Bài 3 Làm việc với biểu mẫu nâng cao - Giáo trình FPT

4,554 views
4,345 views

Published on

1. Tìm hiểu các kĩ thuật để thiết kế biểu mẫu hiệu quả và
nhập dữ liệu chính xác
2. Tìm hiểu một số hướng dẫn thiết kế biểu mẫu cho ứng
dụng doanh nghiệp
3. Tìm hiểu cách tạo các biểu mẫu nâng cao và đặc biệt

0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
4,554
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
17
Actions
Shares
0
Downloads
230
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Bài 3 Làm việc với biểu mẫu nâng cao - Giáo trình FPT

  1. 1. Bài 3 Làm việc với biểu mẫu nâng cao
  2. 2. Định nghĩa biểu mẫu (Form) và ý nghĩa của biểu mẫu Tìm hiểu cấu trúc chung của biểu mẫu Tìm hiểu các dạng thể hiện của biểu mẫu Tìm hiểu các cách tạo biểu mẫu trong MS Access Tìm hiểu các điều khiển của biểu mẫu Nhắc lại bài cũ Định nghĩa biểu mẫu (Form) và ý nghĩa của biểu mẫu Tìm hiểu cấu trúc chung của biểu mẫu Tìm hiểu các dạng thể hiện của biểu mẫu Tìm hiểu các cách tạo biểu mẫu trong MS Access Tìm hiểu các điều khiển của biểu mẫu Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 2
  3. 3. 1. Tìm hiểu các kĩ thuật để thiết kế biểu mẫu hiệu quả và nhập dữ liệu chính xác 2. Tìm hiểu một số hướng dẫn thiết kế biểu mẫu cho ứng dụng doanh nghiệp 3. Tìm hiểu cách tạo các biểu mẫu nâng cao và đặc biệt Mục tiêu bài học hôm nay 1. Tìm hiểu các kĩ thuật để thiết kế biểu mẫu hiệu quả và nhập dữ liệu chính xác 2. Tìm hiểu một số hướng dẫn thiết kế biểu mẫu cho ứng dụng doanh nghiệp 3. Tìm hiểu cách tạo các biểu mẫu nâng cao và đặc biệt Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 3
  4. 4. 1.1. Hạn chế các lỗi khi nhập dữ liệu vào biểu mẫu 1.2. Sử dụng điều khiển để hạn chế các lựa chọn của dữ liệu nhập 1.3. Sử dụng các điều khiển ActiveX để nhập dữ liệu 1.4. Sưu tập dữ liệu của biểu mẫu thông qua email 1. Thiết kế biểu mẫu hiệu quả và nhập dữ liệu chính xác 1.1. Hạn chế các lỗi khi nhập dữ liệu vào biểu mẫu 1.2. Sử dụng điều khiển để hạn chế các lựa chọn của dữ liệu nhập 1.3. Sử dụng các điều khiển ActiveX để nhập dữ liệu 1.4. Sưu tập dữ liệu của biểu mẫu thông qua email Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 4
  5. 5. Cách 1: Sử dụng lời nhắc Thêm lời nhắc vào thanh trạng thái của Access. Lời nhắc được chỉ ra trong thuộc tính Status Bar Text Thêm nhãn mô tả yêu cầu nhập vào cạnh ô nhập dữ liệu Ví dụ: 1.1. Hạn chế các lỗi khi xác nhận dữ liệu Các nhãn Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 5 Các nhãn
  6. 6. Cách 2: Sử dụng các biểu thức xác nhận dữ liệu Biểu thức xác nhận dữ liệu là các quy tắc quy định kiểu và miền giá trị cho dữ liệu nhập Biểu thức xác nhận được chỉ ra trong thuộc tính Validation Rule Ví dụ: Hạn chế các lỗi khi xác nhận dữ liệu Cách 2: Sử dụng các biểu thức xác nhận dữ liệu Biểu thức xác nhận dữ liệu là các quy tắc quy định kiểu và miền giá trị cho dữ liệu nhập Biểu thức xác nhận được chỉ ra trong thuộc tính Validation Rule Ví dụ: Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 6
