Dutch presentation on project management key elements. Contrasting the technical and the creative side. Used as basis for discussion with federation of web/content developers

1. Creatief
Projecten Leiden
Pascal Vanden Bossche

2. Wie zijn wij?
2 pascal@propellor.be

3. Agenda
• Inleiding
• Definities
• Wat betekent succes?
• Project fase
• Opstart
• Planning
• Uitvoering
• Evaluatie
• Afsluiting
3 pascal@propellor.be

4. Definitie van een project
« Een project is een tijdelijke onderneming die gericht is
op het creeëren van een uniek product of dienst »
« A project is a temporary endeavour
undertaken to create a unique product or service. »
Bron: PMBOK, 1996
Voorbeelden?
4 pascal@propellor.be

5. Definitie van project management
« Project management is het toepassen van kennis,
vaardigheden, tools en technieken op project activiteiten
om de noden en de verwachtingen van de
belanghebbenden te vervullen of te overstijgen. »
« Project management is the application of knowledge,
skills, tools and techniques to project activities
in order to meet or exceed stakeholder needs and
expectations. »
Tijd Bron: PMBOK, 1996
Kosten
Kwaliteit
5 pascal@propellor.be

6. Problemen in projecten?
Manager
Frustration Praise & Honour for the non-participants
Punish the Innocent
senior
management
overkill
Search for the Guilty
Begin Numbered Memos panic
disillusionment
enthusiasm
Deadline
6 pascal@propellor.be

7. 7 pascal@propellor.be

8. Success and Failure in Projects
16% 53% 31%
Why Projects Succeed Why Projects Why Projects Fail
are Challenged
1. User Involvement 15,9% 1. Lack of User Input 12,8% 1. Incomplete Req’s 13,1%
2. Exec. Mgmt. Support 13,9% 2. Incomplete Req’s 12,3% 2. Lack of User Involv. 12,4%
3. Clear requirements 13,0% 3. Changing Req’s 11,8% 3. Lack of Resources 10,6%
4. Proper Planning 9,6% 4. Lack of Exec. Support 7,5% 4. Unrealistic Expectations
5. Realistic Expectations 8,2% 5. Techn. Incompetence 7,0% 9,9%
6. Smaller Milestones 7,7% 6. Lack of Resources 6,4% 5. Lack of Exec. Support 9,3%
7. Competent Staff 7,2% 7. Unrealistic Expectations 6. Changing Req’s 8,7%
8. Ownership 5,3% 5,9% 7. Lack of Planning 8,1%
9. Clear Vision & Object. 2,9% 8. Unclear Objectives 5,3% 8. Didn’t need any longer 7,5%
10. Hard work/Focused 2,4% 9. Unrealistic Timeframes4,3% 9. Lack of IT Mgmt. 6,2%
10. New Technology 4,3% 10. Technology Illiteracy 4,3%
Source: The Standish Group Project Leadership Conference Chicago Presentation, June 1995
8 pascal@propellor.be

9. Chaos Report: Stand van zaken projecten
1994
1996
1998
2000
Geslaagd
Gewijzigd
2002 Gefaald
2004
2006
2009
0% 20% 40% 60% 80% 100%
9 pascal@propellor.be

10. Succes of falen?
10 pascal@propellor.be

11. 2 kritische succesfactoren!!
Motivatie Visie
Beide moeten van bij de
start aanwezig zijn
11 pascal@propellor.be

12. Oud timmermansgezegde:
Je kan beter 2 keer meten maar slechts 1
keer zagen
12 pascal@propellor.be

13. Project fasen
Opstart Planning Uitvoering Evaluatie
• Doelstelling
• Strategie
13 pascal@propellor.be

14. Probleemstelling
• Noodzakelijk maar dikwijls overgeslagen
• Definitie van probleem of opportuniteit
• 5 x Waarom?
• Nadruk op oorzaak, niet op oplossing
• Keuze van op te lossen deelproblemen
14 pascal@propellor.be

15. Creativiteit => Strategie
• Start van probleemstelling
• Technieken
• Brainstorming – divergeren, convergeren
cfr “Creativiteit. Hoe? Zo!” I. Byttebier
• Edward de Bono
The White Hat The Red Hat
The White Hat calls for The Red Hat signifies feelings,
information known or needed. hunches, and intuition.
The Yellow Hat The Green Hat
The Yellow hat symbolizes The Green hat focuses on
brightness and optimism. creativity: the possibilities,
The Black Hat alternatives, and new ideas.
The Black hat is judgment—the The Blue Hat
devil’s advocate or why something The Blue Hat is used to manage the
may not work. thinking process.
15 pascal@propellor.be

