3. 3
2. ประหยัด ต้องเป็นระบบที่ประหยัดค่าใช้จ่ายของหน่วยงาน
3. เหมาะสม ต้องเหมาะสมกับเอกสารและลักษณะของธุรกิจ
4. สามารถขยายระบบการจัดเก็บได้
5. ควบคุมและทำาลายได้ง่าย คือ ต้องเป็นระบบที่สามารถควบคุม
เอกสารไม่ให้กระจัดกระจายและไม่สูญหาย
6. สะดวกในการจัดเก็บและค้นหา
5.2. การเก็บเอกสารตามลำาดับตัวอักษรภาษาอังกฤษ
การเก็บเอกสารตามลำาดับตัวอักษรภาษาอังกฤษจะมีการจัดเรียง
ลำาดับพยัญชนะภาษาอังกฤษ คือ A-Z (A B C D E F G H I J K L M N
O P Q R S T U V W X Y Z ) โดยถือว่าตัวอักษรที่ปรากฏอยู่นั้นเป็น
พยัญชนะทุกตัวถึงแม้ว่าพยัญชนะบางตัว (A E I O U ) จะทำาหน้าที่เป็น
สระก็ตาม
ตัวอย่างการจัดเรียงตามลำาดับ เช่น Abel, Benson, Carton,
Dallar ซึ่งเมื่อนำามาจัดเรียงลำาดับก็จะได้เป็น A-B-C-D เป็นต้น หลัก
ในการพิจารณาจัดเรียงลำาดับคำาตามตัวอักษรภาษาอังกฤษจะต้อง
พิจารณาดังต่อไปนี้ คือ
1. พิจารณาตัวอักษรแต่ละตัวว่าอะไรมาก่อนกัน
ตัวอย่างเช่น Bill กับ Mary นั้นจะเห็นไดว่า B มาก่อน M ดัง
นั้นจึงสรุปได้ว่า Bill ต้องมาก่อน Mary
2. ถ้าตัวอักษรตัวแรกเหมือนกันก็จะต้องไปพิจารณาตัวอักษรต่อ
ไป เพื่อทำาการเปรียบเทียบ ตัวอย่าง เช่น Bell กับ Bill จะเห็นได้ว่าตัว
อักษรตัว แ ร กข อ งทั้ง 2 คำา คือ B เหมือนกัน ดังนั้นจึงต้องไป
พิจารณาตัวอักษรตัวต่อไปคือ ระหว่าง e กับ I ซึ่งเมื่อเปรียบเทียบ
ตัวอักษรแล้วปรากฏว่า e มาก่อน I ดังนั้นจึงสรุปได้ว่า Bell ต้องมา
ก่อน Bill
3. ถ้าตัวอักษรเหมือนกันทั้งคำาในหน่วยที่ 1 จะต้องไปพิจารณา
ที่หน่วยต่อไป ตัวอย่างเช่น Central Shop กับ Central Bank จะ
เห็นได้ว่าหน่วยที่ 1 คือ Central เหมือนกันทั้ง 2 คำา ดังนั้นในการ
พิจารณาจัดลำาดับที่จึงต้องไปพิจารณาที่หน่วยที่ 2 คือระหว่าง Shop
กับ Bank คือพิจารณาระหว่าง S กับ B ปรากฏว่า B มาก่อน S ดังนั้น
จึงสรุปได้ว่า Central Bank มาก่อน Central Shop
วิชา การปฏิบัติงานสำานักงาน
5. 5
คือ ชื่อสกุลเป็นหน่วยที่ 1 ชื่อตัวเป็นหน่วยที่ 2 และชื่อกลางเป็นหน่วยที่
3
ตัวอย่างเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วยที่ 3
ลำาดับที่
1. Auther S. Benson Benson Auther S.
1
2. John Hamilton Hamilton John - 2
3. A. D. Judson Judson A. D.
3
4. H. J. Thompson Thompson H. J.
5
5. Ross Anne Miller Miller Ross Anne
4
กฎข้อที่ 2 2.1. ชื่อที่สั้นจะเรียงลำาดับก่อนชื่อที่ยาว
ตัวอย่างเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วยที่ 3 ลำาดับที่
1. A.S. Aron Aron A. S.
1
2. Auther A. Aron Aron Auther A.
2
3. Harry S. Baron Baron Harry S.
3
4. Harry Samuel Baron Baron Harry
Samuel 4
จากตัวอย่างข้อ 1 - 2 หน่วยที่ 1 คือ Aron เหมือนกันทุกตัว
อักษร จึงต้องไปพิจารณาที่หน่วยที่ 2 คือระหว่าง A. กับ Auther