  7. 7. Cách 3: Sử dụng mặt nạ nhập (Input Mask) Mặt nạ nhập là một khuôn mẫu quy định dữ liệu nhập vào phải tuân thủ theo khuôn mẫu này. Sử dụng thuộc tính Input Mask để thiết lập mặt nạ nhập Ví dụ: Mặt nạ quy định số bảo hiểm xã hội Hạn chế các lỗi khi xác nhận dữ liệu Cách 3: Sử dụng mặt nạ nhập (Input Mask) Mặt nạ nhập là một khuôn mẫu quy định dữ liệu nhập vào phải tuân thủ theo khuôn mẫu này. Sử dụng thuộc tính Input Mask để thiết lập mặt nạ nhập Ví dụ: Mặt nạ quy định số bảo hiểm xã hội Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 7
  8. 8. Các điều khiển bao gồm: Sử dụng các trường lựa chọn Yes/No Sử dụng các Check Box, Sử dụng các nút chuyển đổi (Toggle Button) Sử dụng các nút lựa chọn (Option) Sử dụng danh sách… Ví dụ: 1.2. Sử dụng điều khiển để hạn chế các lựa chọn Các điều khiển bao gồm: Sử dụng các trường lựa chọn Yes/No Sử dụng các Check Box, Sử dụng các nút chuyển đổi (Toggle Button) Sử dụng các nút lựa chọn (Option) Sử dụng danh sách… Ví dụ: Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 8 Sử dụng Combo Box để hiển thị tên các phòng Sử dụng List Box để hiển thị giới tính Nam hoặc Nữ
  9. 9. Các điều khiển ActiveX là các điều khiển được tích hợp sẵn khi cài đặt Office Sử dụng ActiveX bằng cách lựa chọn Design -> ActiveX Controls Một số điều khiển ActiveX: Thêm các số sử dụng Microsoft Form 2.0 SpinButton Thêm ngày tháng sử dụng Calendar Control 1.3. Sử dụng các điều khiển ActiveX Các điều khiển ActiveX là các điều khiển được tích hợp sẵn khi cài đặt Office Sử dụng ActiveX bằng cách lựa chọn Design -> ActiveX Controls Một số điều khiển ActiveX: Thêm các số sử dụng Microsoft Form 2.0 SpinButton Thêm ngày tháng sử dụng Calendar Control Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 9
  10. 10. Tập hợp các dữ liệu của biểu mẫu thông qua email Gửi dữ liệu qua email sử dụng công cụ Create Mail Nhận dữ liệu qua email Quản lý dữ liệu trao đổi qua email để dữ liệu đã nhận được qua email được nhập vào dữ liệu Access 1.4. Sử dụng Email Tập hợp các dữ liệu của biểu mẫu thông qua email Gửi dữ liệu qua email sử dụng công cụ Create Mail Nhận dữ liệu qua email Quản lý dữ liệu trao đổi qua email để dữ liệu đã nhận được qua email được nhập vào dữ liệu Access Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 10
  11. 11. Tên biểu mẫu rõ ràng, các cột chính xác, các nhãn có ý nghĩa Thiết kế dữ liệu chính xác, hiệu quả, không đưa vào các dữ liệu thừa hoặc không cần thiết Có thể sử dụng các biểu mẫu thực tế Có thể kết hợp với các nút bấm Quan tâm đến độ phân giải của màn hình Thiết kế biểu mẫu dễ đọc, dễ mở rộng, tổ chức các nút hợp lý 2. Thiết kế biểu mẫu cho doanh nghiệp Tên biểu mẫu rõ ràng, các cột chính xác, các nhãn có ý nghĩa Thiết kế dữ liệu chính xác, hiệu quả, không đưa vào các dữ liệu thừa hoặc không cần thiết Có thể sử dụng các biểu mẫu thực tế Có thể kết hợp với các nút bấm Quan tâm đến độ phân giải của màn hình Thiết kế biểu mẫu dễ đọc, dễ mở rộng, tổ chức các nút hợp lý Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 11