16. Alice and the Cheshire Cat
…when she was a little startled by seeing the Cheshire Cat sitting on a bough of a
tree a few yards off.
The Cat only grinned when it saw Alice. It looked good-natured, she thought: still
it had very long claws and a great many teeth, so she felt that it ought to be treated
with respect.
`Cheshire Puss,' she began, rather timidly, as she did not at all know whether it
would like the name: however, it only grinned a little wider. `Come, it's pleased so
far,' thought Alice, and she went on. `Would you tell me, please, which way I
ought to go from here?'
`That depends a good deal on where you want to get to,' said the Cat.
`I don't much care where--' said Alice.
`Then it doesn't matter which way you go,' said the Cat.
`--so long as I get somewhere,' Alice added as an explanation.
`Oh, you're sure to do that,' said the Cat, `if you only walk long enough.'
Alice felt that this could not be denied, so she tried another question. `What sort of
people live about here?'
16 pascal@propellor.be

17. Doelstelling(en)
• Wat willen we bereiken met dit project?
• Wanneer kan dit project aanzien worden als een succes?
• Wie beoordeelt het project op succes? Hoe definiëren zij het
succes van dit project?
?
17 pascal@propellor.be

18. SMART
•S pecifiek
De doelstelling, is
een duidelijke
•M eetbaar omschrijving van
het tastbare,
•A anvaard zichtbare resultaat
op het einde van
•R ealistisch het project,
samengevat in 1
•T ijd zin.
18 pascal@propellor.be

19. Motivatie Visie
19 pascal@propellor.be

20. Project fasen
Opstart Planning Uitvoering Evaluatie
• Doelstelling • Wat
• Strategie • Wie
• Wanneer
• Hoeveel
20 pascal@propellor.be

21. 21 pascal@propellor.be

22. Hoe kan je een hele
olifant koken?
In kleine stukjes….
maar welke stukjes?
22 pascal@propellor.be

23. Efficiënte mijlpalen
• Tussentijdse resultaten (binnen /
buiten project), geen activiteiten
• Controlepunten in tijd en inhoud
• Belangrijke beslissingen
• Beperkt aantal (10 tot 15)
• Gespreid over de loop van het
project (6 weken) Goed voorbeeld
Wanneer de project
• Binair (ja / neen) manager gekozen en
officieel bekend
gemaakt is
• Leiden alle samen tot doelstelling
• Kritisch
23 pascal@propellor.be

24. Mijlpalen plan
Project Start Communicatie
en controle
• Visueel
• Op 1 A4
• Sequentie
• Overzicht
• Bruikbaar voor
opvolging
Project Doelstelling
24 pascal@propellor.be

25. 25 pascal@propellor.be

26. Het post-it proces
•Breng het team samen
•Start van de doelstelling,
definieer de laatste mijlpaal
•Brainstorm over wat nodig is
om het doel te bereiken, 1 idee
per post-it
•Groepeer de post-its tot 10-15
clusters
•Omschrijf de mijlpalen
•Bepaal de sequentie (start van
het doel)
•Evalueer het plan
26 pascal@propellor.be

27. Wie?
•Stuurgroep
•Sponsor / probleemeigenaar
•Project manager
•Team
•Belanghebbenden
•Beslissers
•Uitvoerders
•…
27 pascal@propellor.be

28. Matrix
• X voert uit
• L is verantwoordelijk
Menu bepaald XL
Inkopen gedaan L X X
Diner bereid XL
Diner beëindigd X XL X X
Afwas gedaan L X X
28 pascal@propellor.be

29. Wanneer?
ar
ja
ar
4
r
ja
lie
er
r
6
de
ke
er
ht
on
oe
ad
oc
in
Zo
W
M
V
D
M e n u b e p a a ld 5
XL
1. Inspanning = mandagen
In ko p e n g e d a a n L 2
X 1
X
D in e r b e re id
3
XL
D in e r b e ë in d ig d X XL X X
A fw a s g e d a a n L 2
X X
2. Beschikbaarheid
3. Wachttijd
4. Gantt-schema
0 3 Ma r ' 0 3 1 0 Ma r ' 0 3 1 7 Ma r ' 0 3 2 4 Ma r ' 0 3
ID Tas k Na me M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F
1 Me nu be pa al d
2 Ink op en ge da a n
3 Din er be rei d
4 Din er be ë in di g d
5 Afwas ge da an
29 pascal@propellor.be

30. Mijlpalen plan = volledig
Einddatum
30 pascal@propellor.be

31. 31 pascal@propellor.be

32. Hoeveel?
• Budget
• Geld – Mensen
• Intern – Extern
• Operationeel – Investering
• Gebruik
• Goedkeuring – Opvolging
• Bedrag – Cash Flow
• Controle: Wie? Wanneer?
• Sponsor – Project Manager – Lijn Manager
• Buffer (contingency)
• Tussentijds – Nacalculatie
32 pascal@propellor.be

