AUTOMASI PEJABAT

1. KOD DAN NAMA PROGRAM /
PROGRAM CODE AND NAME
PENGURUSAN PERNIAGAAN
TAHAP / LEVEL 1 SEMESTER 1
NO. DAN TAJUK MODUL
/MODULE NO. AND TITLE
BPP 1014 – AUTOMASI PEJABAT
NO. DAN PERNYATAAN
KOMPETENSI /
COMPETENCY NO. AND
STATEMENT
M1K1.2- MELAKUKAN TUGASAN FOTOKOPI
OBJEKTIF MODUL / MODULE
OBJECTIVES
PADA AKHIR KURSUS INI, PELAJAR DAPAT:
1. MENERANGKAN DAN MENJELASKAN FUNGSI MESIN
FOTOKOPI.
2. MEMASTIKAN KEADAAN MESIN FOTOKOPI YANG
BAIK DAN SEDIA UNTUK DIGUNAKAN.
3. MENGENDALIKAN MESIN FOTOKOPI MENGIKUT
PERATURAN.
4. MENGENAL PASTI DAN MELAPORKAN KEROSAKAN
MESIN FOTOKOPI KEPADA ORANG YANG
DIPERTANGGUNGJAWABKAN.
5. MENUTUP MESIN FOTOKOPI MENGIKUT PROSEDUR
YANG DISARANKAN.
NO KOD BPP/1014/P2(1/6) Muka : 01 Drp : 14
NAMA PELAJAR TARIKH:
TAJUK: MELAKUKAN TUGASAN FOTOKOPI
TUJUAN:
Kertas Penerangan ini bertujuan untuk
 Mengeset mesin fotokopi mengikut keperluan pengguna.
 Membesar dan mengecilkan salinan
 Membuat salinan depan dan belakang.
KOLEJ VOKASIONAL DUNGUN
KM5 JALAN PAKA
23000 DUNGUN
TERENGGANU
KERTAS PENERANGAN 2

2. NO KOD BPP/1014/P2(1/6) Muka: 2 Drp: 14
MODUL: AUTOMASI PEJABAT
Terdapat pelbagai jenis mesin fotokopi yang berfungsi membuat salinan dokumen bercetak dalam
bentuk tulisan dan visual. Terdapat mesin yang boleh membuat salinan berwarna-warni dengan
pelbagai saiz penyalinan. Terdapat juga mesin fotokopi yang dapat membuat penyalinan dengan
mengeset secara automatik dan menghasilkan salinan yang siap dengan susunan dan seterusnya
distaplerkan.
PENERANGAN:
 M1K1.2 Mengeset mesin fotokopi
1.0 MENGESET MESIN FOTOKOPI MENGIKUT KEPERLUAN PENGGUNA.
1.1 LANGKAH-LANGKAH MEMULAKAN PROSEDUR MELAKUKAN KERJA FOTOKOPI
1. Buka suis / kuasa mesin
2. Masukkan kertas ke dalam tray
Gerakkan slot kekiri mengikut kesesuaian
seperti yang ditandakan di atas bekas kertas
Apabila menggunakan
kertas 11 "x 17",
Masukkan slot penyendal
kertas ke kiri di bahagian
hadapan kiri bekas kertas
Leraikan kertas dengan mengipas
Masukkan kertas dalam bekas kertas
 Masukkan kertas dengan sebelah hendak dicetak
menghadap ke atas
 Masukkan kertas mengikut panduan
 Bekas kertas muat sehingga 500 helaian bagi kertas 80gm
 Jangan bebankan kertas di atas garis ketinggian
maksimum
 Apabila menambah kertas, mula-mula keluarkan kertas
yang berbaki dalam bekas kertas, gabungkan ia dengan
kertas yang hendak ditambah, kemudian letak kembali di
dalam bekas kertas.
Tolak bekas kertas ke dalam mesin
Jika anda masukkan saiz kertas yang berbeza dari sebelumnya,
tandakan saiz kertas pada kad di depan bekas kertas
Jika anda memuatkan saiz
kertas sama seperti yang telah
dimuatkan sebelumnya, pergi
ke langkah 4.
Jika anda memuatkan saiz
yang berbeza kertas, teruskan
dengan langkah berikutnya
Tarik keluar bekas kertas sehingga ia berhenti
Picit tuil kunci panduan
depan dan luncurkan
panduan depan untuk
dipadankan lebar kertas