  12. 12. Tổ chức các nút hợp lý: Có thể nhóm các nút điều khiển cùng nhau Với điều khiển đơn, lưu ý căn chỉnh theo khoảng cách Tab Tổ chức các nút trong một nhóm điều khiển cũng phải rõ ràng Sử dụng các chức năng: Định dạng font chữ, cỡ chữ Định dạng màu sắc Tạo hiệu ứng cho chữ Thêm hình ảnh cho biểu mẫu Thiết kế biểu mẫu cho doanh nghiệp Tổ chức các nút hợp lý: Có thể nhóm các nút điều khiển cùng nhau Với điều khiển đơn, lưu ý căn chỉnh theo khoảng cách Tab Tổ chức các nút trong một nhóm điều khiển cũng phải rõ ràng Sử dụng các chức năng: Định dạng font chữ, cỡ chữ Định dạng màu sắc Tạo hiệu ứng cho chữ Thêm hình ảnh cho biểu mẫu Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 12
  13. 13. Ví dụ: Cửa sổ thiết kế biểu mẫu nhập hồ sơ nhân sự Các điều khiển được căn chỉnh thằng hàng và cách đều nhau Các nhãn có màu khác để dễ phân biệt Thiết kế biểu mẫu cho doanh nghiệp Ví dụ: Cửa sổ thiết kế biểu mẫu nhập hồ sơ nhân sự Các điều khiển được căn chỉnh thằng hàng và cách đều nhau Các nhãn có màu khác để dễ phân biệt Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 13
  14. 14. 3.1. Tạo biểu mẫu chính phụ 3.2. Làm việc với các nút điều khiển của biểu mẫu 3.3. Tạo biểu mẫu sử dụng hộp thoại 3.4. Tạo biểu mẫu sử dụng tham số truy vấn 3.5. Tạo biểu mẫu khởi động 3.6. Tạo biểu mẫu PivotTable 3. Tạo các biểu mẫu nâng cao 3.1. Tạo biểu mẫu chính phụ 3.2. Làm việc với các nút điều khiển của biểu mẫu 3.3. Tạo biểu mẫu sử dụng hộp thoại 3.4. Tạo biểu mẫu sử dụng tham số truy vấn 3.5. Tạo biểu mẫu khởi động 3.6. Tạo biểu mẫu PivotTable Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 14
  15. 15. Biểu mẫu chính phụ: biểu mẫu được tạo từ hai bảng dữ liệu có quan hệ với nhau theo kiểu 1-Nhiều Biểu mẫu chính (Mainform): thể hiện dữ liệu cho một bản ghi trong bảng Biểu mẫu phụ (Subform): thể hiện dữ liệu của các bản ghi tương ứng với bản ghi thể hiện trong biểu mẫu chính 3.1. Tạo biểu mẫu chính phụ Biểu mẫu chính phụ: biểu mẫu được tạo từ hai bảng dữ liệu có quan hệ với nhau theo kiểu 1-Nhiều Biểu mẫu chính (Mainform): thể hiện dữ liệu cho một bản ghi trong bảng Biểu mẫu phụ (Subform): thể hiện dữ liệu của các bản ghi tương ứng với bản ghi thể hiện trong biểu mẫu chính Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 15
  16. 16. Ví dụ: Tạo biểu mẫu chính phụ Biểu mẫu chính Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 16 Biểu mẫu phụ Biểu mẫu chính
  17. 17. Cách 1: Tạo biểu mẫu chính phụ từ hai Bảng/Truy vấn Sử dụng công cụ Form Wizard Các bước chính tạo biểu mẫu: Tạo biểu mẫu chính phụ Bước 1 Chọn các cột của bảng/truy vấn chính Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 17 Bước 1 Chọn các cột của bảng/truy vấn chính Bước 2 Tiếp tục chọn các cột của bảng/truy vấn phụ
