worden gecontroleerd. Door ingangscontrole
in te voeren op het moment dat een adverteerder een bestand aanlevert kan tijdverlies, dubbel
werk en ergernis worden voorkomen.

Gecontroleerde invoering van content
Onder gecontroleerd invoeren van content wordt verstaan dat door auteurs verkregen
opdrachten voor het vormgeven van content, vergezeld worden van een sjabloon of template
waarin kopij kan worden aangemaakt. Het kan ook een (online) tekst-editor zijn waarin kopij
wordt geschreven, opgemaakt en op maat aangeleverd. Bij een gecontroleerde invoering
kunnen de contentelementen worden gemetadateerd (elk contentelement wordt voorzien
van de juiste kenmerken zodat deze in de juiste context ‘hangt’ en het ook eenvoudig
teruggevonden en hergebruikt kan worden) alvorens het op te slaan in een beeldbank, Digital
Asset Management (DAM- systeem of content management systeem (CMS).

gecontroleerde
invoering van
content

XML
HTML

Het voordeel van het beschikbaar stellen van dergelijke tools of sjablonen is dat de auteur
kaders krijgt waarbinnen de kopij kan worden geschreven, of dat de fotograaf via een vooraf
bepaald kanaal en volgens vooraf afgesproken specificaties en metadatering aanlevert. De tekst
wordt op de juiste lengte aangeleverd en het beeld kan direct geplaatst worden. Dit reduceert
de redactionele tijd om tekst en/of beeld naderhand te moeten inkorten of bewerken.

Centrale opslag, beheer en ontsluiting van content
Centrale (online) opslag, metadatering, beheer en ontsluiting van content in een beeldbank of
DAM (Digital Asset Management) systeem voor fotografie, tabellen, illustraties, advertenties,
templates en andere bestanden. Een veelgebruikt begrip is een beeldbank die via het web of
gewoon via het netwerk benaderbaar is. Tegenwoordig spreekt men vaker over een Digital Asset
Management (DAM)-systeem of Content Management Systeem (CMS). Door de bank genomen:
een DAM richt zich sterker op het beheer van beelden, stijlelementen, video en geluid en een
CMS richt zich sterker op kopij. Een CMS betreft veelal uitsluitend een web-CMS, voor het online
publiceren van content.


XML
centrale opslag, beheer en ontsluiting HTML
CONTENT
OPSLAG

Alle contentelementen zijn voor de geautoriseerde gebruikers toegankelijk, vindbaar en
herbruikbaar. De content kan worden gekoppeld aan een dossier van contentelementen die bij
elkaar horen (redactioneel beeld, bij kopij, bij webtekst). Een aantal DAM-systemen zijn goed te
integreren met workflowsystemen of hebben een koppeling met (semi)automatische opmaak
(beeld wordt dan gekoppeld aan een paginatemplate).

Workflow Management
Via een workflow management systeem kunnen persoonsgebonden taken en activiteiten,
autorisaties en notificaties worden ingericht en wordt overzicht gehouden over de actuele
status van aangeleverd materiaal, een editie, individuele pagina, een artikel of zelfs een enkel
beeld. Een workflowsysteem kan volledig of deels online en offline werken.

work ow management systeem

XML
HTML

Om een werkproces te organiseren, taken en verantwoordelijkheden te beleggen en overzicht
te geven in de statussen, is het gebruik van een workflowsysteem van grote toegevoegde
waarde in het redactionele proces. De systemen geven inzicht in de actuele status van
advertenties, redactionele content en pagina’s, signaleren bottlenecks in het creatieproces
en creëren transparantie in de actuele workload. Door een toenemend aantal (extern)
betrokkenen, soorten content, aanleveren publicatiekanalen wordt workflow management
steeds belangrijker om grip te houden op het vervaardigingsproces van een titel en de kanalen
waarlangs gepubliceerd wordt.

Digitale plank
Een digitale plank is een overzicht van de status van alle pagina’s uit een editie. Dit is in feite
hetzelfde als een reguliere plank, maar dan digitaal en via het web toegankelijk voor de planner
van een editie. Met een digitale plank kunnen posities op pagina’s worden gereserveerd voor


digitale plank

XML
HTML

advertenties of redactionele content, kan er geschoven worden met de indeling van de editie
of items op een pagina en is het mogelijk aan meerdere edities tegelijk te werken of artikelen
vooruit te schuiven naar een volgende editie.

