2. la nostra
esperienza
Indicom è nata nel 2001 dall’esperienza ventennale dei suoi soci
fondatori e del loro staff.
Un patrimonio di professionalità e competenza che hanno per-
messo ad Indicom di mettere a punto un processo completo e
integrato, in outsourcing, di gestione dei documenti: dall’acqui-
sizione dell’immagine al caricamento automatico on-line del do-
cumento sul sistema gestionale del Cliente, dalla custodia degli
originali cartacei alla consultazione direttamente da Internet, fino
al processo di Conservazione Sostitutiva.
In questi anni sempre più aziende, leader nei rispettivi settori,
hanno identificato Indicom come loro partner qualificato nei
processi di gestione documentale.
La crescita ottenuta, costante e continua, ha permesso di essere
presenti sul mercato oltre che con le sedi storiche di Milano, Ber-
gamo e Rimini anche a Torino, Udine, Carrara, Roma e Chiasso.

3. gestione ciclo passivo:
una scelta strategica
In un’azienda di medie dimensioni, il costo di gestione di una
Fattura Fornitori (ricevimento, controllo, contabilizzazione, pa-
gamenti, gestione archivio) si aggira intorno a 17 euro (I.Ged
1-2005). Se moltiplicate questa cifra per il numero dei docu-
menti che vengono trattati ogni giorno nei vostri uffici ammi-
nistrativi, otterrete una somma importante. Questo significa
che la gestione del Ciclo Passivo è oggi un fattore critico, che
grava sull’efficienza dell’intero sistema aziendale, in quanto vi
costringe a dedicare risorse a un’attività per nulla strategica.
Che oggi può essere ceduta in outsourcing, ad un partner in
grado di svolgerla con un sistema sicuro e ad un costo di molto
inferiore: il risparmio può arrivare fino al 50 per cento.

4. Gestione ciclo passivo:
un sistema efficace
La contabilizzazione delle Fatture fornitori avviene utilizzando si-
stemi di riconoscimento OCR, quando le condizioni lo consen-
tono (volumi dei documenti e numero dei fornitori, soprattutto),
ma anche con soluzioni organizzative e tecnologiche particolar-
mente efficaci.
E’ il caso della stazione di lavoro utilizzata dai nostri operatori,
costituita da PC, scanner e stampante, che prevede la gestione
completa della fattura da un unico posto di lavoro, sulla base
del seguente flusso:
INSERIMENTO IN CONTABILITÀ DEI DATI DELLA FATTURA
ASSEGNAZIONE, DA PARTE DEL SISTEMA GESTIONALE, DEL PROTOCOLLO IVA
STAMPA DI UN’ETICHETTA CON IL BARCODE DEL PROTOCOLLO
SCANSIONE CON RICONOSCIMENTO AUTOMATICO DEL BARCODE
FIRMA DIGITALE ED INVIO IMMAGINI E DATI AL DB INDICOM

5. Gestione anomalie
e visti autorizzativi
La gestione delle fatture fornitori richiede spesso di dover trattare
documenti che non vengono “accettati” dal sistema, oppure che
devono essere autorizzati.
Abbiamo realizzato un servizio che prevede, come funzionalità
opzionale, la gestione via Internet di un workflow essenziale che
consente scambi/richieste di dati tra i diversi utenti del sistema
(sia utenti Indicom che del Cliente).
Tale funzionalità può essere utilizzata per scopi diversi in funzio-
ne delle specifiche esigenze. Le principali applicazioni sono:
GESTIONE DELLE ANOMALIE NEL CORSO DELLA CONTABILIZZAZIONE
DELLE FATTURE PASSIVE
GESTIONE DELLE ANOMALIE DURANTE L’ARCHIVIAZIONE OTTICA
GESTIONE DEI VISTI PER IL PAGAMENTO DELLE FATTURE PASSIVE

6. Archiviazione ottica:
i documenti on-line
La necessità di consultare i documenti determina spesso perdite
e sprechi di tempo.
E oggi c’è sempre meno tempo per tutto. Ecco perché l’archi-
viazione ottica, grazie anche alla normativa sulla Conservazione
Sostitutiva, ha avuto negli ultimi anni uno sviluppo imponente.
Utilizzando quello straordinario strumento di comunicazione
che è Internet ed attraverso il portale messo a disposizione da
Indicom, per consultare un documento basta collegarsi alla rete
direttamente dal proprio gestionale, e in un attimo il documento
desiderato verrà visualizzato a video e potrà essere scaricato sul
proprio PC, inviato via mail e, se necessario, stampato.
E sarebbe Indicom, con la sua struttura e le sue risorse specializ-
zate, ad effettuare tutte le attività di alimentazione ed organizza-
zione del sistema documentale: preparazione, normalizzazione,
indicizzazione, controllo qualità, etc.