ซึ่งจะเห็นได้ว่าในข้อ 1 มี A เพียงตัวเดียว ซึ่งถือว่าสั้นกว่า Auther
ดังนั้นจึงสรุปได้ว่า A. S. Aron มาก่อน Auther A. Aron
จากตัวอย่างข้อ 3-4 หน่วยที่ 1 และหน่วยที่ 2 เหมือนกันทุก
ตัวอักษร จึงต้องไปพิจารณาที่หน่วยที่ 3 คือ S. กับ Samuel ซึ่งจะเห็น
ว่าในข้อ 3 มี S. เพียงตัวเดียว ซึ่งถือว่าสั้นกว่า Samuel ดังนั้นจึงสรุป
ได้ว่า Harry S. Baron มาก่อน Harry Samuel Baron
วิชา การปฏิบัติงานสำานักงาน
6. 6
2.2. ชื่อตัว – ชื่อสกุล ที่ไม่มีชื่อกลา งจะจัดเ รียงลำา ดับ
ก่อนชื่อตัว - ชื่อสกุลที่มีชื่อกลาง
ตัวอย่างเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วยที่ 3 ลำาดับที่
1. John Smith Smith John -
1
2. John H. Smith Smith John H.
2
3. William Smith Smith William -
3
4. William Thomas Smith Smith William
Thomas 4
จากตัวอย่างข้อ 1-2 หน่วยที่ 1 และหน่วยที่ 2 เหมือนกันทุกตัว
อักษร จึงต้องไปพิจารณาที่หน่วยที่ 3 ซึ่งข้อ 1 ไม่มี แต่ข้อ 2 มี คือ H
จึงสรุปได้ว่า John Smith มาก่อน John H. Smith
จากตัวอย่างข้อ 3-4 หน่วยที่ 1 และหน่วยที่ 2 เหมือนกันทุกตัว
อักษร จึงต้องไปพิจารณาที่หน่วยที่ 3 ซึ่งข้อ 3 ไม่มี แต่ ข้อ 4 มี คือ
Thomas จึงสรุปได้ว่า William Smith มาก่อน William Thomas
Smith
กฎข้อที่ 3 ชื่อสกุลที่มีอุปสรรค (prefix) เช่น d, , D, , De, de, la,
di, Fits, La, Le, M, , Mc, Mac, O, Van, van Von, Vonder,
vonder และ St. เป็นต้น คำาเหล่านี้ให้ถือว่าเป็นหน่วยเดียวกับชื่อ
สกุล และจัดเรียงตามลำาดับตัวอักษร (ยกเว้น St. จะต้องเขียนเป็นตัว
เต็มว่า Saint)
ตัวอย่างเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วยที่ 3
ลำาดับที่
1. Hugh O, Neill O, Neill Hugh -
4
2. Sara McFadden McFadden Sara -
2
3. Michael D, Fao D, Fao Michael -
1
4. J. B. VanTime VanTime J. B.
5
วิชา การปฏิบัติงานสำานักงาน
7. 7
5. Luke R. McGuiness McGuiness Luke R.
3
กฎข้อที่ 4 ชื่อสกุลที่เชื่อมด้วยเครื่องหมายยัติภังค์ (Hyphenated
Surname) ชื่อสกุลที่เชื่อมด้วยยัติภังค์ (-) ให้ถือว่าเป็นหน่วยเดียวกัน
ตัวอย่างเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วยที่ 3
ลำาดับที่
1. J. Frank Hall-Quest hall-Quest J. Frank
1
2. Allen L. Ross-Sanders Ross-Sanders Allen
L. 3
3. Fred Klingen-Smith Klingen-Smith Fred -
2
4. Leslie B. Smith-Jones Smith-Jones Leslie
B. 4
5. Milton F. Taft-Bartly Taft-Bartly Milton
F. 5
กฎข้อที่ 5 ชื่อบุคคลที่มีคำาย่อ (Abbreviations) ชื่อบุคคลที่มีคำาย่อใน
การจัดหน่วยดัชนีจะต้องเปลี่ยนคำาย่อให้เป็นคำาเต็มเสียก่อนและถือเป็น
หน่วยดัชนีหน่วยหนึ่งด้วย
Benj. = Benjamin Robt. = Robert
Chas= Charles Sam , l = Samuel
Don. = Donald St. = Saint (ให้ถือเป็นหน่วยเก็บ)
