Доклад по современным технологиям организации электронных архивов на Инфодокум-2012

1. Опыт эффективной организации
интеллектуального архива.
Сергей Полтев,
Руководитель направления современных ECM-
решений, ЭОС
Москва, 6 декабря 2012 года

2. Электронные архивы. Новые тенденции
Значительные увеличение
объемов, распространение планшетных
устройств, перспективы постепенного
перехода
к использованию облачных сервисов
• Новые требования: минимизация времени загрузки
и обработки
• Новые технологии извлечения и хранения данных
• Новые визуальные представления
• Новые методологии внедрения решений

3. Актуальность новых решений
Экспоненциальный рост объемов информации
Необходимы новые технологии обработки и
хранения. Новые способы представления и новые
решения.

4. Эффективный архив
Критерии выбора ECM-решения ( результаты опроса проекта
docflow, 12.2012)

5. Электронные архивы. Опыт ЭОС
Некоторые из проектов
• Электронный архив Совета Федерации
• Судебный департамент при Верховном Суде РФ
• Архивная служба ОАО «Мосэнерго»
• Банк «ДельтаКредит»
• Банк «Петрокоммерц»
• ОАО «Татнефть»
Автоматизация работы бумажных, электронных и
смешанных архивов

6. Эффективный архив
• Быстрый поиск и извлечение необходимых данных
• Надежное хранение
• Структурирование, каталогизация
• Выборки и сводные отчеты

7. Основные этапы обработки данных

8. Загрузка данных
1 10000
документ документов
2-3
Сканирование 8 часов
секунды
Заполнение 2-3
500 часов
карточки минуты

9. Ввод данных. Традиционный подход
Как правило, карточка
с набором атрибутов
заполняется вручную.
Реквизит Значение
Контрагент 1 ООО «Транспортная
компания»
Контрагент 2 ООО «Агроимпульс»
… ….

10. Ввод данных. Технологии Data Capture
Реквизит Значение
Контрагент 1 ООО «Транспортная
компания»
Контрагент 2 ООО «Агроимпульс»
… ….

11. Ввод данных

12. Адаптивность решения
Традиционный подход: Новые требования:
Внедрение системы, обучение Пользователи ожидают от
пользователей, регламенты системы интуитивно-
использования в соответствии понятный интерфейсом,
с возможностями системы легко адаптируемый под
сложившиеся процессы.

13. Соответствие документа и возможности
архивной системы

14. Реквизитный состав документа

15. Реквизитный состав документа

16. Технология хранения данных
ID Контрагент Юр.адрес
001 ООО «ТК1» Россия, Москва..
002 ООО « АБВ» Украина, Киев
003 ЗАО « РиК» ….
004 ФГУП …
… … …
• Гибкая настройка
• Высокая
производительность

17. Комплексное решение
• Акты, полисы,
договоры • Извлечение данных
• Управленческая • Гибкая настройка
документация
• Учет
• Карточки учета
материальных • Поиск
ценностей
• Научно-
техническая
документация
• Файлы
пользователей
• Фото-, видео-
материалы

18. Опыт успешного использования
• Финансы и страхование
• Девелоперские компании
• Производственные организации
• Образование
Может быть использовано в любых других организациях,
деятельность которых связана с использование и
обработкой значительных объемов данных.

19. Результаты внедрения
• Значительное сокращение времени на загрузку данных в архивы
• Удобство использования. Сотрудники настраивают рабочее
пространство в соответствии со своими пожеланиями.
• Повышение эффективности использования данных

20. Выводы
• Экспоненциальный рост объемов информации
требует новых решений и новых подходов
• Новые технологии извлечения и хранения
позволяют сделать работу с архивной данными
значительно более удобной и эффективной
• Опыт использования комплексного решения
с применением данных технологий подтверждает
существенное повышение эффективности
работы с архивными данными

21. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ
WWW.EOS.RU
• 107023 г. Москва, ул. Шумкина, д. 20, стр.1
• Телефон для контактов (он же для факсов):
(495) 221-24-31
• Служба маркетинга: market@eos.ru
• Служба поддержки: support@eos.ru