2. KANTOR
Kantoor (Belanda):
•Ruang/kamar kerja
•Markas
•Biro
•Instansi,badan,jawatan,pers.
Office (Inggris) :
•Kewajiban tugas,duty, task, function
•Jabatan( tanure of official position)
•Markas/ gedung ( Quarter )
•Jasa layanan (kind help, Service )
•Tugas pekerjaan ( duties )
TEMPAT/RUANG (statis)
PROSES (dinamis) SARANA (fungsional)
3. PENGERTIAN KANTOR
1.Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan
2. Proses penyelenggaraan kegiatan
3. Secara fungsional sbg tempat berkumpulnya pejabat dan
staf melakukan kegiatan yang sifatnya administratif
Kegiatan perkantoran perlu
direncanakan, diorganisasikan,digerakkan semua sumber
daya yang terlibat, perlu diawasi dan dikendalikan sebaik-
baiknya
4. Tataruang perkantoran adalah penentuan mengenai
kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan
secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu
susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap
perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang
layak.
Keuntungan-keuntungan dari tataruang kantor yang baik :
1) Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.
2) Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi para
pegawai.
3) Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan
perusahaan.
4) Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
5) Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
6) Mengantisipasi pengembangan organisasi dimasa depan
dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.
5. Manfaat Layout Kantor yang Efektif
Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara
efektif
Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi
pegawai
Memberikan kesan yang positif terhadap perusahaan
Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada
Meningkatkan produktivitas kerja pegawai
Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa
depam dengan melakukan perencanaan layout yang
fleksibel
6. 13.1 TAHAPAN PERENCANAAN
Quible (2001), mengungkapkan beberapa faktor
yang harus diperhatikan dalam perencanaan :
1. Tugas pegawai
2. Arus kerja
3. Bagan organisasi
4. Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang
5. Jaringan komunikasi
6. Departemen dalam organisasi
7. 7. Kantor publik dan privat
8. Kebutuhan ruang
9. Pertimbangan keamanan
10. Pembiayaan ruang perkantoran
Prinsip layout yang efektif
menurut Gie (2000), antara lain :
• Asas mengenai jarak terpendek, yang memungkinkan penyelesaian
pekerjaan administrasi dengan menempuh jarak yang seminimal
mungkin.
• Asas mengenai rangkaian kerja, dengan menempatkan pegawai dan
peralatan kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan
penyelesaian pekerjaan yang dimaksud.
• Asas mengenai penggunaan seluruh ruang, dengan tidak
membiarkan adanya ruang yang tidak termanfaatkan, baik yang
horizontal maupun vertical.
• Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja, dengan
memungkinkan perubahan semudah mungkin.
8. Area Khusus
Beberapa area khusus yang harus diperhatikan
dalam merencanakan layout perkantoran :
1. Reception area
2. Ruang konfrensi
3. Ruang komputer
4. Ruang persuratan
5. Ruang penggandaan
6. Area pusat penyimpanan
9. Peralatan dan Furniture Perkantoran
Layout kantor tidak luput dari keberadaan peralatan maupun furniture yang
akan digunakan oleh organisasi. Meskipun layout sangat bagus, namun
apabila peralatan yang dimiliki atau terpasang terlalu usang, maka tujuan
penataan layout tidak akan tercapai. Begitu pula apabila furniture yang
digunakan kurang sesuai dengan konsep layout yang dipakai.
Quible (2001) mengklasifikasikan 3 faktor yang harus diperhatikan dalam
memilih peralatan kantor, yaitu pertimbangan peralatan, penjual dan
perawatan.
Selanjutnya akan dibahas pertimbangan yang pertama karena hal itu
berkaitan langsung dengan layout kantor.
1) Tujuan penggunaan peralatan. 7) Fitur keamanan.
2) Menentukan peralatan yang sesuai. 8) Fleksibilitas peralatan.
3) Tingkat kegunaan peralatan. 9) Kemudahan penggunaan
peralatan.
4) Spesifikasi peralatan. 10) Kecepatan operasi
peralatan.
5) Biaya peralatan. 11) Masukan dari operator
peralatan.
6) Proses operasional peralatan. 12) Standardisasi peralatan.
10. Faktor kedua yang perlu dipertimbangkan dalam penyusunan layout adalah furniture
kantor.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Anjum, Paul dan Ashcroft (2005) yang
melibatkan 3.000 pegawai kantor di Inggris dan Skotlandia, pegawai yang tidak puas
akan penataan furniture di kantornya relatif banyak dan dilaporkan sebagai berikut :
1) Kursi. Pada tahun 1980-an, keergonomisan kursi kantor menjadi perhatian
utama para desainer furniture kantor dengan pilihan yang kurang
bervariasi.
2) Meja kerja. Saat ini pemilihan meja kantor hendaknya mempertimbangkan
kemudahan pengaturan kabel komputer, telepon dan peralatan kantor
lainnya, sehingga kesan ruang kerja lebih bersih dan nyaman.
3) Filing kabinet. Dari observasi yang dilakukan oleh peneliti menunjukkan
pegawai saat ini menyukai lemari yang multifungsi, dalam arti dapat
menyimpan arsip manual maupun elektronis secara bersamaan dengan
bentuk yang cukup dinamis.
4) Lemari penyimpanan. Sebagian besar dokumen manual mempunyai
ukuran yang tidak sama, ada yang menggunakan ukuran folio, A4, A3,
bahkan beberapa map mempunyai ketebalan yang tidak seragam dan
membuat pegawai kesulitan dalam menyimpannya. Untuk itu, sebaiknya
organisasi melakukan standarisasi form yang digunakan, sehingga pegawai
lebih mudah dalam mengelola dokumen terutama dokumen manual.
11. KANTOR MODERN
KAMUS BESAR BAHASA INDONESIA :
Modern = terbaru, mutakhir, sikap dan cara berpikir serta
bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.
Hubungannya dgn perkantoran :
• Punya bangunan dan tata ruang yg baik
• Perlengkapan ,alat/perabot yg tepat
• Pegawai yg melaksanakan tugas dgn disiplin,akuntabel
• Bekerja analitis,sistematis, rational, terbuka dan demokratis
• Memiliki sikap ,cara berpikir,bertindak sesuai perk. jaman
• Mendaya gunakan biaya & tata laksana yg efektif,efisien,produktif
• Mendasarkan atas sistem informasi ( information based organz.)
• Computer based ?
12. Desain Kantor Masa Depan
Menurut Steelcase (2000), ada 2 karakteristik pekerjaan yang akan
mempengaruhi layout sebuah kantor, yaitu :
1) Otonomi, mengacu pada seberapa banyak pegawai bebas dalam
memutuskan di mana dan kapan akan bekerja.
2) Interaksi, dalam penyelesaian pekerjaan diperlukan hubungan
dengan pegawai yang lain.
Selain itu hasil penelitian yang dilakukan oleh Tanaka (2002), diperoleh hasil
berikut :
1) Pegawai yang mempunyai level interaksi dan otonomi yang tinggi
akan melakukan banyak macam pekerjaan. Umumnya, pekerjaan
yang berhubungan dengan komputer dan interaksi dengan kolega
akan terjadi pada saat yang sama.
2) Pegawai yang mempunyai pekerjaan berlevel interaksi rendah
namun mempunyai otonomi yang tinggi membutuhkan tempat
kerja yang bisa mendukung konsentrasi yang tinggi.