Ed. = Edward Theo. = Thoeder
Geo. = George Thos. = Thomas
Jas. = James Wm = William
Jh. = John Jos. = Joseph
ตัวอย่างเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 ห น่ว ย ที่ 3
ลำาดับที่
1. Chas. R. Laporte Laporte Charles R.
2
วิชา การปฏิบัติงานสำานักงาน
8. 8
2. Wm. W. Buist Buist William W.
1
3. Jas. Morrison Morrison James -
3
4. Benj. R. Webb Webb Benjamin
R. 5
5. Ed. K. VonDerpool VonDerpool Edward K.
4
กฎข้อที่ 6 ชื่อยากและแปลกโดยปกติชื่อชาวเอเชียถือเป็นชื่อยากและ
แปลก และตามประเพณีนิยมถือว่า ชื่อตัวสำาคัญกว่าชื่อสกุล การแยก
หน่วยดัชนีให้ใช้ชื่อตัวเป็นหน่วยที่ 1 ชื่อกลาง (ถ้ามี) เป็นหน่วยที่ 2
และชื่อสกุลเป็นหน่วยที่ 3
ตัวอย่างเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 ห น่ ว ย ที่ 3
ลำาดับที่
1. Pan Chin Shih Pan Chin Shit
4
2. Sharda Pati Sharda Pati -
5
3. Chiang Kai-Shek Chiang Kai-Shek -
1
4. Chong Lu Chong Lu -
2
5. Lui Feng Lui Feng - 3
กฎข้อที่ 7 คำานำาหน้าชื่อ (Titles)
1. คำานำาหน้าชื่อส่วนตัวที่บอกเพศ เช่น Mr., Mrs., Miss และ
Esq. คำานำาหน้าชื่อเหล่านี้ไม่ถือเป็นหน่วยเก็บให้วงเล็บไว้ท้ายหน่วย
สุดท้าย
ตัวอย่างเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วยที่ 3 ลำาดับที่
1. Mrs. Mary Blaine Blaine Mary (Mrs.)
- 2
2. Mr. Edward Frantz Frantz Edward (Mr.) -
3
วิชา การปฏิบัติงานสำานักงาน
9. 9
3. Francis Fuller, Esq. Fuller Francis (Esq.) -
4
4. Miss Mary M. Allan Allan Mary M.
(Miss) 1
5. Mrs. Anna R. Laber Laber Anna R.
(Mrs.) 5
2. คำา นำา ห น้า ชื่อ ท า ง อ า ชีพ เ ช่น Dr. (Doctor), Prof.
(Professor), Director, Mayor คำานำาหน้าชื่อเหล่านี้ไม่ถือเป็นหน่วย
เก็บให้วงเล็บไว้ท้ายหน่วยสุดท้าย
ตัวอย่างเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 ห น่ว ย ที่ 3
ลำาดับที่
1. John G. Kirk, Director Kirk John G.
(Director) 3
2. Dr. Harry Blain Blain Harry (Dr.)
- 1
3. Mayor John J. Ryan Ryan John J. (Mayor)
4
4. Dr. Walter Greene Greene Walter (Dr.) -
2
5. Prof. William Winchester Winchester William (Prof.)
- 5
3. คำานำาหน้าชื่อในภาษาต่างประเทศที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษ เช่น