Redacties gebruikten voorheen een geprinte versie om aan de muur te hangen zodat er
overzicht is. Vervolgens kan geschoven worden met de indeling. Een digitale plank is een online
variant met aanvullende functionaliteit. De actuele status van de opgemaakte pagina’s kunnen
‘real time’ worden weergegeven, posities kunnen worden gereserveerd, het is mogelijk om aan
meerdere edities tegelijk te werken en er kan geschoven worden met artikelen, pagina’s of naar
een volgende editie. Er kan op afstand gewerkt worden en de studio kan aanpassingen direct
tonen aan redactie of advertentieverkoop. Hierdoor ontstaat meer overzicht en inzicht in de
actuele status en voortgang van de editie.

(Semi)automatische opmaak
Opmaak van pagina’s kan een stuk efficiënter wanneer er met voorgedefinieerde templates
of sjablonen wordt gewerkt waarin contentelementen (tekst of beeld) gesleept dan wel
automatisch geplaatst kunnen worden. Er wordt als het ware een koppeling gelegd tussen de
positie op een pagina en een beeld, advertentie of artikel. Softwaretoepassingen, zoals een
online editor in combinatie met paginatemplates, maken het mogelijk om artikelen opgemaakt
en op de juiste lengte te laten inlopen in de pagina.

(semi)automatische
opmaak
XML
HTML

(Semi)automatische opmaak is een technisch hulpmiddel dat wordt ingezet om de dtp
te versnellen, te vergemakkelijken of zelfs volledig te automatiseren. Afhankelijk van de
paginakenmerken en standaardisatiegraad van een titel kunnen pagina’s automatisch worden
opgemaakt zonder tussenkomst van een dtp-medewerker. Pagina’s met een vaste positie voor
kopij, maar wisselende beeldelementen kunnen deels geautomatiseerd en deels handmatig


worden opgemaakt. Automatisering van de opmaak zorgt voor doorlooptijdverkorting en
kostenbesparingen. In veel gevallen zullen er nog ‘handmatige’ acties door een dtp-medewerker
moeten worden uitgevoerd om een drukgereed product op te leveren.

Automatische conversie
Automatische conversie van samengestelde pagina’s of componenten voor publicatie in
print, online of bijvoorbeeld mobiel (wegschrijven als PDF of XML). Wanneer de editie volledig
is opgemaakt als tijdschrift, moeten de bestanden nog drukgereed gemaakt worden. Dat
geldt ook voor die content die via andere kanalen of dragers verspreid zal worden. Dat kan
rechtstreeks vanuit het originele bestand en het DAM vindt pas later in het proces plaats.

conversie
XML
HTML

In een sterk drukwerkgericht proces worden opgemaakte pagina’s geconverteerd naar certified
PDF. In veel gevallen wordt door de vormgever/dtp-medewerker vanaf de desktop een
PDF-conversieprogramma gebruikt. Dit is veelal een handmatige actie. In een proces waarin
de opgemaakte pagina’s worden gebruikt voor publicatie naar meerdere kanalen bestaan
er softwaretoepassingen die de gewenste conversies automatisch uitvoeren. Automatische
conversie is goed voor te definiëren (naar contentcomponenten in XML, PDF of HTML),
levert tijdbesparing op en reduceert de kans op fouten. In één stap worden de conversies
met verschillende resultaten uitgevoerd waarbij tevens de verzending van de content wordt
verzorgd en de juiste kleurprofielen meegeleverd worden voor het drukproces.

4.3 Voordelen van redactionele automatisering
De mogelijkheden en diversiteit aan toepassingen en systemen is groot. In feite kan elke
uitgever, dus ook de kleine en middelgrote, substantieel voordeel behalen door de inzet van
redactionele systemen, applicaties of tools die het redactieproces ondersteunen en faciliteren.
Mede door redactionele automatisering is het voor een uitgever van tijdschriften mogelijk
kosten te besparen en gelijktijdig te innoveren. De voordelen zijn vanzelfsprekend situationeel
bepaald. Waar voor de ene uitgever het vooral gaat om het minimaliseren van de out-of-
pocketkosten, is de andere uitgever meer geïnteresseerd in doorlooptijdverkorting of cross
mediaal kunnen publiceren. Elke uitgever zal zijn eigen argumentatie om al dan niet voor
redactionele automatisering te kiezen moeten uitwerken. Als de keuze maar bewust is.


