Rekomandimet për Thirrje Publike - MKRS

1. Page 1 of 12
REKOMANDIMET PËR THIRRJET PUBLIKE PËR PROJEKTE
RINORE TË GRUPIT SHOQËRI CIVILE-MKRS
Data: 12/10/2023
MKRS, Prishtinë
"Rekomandimet për Thirrje Publike" për projektet rinore të Grupit: Shoqëri Civile-MKRS përmban rekomandime në lidhje me
organizimin e thirrjeve publike. Ky dokument ofron objektivat dhe propozimet për adresimin e çështjeve të rëndësishme, si rishikimi i
dokumentit të thirrjes për projekte, vendosja e masave për përmirësimin e procesit të aplikimit online/fizik, si dhe përdorimi i shembujve
konkretë për të shpjeguar kërkesat dhe kriteret e dokumentit të thirrjes. Ky dokument ka për qëllim të ndihmojë organizatat joqeveritare,
individët dhe të rinjtë të kuptojnë më mirë procesin dhe përmbajtjen e thirrjeve publike për projektet rinore.
Grupi punues:
Nr Çështjet që janë adresuar Objektivat Propozimet
1 Rishikimi i dokumentit
"Thirrja për projekt-
propozimet në fushën e
rinisë për OJQ dhe
individë
Të rishikohet dokumenti i thirrjes për projekt-
propozimet në fushën e rinisë për organizatat
joqeveritare dhe individët. Në këtë proces rishikimi,
synohet të diskutohet për përmbajtjen, kriteret dhe
procedurat e aplikimit, me qëllim që dokumenti të
1. Takime të përbashkët me
përfaqësuesit e organizatave
joqeveritare dhe individët për të
diskutuar përmbajtjen e dokumentit të
thirrjes për projekt-propozimet.
1. Burim Mexhuani –MKRS
2. Ensare Bytyqi –MKRS
3. Avdyl Gashi – Qendra Rinore Drenas
4. Ardianë Halimi – Vullnetarët e Qytetit të
Gjilanit
5. Leotrim Pajaziti –Vizioni Rinor i Shalës

2. Page 2 of 12
përmbyllet në mënyrë të plotë dhe të jetë i qartë për
ata që mund të aplikojnë.
2. Të krijohet një kanal komunikimi të
hapur për pyetje dhe përgjigje lidhur
me dokumentin e thirrjes për projekt-
propozimet. Mund të jetë një adresë
e-maili, një forum online ose një
seancë të hapur për diskutim në
person.
3. Përdorimi i shembujve konkret dhe
ilustrime për të shpjeguar kërkesat
dhe kriteret e dokumentit të thirrjes.
Kjo do të ndihmojë të interesuarit të
kuptojnë më mirë se çfarë pritet nga
propozimet e tyre.
4. Në thirrjet e radhës të ketë një
gjithëpërfshirje në shpërndarjen e
fondeve publike, respektivisht të
krijohen mekanizma që sigurojnë
përfshirje të të rinjve nga e tërë
Kosova, vecanërisht zonat rurale.
Fokus duhet t’iu ipet organizatave ose
të rinjve përfitues të cilët nuk mund të
jenë përfitues të shërbimeve rinore të
nivelit nacional, rajonal etj. Aktualisht,
mund të verifikohen të ri të cilët janë
përfituesit e njejtë të 1 ose më shumë
projekteve, duke ndikuar negativisht
tek cilësia dhe numri real I
përfituesve. Rrjedhimisht,
rekomandojmë që fokusi të jetë tek
organizatat lokale dhe sa më shumë I
orientuar tek zonat rurale ose
komunat më të vogla të cilat nuk janë
target i donatorëve ndërkombëtar.
2 Vendosja e masave për Qëllimi është të organizojmë një diskutim dhe të 1. Ndryshimet e nevojshme në