Madame, Monsieur, Signor, Signornita คำานำาชื่อเหล่านี้ให้นับ
เป็นหน่วยดัชนีด้วย โดยให้เก็บไว้เป็นหน่วยที่ 1 และตามด้วยชื่อสกุล
เป็นหน่วยที่ 2 ชื่อตัวเป็นหน่วยที่ 3 ชื่อกลาง (ถ้ามี) เป็นหน่วยที่ 4
ตัวอย่างเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วยที่ 3
ลำาดับที่
1. Madame X Madame X - 2
2. Signor Emile Geschick Signor Geschick
Emile 4
3. Monsieur J. Louise Monsieur Louise J.
3
วิชา การปฏิบัติงานสำานักงาน
10. 10
4. Madame Bertha Wisler Madame Wisler Bertha
1
5. Signornita Mervine Signornita Mervine -
5
4. คำา นำา หน้าชื่อทางศาสนา เช่น Father, Sister, Brother,
Elder, Pope คำานำาหน้าชื่อเหล่านี้นับเป็นหน่วยดัชนีด้วย โดยให้เก็บ
ไว้เป็นหน่วยที่ 1 และตามด้วยชื่อสกุลเป็นหน่วยที่ 2 ชื่อตัวเป็นหน่วยที่
3 ชื่อกลาง (ถ้ามี) เป็นหน่วยที่ 4
ตัวอย่างเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วยที่ 3 ลำาดับที่
1. Brother Andrew Brother Andrew - 1
2. Father Pierre Father Pierre -
3
3. Sister Mary Martha Sister Martha Mary
5
4. Sister Jones Sister Jones -
4
5. Elder Walter Daniel Elder Daniel Walter
2
5. คำานำาหน้าชื่อที่แสดงฐานันดรศักดิ์ คำาแสดงฐานันดรศักดิ์
ขุนนางอังกฤษ เช่น Duke, Earl, Sir, Lord คำานำาหน้าชื่อเหล่านี้ไม่
ถือเป็นหน่วยเก็บให้วงเล็บไว้ท้ายหน่วยสุดท้าย แต่ถ้าคำาแสดงฐานันดร
ศัก ดิ์ขุน น า ง ข อ ง ช า ติอื่น เ ช่น Baron, Baronness, Count,
Countess etc. คำานำาหน้าชื่อเหล่านี้นับเป็นหน่วยดัชนีด้วย โดยให้
เก็บไว้เป็นหน่วยที่ 1
ข้อยกเว้นคำา แ ส ด ง ฐ า นัน ด ร ศัก ดิ์ King, Queen, Prince,
Princess ให้ถือเป็นหน่วยดัชนี โดยให้เก็บไว้เป็นหน่วยที่ 1
ตัวอย่างเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วยที่ 3 ลำาดับที่
1. Sir William M. Brogan Brogan William M.
(Sir) 2
2. Princess Margaret Princess Margaret - 4
3. Lord Robert J. RossRoss Robert J. (Lord)
5
วิชา การปฏิบัติงานสำานักงาน
11. 11
4. Baron Samuel Martha Baron Martha
Samuel 1
5. Count Zelda Smith Count Smith Zelda
3
กฎข้อที่ 8 คำำแสดงคุณวุฒิ (Degrees) หมำยถึง กำรระบุชื่อปริญญำ
ที่ได้รับ ซึ่งจะเขียนต่อท้ำยชื่อบุคคล เช่น B.A., M.A., M.Sc., M.D.,
Ph.D. เป็นต้น คำำเหล่ำนี้ไม่ถือเป็นหน่วยเก็บให้วงเล็บไว้ท้ำยหน่วย
สุดท้ำย
ตัวอย่ำงเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 ห น่ว ย ที่ 3
ลำำดับที่
1. Prof. John Andrews Andrews John (Prof.) -
1
2. John G. Culver, Ph.D. Culver John G.
(Ph.D.) 4
3. Arthur E. Brown, M.D. Brown Arthur E.
(M.D.) 2
4. Laura H. Cadwallader, B.A.,Ph.D. Cadwallader Laura
H. (B.A.,Ph.D.) 3
5. S. Ada Rice, B.S. in Ed. Rice S. Ada
(B.S. in Ed.) 5
กฎข้อที่ 9 คำำแสดงอำวุโส (Seniority) โดยปกติจะเขียนไว้ต่อท้ำยชื่อ
ซึ่งถ้ำเป็นคำำย่อจะต้องสะกดเป็นคำำเต็มเสียก่อนและถือเป็นหน่วยเก็บ
หน่วยสุดท้ำยของชื่อนั้น คำำแสดงอำวุโสได้แก่คำำว่ำ
Jr = Junior Sr. = Senior
I = Frist II = Second
III = Third IV = Fourth
V = Fifth
ตัวอย่ำงเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วย
ที่ 3 หน่วยที่4 ลำำดับที่
1. Frank A. Braddock,II Braddock Frank A
Third 3
วิชำ กำรปฏิบัติงำนสำำนักงำน
12. 12
2. King Henry I King Henry First
- 4
3. King Henry III King Henry Third
- 5
4. Mr. Robert K. Barker, Jr. Barker Robert K.
Junior(Mr.) 1
5. Mr. Robert K. Barker, Sr. Barker Robert K.
Senior(Mr.) 2
กฎข้อที่ 10 สตรีที่แต่งงำนแล้ว ตำมปกติสตรีที่แต่งงำนถูกต้องตำม
กฎหมำยแล้วจะต้องใช้ชื่อ – สกุล ของสำมี และใส่ชื่อ-สกุลเดิมไว้ใน
วงเล็บ เช่น Mrs. John H. Kennedy (Jackerleine Gardner) ซึ่งเวลำ
จัดหน่วยดัชนีจะจัดดังนี้ คือ นำมสกุลสำมี (Kennedy) เป็นหน่วยที่ 1
ชื่อต้นของผู้หญิง (Jackerleine) เป็นหน่วยที่ 2 นำมสกุลของผู้หญิง
(Gardner) เป็นหน่วยที่ 3 และจะวงเล็บคำำนำำหน้ำชื่อพร้อมทั้งชื่อต้น
และชื่อกลำงของสำมีไว้ (Mrs. John H.)
ตัวอย่ำงเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วยที่ 3
ลำำดับที่
1. Mrs. Thomas Smith Smith Mary Parker
3
(Mary Parker) (Mrs.Thomas)
2. Mrs. Frank Zeller Zeller Evelyn Marie
5
(Evelyn Marie) (Mrs.Frank)