3. NO KOD BPP/1014/P2(1/6) Muka: 3 Drp: 14
3. Masukkan kertas melalui bekas kertas pintas di sebelah tepi
Bukakan bekas kertas pintas
Untuk membolehkan
pengesanan saiz kertas
yang betul, pastikan untuk
menarik keluar bekas
kertas penyambung
Laraskan panduan kertas mengikut saiz kertas
Masukkan kertas
(bahagian cetak ke bawah)
Perkara penting apabila memasukkan kertas melalui bekas kertas pintas
 Pastikan untuk meletakkan kertas saizA6 atau sampul surat rata mendatar
seperti yang ditunjukkan dalam rajah di bawah
 Memuatkan kertas dengan bahagian cetak menghadap ke bawah

4. NO KOD BPP/1014/P2(1/6) Muka: 4 Drp: 14
1.2 PROSEDUR KERJA : MENGGUNAKAN MESIN SHARP AR 5631
A) Touch Skrin (SHARP 5631)
Label Fungsi Label Fungsi
1 Paparan Mesej 8 Paparan saiz asal
2 Bilangan Salinan 9 Paparan Exposure
3 Kekunci 2 belah salinan 10 Kekunci Exposure
4 Output dikehendaki 11 Paparan pilih kertas
5 Mod khas 12 Pilih kertas
6 Original feed display 13 Saiz Salinan
7 Paparan saiz kertas 14 Kekunci saiz salinan
Rajah 1: Panel touch Skrin SHARP

5. NO KOD BPP/1014/P2(1/6) Muka: 5 Drp: 14
MESIN FOTOSTAT WARNA
Rajah 3
Terbahagi kepada 4 bahagian utama ;
i) i) Basic ii) original setting
ii) iii) quality/density dan iv) application.
iii)
Pada bahagian basic, terbahagi kepada 4
i) colour ii) paper iii) zoom iv)
duplex/combine.
Rajah 2
Contoh Mesin Fotostat Warna
Rajah 4 dan 5 Bahagian basic colour,- tekan pilihan Warna yang dikehendaki. Tekan OK.
Rajah 4 Rajah 5
Rajah 6 dan 7 bahagian basic paper; tekan auto paper select dan pilih tray pilihan yang dikehendaki tekan OK.
Rajah 6 Rajah 7
Rajah 8 bahagian basic zoom; tekan pilihan saiz kertas yg dikehendaki dan tekan OK.
Rajah 8 Rajah 9
Rajah 11 bahagian basic duplex/combine.; tekan pilihan kombinasi yg dikehendaki dan tekan OK.
Rajah 10 bahagian quality /density.; tekan background removal bg memngurangkan latar belakang salinan yang dibuat. tekan OK
Rajah 10 Rajah 11

6. NO KOD BPP/1014/P2(1/6) Muka: 6 Drp: 14
MESIN FOTOSTAT BLACK
Rajah 12 contoh mesin fotostat black
Rajah 12
Rajah 13 terbahagi kepada 9 menu utama ;-
special mode, 2 sided copy, output, file, quick file, . size paper, density,
tray, dan ratio.
Rajah 13
Rajah 14 Rajah 15 Rajah 16
Rajah 17 Rajah 18 Rajah 19
Rajah 20 Rajah 21 Rajah 22

7. NO KOD BPP/1014/P2(1/6) Muka: 7 Drp: 14
B) Membuat Salinan Melalui RSPF (Reversing Single Pass Feeder) beberapa helaian dan
berbilang salinan
1
Taipkan bilangan salinan yang diperlukan dan tekan
kekunci [START]
Letakkan dokumen asal dengan muka ke atas dalam tray laluan kertas
Masukkan dokumen asal
melalui slot laluan kertas
di bahagian atas mesin
fotokopi
Sentuh pada kekunci [ 2 SIDED COPY]
Sentuh pada kekunci [ desired copy mode.]
Sentuh pada kekunci [ OK]
Pastikan kertas yang digunakan sesuai atau pilih
Kertas yang sesuai dengan sentuh [PAPER SELECT]
 Lebih dari 100 mukasurat (90g/m2) boleh
dimasukkan pada satu masa
 Jika saiz asal tidak dikesan secara automatik,
secara manual saiz asal ditentukan
Pilih bilangan salinan dan mana-mana tetapan
salinan yang diinginkan, kemudian tekan
kekunci [ START]