3. Page 3 of 12
përmirësimin e procesit të
aplikimit online
marrim vendime lidhur me masat e nevojshme për të
përmirësuar procesin e aplikimit. Synohet të trajtohen
detajet teknike të platformës së aplikimit, të
identifikohen ndryshimet e kërkuara në formularët dhe
të analizohen vërejtjet e saj nga përvoja e aplikuesve
gjatë procesit aktual të aplikimit.
formularët e aplikimit për të bërë
procesin më të lehtë dhe më të qartë
për aplikuesit.
2. Aplikimi të bëhet me zarf të mbyllur
dhe përmes sistemit elektronik
(onilne ose e-mail)
3. Sistemi i aplikimit online të jetë i lehtë
dhe i përshtatshëm
4. Formularët të ngarkohen në formatin
pdf
5. Për secilin formular dhe/ose
dokument që kërkohet, të jetë një
hapësirë e vecantë për dorëzim.
Formatetet e dokumenteve që
pranohen nga forma p.sh. pdf, word,
excel etj të qartësohen paraprakisht
dhe të bëhen të ditura. Madhësia e
fileve që mund të dorëzohen të jetë e
përshtatshme për dorëzim të
dokumenteve më të mëdha duke
pasur parasysh portfolio dhe
dokumente që mund të përmbajnë
foto, video etj.
6. Varësisht nga forma që përcaktohet
dorëzimi i dokumenteve të krijohet
sistem I verifikimit të dokumenteve të
dorëzuara – nëse dorëzohen fizikisht,
zyra pranuese të lëshoj dokument
konfirmues mbi dokumentet që ka
dorëzuar aplikuesi dhe ky dokument ti
bashkangjitet dosjes dhe një kopje ti
ipet aplikuesit. Nëse dorëzohen
online, të krijohet mundësia që
aplikuesi të pranoj me email një kopje
të të gjitha dokumenteve që janë

4. Page 4 of 12
dorëzuar me sistem.
3 Hartimi i udhëzuesit të
thirrjes publike me hapa
konkret dhe detajuar për
procesin e thirrjes publike
Krijimi i një udhëzuesi të detajuar për thirrjet publike,
duke përfshirë hapat dhe procedurat konkrete që duhet
të ndiqen për të aplikuar. Ky udhëzues synon të ofrojë
informacion të hollësishëm rreth kritereve të vlerësimit,
dokumentacionit të nevojshëm, afateve të aplikimit dhe
kontakteve kryesore për çdo pyetje shtesë.
1. Për çdo thirrje publike të hartohet një
udhëzues i detajuar dhe të përmbajë
hapat dhe procedurat konkrete për të
aplikuar.
2. Në udhëzues të përfshihen kriteret
teknike dhe përmbajtësore të thirrjes
publike.
3. Të specifikohen se çfarë aspektesh
do të vlerësohen projekt propozimet
dhe si do të konsiderohen ato për
financim.
4. Të listohen të gjitha dokumentet dhe
formularët e nevojshme që duhet të
ngarkohen në fazën e aplikimit dhe
cilat dokumente kërkohen përpara
nënshkrimit të kontratës
5. Të prcakotohen afatet e aplikimit,
vlerësimit dhe shpalljes së rezultateve
6. Të përfshihen kontakte kryesore në
udhëzuesin e thirrjeve publike për të
adresuar çdo pyetje shtesë ose për të
kërkuar informacion të shtesë.
7. Në të gjitha thirrjet të përcaktohen
qartazi ose të bëhet e ditur
paraprakisht për aplikuesit për
dokumentet e treta që do të merren
parasysh përgjatë vlerësimit – për
shembull: siguria e fëmijëve,
certifikata për punë me moshë të
caktuar, mbrojtja e ambientit, licenca
dhe dokumente tjera që do të merren
për bazë në vlerësim pasiqë këto të
dhëna kanë munguar mirëpo janë

5. Page 5 of 12
marrë për bazë në vlerësim bazuar në
raportin e arsyeve të anulimit të
publikuar nga DiR – MKRS.
8. Të përcaktohen vlera referente – nëse
MKRS e vlerëson të nevojshme
rregullimin e linjave buxhetore karshi
shërbimeve që organizatat përdorin –
duhet të përcaktohen vlera referente
në mënyrë që organizatat të mund të
bazohen. Ne si organizata vlerësojmë
se duhet të respektohen masat e
ekonomisë së tregut të lirë,
respektivisht jemi të vetëdijshëm se
shërbimi i njejtë mund të ketë kosto të
ndryshme varësisht prej zonës dhe
konkurencës në atë zonë,
respektivisht refuzojmë arsyetimin
“fryrje cmimesh” pasiqë nuk
konsiderojmë se dicka e tillë mund të
ekzistojë. Përkundër kësaj, nëse
MKRS e konsideron të nevojshme,
duhet të publikohen vlera referente
për shërbime që institucioni I
konsideron të nevojshme.
4 Sqarimi i konceptit të
"portofolit të organizatës"
Qëllimi është të ofrojmë shpjegime të qarta lidhur me
konceptin e "portofolit të organizatës". Në këtë kuptim,
portofoli i organizatës do të përfshijë dokumentacionin
dhe informacionin e nevojshëm për të ilustruar
përvojën, projektet e mëparshme, rezultatet dhe
kapacitetet e organizatës në fushën e rinisë. Kuptimi i
këtij koncepti ka një rëndësi të veçantë për të vlerësuar
dhe krahasuar aplikimet e organizatave për financime
dhe mbështetje të ndryshme.
1. Në dokumentin e Udhëzuesit të
Thirrjes të përcaktohet qartë dhe në
mënyrë të kuptueshme koncepti
“Portfolio i OJQ-së” dhe çfarë
dokumentacioni mund të ofrohet për
ta dëshmuar portfolion e OJQ-së.
2. Për aplikimin online të zhvillohet një
format standard për prezantimin e
portofolit të organizatës. Në këtë
rubrikë të përfshihen elementët