  18. 18. Tạo biểu mẫu chính phụ Bước 3 Chọn bảng/truy vấn làm biểu mẫu chính Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 18 Bước 5 Đặt tên cho các biểu mẫu Bước 4 Chọn kiểu trình bày cho biểu mẫu phụ
  19. 19. Tạo biểu mẫu chính phụ Bước 6 Căn chỉnh để giao diện đẹp mắt Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 19 Bước 6 Căn chỉnh để giao diện đẹp mắt Biểu mẫu chính phụ đã hoàn thành
  20. 20. Cách 2: Thêm Bảng/Truy vấn vào một biểu mẫu đã tồn tại Sử dụng chế độ Design View Các bước chính tạo biểu mẫu: Tạo biểu mẫu chính phụ Bước 1 Sử dụng công cụ SubForm/Subreport để thêm biểu mẫu phụ Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 20 Bước 1 Sử dụng công cụ SubForm/Subreport để thêm biểu mẫu phụ Bước 2 Lựa chọn bảng/Truy vấn đã tồn tại để làm dữ liệu nguồn cho biểu mẫu phụ
  21. 21. Tạo biểu mẫu chính phụ Bước 3 Lựa chọn các cột của bảng/truy vấn muốn hiển thị trong biểu mẫu Lưu ý: cột kết nối dữ liệu cho 2 biểu mẫu phải được lựa chọn ở bước này Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 21 Bước 4 Đặt tiêu đề cho biểu mẫu phụ và kích nút Finish để hoàn thành
  22. 22. Cách 3: Tạo biểu mẫu phụ từ một biểu mẫu khác Sử dụng công cụ Subform Wizard Các bước chính tạo biểu mẫu: Bước 1: Mở biểu mẫu chính đã tồn tại trong chế độ Design View, lựa chọn tab Design -> chọn nút Subform/Subreport trong nhóm Controls Bước 2: Trong cửa sổ SubForm Wizard, lựa chọn “Use an existing form” và chọn biểu mẫu muốn thêm Bước 3: Lựa chọn cột của biểu mẫu phụ liên kết với cột của biểu mẫu chính Bước 4: Đặt tên cho biểu mẫu phụ và kích Finish để hoàn thành Tạo biểu mẫu chính phụ Cách 3: Tạo biểu mẫu phụ từ một biểu mẫu khác Sử dụng công cụ Subform Wizard Các bước chính tạo biểu mẫu: Bước 1: Mở biểu mẫu chính đã tồn tại trong chế độ Design View, lựa chọn tab Design -> chọn nút Subform/Subreport trong nhóm Controls Bước 2: Trong cửa sổ SubForm Wizard, lựa chọn “Use an existing form” và chọn biểu mẫu muốn thêm Bước 3: Lựa chọn cột của biểu mẫu phụ liên kết với cột của biểu mẫu chính Bước 4: Đặt tên cho biểu mẫu phụ và kích Finish để hoàn thành Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 22
  23. 23. Biểu mẫu Pop-up: biểu mẫu luôn nằm trên tất cả các biểu mẫu khác dù nó không phải là biểu mẫu hiện hành Cách làm: thiết lập cho biểu mẫu thuộc tính Pop Up = Yes 3.2. Tạo biểu mẫu Pop-Up Biểu mẫu Pop-up: biểu mẫu luôn nằm trên tất cả các biểu mẫu khác dù nó không phải là biểu mẫu hiện hành Cách làm: thiết lập cho biểu mẫu thuộc tính Pop Up = Yes Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 23