3. Mrs Henry R. David David Henry R.
(Mrs.) 1
4. Mrs. John New New Anna Wister (Mrs.
John) 2
(Anna Wister)
5. Mrs. Davis C. Thomas Jame (Mrs.Davis C.) -
4
Thomas (Jame)
กฎข้อที่ 11 ชื่อบุคคลที่มีที่อยู่รวมอยู่ด้วย กำรจัดหน่วยดัชนีที่อยู่นั้น
จะจัดเรียงตำมลำำดับขั้นดังนี้ คือ ชื่อเมือง ชื่อรัฐ ชื่อถนน บ้ำนเลขที่
วิชำ กำรปฏิบัติงำนสำำนักงำน
13. 13
ตัวอย่ำงเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วยที่ 3
หน่วยที่ 4 หน่วยที่ 5 หน่วยที่ 6 ลำำดับที่
1. John Smith Smith John Kingston
Illinois Beech Street 145 4
145 Beech St. Kingston Ill.
2. Harry Manton Manton Harry
Kingston New YorkPearl Street 204 3
204 Pearl St. Kingston, N.Y.
3. Thomas Harrison Harrison Thomas
ClevelandOhio First Street 10 1
10 First St. Cleveland, Ohio
4. Thomas Harrison Harrison Thomas
Dayton Ohio Second Street 203
2
203 Second St. Dayton, Ohio
5. John Smith Smith John Kingston
New York State Street 350 5
350 State St. Kingston, N.Y.
วิชำ กำรปฏิบัติงำนสำำนักงำน
14. 14
2. ชื่อบริษัท-ห้ำงร้ำน
กฎข้อที่ 1 ชื่อบริษัท-ห้ำงร้ำน จะจัดหน่วยดัชนีตำมลำำดับที่เขียน คำำที่
บอกว่ำเป็นสถำนประกอบกำรจะถือเป็นหน่วยเก็บด้วย หำกคำำที่บอก
ธุรกิจนั้นเป็นคำำย่อต้องสะกดให้เป็นคำำเต็มด้วย คำำที่บอกประเภทธุรกิจ
เช่น
Assn. = Association Bro. = Brother
Bros. = Brothers Bldg. = Building
Co. = Company Corp. = Corporation
Dept. = Department Inc. = Incorporated
Intl. = International Ltd. = Limited
Mfr. = Manufacture Mfg. = Manufacturing
Mkt. = Market Mt. = Mount
Nat , l = National
ตัวอย่ำงเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 ห น่ว ย ที่ 3
ลำำดับที่
1. Little Repair Shop Little Repair Shop
4
2. Gunn Printing Company Gunn Printing.
Company 2
3. Robertson Grocery Co. Robertson Grocery
Company 5
4. Corn Exchange Market Corn ExchangeMarket
1
5. Hermitage Garage Hermitage Garage
- 3
กฎข้อที่ 2 ชื่อบริษัท-ห้ำงร้ำน ที่นำำเอำชื่อ-สกุล ของบุคคลมำตั้งเป็นชื่อ
ร้ำน กำรจัดหน่วยดัชนีจะจัดเช่นเดียวกับชื่อบุคคล คือ ชื่อสกุลเป็น
หน่วยที่ 1 ชื่อตัวเป็นหน่วยที่ 2 ชื่อกลำงเป็นหน่วยที่ 3 และคำำที่บอก
ประเภทของธุรกิจจะเป็นหน่วยต่อไป
ตัวอย่ำงเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 ห น่ ว ย ที่ 3
หน่วยที่4 ลำำดับที่
1. Albert Benton Coal Benton Albert Coal
- 1
วิชำ กำรปฏิบัติงำนสำำนักงำน
15. 15
2. John S. Kramer Co. Kramer John S.
Company 3
3. Thomson Fruit Store Thomson Fruit Store -
5
4. William A. Huber Huber William A.
Handicraft 2
5. Harry F. Parke Bros. Parke Harry F.
Brothers 4
กฎข้อที่ 3 ชื่อบริษัท-ห้ำงร้ำนที่นำำเอำชื่อ-สกุลมำตั้งเป็นชื่อร้ำน และ
ชื่อ-สกุลของบุคคลนั้นเป็นชื่อยำกและแปลก ก็ให้จัดแยกหน่วยดัชนีตำม
กำรจัดชื่อยำกและแปลก โดยให้ชื่อตัวเป็นหน่วยที่ 1 ชื่อกลำง (ถ้ำมี)
เป็นหน่วยที่ 2 ชื่อสกุลเป็นหน่วยที่ 3 และคำำที่บอกประเภทธุรกิจเป็น
หน่วยต่อไป
ตัวอย่ำงเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 ห น่ว ย ที่ 3
หน่วยที่4 ลำำดับที่
1. Chang Sui Book Store Chang Sui Book
Store 1
2. U-Tin Mong Department Store U-Tin Mong
Department Store 4
3. Hong Chin Pao Laundry Hong Chin Pao
Laundry 2
4. Kim Hong Beauty Saloon Kim Hong
Beauty Saloon 3
5. Young Kee Sea Food Young Kee Sea
Food 5