6. Page 6 of 12
kryesorë si përshkrimi i organizatës,
projektet më të rëndësishme të
realizuara, rezultatet e arritura dhe
kapacitetet në fushën e rinisë.
3. Në udhëzuesin e Thirrjes të
përcaktohet procesi të vlerësimit dhe
krahasimit të portofolit të
organizatave. Të përcaktohen kriteret
e vlerësimit dhe përdorni një
metodologji objektive për të
përcaktuar cilësinë dhe ndikimin e
projekteve të organizatave.
5 Arsyet e refuzimit dhe
avancet e hapura
Qëllimi është të propozojmë tekstin e refuzimit të
aplikimeve dhe të caktojmë një datë referimi për
avancat e mundshme. Diskutimi do të përqendrohet në
identifikimin e arsyeve specifike të refuzimit dhe në
përcaktimin e një date të përcaktuar për të cilën mund
të merren parasysh avancat e mundshme.
1. Të përgatitet një tekst të refuzimit të
aplikimeve që të jetë i qartë dhe i
kuptueshëm. Të shpjegohen arsyet
specifike të refuzimit në mënyrë të
saktë dhe të ndjeshme.
2. Secili aplikues ta dij datën referente
që konsiderohet një projekt i pa
mbyllur (Avanc). Propozohet data e
fillimit të punës së komisionit të
vleërsimit të jetë datë referente.
3. Teksti i refuzimit të jetë i sjellshëm
dhe inkurajues. Të ipen këshilla
konstruktive dhe mbështetje për
aplikuesin në përpjekjet e tyre të
ardhshme.
4. Shih formën e vlerësimit për projektet
e ERASMUS+.
5. Në mbylljen e avanceve, një
dokument verifikues t’I ipet edhe
organizatës si dëshmi se është
mbyllur projekti. Kjo pasiqë aktualisht,
organizatat nuk marrin kurfarë njoftimi

7. Page 7 of 12
nga momenti i dorëzimit të raporteve,
nëse projekti është mbyllur ose jo.
6. Të përcaktohet një afat kohor mbi
kohën e vlerësimit të një raporti nga
momenti i dorëzimit të raporteve nga
organizata. Ky afat mund të jetë 30
ditë, 60 ditë ose maksimumi 90 ditë
pune, që obligon zyrën e financave të
bëj vlerësimin. Pas këtij afati, raporti
duhet me automatizëm të
konsiderohet I mbyllur. Kjo do të
evitonte rastet kur pas 3-4 viteve
kërkohen dokumente shtesë për
mbyllje të një projekti, që e fut
organizatën në një vorbull
administrativ duke krijuar rrethana që
pamundësojnë mbylljen e një avansi.
6 Plani vjetor për Thirrjet
publike
Qëllimi është të paraqesim një plan vjetor për thirrjet
publike. Diskutimi do të trajtojë datat e mundshme të
thirrjeve, temat e tyre, buxhetin e disponueshëm dhe
hapat e nevojshëm për të siguruar një proces të
përshtatshëm dhe efikas për thirrjet publike.
1. Në fund të çdo viti fiskal të publikohet
kalendari i thirrjeve publike.
Respektivisht, hapja e thirrjes për
projekt propozime të bëhet më së voni
në Tetor të vitit paraprak, ashtuqë
rezultatet dhe projektet respektivisht
fillimi I tyre të bëhet më së voni me 1
Shkurt të vitit pasues, në mënyrë që
organizatat të kenë mbulueshmëri
financiare, respektivisht të mund të
ofrojnë shërbime përgjatë gjithë vitit.
Jo vetëm 2-3 muaj sic ndodhë tani në
sektorin rinor.
2. Të përcaktohen temat dhe objektivat e
thirrjes publike, qartazi dhe me
nënobjektiva. Njëra objektivë duhet të
jetë e atillë që mundëson planin vjetor

