Sinisen Meteoriitin asiakastilaisuudessa Microsoft Finlandin tiloissa pidetty esitys. Esitys käsitteli työtilojen keskeistä roolia tietotyön tehokkuudelle. Pvm: 28.4.2011.

1. Tehokkaan läsnätyön edellytys: Työtilamaailma ... ja sovitut pelisäännöt tietojen tallentamiseen ja jakamiseen. Konsultti Perttu Tolvanen 28.4.2011

2. Evoluutiointraneistajaverkkolevyistätyötilamaailmaan TASO 5: ”Työ 2.0” Tunnistamme tilanteet jotka vaativat läsnäoloa ja vuorovaikutusta. Palaverit eivät ole ainut tapa edistää asioita. Asiat etenevät myös ilman jatkuvaa ”synkkaamista”. Homma toimii. TASO 4 : Työtilat 2.0 = työtilahakemisto, pelisäännöt, hallintamalli, jaetut kokemukset Työtilojen käytölle ja tietojen tallennukselle on pelisäännöt. Projektit ja tiimit jakavat hyviä kokemuksia. Palaverit alkavat, tapahtuvat ja päättyvät työtilojen kautta. TASO 3 : Pikaviestintä ja läsnätyö Nopeampaa viestintää ja joustavampaa työtä. Enemmän kanavia ja välineitä. ”Tehostettua kaaosta”. Supertietotyön maailmassa kevät on saapunut. Tiedot löytyvät ja eivät monistu. TASO 2 : Työtilat 1.0 = tiimi-, ja projektikohtaiset dokumenttivarastot. Verkkolevykaaosta otetaan haltuun tuomalla uusia tallennuspaikkoja (=työtiloja). Samalla tehdään vähän pelisääntöjä ja toivotaan parasta. TASO 1 : Viestinnällinen intranet Intranet keskittää organisaation virallista viestintää. Myös vähän ohjeita ja dokumentteja. Verkkolevy on edelleen villi kaaos. TASO 0 : Sähköpostikivikausi Sähköposti on kaikki kaikessa: dokumentit, tehtävälistat, keskustelut. Organisaatiossa ei ole käytänteitä siihen miten yhteiskäyttöisiä dokumentteja hallittaisiin fiksusti.

3. Kolme (3) kulmakiveä matkalla Vanhoista tietovarastoista pitää luopua (verkkolevyt, Notes-tietokannat, jne.) Hakutoiminnon pitää kattaa kaikki aktiiviset tietovarastot Pelisäännöt on yhdessä mietitty ja jalkautettu

4. Työtilat 2.0 -maailman sääntöjä Työtila Sääntö numero 1: Työtilat ovat kaiken tekemisen keskipiste.

5. Työtilat 2.0 -maailman sääntöjä Työtila Esimerkkinä projektityön sääntöjä: Palaverin agenda luodaan työtilan wikiin. Palaveri aloitetaan avaamalla työtila. Muistio kirjoitetaan suoraan työtilan wikiin. Sovitut tehtävät merkitään suoraan työtilan tehtävälistalle. Ryhmän jäseniä ei spammata CC-maililla. Sähköpostiviestit vain henkilöille joiden pitää ehdottomasti reagoida.

6. Yhteenveto ”Tehostettu kaaos” toimii… … mutta hallittu kaaos on aina parempi. Muista: Luovu aina vanhoista tietovarastoista kun otat uusia käyttöön. Myös silloin kun tehostat tietotyötä. Toimiva haku on ”pääsylippu” peliin. Pelisäännöt pitää kirjoittaa. Välineet eivät niitä tarjoa.