กฎข้อที่ 4 คำำนำำหน้ำชื่อบริษัท-ห้ำงร้ำนที่ไม่ถือเป็นหน่วยเก็บ ได้แก่
Article เช่น a, an, the
Prepositions เช่น at, by, for, on, to, in
Conjunction เช่น and
Ampersand เช่น &
วิชำ กำรปฏิบัติงำนสำำนักงำน
16. 16
คำำเหล่ำนี้ไม่ถือเป็นหน่วยดัชนีใส่ไว้ในวงเล็บตรงหน่วยที่คำำเหล่ำ
นี้วำงอยู่ ยกเว้น The เมื่อขึ้นต้นชื่อ บริษัท-ห้ำงร้ำน ต้องใส่วงเล็บและ
ไว้ท้ำยหน่วยสุดท้ำย
ตัวอย่ำงเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วยที่
3 หน่วยที่ 4 ลำำดับที่
1. The Cen Hat Co. Cen Hat
Company(The) - 3
2. Black & Davis Black (&)Davis -
- 1
3. Black and Davis Drugs Black (and) Davis
Drugs - 2
4. Janes A to Z Service Janes A (to) Z
Service 5
5. John the Tailor John (the) Tailor -
- 4
กฎข้อที่ 5 ชื่อบริษัท – ห้ำงร้ำนที่มีเครื่องหมำยยติภังค์ (Hyphen)
1. ชื่อบริษัท-ห้ำงร้ำน ที่นำำเอำชื่อ-สกุลมำตั้งเป็นชื่อห้ำงร้ำน และ
ชื่อสกุลนั้นเชื่อมด้วยเครื่องหมำยยติภังค์ (-) ชื่อสกุลนั้นจะถือเป็นหน่วย
เดียวกัน
ตัวอย่ำงเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วยที่ 3 ห น่ว ย
ที่4 ลำำดับที่
1. Hall-KramerPrinting Co. Hall-Kramer Printing
Company - 3
2. John K. Kitty-Kat Products Kitty-Kat John K.
Products 4
3. Hubert Smith-Johnson Smith-JohnsonHubert
Food Dispenser 5
Food Dispenser
4. Uscar K. Clark-Harly Co. Clark-Harly Uscar K.
Company 1
5. Jame Fitz-Gerald Fitz-Gerald Jame
Dress Shop 2
วิชำ กำรปฏิบัติงำนสำำนักงำน
17. 17
2. คำำ ๆ เดียวกัน เมื่อเวลำเขียนต้องมีเครื่องหมำยยติภังค์ (-)
เชื่อม เช่น Up-to-date, Co-operative, Pre-eminent, X-ray ให้
ถือว่ำคำำเหล่ำนี้เป็นหน่วยดัชนีหน่วยเดียวกัน
ตัวอย่ำงเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2
หน่วยที่ 3 หน่วยที่4 ลำำดับ
1. Pre-eminent Products Inc., Pre-eminent Products
Incorporated - 3
2. Bangkok Co-operative Store Bankok Co-operative
Store - 1
3. Up-to-date Corp. Up-to-date Corporation
- - 4
4. X-ray Laboratory X-ray Laboratory -
- 5
5. Bangna Commercial Bangna Commercial
College Co-operative 2
College Co-operative
3. ตัวเลขที่เขียนเป็นตัวหนังสือและเชื่อมด้วยเครื่องหมำยยติภังค์
(-) ให้ถือว่ำเป็นหน่วยดัชนีหน่วยเดียวกัน
ตัวอย่ำงเช่น หน่วยที่ 1 ห น่ว ย ที่ 2
หน่วยที่ 3 ลำำดับที่
1. Fourteen-Thirty Locust Store Fourteen-Thirty Locust
Store 3
2. Fifteen-Twelve Department Store Fifteen-Twelve
Department Store 1
3. Thirty Coins Corp. Thirty Coins
Corporation 4
4. Forty-One Drug Store Forty-One Drug
Store 2
5. Twenty-Eleven Gun Co. Twenty-Eleven Gun
Company 5
4. คำำสองคำำที่เชื่อมด้วยเครื่องหมำยยติภังค์ (-) และไม่ใช่ชื่อสกุล
ให้ถือว่ำเป็นคำำละหน่วยดัชนี
ตัวอย่ำงเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2
หน่วยที่ 3 หน่วยที่4 ลำำดับที่
วิชำ กำรปฏิบัติงำนสำำนักงำน
18. 18
1. Lyon-Murphy Furniture Co. Lyon Murphy
Furniture Company 5
2. Davison-Winter Barber Davison Winter
Barber - 1
3. Dolin-Norton Co. Dolin Norton Company
- 2
4. G. - T. Hardware Co. G. T. Hardware
Company 3
5. Hill-Chase & Co. Hill Chase (&) Company
- 4
กฎข้อที่ 6 ชื่อบริษัท-ห้ำงร้ำนที่เป็นอักษรเดียวหรืออักษรย่อ (มีจุด
แสดงกำรย่อ) ให้ถือเป็นอักษรละหน่วยดัชนี
ตัวอย่ำงเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 ห น่ว ย ที่ 3
หน่วยที่4 หน่วยที่5 ลำำดับที่
1. J. Co., Ltd. J. Company Limited - -