8. Page 8 of 12
të aktiviteteve. Të tjerat mund të jenë
objektiva gjenerale me disa
nënobjektiva specifike, më të ngushta
në fushëveprim të cilat do të krijonin
qartësi në përpilimin dhe vlerësimin e
projekt-propozimeve. Për shembull
nëse objektivi është “Zhvillimi I
shkathtësive dixhitale tek rinia” – të
ketë nënobjektiva psh. Programim,
Dizajn Grafik, platformat për punësim
të pavarur freelancer etj.
Respektivisht, të limitohet numri i
objektivave specifike në të cilat mund
të aplikoj një organizatë psh.
Maksimumi 2 objektiva specifike, të
një objektivi të përgjithshëm.
3. Të krijohet mundësi e financimit të
planit vjetor të aktiviteteve për
organizatat – respektivisht të krijohen
format e financimit ose granteve
institucionale. Ose të krijohen forma të
cilat mundësojnë plan vjetor, jo të ketë
mbështetje të bazuar në projekte, por
në aktivitete përgjatë gjithë vitit.
4. Në përcaktimin e objektivave të
merren parasysh shërbimet rinore, jo
vetëm zhvillimin e aftësive
teknologjike dhe aftësive për punësim
pasiqë është e nevojshme të
përfshihen shërbimet rinore si zhvillimi
I shkathtësive të jetës, bashkëpunimi,
puna në ekip, ndërtimi i aftësive të
buta, shërbimet e shëndetit mendor,
përkrahje në arsimim jetësor etj.
5. Të përcaktohen qartazi afatet –

9. Page 9 of 12
respektivisht afati i fundit për
rezultate. Aktualisht, është e
papërballueshme për organizatat dhe
qendrat rinore që thirrja të hapet në
fillim të vitit, rezultatet të dalin në
gjysmën e dytë të vitit, dhe kontratat
të nënshkruhen në fund të vitit.
7 Buxheti i thirrjes publike
për secilën kategori
Qëllimi është të ofrojmë shpjegime të hollësishme për
buxhetin e disponueshëm për thirrjet publike dhe
ndarjen e tij në kategori të ndryshme. Diskutimi do të
përqendrohet në vlerën e caktuar për secilën kategori
dhe në kriteret që janë përdorur për të përcaktuar
shumën e financimit për projektet që vlerësohen si të
suksesshme.
1. Të përcaktohe buxheti për secilen
kategori të aplikimit
2. Të përcaktohet minimumi dhe
maksimumi dhe të respektohet, ashtu
që projekteve mos t’iu zbritet cmimi
pas aplikimit.
3. Komisionit vlerësues ti hiqet e drejta e
ndërhyrjes në buxhetin e projekt-
propozimeve, të bëhet vetëm
vlerësimi përmbajtësor i projektit. Të
mos ketë në ndërhyrje në buxhet.
3.
4.
8 Rishikimi i kritereve
teknike
Rishikimi i kritereve teknike për aplikimet për financimin
e projekteve të rinisë. Kriteret e përdorura për të
vlerësuar aplikimet dhe siguruar që kriteret teknike të
jenë të përputhshme me nevojat e projekteve dhe
qëllimet e programit. Në këtë pikë veçanërisht do të
diskutohen kriteret si:
· Qarkullimi financiar vjetor i organizatës,
· Statuti i organizatës,
1. Të largohet kriteri i qarkullimit vjetor
financiar për organizatat rinore,OSE
të përcaktohet një shumë përbrenda
thirrjes e cila targeton organizatat e
sapo-themeluara, në mënyrë që të
krijohet mundësi e përkrahjes dhe
mbështetjes së nismave të reja të
themeluara. Konsiderojmë se duhet të
ketë një formë të mbështetjes për
organizatat rinore të reja që krijohen,