8. NO KOD BPP/1014/P2(1/6) Muka: 8 Drp: 14
2.0 MEMBESAR DAN MENGECILKAN SALINAN
2.1 Prosedur Membesarkan dan mengecil salinan.
Anda boleh membesarkan salinan dengan menggunakan kaedah mengubah Copy Ratio
daripada 100% ke saiz yang anda kehendaki mengikut mesin fotostat jenis yang digunakan
Berikut adalah jadual untuk membesar dan mengecilkan salinan
Membesar Salinan Mengecil Salinan
Saiz kertas asal
Saiz kertas
dibesarkan
% Saiz kertas asal
Saiz kertas
dikecilkan
%
B5 A4 115% B4 B5 70%
B4 A3 115% A3 A4 70%
A5 B5 122% B5 A5 81%
A4 B4 122% B4 A4 81%
B5 A4 141% A4 B5 86%
A4 A3 141% A3 B4 86%
2.2 Langkah untuk membesarkan salinan
1Langkah
Letakkan dokumen asal pada kaca dengan
bahagian yang ingin di fotokopi
menghadap kaca dokumen
2Langkah
Tutup penutup dokumen
3Langkah
Sentuh skrin sesentuh COPY RATIO

9. NO KOD BPP/1014/P2(1/6) Muka: 9 Drp: 14
2.3 Langkah untuk mengecil salinan
4Langkah
Sentuh skrin sesentuh. Gunakan mana-mana saiz yang sesuai seperti membesarkan
daripada A4 kepada A3 anda perlu sentuh touch screen 141%, pastikan anda telah
masukkan kertas A3 ke dalam tray kertas sebelum tekan OK
5Langkah
Sentuh pada OK dan tekan butang START
1Langkah
Letakkan dokumen asal pada kaca dengan
bahagian yang ingin di fotokopi menghadap
kaca dokumen
2Langkah
Tutup penutup dokumen

10. NO KOD BPP/1014/P2(1/6) Muka: 10 Drp: 14
3Langkah
COPY RATIO
4Langkah
Sentuh skrin sesentuh. Gunakan mana-mana saiz yang sesuai
seperti mengecilkan daripada A3 kepada A4 anda perlu sentuh
touch screen 70%, pastikan anda telah masukkan kertas A4 ke
dalam tray kertas sebelum tekan OK
5Langkah
Sentuh pada OK dan tekan butang START

11. NO KOD BPP/1014/P2(1/6) Muka: 11 Drp: 14
3.0 MEMBUAT SALINAN DEPAN DAN BELAKANG
AUTOMATIC TWO-SIDED COPYING

12. NO KOD BPP/1014/P2(1/6) Muka: 12 Drp: 14

13. NO KOD BPP/1014/P2(1/6) Muka: 13 Drp: 14
SOALAN:
1. Lengkapkan jadual berikut
Membesar Salinan Mengecil Salinan
Saiz kertas
asal
Saiz kertas
dibesarkan
%
Saiz kertas
asal
Saiz kertas
dikecilkan
%
B5 A4 115% B4 B5 70%
B4 A3 A3 A4
A5 B5 122% B5 A5 81%
A4 B4 B4 A4 81%
B5 A4 141% A4 B5
A4 A3 A3 B4 86%
(5 markah)

14. NO KOD BPP/1014/P2(1/6) Muka: 14 Drp: 14
RUJUKAN :
1. MPAV Teknologi Pejabat Perniagaan Tingkatan 4 dan 5, DBP 2005
1.1 Jenis, Fungsi dan Ciri Mesin Fotokopi: Halaman 22
1.2 Pengendalian Mesin Fotokopi: Halaman 28 – 31
1.3 Penyelenggaraan Mudah Mesin Fotokopi: Halaman 36-37
2. NOSS: Duty No. 01, Task No. 01.01: Perform Photostating Duties
3. DPSK BPP 101: Automasi Pejabat: M1K1: Melakukan Tugasan Fotokopi
4. DICPSK BPP 101: Automasi Pejabat: M1K1: Melakukan Tugasan Fotokopi
5. KSKV BBM 101: Office Automation
6. http://en.wikipedia.org/wiki/Photostat_machine
7. http://id.wikipedia.org/wiki/Mesin_fotokopi
8. http://www.scribd.com/doc/95449311/Photocopy-Machine-Manual
9. http://soerya.surabaya.go.id/AuP/e-DU.KONTEN/edukasi.net/SMK/Sekretaris/Mesin.
Pengganda/tes.html
10. SOP mesin fotokopi.