7. Conservazione Sostitutiva:
finalmente si puòo'
Grazie alla Conservazione Sostitutiva da oggi è possibile distrug-
gere gli archivi cartacei. I principali vantaggi sono:
Smaterializzazione: possibilità di convertire tonnellate
di documenti cartacei in piccoli supporti ottici
Abbattimento dei costi di gestione: meno locali,
meno personale, eliminazione costi per l’acquisto della carta
Inalterabilità: i documenti non possono essere manomessi,
non si possono più sbiadire, rovinare o macchiare
Migliori performance: miglioramento significativo della
produttività e dei processi interni
L’attività può essere affidata in outsourcing alla nostra azienda.
Indicom si occupa anche di delivery delle Fatture Attive ai Clienti
finali, attraverso sistemi di postalizzazione tradizionale oppure
con invio di mail con il link al portale dal quale consultare e sca-
ricare i documenti.

8. Caricamento dati:
l’ufficio in outsourcing
Non solo l’archiviazione e la consultazione dei documenti, con
Indicom anche l’attività di caricamento on-line diventa più snella.
Tutto corre su Internet o attraverso un collegamento privilegiato
fra la nostra rete e la vostra. I documenti, preventivamente pre-
parati, vengono caricati sul vostro sistema gestionale sulla base
delle modalità operative che ci avrete indicato, senza alcuna
modifica o intervento sul vostro software. È come avere un ufficio
esterno con risorse specializzate che lavorano esclusivamente
per voi, senza intaccare l’uniformità e la segretezza dei vostri
archivi.
Questo vuol dire semplicemente due cose: risparmiare denaro
e recuperare risorse per dedicarle a mansioni più importanti e
produttive.

9. Sicurezza
senza confini
Particolare cura è stata posta nella sicurezza del sistema, sia dal
punto di vista informatico (Firewall, accesso ad Utenti registrati
con certificati digitali Client, possibilità di collegamento con linee
sicure), sia per quanto riguarda le garanzie nella continuità nel-
l’erogazione dei servizi ottenuta con cluster di server ridondati
e scalabili, duplicando apparecchiature, dati e immagini su altri
due Centri di back-up, sulla base di un protocollo di disaster
recovery particolarmente rigoroso. I server utilizzati sono colle-
gati in cluster e sono dotati di sistemi RAID1, RAID5 e RAID6.
È possibile inoltre accedere alla consultazione con protocollo di
trasmissione https. L’accesso alla rete, attraverso connessioni a
10 Mbps, è attivo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7.

10. Custodia
degli originali
Per risolvere i problemi di spazio e di reperimento dei documenti
originali Indicom propone un servizio di custodia e gestione in
outsourcing. I documenti originali, preventivamente classificati,
si trovano inscatolati ed allocati su scaffalature appositamente
create, situate presso i nostri depositi, tutti dotati di impianti
antincendio ed antintrusione in regola con le più recenti norma-
tive in materia. I documenti sono a disposizione dei Clienti che,
attraverso la procedura di gestione web, potranno richiederli e
consultarli come immagini via Internet o riceverli direttamente
nella propria casella e-mail, via fax o con consegna diretta del-
l’originale. Il tempo previsto per la consegna di un originale o
di una copia è di 24 ore dalla richiesta (3 ore per le richieste
urgenti).

11. Gestione archivi
Enti Locali
Molto spesso gli archivi degli Enti pubblici si trovano in una reale
situazione di disordine, a causa di insufficienza di spazio a dispo-
sizione, mancata effettuazione di operazioni di selezione e scar-
to, inefficace o errata applicazione di Titolari di classificazione.
Indicom ha perfezionato una proposta modulare, in grado di
risolvere in maniera organica e definitiva tale problematica.
La soluzione offerta da Indicom è infatti costituita dalle seguenti
attività:
Censimento archivistico e Guida topografica
Sistemazione fisica ed Elenco di consistenza
Riordino e Inventariazione
Selezione e scarto
Manutenzione programmata
L’attività consulenziale ed operativa è sempre svolta da specialisti
accreditati e conosciuti presso le varie Soprintendenze Archivi-
stiche.

12. Indicom Srl
Via Carnevali, 39 - 20158 Milano
Tel. 02.33.00.28.05 - Fax 02.39.21.67.86
Indicom Centro Nord Srl
Via del Lavoro, 33
47852 Coriano Loc. Ospedaletto (RN)
Tel. 0541.65.72.14 - Fax 0541.65.79.20
Uffici a:
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Roma - Torino - Udine - Carrara
Chiasso (CH)
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