  24. 24. Biểu mẫu Modal: Hiển thị cho đến khi chuyển hẳn sang cửa sổ khác, tức là không thể chuyển sang cửa sổ khác nếu chưa đóng biểu mẫu này Cách làm: Thiết lập các thuộc tính Modal = Yes Thiết lập các thuộc tính Format của biểu mẫu như sau để hộp thoại luôn luôn hiển thị: Record Selectors = No Navigation Button = No Dividing Lines = No Thông thường khi đặt Modal=Yes thì Pop Up=Yes 3.3. Tạo biểu mẫu Modal Biểu mẫu Modal: Hiển thị cho đến khi chuyển hẳn sang cửa sổ khác, tức là không thể chuyển sang cửa sổ khác nếu chưa đóng biểu mẫu này Cách làm: Thiết lập các thuộc tính Modal = Yes Thiết lập các thuộc tính Format của biểu mẫu như sau để hộp thoại luôn luôn hiển thị: Record Selectors = No Navigation Button = No Dividing Lines = No Thông thường khi đặt Modal=Yes thì Pop Up=Yes Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 24
  25. 25. Mục đích: tạo biểu mẫu cho phép nhập tham số và sử dụng tham số này cho câu truy vấn Các lưu ý khi tạo biểu mẫu: Thiết lập giá trị No cho các thuộc tính Record Selectors, Navigation Button và Dividing Lines để người dùng không nhầm lẫn với các thành phần không cần thiết Sử dụng Combo Box hoặc List Box để nhập tham số, nên có nhãn tương ứng đi kèm Nên thiết lập thuộc tính Bound Column = 2 3.4. Tạo biểu mẫu với tham số truy vấn Mục đích: tạo biểu mẫu cho phép nhập tham số và sử dụng tham số này cho câu truy vấn Các lưu ý khi tạo biểu mẫu: Thiết lập giá trị No cho các thuộc tính Record Selectors, Navigation Button và Dividing Lines để người dùng không nhầm lẫn với các thành phần không cần thiết Sử dụng Combo Box hoặc List Box để nhập tham số, nên có nhãn tương ứng đi kèm Nên thiết lập thuộc tính Bound Column = 2 Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 25
  26. 26. Thêm nút lệnh vào biểu mẫu và thiết lập nút này để mở truy vấn tham số Phải điều chỉnh tham số truy vấn trong tiêu chuẩn truy vấn theo dạng: Forms![FormName]! [ControlName]. Trong đó: FormName: tên của biểu mẫu bạn tạo ControlName: tên của điều khiển chứa tham số nhập Tạo biểu mẫu với tham số truy vấn Thêm nút lệnh vào biểu mẫu và thiết lập nút này để mở truy vấn tham số Phải điều chỉnh tham số truy vấn trong tiêu chuẩn truy vấn theo dạng: Forms![FormName]! [ControlName]. Trong đó: FormName: tên của biểu mẫu bạn tạo ControlName: tên của điều khiển chứa tham số nhập Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 26
  27. 27. Ví dụ: Tạo biểu mẫu có tham số truy vấn là Mã nhân viên Cột Mã NV được thiết lập như sau: Điều chỉnh tham số truy vấn trong tiêu chuẩn truy vấn Tạo biểu mẫu với tham số truy vấn Ví dụ: Tạo biểu mẫu có tham số truy vấn là Mã nhân viên Cột Mã NV được thiết lập như sau: Điều chỉnh tham số truy vấn trong tiêu chuẩn truy vấn Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 27
  28. 28. Kết quả là biểu mẫu cần nhập tham số truy vấn: Tạo biểu mẫu với tham số truy vấn Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 28