Hoofdstuk 5

Impact voor de
betrokkenen
De inzet van redactionele automatisering heeft doorgaans een aantal belangrijke consequenties
voor de personen die zorgen voor het tot stand komen van het tijdschrift. Als eenmaal de keuze
is gemaakt om redactionele automatisering toe te gaan passen en er tevens duidelijkheid
is over welke technische hulpmiddelen wel en welke niet zullen worden ingezet, is er in een
eerder stadium ook al kritisch gekeken naar de huidige processen en verdeling van taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Als het goed is heeft de organisatie niet alleen een
beeld van de huidige maar ook van de gewenste of geoptimaliseerde werkwijze. Er is inzicht in
de te behalen kwaliteits- of efficiencyverbeteringen. Maar wat verandert er nu concreet voor de
(eind)redactie, beeldredactie, de advertentieverkoopafdeling of de art director en zijn of haar
studio en dtp’ers?

Elke implementatie betekent in meer of mindere mate een veranderingsproces voor de
betrokkenen. Of het nu gaat om een implementatie van een integraal systeem of een onderdeel
zoals een redactioneel workflowsysteem, Digital Asset management Systeem of tool voor de
automatische conversie van content. Het betreft dus niet alleen grote implementaties van
op maat gebouwde workflows, maar ook relatief kleine wijzigingen in de werkwijze door
bijvoorbeeld over te stappen op Adobe Indesign en Incopy voor de opmaak van pagina’s. Een
overstap van Microsoft Word, naar Incopy of het gebruik van een web-editor voor de opmaak
en aanlevering van kopij is al een grote verandering. ‘Wat verandert er nu voor wie?’ is dus geen
eenduidig te beantwoorden vraag. Het antwoord is geheel afhankelijk van de keuze van de
uitgever en daaraan gerelateerde inzet van technologie.

Voorbeeld
Een uitgever van een opinieblad werkt doorgaans met veel externe redacteuren. Deze
redacteuren verzorgen meestal zo’n 65% van alle kopij die wekelijks wordt gepubliceerd. De
eindredactie van de titel bestaat uit twee fte die alle stukken ontvangen en beoordelen alvorens
tot plaatsing wordt overgegaan. Door het jaar heen wordt er in totaal werk ondergebracht bij
zo’n 40 verschillende externe redacteuren, waarvan er afhankelijk van de onderwerpen zo’n tien
tot vijftien per week worden ingezet. Omdat deze redacteuren door het land verspreid wonen
en werken zou uniforme aanlevering van kopij via een website het mooiste zijn. Nu levert de
een zijn kopij rechtstreeks aan per e-mail, de ander stuurt de kopij als attachment mee, de derde
brengt het altijd even langs op een memorystick en de vijftiende levert de kopij niet schoon
maar altijd opgemaakt aan, wat doorgaans tot het nodige meerwerk leidt. Er zijn teveel wegen
naar Rome voor de uitgever en er wordt besloten om met Incopy te gaan werken voor de snelle
opmaak van kopij en aanlevering bij de dtp-studio. Omdat de licentiekosten weliswaar laag zijn
voor weinig gebruikers, maar aanzienlijk worden wanneer er met 40 verschillende redacteuren
wordt gewerkt die allemaal een Incopy-installatie op hun laptop of PC moeten krijgen, is
ervoor gekozen om tijdelijk alle redacteuren er nogmaals op te wijzen hoe ze eigenlijk moeten
aanleveren en worden er alleen licenties gekocht voor de eindredacteuren die de geredigeerde


Gea Opmaak Voor Verandering Low Res 96

Gea Opmaak Voor Verandering Low Res 96

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Gea Opmaak Voor Verandering Low Res 96

Similar to Gea Opmaak Voor Verandering Low Res 96 (20)

More from Patrick Swart

More from Patrick Swart (14)

Gea Opmaak Voor Verandering Low Res 96