10. Page 10 of 12
· Misioni i organizatës dhe
· Kriteret tjera të paqarta për organizatat
rinore.
por me mbështetje financiare më të
ulët.
2. Statuti i organizatës të mos jetë kriter
diskualifikues për projektet rinore.
Vlerësimi mund të bëhet në bazë të
portfolios – marrim parasysh se mund
të ketë organizata të profilizuara si
ambienti por që mund të ofrojnë
aktivitete edukative për rininë.
Gjithsesi, prioritet duhet t’i ipet
organizatave që ofrojnë shërbime
rinore në bazë të objektivave dhe
prioriteteve të përcaktuara sipas
dokumenteve strategjike mbi nevojat
e rinisë.
9 Sesione informative Objektivi është të zhvillohen sesione informative shtesë
për të gjithë aplikuesit potencialë. Do të diskutohen
temat, vendndodhja, datat dhe formati i këtyre
sesioneve informative me qëllim që të sigurohet një
dorëzim efikas i informacionit dhe ndihmës së
nevojshme në mënyrë të efektshme.
1. Të zhvillohet së paku 3 sesione
informuese për qëllimin e thirrjes
publike.
2. Të përgatiten broshura dhe materiale
vizuele që përmbajnë informacionin
kyç për procesin e aplikimit dhe të
disponohen në sesionet informative
apo në mënyrë elektronike për
shfletim të mëvonshëm.
10 Prezantimi I rezultateve të
thirrjes publike
Objektivi është të analizojmë mënyrat se si të paraqiten
rezultatet e aplikimeve, përfshirë ato që janë të
suksesshme dhe ato që nuk janë të suksesshme.
Diskutimi do të fokusohet në format dhe mënyrat e
prezantimit të këtyre rezultateve me qëllim të sigurimit
të transparencës, duke ndihmuar të gjithë pjesëmarrësit
në përgjithësimin e informacionit kyç.
1. Rezultatet e përfituesëve të paraqiten
në mënyrë transparente psh. Emrin e
projektit, pikët, Buxhetin e aprovuar
dhe emrat e anëtarëve të komisionit
vlerësues.
2. Rezultatet e përfutuesëve të ndahen
sipas kategorive,
3. Rezultatet e aplikuesëve të mos
publikohen por të dergohen

11. Page 11 of 12
individualisht në formë elektronike dhe
në të njëjtën ditë me rezultatet e
përfitueve. – këtë nuk e mbështesim
si kërkesë – konsiderojmë se
publikimi i rezultateve të përbashkëta
për të gjithë aplikuesit i kontribuon
transparencës dhe koordinimit mes
organizatave, respektivisht kërkojmë
që publikimi i rezultateve të bëhet
publik dhe i përbashkët për të gjithë
aplikuesit.
11 Publikimi i pyetjeve më të
shpeshta (FAQS) rreth
aplikimit
Objektivi është të vendosët nëse pyetjet më të shpeshta
të pranuara nga aplikuesit dhe përgjigjet për to duhet të
publikohen. Diskutimi do të trajtojë përmbajtjen e
pyetjeve, sigurimin e përgjigjeve adekuate dhe
modalitetet e organizimit të tyre, si përmes faqeve të
internetit, e-mailit ose platformave të tjera të
komunikimit.
1. Të identifikohen pyetjet më të
shpeshta të pranuara nga aplikuesit
dhe sigurohuni që ato të publikohen
2. Të gjitha pyetjet më të shpeshta së
bashku me përgjigjet të publikohen në
faqe të MKRS, të jenë të dukshme
dhe të lehtësisht aksesueshme për të
gjithë minimumi 5 ditë para datës së
fundit për aplikim
3. Sesionet informuese të
implementohet në partneritet me
organizatat rinore përfituese
paraprake të thirrjeve, në mënyrë që
të krijohet hapësirë e informimit
bazuar në praktikat e aplikuesve, jo
vetëm në kërkesat e institucionit
financues në këtë rast MKRS.
Këshillat dhe komentet nga
organizatat do të rezultonin në cilësi
më të madhe të aplikimeve, qoftë në
aspektin administrativ qoftë
përmbajtësor.

12. Page 12 of 12
12 Platforma "Kosovo
Volunteers" për përfituesit
e projekteve
Objektivi është që grupi të analizojë opsionin e
regjistrimit të organizatave dhe individëve në platformën
"Kosovo Volunteers" për projektet e suksesshme dhe të
vlerësojë mundësinë për të optimizuar funksionalitetin e
saj. Diskutimi do të përqendrohet në përfitimet e
regjistrimit në platformë, përdorshmërinë e saj për
identifikimin dhe lidhjen e organizatave dhe individëve,
si dhe në nevojën për të përmirësuar dhe zgjeruar
funksionalitetin e platformës për të arritur një përvojë më
të mirë të përdoruesve.
1. Kriteri i regjistrimit të vullnetarëve në
platëformën “Kosovo Volunteers” të
mos jetë obligative nëse platëforma
nuk është funksionale.
13 Shpenzimet bankare NA 1. Shpenzimet bankare të pranohen
vetëm për aq kohë sa zgjat projekti.
14 Mbyllja e projektit NA 1. Të organizohet një trajnim nga
departamenti i financave të MKRS-së
me Organizata Rinore për mënyrën e
mbylljes së projekteve.
15 Partneriteti NA 1. Partneriteri te mose jete kriter i
detyruar për aplikim me projektit.