33. “The plan is nothing, planning is everything”
Dwight D. Eisenhower
33 pascal@propellor.be

34. Motivatie Visie
34 pascal@propellor.be

35. Project fasen
Opstart Planning Uitvoering Evaluatie
• Doelstelling • Wat • Hoe
• Strategie • Wie • Opvolging
• Wanneer • Bijsturing
35 pascal@propellor.be

36. Hoe te motiveren?
Kick-off
36 pascal@propellor.be

37. Project fasen
Opstart Planning Uitvoering Evaluatie
• Doelstelling • Wat • Hoe
• Strategie • Wie • Opvolging
• Wanneer • Bijsturing
37 pascal@propellor.be

38. Hoe, to-do lijst
• Start van mijlpalen plan
• Plan activiteiten = detail
• Planning horizon 2 tot 6 weken
• Wijs activiteiten toe aan personen
Teamwerk, dit proces kan
gebruikt worden om wederzijds
vertrouwen op te bouwen
38 pascal@propellor.be

39. Rolling wave planning
ACT. ACT. ACT.
PLAN 1 PLAN 2 PLAN 3
Activiteiten WEEK
tot
Mijlpaal no. 1 2 3 4 5 6 7 8 9
1
2
3
4
5
39 pascal@propellor.be

40. 40 pascal@propellor.be

41. Opvolging
Oorspronkelijk plan
Activiteiten
ar
ja
OK
ar
Niet OK
4
r
ja
lie
er
r
6
de
ke
er
ht
on
oe
ad
oc
in
Zo
W
M
V
D
M e n u b e p a a ld XL
In ko p e n g e d a a n L X X
D in e r b e re id XL
D in e r b e ë in d ig d X XL X X
A fw a s g e d a a n L X X
03 Mar ' 03 10 Mar ' 03 17 Mar ' 03 24 Mar ' 03
ID Task Name MTW T F S SM TW T F SSM TWT F SSMTWT F S
1 Menu bepaald
2 Inkopen gedaan ?
3 Diner bereid
4 Diner beëindigd
5 Afwas gedaan
41 pascal@propellor.be

42. Rapportering
•Verwijs steeds naar het
oorspronkelijk plan
•Focus op de 3 elementen: tijd,
kosten en kwaliteit
•Denk in 3 dimensies:
• Verleden
• Heden
• Toekomst
•Pas uw rapportering aan aan
uw publiek, en hun
verwachtingen
•KISS!
42 pascal@propellor.be

43. Bijsturing
Tijd
Kwalitei
Kosten
t
43 pascal@propellor.be

44. Prioriteiten stellen
Slechts 1 X in elke lijn en elke kolom
Optimiseer Beperking Aanvaard
Tijd
Kosten
Kwaliteit
44 pascal@propellor.be

45. Doelstelling?
New-York
Antwerpen
45 pascal@propellor.be

46. Einde
•Afronding laatste activiteiten
plan
•Oplevering resultaat
•Beslissing om project stop te
zetten
46 pascal@propellor.be

47. Motivatie Visie
47 pascal@propellor.be

48. Project fasen
Opstart Planning Uitvoering Evaluatie
• Doelstelling • Wat • Hoe • Afsluiting
• Strategie • Wie • Opvolging • Feest
• Wanneer • Bijsturing
48 pascal@propellor.be

49. Evaluatie
•Is het doel bereikt?
•Zijn alle verwachtingen
vervuld?
•Zijn er ideeën voor
vervolgprojecten?
•Hoe goed/slecht hebben we
samengewerkt?
•Wat moeten we anders doen
volgende keer?
•Welke zijn onze sterke
punten?
49 pascal@propellor.be

50. 50 pascal@propellor.be

51. Motivatie Visie
51 pascal@propellor.be

52. Project fasen
Opstart Planning Uitvoering Evaluatie
• Doelstelling • Wat • Hoe • Afsluiting
• Strategie • Wie • Opvolging • Feest
• Wanneer • Bijsturing
• Budget
52 pascal@propellor.be

53. Aanknopingspunten
• Websites
• www.gantthead.com
• www.pmi.org
• www.pmblvd.com
• Vorming
• Creatieve denktechnieken
• Empowerment en coaching
• Relationship styles
• Team skills
• Boeken
• Goal directed project management Haug, Grude
• The critical chain Goldratt
• A guide to the project management body of knowledge
Project Management Institute
• De kleine prins de Saint-Exupéry
53 pascal@propellor.be