Kontroll med egne oppgaver oppnås best ved å fjerne løste oppgaver, heller enn ved å fiske etter uløste. Felles informasjonsflyt i organisasjonen gjøres best ved å dele heller enn ved å sende. Bruk epost som varslingskanal, mens originalinformasjonen legges på delingsplattformer

1. Innbokskontroll og delingskultur
OBOS, Divisjon for boligforvaltning
Gardermoen, 19.november 2015
Jørn Kippersund
Foredragsholder, allmennlege, legevaktsjef
Volda/Ålesund
www.innbokskontroll.no

2. Fastlege
Ektefelle
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

5. 2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %
12. Klientene klager, 11 %

6. Stress
tanken på uløste
oppgaver

9. - Alt du gjør
er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)

10. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy

12. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver

15. Hr. Oppgave

16. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!

17. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes

18. Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid

21. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!

22. Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere
håndtering
Når over mer

23. Hvor finner du oppgavene dine i OBOS?
Hvilke av plattformene gir deg oppgavene i en
innboks?
Hvilke gir deg oppgavene i en nyhetsstrøm?

29. Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!

34. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke

35. skille uløst fra løst

36. skille uløst fra løst

37. skille ulest fra lest

39. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste

41. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

42. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
(= den er jeg ferdig med)

44. fjerne løstefiske uløste

45. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

46. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

47. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

48. Man Tir Ons Tor Fre

49. Man Tir Ons Tor Fre

52. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

53. fjerne løste
vs
fiske uløste

54. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

55. Jobbe mer?

56. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

57. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

58. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

59. Hver e-post er
en oppgave

60. Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere

61. Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere

62. Hver e-post er
en oppgave

64. (Slide lånt fra
Hans-Petter Nygård Hansen)

66. Handling
eller
Referanse?

67. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks
= handling
Arkiv
= referanse

68. Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL

70. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

71. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

72. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks
= handling
Arkiv
= referanse

73. Hvor skal vi lagre
informasjonen??

74. Tilføre verdi

75. Tilføre verdi

76. ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv

77. Varsel eller
originalinformasjon?

78. I N B O
X

79. I N B O
X

80. Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo

82. Forsvinner?

83. Lettere med
tiden?

88. Ny idé
Prosjekt-platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Ferdig!!

89. Prosjekt-platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Ny oppgave Ny oppgave nr 2

90. Neste skritt

91. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Sletter du noen, blir de gjenværende mer
verdifulle

93. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

98. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

99. K o n t e k s t b y t t e
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

100. E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet

101. Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post

102. Steng epost-
varsling når du
jobber med noe
annet

103. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

104. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

105. 8:00
12:00
16:00
@@
@@ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @

106. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

108. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

110. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

111. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

112. Tøm innboksen!

113. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse

114. Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i
modus til å faktisk håndtere oppgavene der
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe

115. Enig/uenig?
Vi kan ikke løse mer enn en
refleksjonskrevende oppgave av
gangen

116. Enig/uenig?
Hvert bytte mellom ulike
kontekster for oppgaveløsning
koster tid og energi

117. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

118. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Løs oppgaver helt ferdig ved første gangs
berøring

119. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Løs oppgaver helt ferdig ved første gangs
berøring
Vær i modus for
oppgaveløsning
når du sjekker
en innboks

123. Dele eller sende?

128. Vær raus med hvem
du setter på kopi. Du vet aldri
hvem du kan få
behov for å skylde på.

131. KONTEKSTUELL INFORMASJON

135. KONTEKSTUELL INFORMASJON
Informasjon tilgjengelig
• der den trengs
• når den trengs
• for personen(e) som trenger den

136. Your inbox is your castle!
I N B O X

141. Your inbox is your castle!
I N B O X

145. Kilden
Forvaltningsportalen
KalenderFilområde

146. sende dele

147. 1:1-teknologi
sosial
delingsteknologi

150. prosjekt

151. DULT

152. Prosjekt
• Som regel mange oppgaver
• Er i utvikling, og kan endre status underveis,
både mhp. målsetting, virkemidler og
personer som er involvert
• Kan ha lange dvalefaser
• Ofte tidsfrister
• Ofte flere personer involvert

153. sende

154. • Tre ting å passe på
– Versjon
–Versjon
–VERSJON!!!!
Prosjekt – dele med andre

155. sende dele

156. Sende
Informasjon lokalt lagret hos
enkeltmedlem i organisasjonen.
Dupliseres og sendes så til
spesifikke mottagere som selv må
lagre info. Hvem som mottar er
låst ved hver sending. Ved
endring må informasjonen lagres
på nytt hos mottager.
Dele
Plassere originalinformasjon i én
versjon på kontekstuelt plassert
delingsplattform tilgjengelig for
alle som antas å være relevante.
Faktisk endring i informasjonen
skjer i originalutgaven, men varsel
om endring kan sendes til
relevante personer.

160. Avgjørende øyeblikk – golden
moments!

162. www.innbokskontroll.no/p
resentasjoner

163. facebook.com/i
nnbokskontroll
(quick-fix)