4
2. P. S. K. Rubber Co. P. S. K. Rubber
Company 5
3. H. Coffee Shop H. Coffee Shop - -
3
4. A. B. C. Printer A. B. C. Printer
- 2
5. A & A Auto Part A. (&) A Auto Part -
1
กฎข้อที่ 7 ชื่อบริษัท-ห้ำงร้ำนที่ขึ้นต้นด้วยตัวเลขให้สะกดตัวเลขเป็น
ตัวอักษรโดยสะกดเป็นคู่ ๆ ไป และให้ถือเป็นหน่วยเก็บ 1 หน่วย
ตัวอย่ำงเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วยที่ 3
ลำำดับที่
1. 40 Winks Motel Forty Winks
Motel 2
2. 31st Barber Shop Thirty-First Barber
Shop 5
วิชำ กำรปฏิบัติงำนสำำนักงำน
19. 19
3. 1430 Gift Shop Fourteen-Thirty Gift Shop
3
4. The 40 West Co. Forty West
Company (The) 1
5. 19th Street Garage Nineteenth Street
Garage 4
กฎข้อที่ 8 ชื่อบริษัท-ห้ำงร้ำนที่นำำชื่อบุคคลมำตั้งเป็นชื่อบริษัท-ห้ำง
ร้ำน และชื่อบุคคลนั้นมีคำำย่อต้องเขียนคำำย่อนั้นเป็นคำำเต็มและจัดหน่วย
ดัชนีเช่นเดียวกับชื่อบุคคล โดยคำำที่บอกประเภทธุรกิจจะอยู่ต่อท้ำย
ตัวอย่ำงเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วยที่ 3 ห น่ว ย
ที่4 ลำำดับที่
1. Theo. Gery Tailor Shop Gery Theoder Tailor
Shop 1
2. Jh. M. Smith & Sons Smith (&) John M. Sons
4
3. Jos. O. Wilson Garage Wilson Joseph O.
Garage 5
4. Robt. Hay Richard Saloon Richard Robert
Hay Saloon 2
5. James K. St. John Furniture Saint John James K.
Furniture 3
กฎข้อที่ 9 คำำที่บอกทิศทำง ซึ่งอำจจะเขียนติดกันหรือเขียนแยกจำก
กันก็ได้ให้ถือว่ำคำำ ๆ นั้นเป็นหน่วยดัชนีเดียวกัน
ตัวอย่ำงเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 ห น่ว ย
ที่ 3 ลำำดับที่
1. North Western Laundry North Western
Laundry - 2
2. Northeastern Restaurant Northeastern
Restaurant - 1
3. Northwestern Loan Co. Northwestern Loan
Company 3
4. Southeastern Express Co. Southeastern
Express Company 5
5. South Western Banking Co. South Western
Banking Company 4
วิชำ กำรปฏิบัติงำนสำำนักงำน
20. 20
กฎข้อที่ 10 คำำที่แสดงควำมเป็นเจ้ำของ (Apostrophe)
1. ชื่อบริษัท – ห้ำงร้ำนที่มี ,s ติดอยู่นั้น ,s ไม่ถือว่ำเป็นส่วน
ประกอบของคำำนั้นในวงเล็บ ,s ไว้หลังคำำที่ตำมนั้น
ตัวอย่ำงเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วยที่ 3 ห น่ว ย
ที่4 ลำำดับที่
1. Mary,s Bakery Mary (,s )Bakery -
- 5
2. Jame,s Fruit Store Jame(,s ) Fruit Store
- 4
3. Difabio,s Trucking Co. Difabio(,s ) Trucking
Company - 1
4. Garret,s Interior
Decoration Co. Garret(,s )Interior Decoration
Company 3
5. Fitzpatrick,s Garage Fitzpatrick(,s ) Garage -
- 2
2. ชื่อบริษัท-ห้ำงร้ำนที่มี s, ติดอยู่ด้วยนั้น s ถือว่ำเป็นส่วน
ประกอบของคำำและให้วงเล็บ ,ไว้หลังคำำที่ตำมมำนั้น
ตัวอย่ำงเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วยที่ 3
ลำำดับที่
1. Girls, Friendly Society Girl (,) Friendly
Society 5
2. Boys, Club Boys(, ) Club -
1
3. Girl Scouts, Camp Girl Scouts(, ) Camp
4
4. Georges, Lamp Store Georges(, ) Lamp
Store 3
5. Garris, Hardware Store Garris(, ) Hardware Store
2
กฎข้อที่ 11 ชื่อบริษัท-ห้ำงร้ำน ที่มีคำำในวงเล็บด้วยให้ถือว่ำคำำที่อยู่
ในวงเล็บนั้นเป็นหน่วยดัชนีหน่วยหนึ่งด้วยและให้เอำวงเล็บออก
วิชำ กำรปฏิบัติงำนสำำนักงำน
21. 21
ตัวอย่างเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 ห น่ว ย ที่ 3
หน่วยที่4 หน่วยที่ 5 ลำาดับที่
1. Kodak (Thailand) Kodak Thailand Company
Limited - 2
Co., Ltd.