  29. 29. Biểu mẫu Start-Up: biểu mẫu hiển thị ngay khi mở CSDL Cách tạo biểu mẫu StartUp: Bước 1: Mở biểu mẫu Bước 2: Lựa chọn Office->Access Options->Current Database Bước 3: Trong danh sách Display Form, lựa chọn biểu mẫu bạn muốn xuất hiện ngay khi mở CSDL Bước 4: Nhấn OK 3.5. Tạo biểu mẫu Start-Up Biểu mẫu Start-Up: biểu mẫu hiển thị ngay khi mở CSDL Cách tạo biểu mẫu StartUp: Bước 1: Mở biểu mẫu Bước 2: Lựa chọn Office->Access Options->Current Database Bước 3: Trong danh sách Display Form, lựa chọn biểu mẫu bạn muốn xuất hiện ngay khi mở CSDL Bước 4: Nhấn OK Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 29
  30. 30. Biểu mẫu PivotChart: biểu mẫu hiển thị thông tin phân tích dữ liệu Biểu mẫu PivotChart thể hiện tương quan giữa các trường dữ liệu 3.6. Tạo biểu mẫu PivotChart Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 30 Trục Categories Trục Series Chú thích
  31. 31. Cách tạo: Bước 1: Mở biểu mẫu ở chế độ PivotChart View Bước 2: Lựa chọn cột dữ liệu làm trục ngang (Category Area), cột làm trục đứng (Series Area) và cột làm dữ liệu (Data Area), cột làm trường lọc (nếu cần) Tạo biểu mẫu PivotChart Cách tạo: Bước 1: Mở biểu mẫu ở chế độ PivotChart View Bước 2: Lựa chọn cột dữ liệu làm trục ngang (Category Area), cột làm trục đứng (Series Area) và cột làm dữ liệu (Data Area), cột làm trường lọc (nếu cần) Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 31
  32. 32. Bước 3: Mở bảng Property Sheet của PivotChart để thêm tiêu đề, chú thích, đặt tên cho các trục Tạo biểu mẫu PivotChart Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 32
  33. 33. Là các nút lệnh thực hiện thao tác được lập trình sẵn: OK, Cancel, Print, Back, Next, Finish Cách thêm nút lệnh vào biểu mẫu: Mở biểu mẫu trong chế độ Design View Chọn điều khiển Button trong nhóm Controls. Cửa sổ Command Button Wizard hiển thị Lựa chọn kiểu nút lệnh cần thêm 3.7. Các nút lệnh đặc biệt trên biểu mẫu Là các nút lệnh thực hiện thao tác được lập trình sẵn: OK, Cancel, Print, Back, Next, Finish Cách thêm nút lệnh vào biểu mẫu: Mở biểu mẫu trong chế độ Design View Chọn điều khiển Button trong nhóm Controls. Cửa sổ Command Button Wizard hiển thị Lựa chọn kiểu nút lệnh cần thêm Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 33
  34. 34. Chọn kiểu xuất hiện của nút lệnh: dạng Hình ảnh hoặc dạng text. Đặt nhãn cho nút lệnh nếu là nút dạng text Các nút lệnh đặc biệt trên biểu mẫu Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 34
  35. 35. Access đưa ra các công cụ cho phép thiết kế biểu mẫu hiệu quả và nhập dữ liệu vào biểu mẫu chính xác Thiết kế biểu mẫu cho ứng dụng doanh nghiệp cần tuân theo một số hướng dẫn Một số biểu mẫu đặc biệt như: Biểu mẫu kết hợp của nhiều bảng Biểu mẫu sử dụng hộp thoại Biểu mẫu sử dụng tham số truy vấn Biểu mẫu StartUp, PivotTable Tổng kết Access đưa ra các công cụ cho phép thiết kế biểu mẫu hiệu quả và nhập dữ liệu vào biểu mẫu chính xác Thiết kế biểu mẫu cho ứng dụng doanh nghiệp cần tuân theo một số hướng dẫn Một số biểu mẫu đặc biệt như: Biểu mẫu kết hợp của nhiều bảng Biểu mẫu sử dụng hộp thoại Biểu mẫu sử dụng tham số truy vấn Biểu mẫu StartUp, PivotTable Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 35

×