2. Panasonic (Thailand) Panasonic ThailandCompany
Limited - 4
Co., Ltd.
3. Mitsubishi Belting Mitsubishi Belting Bangkok
Company Limited 3
(Bangkok) Co., Ltd.
4. Robinson Department Robinson Department Store
Srilom - 5
Store (Srilom)
5. Advanced Infortech Advanced Infortech Thailand
Company Limited 1
(Thailand) Co., Ltd.
กฎข้อที่ 12 ชื่อบริษัท-ห้างร้านที่นำาเอาชื่อทางภูมิศาสตร์ที่ต้องเขียน
รวมหลายคำาเป็นหนึ่งคำาให้ถือว่าคำาที่รวมนั้นแยกเป็นคำาละหนึ่งหน่วย
ดัชนี
ตัวอย่างเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วย
ที่ 3 หน่วยที่4 ลำาดับที่
1. South California Paper Co. South California
Paper Company 4
2. North Dakota Fish Market North Dakota Fish
Market 3
3. South Carolina Furniture Co. South Carolina
Furniture Company 2
4. New York Candy Shop New York Candy Shop
- 5
5. New London Grocery New London Grocery
- - 1
วิชา การปฏิบัติงานสำานักงาน
22. 22
3. ชื่อธนาคารและหน่วยงานรัฐบาล
ชื่อธนาคาร มีวิธีการจัดหน่วยดัชนี 2 วิธี คือ
1. ชื่อธนาคารและบริษัทเงินทุนหลักทรัพย์ที่ตั้งชื่อไม่เหมือนกับชื่อเมือง
การจัดหน่วยดัชนีจะเป็นดังนี้ คือ ชื่อเมืองเป็นหน่วยที่ 1 และตามด้วยชื่อ
ธนาคารและชื่อรัฐเรียงกันตามลำาดับ
ตัวอย่างเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 ห น่ว ย ที่ 3
หน่วยที่4 หน่วยที่ 5 ลำาดับที่
1. Franklin Saving Scranton Franklin Saving Bank
Pensylvania 4
Bank Scranton, Pa.
2. First National Boston First National Bank
Massachusetts 1
Bank Boston,
Massachusetts.
3. Provident Trust Rutland Provident Trust Company
Vermont 3
Company Rutland,
Vermont.
4. Security Trust Malden Security Trust
Company Texas 2
Co., Malden,
Texas.
5. Southern Seattle Southern National Bank
Washington 5
National Bank
Seattle Washington
2. ชื่อธนาคารและบริษัทเงินทุนหลักทรัพย์ที่นำาชื่อเมืองมาตั้งเป็น
ชื่อธนาคาร จะจัดหน่วยดัชนีดังนี้ คือ ชื่อธนาคารเป็นหน่วยที่1 และ
ตามด้วยชื่อรัฐ (โดยตัดชื่อเมืองออก)
วิชา การปฏิบัติงานสำานักงาน
23. 23
ตัวอย่างเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 ห น่ว ย
ที่ 3 หน่วยที่4 ลำาดับที่
1. Tokyo Bank Tokyo, Japan Tokyo Bank Japan
- 5
2. Cleveland Bank Cleveland, Ohio Cleveland Bank
Ohio - 2
3. Austin Trust Co., Austin, TexasAustin Trust
Company Texas 1
4. Houston Bank Houston, Texas Houston Bank
Texas - 3
5. Princeton Bank Princeton, IowaPrinceton Bank Iowa
- 4
4. ชื่ออื่น ๆ
ชื่อหน่วยงานต่าง ๆ เช่น สถานศึกษา สถานพยาบาล องค์การ
สมาคม วัด โบสถ์ ฯลฯ เมื่อจัดแยกหน่วยดัชนี ให้ชื่อสถานที่นั้นเป็น
หน่วยที่ 1 และตามด้วยชื่อที่ระบุว่าเป็นสถานที่ประเภทใด
ตัวอย่างเช่น หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 ห น่ว ย ที่ 3
ลำาดับที่
1. Association of Jobbers Jobbers Association(of)
- 2
2. Rotary Club Rotary Club -
4
3. University of Pennsylvania Pennsylvania University
(of) - 3
4. St. Paul Church Saint Paul Church
5
5. Chulalongkorn University Chulalongkorn University
- 1
วิชา การปฏิบัติงานสำานักงาน
